NORMĂ nr. 25/2015

Având în vedere prevederile art. 29 alin. (10) și (12), ale art. 101-104 și ale art. 108 lit. g) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, în temeiul dispozițiilor art. 23 lit. b), f) și h) și art. 24 lit. j) și o) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 50/2005 privind înființarea, organizarea și funcționarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 313/2005, cu modificările și completările ulterioare, în conformitate cu prevederile art. 2 alin. (1) lit. c) și d), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5 lit. c), art. 6 alin. (1) și (2) și ale art. 7 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012 privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările și completările ulterioare, în urma deliberărilor din ședința Consiliului Autorității de Supraveghere Financiară din data de 16 decembrie 2015, Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezenta normă.

Capitolul I – Dispoziții generale

Articolul 1

Prezenta normă reglementează obligațiile de raportare și transparență în sistemul pensiilor facultative.

Articolul 2

Prezenta normă se aplică următoarelor categorii de entități, denumite în continuare entități raportoare:

a) administratori de fonduri de pensii facultative, denumiți în continuare administratori;

b) depozitari ai fondurilor de pensii facultative, denumiți în continuare depozitari;

c) brokeri de pensii private.

Articolul 3

(1) Termenii și expresiile utilizate în prezenta normă au semnificația prevăzută la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Lege.

(2) De asemenea, în înțelesul prezentei norme, termenii și expresiile de mai jos au următoarea semnificație:

a) format de raportare - format standardizat folosit de sistemul informatic de raportări pentru transferul de date, respectiv standardul formatului de raportare Extensible Markup Language, denumit în continuare XML;

b) indicatori primari - date și informații colectate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., prin intermediul sistemului informatic de raportări;

c) instrucțiuni tehnice - reguli prin care se stabilesc cerințele minime de raportare specifice fiecărui raport periodic;

d) raport periodic - un set de indicatori primari solicitați de A.S.F., care se regăsesc într-un formular de raportare și au aceeași periodicitate de transmitere și același termen de raportare;

e) sistem informatic de raportări - sistemul informatic prin care A.S.F. colectează indicatori primari de la entitățile raportoare, denumit în continuare SIR.

Capitolul II – Obligațiile entităților raportoare

Secțiunea 1 – Dispoziții generale privind rapoartele periodice

Articolul 4

(1) Rapoartele periodice se completează de către entitățile raportoare conform documentelor justificative.

(2) Rapoartele periodice transmise trebuie să fie reale, corecte și complete.

(3) În cazul în care nu există date, rapoartele periodice sunt completate cu zero.

(4) Rapoartele periodice se completează în limba română.

Articolul 5

(1) Entitățile raportoare transmit A.S.F.:

a) numele, funcția și datele de contact ale persoanelor responsabile cu întocmirea și transmiterea raportărilor;

b) structura organizatorică din care face parte fiecare persoană dintre cele menționate la lit. a);

c) numele, funcția și datele de contact ale persoanelor care asigură conducerea structurilor organizatorice menționate la lit. b).

(2) Administratorul are obligația de a transmite A.S.F. informațiile prevăzute la alin. (1), inclusiv pentru persoanele responsabile cu publicarea informațiilor pe pagina de internet a administratorului, conform prevederilor prezentei norme.

(3) Orice modificare a informațiilor prevăzute la alin. (1) și (2) se transmite A.S.F. în ziua lucrătoare următoare apariției acesteia.

(4) Informațiile prevăzute la alin. (1)-(3) se transmit A.S.F., conform anexei nr. 7, sub semnătura electronică extinsă a persoanei care asigură conducerea activității pentru care se întocmesc raportări sau a persoanei responsabile cu întocmirea și transmiterea rapoartelor, în baza regulamentelor interne ale entității raportoare, precum și a responsabilităților corespunzătoare fișei de post.

