Intră rapid în contul tău InfoDosar pentru dosare urmărite, notificări și activitate recentă.
Intră rapid în contul tău InfoDosar pentru dosare urmărite, notificări și activitate recentă.
Urmărește inteligent dosarul din instanță.
Primești notificări la fiecare modificare.
Din anul 2015, zi de zi!
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII din 11 septembrie 2008 privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 încheiat între Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane și Organismul Intermediar regional pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane Regiunea Nord-Est*)
------ Notă
*) Aprobat de Ordinul 600 din 23 septembrie 2008 ce a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 882 din 24 decembrie 2008.
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII
privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
încheiat între
Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
și
Organismul Intermediar regional pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Regiunea Nord-Est
PREAMBUL
Prezentul Acord este încheiat având în vedere prevederile:
Regulamentul (CE) nr.1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1784/1999; Regulamentul (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr.1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale; H.G. nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin programele operaționale, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.381/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulerioare; O.G. nr.29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările și completările ulterioare; O.G. nr.79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007; Ordinul ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și al ministrului economiei și finanțelor nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul operațional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007 - 2013", cu modificările și completările ulterioare
În contextul gestionării Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) pentru eficienta implementare a acestuia și în vederea creșterii capacității de absorbție generală a Fondului Social European este necesară delegarea unor funcții ale Autorității de Management către Organisme Intermediare. Autoritatea de Management va rămâne totuși responsabilă pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor delegate, precum și a operațiunilor finanțate prin instrumentele structurale.
Pentru stabilirea funcțiilor care sunt delegate prin prezentul Acord s-au avut în vedere, tipurile de proiecte care urmează a fi implementate și capacitatea administrativă și expertiza în domeniu pe care o are Organismul Intermediar. În acest context, Autoritatea de Management a stabilit și modalitatea de control pe care o va exercita în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate.
Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse (MMFES), în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare AM ), având sediul în București, Calea Plevnei 46-48, sector 1, reprezentat de doamna Cristina IOVA, director general, pe de o parte,
și
Organismul Intermediar Regional pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane – Regiunea Nord-Est, în calitate de Organism Intermediar (în continuare OI ), având sediul în Piatra Neamț, Str. General Dăscălescu nr. 15, cod poștal 610191, județul Neamț, reprezentat de domnul Cristian ABABEI, director executiv, pe de altă parte,
au convenit asupra următorului Acord privind responsabilitățile și atribuțiile părților în pregătirea implementării și în implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 în România.
Articolul 2 – Definiții și interpretare
2.1 Definiții În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au înțelesul următor: 2.1.1 „Acord de delegare de funcții” desemnează prezentul document precum și anexele sale, care fac parte integrantă din acesta și reprezintă acordul de delegare de funcții privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 în România, semnat între organismul intermediar și autoritatea de management. 2.1.2 “ Autoritate de Audit ” desemnează autoritatea publică, la nivel național, responsabilă cu verificarea operațiunilor de management și a sistemului de control pentru fiecare program operațional, independentă funcțional de Autoritatea de Management și de Autoritatea de Certificare și Plată. În România, pentru toate programele operaționale, Autoritatea de Audit funcționează pe lângă Curtea de Conturi. 2.1.3 “ Autoritate de Certificare și Plată ” reprezintă structura organizatorică în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, responsabilă de certificarea sumelor cuprinse în declarațiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeană și pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum și a sumelor de prefinanțare și cofinanțare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. 2.1.4 „ Autoritate de Management ”, în continuare AM, desemnează Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, care are responsabilitatea gestionării și implementării asistenței financiare nerambursabile alocate POSDRU. 2.1.5 „ Axă prioritară ” reprezintă una dintre prioritățile strategiei dintr-un program operațional constând într-un grup de operațiuni corelate și care au obiective specifice măsurabile. 2.1.6 „ Beneficiar ” reprezintă organismul, autoritatea, instituția sau societatea comercială din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorială, organismele prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare în cadrul unui program operațional. În contextul schemelor de ajutor prevăzute în