Articolul 6

(1) Entitățile raportoare transmit A.S.F. toate rapoartele periodice, în format electronic, sub semnătura electronică extinsă a persoanei care asigură conducerea activității pentru care se întocmesc raportări sau a persoanei responsabile cu întocmirea și transmiterea rapoartelor, după caz, cu excepția situațiilor în care se prevede altfel.

(2) Rapoartele prevăzute la alin. (1) sunt transmise în formatul standard de raportare XML, conform instrucțiunilor tehnice de raportare, cu excepția situațiilor în care se prevede altfel.

(3) Pentru transmiterea electronică, entitățile raportoare au obligația de a se înregistra ca utilizatori în aplicația SIR.

Articolul 7

La solicitarea A.S.F., entitățile raportoare transmit rapoartele periodice pe suport hârtie, sub semnătura reprezentantului legal, respectiv a persoanei mandatate să le reprezinte în relația cu A.S.F., după caz.

Articolul 8

Entitățile raportoare sunt obligate să pună la dispoziția A.S.F., la cerere, în forma și în termenul stabilit de aceasta, informațiile și documentele care să evidențieze și să justifice operațiunile privind activitatea desfășurată, sub toate aspectele sale.

Secțiunea a 2-a – Obligațiile de raportare ale administratorilor pentru activitatea fondurilor de pensii facultative

Articolul 9

Administratorii au obligația să întocmească și să transmită pentru activitatea fiecărui fond de pensii facultative rapoartele periodice, în formatul standard de raportare XML, în structura și la termenele stabilite de A.S.F.

Articolul 10

Pentru activitatea fiecărui fond de pensii facultative, administratorul întocmește și transmite A.S.F. situațiile financiare anuale și raportările contabile semestriale, conform reglementărilor contabile în vigoare.

Articolul 11

Anual, planul de audit intern aprobat de consiliul de administrație sau consiliul de supraveghere, după caz, se transmite A.S.F. până la data de 31 ianuarie a anului pentru care urmează a se efectua misiunile de audit intern, conform anexei nr. 13.

Articolul 12

(1) Semestrial, raportul de audit intern, cuprinzând misiunile de audit intern desfășurate la nivelul fiecărui fond de pensii facultative, se transmite A.S.F., conform anexei nr. 14.

(2) Semestrial, raportul de control intern, cuprinzând acțiunile de control intern desfășurate la nivelul administratorului și la nivelul fiecărui fond de pensii facultative, se transmite A.S.F., conform anexei nr. 15.

(3) Semestrial, raportul de risc, cuprinzând activitățile de administrare a riscurilor desfășurate la nivelul administratorului și la nivelul fiecărui fond de pensii facultative, se transmite A.S.F., conform anexei nr. 16.

(4) Rapoartele semestriale prevăzute la alin. (1)-(3) se transmit A.S.F. până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II.

Articolul 13

(1) Trimestrial, administratorul calculează și raportează A.S.F. rata de rentabilitate a fiecărui fond de pensii facultative, în ultima zi lucrătoare a fiecărui trimestru, pentru perioada ultimelor 24 de luni anterioare datei efectuării calculului, conform anexei nr. 17.

(2) Administratorul publică pe pagina proprie de internet rata de rentabilitate a fiecărui fond de pensii facultative pe care îl administrează în a patra zi lucrătoare de la încheierea trimestrului.

Articolul 14

(1) Lunar, administratorul întocmește pentru activitatea fiecărui fond de pensii facultative următoarele rapoarte:

a) soldurile conturilor individuale ale participanților, conform anexei nr. 1A;

b) situația transferurilor de tip "IN", conform anexei nr. 1B;

c) situația transferurilor de tip "OUT" și utilizarea activului personal al participanților, conform anexei nr. 1C;

d) structura numărului de participanți, conform anexei nr. 1D;

e) situația contului colector al fondului de pensii, conform anexei nr. 1E;

f) balanța contabilă de verificare analitică, conform anexei nr. 8;

g) situația tranzacțiilor OTC, conform anexei nr. 18.

(2) Rapoartele lunare prevăzute la alin. (1) lit. d) și g) se transmit A.S.F. în termen de 2 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea.

(3) Rapoartele lunare prevăzute la alin. (1) lit. a), b), c) și e) se transmit A.S.F. în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea.

(4) Raportul lunar prevăzut la alin. (1) lit. f) se transmite A.S.F. până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se face raportarea.

Articolul 15

(1) Săptămânal, administratorul întocmește pentru activitatea fiecărui fond de pensii facultative următoarele rapoarte:

a) situația activelor investite și a obligațiilor fondului de pensii, conform anexei nr. 2;

b) situația detaliată a investițiilor, conform anexei nr. 4.

(2) Raportul săptămânal prevăzut la alin. (1) lit. a) se transmite A.S.F. în a doua zi lucrătoare a săptămânii următoare celei pentru care se face raportarea, detaliat pentru fiecare zi calendaristică a săptămânii anterioare, inclusiv pentru zilele nelucrătoare.

(3) Raportul săptămânal prevăzut la alin. (1) lit. b) se transmite A.S.F. în a doua zi lucrătoare a săptămânii următoare celei pentru care se face raportarea, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii anterioare.

(4) În cazul în care ultima zi calendaristică a lunii nu corespunde cu ultima zi lucrătoare a săptămânii pentru care se realizează raportarea conform prevederilor alin. (3), raportul prevăzut la alin. (1) lit. b) se întocmește și pentru ultima zi calendaristică a lunii, transmiterea acestuia realizându-se în termen de 2 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea.

(5) A.S.F. poate decide ca raportul prevăzut la alin. (1) lit. b) să fie întocmit și transmis zilnic.

Articolul 16

(1) Zilnic, administratorul întocmește pentru activitatea fiecărui fond de pensii facultative un raport privind situația valorii activului net, conform anexei nr. 3.

(2) Raportul zilnic prevăzut la alin. (1) se transmite A.S.F. în ziua lucrătoare următoare celei pentru care se face raportarea.

Secțiunea a 3-a – Obligațiile de raportare ale administratorilor pentru activitatea proprie

Articolul 17

Administratorii au obligația să întocmească și să transmită pentru activitatea proprie rapoartele periodice, în formatul standard de raportare XML, în structura și la termenele stabilite de A.S.F.

Articolul 18

Administratorul întocmește și transmite A.S.F., pentru activitatea proprie, situațiile financiare anuale și raportările contabile semestriale, conform reglementărilor contabile în vigoare.

Articolul 19

Administratorul întocmește și transmite A.S.F. raportul actuarial anual, până la data de 31 ianuarie a anului următor celui pentru care se face raportarea, conform anexei nr. 11.

Articolul 20

(1) Lunar, administratorul întocmește, pentru activitatea proprie, balanța contabilă de verificare analitică, până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se realizează, în formatul prevăzut în anexa nr. 8.

(2) Raportul prevăzut la alin. (1) se transmite A.S.F. pentru lunile iunie și decembrie, până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se face raportarea.

Articolul 21

(1) Lunar, administratorul întocmește, pentru activitatea proprie, declarația privind taxa de administrare, conform anexei nr. 5.

(2) Raportul lunar prevăzut la alin. (1) se transmite A.S.F. până la data de 15 a lunii următoare celei pentru care se face raportarea.

Secțiunea a 4-a – Obligațiile de raportare ale depozitarilor fondurilor de pensii facultative

Articolul 22

Depozitarii au obligația să întocmească și să transmită rapoartele periodice, în formatul standard de raportare XML, în structura și la termenele stabilite de A.S.F.

Articolul 23

(1) Lunar, depozitarul întocmește următoarele rapoarte:

a) declarația privind taxa de funcționare, conform anexei nr. 6;

b) situația activelor care acoperă provizionul tehnic, conform anexei nr. 9.

(2) Raportul lunar prevăzut la alin. (1) lit. a) se transmite A.S.F. până la data de 15 a lunii următoare celei pentru care se face raportarea.

(3) Raportul lunar prevăzut la alin. (1) lit. b) se transmite A.S.F. în prima zi lucrătoare a fiecărei luni, pentru ultima zi calendaristică a lunii anterioare.

Articolul 24

(1) Zilnic, depozitarul întocmește pentru activitatea fiecărui fond de pensii facultative situația valorii activului net, conform anexei nr. 3.

(2) Raportul zilnic prevăzut la alin. (1) se transmite A.S.F. în fiecare zi lucrătoare următoare celei pentru care se face raportarea.

Secțiunea a 5-a – Obligațiile de raportare ale brokerilor de pensii private

Articolul 25

Brokerii de pensii private întocmesc și transmit A.S.F. situațiile financiare anuale și raportările contabile semestriale, conform reglementărilor contabile în vigoare.

Capitolul III – Obligațiile de informare și transparență

Articolul 26

(1) Conform prevederilor art. 100 alin. (1) din Lege, administratorul publică pe pagina proprie de internet, cel târziu la data de 31 mai a fiecărui an, un raport anual de informare a participanților cu informații corecte și complete despre activitatea desfășurată în anul calendaristic precedent.

(2) Raportul anual prevăzut la alin. (1) se transmite A.S.F. în același termen și va conține informațiile prevăzute la art. 101 din Lege, precum și cel puțin următoarele:

a) principiile investiționale ale schemei de pensii facultative administrate și rezultatele aplicării lor;

b) riscurile generate de factori interni sau de factori externi care au avut un impact negativ asupra activității administratorului și/sau a fondurilor de pensii facultative, precum și modul în care au fost gestionate;

c) costurile de administrare totale și defalcate pe categorii;

d) principiile relației dintre administrator și participanții fondului de pensii facultative și modul de derulare pe parcursul anului;

e) politica de investiții a administratorului prevăzută la art. 86 alin. (1) din Lege și rezultatele aplicării ei, pe fiecare componentă;

f) prezentarea portofoliului de investiții pe tipuri de investiții și a deținerilor pe fiecare tip de investiție;

g) ratele de rentabilitate de la sfârșitul fiecărui trimestru din anul pentru care se întocmește raportul.

Articolul 27

(1) Conform prevederilor art. 103 alin. (1) din Lege, administratorul transmite în scris, gratuit, fiecărui participant, până la data de 15 mai a fiecărui an, la ultima adresă de corespondență comunicată, o scrisoare de informare cu privire la situația activului personal al participantului la data de 31 decembrie a anului precedent.

(2) Scrisoarea prevăzută la alin. (1) trebuie să conțină minimum de informații, conform anexei nr. 10.

(3) Administratorul este obligat să ia toate măsurile necesare astfel încât să se respecte confidențialitatea informațiilor referitoare la datele personale ale participanților la fondurile de pensii facultative potrivit legislației referitoare la protecția datelor cu caracter personal.

Articolul 28

(1) Conform prevederilor art. 104 din Lege, administratorul întocmește și transmite A.S.F., până la data de 15 aprilie, un raport anual care oferă o imagine reală, corectă și completă asupra activității de administrare a fondului/fondurilor de pensii facultative.

(2) Raportul anual prevăzut la alin. (1) cuprinde informațiile prevăzute la art. 104 alin. (1) lit. a)-d) din Lege, precum și cel puțin următoarele:

a) date privind identificarea administratorului, conducerea, organizarea și funcționarea acestuia, precum și organigrama, cu specificarea numărului mediu de persoane alocate fiecărui departament;

b) date privind identificarea fiecărui fond de pensii facultative, a depozitarului și a auditorului acestuia;

c) informații privind evoluția numărului de participanți la fiecare fond de pensii facultative;

d) analiza respectării regulilor de investire conținute în declarația privind politica de investiții, modificările survenite în timpul anului și motivele care au determinat eventualele modificări;

e) activitatea și strategia privind marketingul în domeniul pensiilor facultative;

f) managementul riscului investițional, metodele de evaluare utilizate și rezultatele administrării acestuia;

g) managementul riscului operațional, metodele de evaluare utilizate și rezultatele administrării acestuia;

h) conformitatea cu legislația în vigoare și cu reglementările interne ale administratorului în efectuarea operațiunilor;

i) informații cu privire la cheltuielile de administrare suportate de administrator și cheltuielile de administrare suportate de fiecare fond de pensii facultative, detaliate pe fiecare componentă;

j) informații cu privire la plățile de disponibilități bănești care s-au efectuat din fiecare fond de pensii facultative, detaliate pe tipuri de plăți;

k) analiza sesizărilor primite de la participanți, modul de soluționare a acestora și măsurile întreprinse;

l) analiza desfășurării activității de audit intern și măsurile întreprinse.

(3) Raportul anual prevăzut la alin. (1) este însoțit de:

a) situațiile financiare anuale ale fiecărui fond de pensii facultative, întocmite și aprobate conform legislației în vigoare;

b) situațiile financiare anuale ale administratorului, întocmite și aprobate conform legislației în vigoare.

(4) Auditorul financiar emite o opinie cu privire la raportul prevăzut la alin. (1), cu respectarea prevederilor art. 104 alin. (2) din Lege.

(5) Raportul prevăzut la alin. (1) însoțit de raportul auditorului financiar, prevăzut la alin. (4), se transmite de către administrator A.S.F. pe suport hârtie, până la data de 15 aprilie a fiecărui an.

Articolul 29

(1) Administratorul are obligația de a publica pe pagina proprie de internet, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F.:

a) situațiile financiare anuale ale fiecărui fond de pensii facultative, conform reglementarilor contabile în vigoare;

b) situațiile financiare anuale ale administratorului fondului de pensii facultative, conform reglementărilor contabile în vigoare;

c) raportările contabile semestriale ale fiecărui fond de pensii facultative, conform reglementărilor contabile în vigoare;

d) raportările contabile semestriale ale administratorului fondului de pensii facultative, conform reglementărilor contabile în vigoare.

(2) Lunar, pentru activitatea fiecărui fond de pensii facultative, administratorul are obligația de a publica pe pagina proprie de internet, în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea lunii anterioare, următoarele informații:

a) numărul total de participanți ai fondului de pensii facultative și structura acestora pe grupe de sex și vârste, respectiv: până la 19 ani, între 20-24 ani, între 25-29 ani, între 30-34 ani, între 35-39 ani, între 40-44 ani, între 45-49 ani, între 50-54 ani, între 55-59 ani, 60-64 ani și peste 65 de ani;

b) valoarea contribuțiilor brute încasate de fondul de pensii facultative;

c) structura portofoliului de investiții, conform anexei nr. 12.

(3) Săptămânal, administratorul are obligația de a publica, în a doua zi lucrătoare a săptămânii, pe pagina proprie de internet, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, următoarele informații referitoare la activitatea fiecărui fond de pensii facultative:

a) valoarea activului total al fondului de pensii facultative;

b) valoarea activului net al fondului de pensii facultative;

c) numărul total de unități de fond ale fondului de pensii facultative;

d) valoarea unitară a activului net.

(4) Informațiile și datele publicate pe pagina proprie de internet a administratorului sunt salvate în format arhivat și rămân publicate pe o perioadă de 5 ani din momentul publicării pe pagina de internet.

(5) Informațiile și datele publicate pe pagina proprie de internet a administratorului trebuie să fie structurate, vizibile și ușor accesibile.

(6) Pe pagina de start a site-ului administratorului trebuie să existe linkuri interne către informațiile prevăzute la alin. (1)-(3).

Articolul 30

(1) Administratorul are obligația de a publica pe pagina proprie de internet, pentru fiecare fond de pensii facultative, odată cu situațiile financiare anuale și structura portofoliului de investiții, prevăzută în anexa nr. 12, detaliată, pentru fiecare instrument financiar și pentru fiecare emitent, cu date referitoare la valoarea actualizată în lei și ponderea deținută în activul total al fondului de pensii facultative la data de 31 decembrie.

(2) Administratorul are obligația de a publica pe pagina proprie de internet, pentru fiecare fond de pensii facultative, până la data de 1 octombrie a fiecărui an, structura portofoliului de investiții, prevăzută în anexa nr. 12, detaliată, pentru fiecare instrument financiar și pentru fiecare emitent, cu date referitoare la valoarea actualizată în lei și ponderea deținută în activul total al fondului de pensii facultative la data de 30 iunie.

Articolul 31

Cuantumul tarifului perceput de administrator pentru informațiile prevăzute la art. 103 alin. (5) din Lege nu poate depăși costul efectiv al punerii la dispoziție a informațiilor.

Capitolul IV – Răspundere juridică

Articolul 32

Entitățile raportoare sunt răspunzătoare pentru prejudiciile create prin neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor de raportare și transparență.

Articolul 33

(1) Constituie contravenții următoarele fapte:

a) neraportarea, raportarea cu întârziere sau raportarea de date sau informații eronate către A.S.F.;

b) nerespectarea prevederilor referitoare la informarea participanților;

c) nerespectarea prevederilor referitoare la cerințele de publicare a informațiilor pe pagina proprie de internet.

(2) Săvârșirea de către entitatea raportoare a vreuneia din faptele prevăzute la alin. (1) se sancționează conform prevederilor art. 38 lit. c), art. 120 alin. (1), art. 121 alin. (1) lit. k), alin. (2)-(11), art. 122 și art. 122^1 din Lege.

Capitolul V – Dispoziții finale

Articolul 34

(1) Administratorul asigură reprezentanților A.S.F. accesul nelimitat la sistemul informatic de gestiune al operațiunilor fondului de pensii facultative la sediul administratorului, precum și la toate sistemele informatice utilizate în vederea ducerii la îndeplinire a obiectului de activitate.

(2) A.S.F. poate solicita entităților raportoare și auditorului financiar să furnizeze informații privind toate aspectele activității desfășurate, inclusiv orice detalii, clarificări și explicații, precum și să pună la dispoziție toate documentele aferente acesteia, conform actelor normative aplicabile.

(3) Transmiterea către A.S.F. a informațiilor prevăzute la alin. (2) nu constituie o încălcare a obligației de păstrare a secretului profesional, neputând atrage răspunderea entității în cauză.

(4) Rapoartele și informațiile prevăzute la alin. (1) și (2) se transmit de către persoanele responsabile conform art. 5 și se semnează olograf sau cu semnătură electronică extinsă.

Articolul 35

Termenele prevăzute de prezenta normă care expiră într-o zi de sărbătoare legală sau într-o zi nelucrătoare se prelungesc până în următoarea zi lucrătoare.

Articolul 36

Anexele nr. 1A, 1B, 1C, 1D, 1E și 2-18*) fac parte integrantă din prezenta normă.

Notă

────────── *) Anexele nr. 1A-1E și nr. 2-18 se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 6 bis, care se poate achiziționa de la Centrul pentru relații cu publicul al Regiei Autonome "Monitorul Oficial", București, șos. Panduri nr. 1. ──────────

Articolul 37

Prezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare la data de 1 februarie 2016.

Articolul 38

La data intrării în vigoare a prezentei norme se abrogă Norma nr. 11/2010 privind obligațiile de raportare și transparență în sistemul pensiilor facultative, aprobată prin Hotărârea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private nr. 21/2010, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 605 și 605 bis din 26 august 2010, cu modificările și completările ulterioare, precum și orice alte dispoziții contrare.

Președintele

Autorității de Supraveghere Financiară,

Mișu Negrițoiu

București, 17 decembrie 2015.

Nr. 25.

Anexa 1A-18

ANEXA 17/12/2015