Articolul 87 al Tratatului, beneficiarii sunt întreprinderi publice sau private care implementează un proiect individual și care primesc ajutor public. 2.1.7 “ Cerere de finanțare ” reprezintă formularul completat de către solicitant, în vederea obținerii asistenței financiare nerambursabile din POSDRU. 2.1.8 “Cerere de propuneri de proiecte” desemnează o invitație publică adresată de către AM/OI unei categorii clar identificate de solicitanți, în vederea depunerii cererilor de finanțare, în cadrul unei axe prioritare sau unui domeniu major de intervenție al axelor prioritare din POSDRU. 2.1.9 „Cheltuieli eligibile” reprezintă cheltuielile realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanțate în cadrul programelor operaționale, care pot fi finanțate atât din instrumentele structurale, cât și din bugetul de stat și/sau contribuția proprie a beneficiarului, conform reglementărilor legale comunitare și naționale în vigoare. 2.1.10 „Contract de finanțare ” reprezintă documentul juridic prin care se acordă asistență financiară nerambursabilă aferentă unei operațiuni în scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operațional și care stabilește drepturile și obligațiile părților. 2.1.11 „ Comitet de Monitorizare ” este organismul deliberativ, fără personalitate juridică, care asigură urmărirea eficacității și calității implementării asistenței financiare nerambursabile prin POSDRU, modul de utilizare și impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. 2.1.12 „ Departamentul pentru Luptă Antifraudă ”, în continuare DLAF, desemnează structura fără personalitate juridică, din cadrul Cancelariei Primului-Ministru, instituție de contact a Oficiului European de Luptă Antifraudă, care asigură coordonarea luptei antifraudă și protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene în România. 2.1.13 „ Document cadru de implementare a programului operațional ” desemnează documentul elaborat de autoritatea de management și aprobat prin ordin comun al ministrului economiei și finanțelor și al ministrului coordonator al autorității de management, prin care sunt stabilite detalii de implementare a programului operațional. 2.1.14 „Domeniu major de intervenție” reprezintă sfera de activitate dintr-o axă prioritară, în cadrul căruia se pot finanța diferite operațiuni cu obiective similare. 2.1.15 „Ghidul solicitantului” reprezintă un îndrumar privind completarea corectă a unei cereri de finanțare de către solicitanții de finanțare nerambursabilă în cadrul programului operațional, incluzând informații referitoare la condițiile de finanțare, procedurile de evaluare și selecție a proiectelor și reglementarea unor aspecte detaliate privind implementarea proiectelor. 2.1.16 “Instrucțiune” reprezintă o dispoziție obligatorie transmisă în scris de AM către OI în vederea implementării acesteia de către OI, care detaliază o procedură și/sau care aduce modificări/completări unei proceduri privind implementarea POSDRU. 2.1.17 “ Neregulă ” reprezintă reprezintă orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, care prejudiciază bugetul general al Comunității Europene și/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum și bugetele din care provine cofinanțarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită. 2.1.18 “ Oficiul European de Luptă Antifraudă ”, în continuare OLAF, desemnează organismul independent, din cadrul Comisiei Europene, care răspunde de combaterea fraudei împotriva bugetului Uniunii Europene. 2.1.19 „ Operațiune ” înseamnă un proiect sau un grup de proiecte selecționat de către autoritatea de management a programului operațional în cauză sau sub responsabilitatea acesteia, în conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare și implementat de unul sau mai mulți beneficiari, care permite atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă. 2.1.20 „Organism intermediar”, în continuare OI, reprezintă organismul public sau privat, care își desfășoară activitatea sub responsabilitatea autorității de management sau care îndeplinește responsabilități în numele autorității de management în relația cu beneficiarii care implementează operațiuni. 2.1.21 „ Părți ” desemnează instituțiile semnatare ale prezentului Acord de delegare de funcții. 2.1.22 „Plan multianual de evaluare” reprezintă documentul de planificare multianuală a activităților de evaluare de natură strategică și/sau operațională privitoare la un program operațional și care urmează a fi realizate în perioada de implementare a acestuia. 2.1.23 „Prefinanțare” reprezintă sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumentele structurale către un beneficiar, dacă acest transfer nu se realizează în cadrul unui proiect care intră sub incidența ajutorului de stat/de minimis, prin plată directă sau prin plată indirectă, de regulă în stadiul inițial de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanțare încheiat între beneficiar și Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabilă/responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor. 2.1.24 „Program operațional” reprezintă un document prezentat de un stat membru și adoptat de Comisie care definește o strategie de dezvoltare în conformitate cu un ansamblu coerent de priorități, pentru a cărui realizare se face apel la un fond sau în cadrul obiectivului de convergență, la Fondul de Coeziune și la FEDR. 2.1.25 „ Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane ”, în continuare POSDRU, desemnează Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, document aprobat de Comisia Europeană, elaborat de România, care conține o strategie de dezvoltare și un set de axe prioritare și domenii majore de intervenție, pentru a fi implementate cu finanțare de la Fondul Social European. 2.1.26 „ Proiect strategic ” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 500.000 – 5.000.000 euro, respectiv 1.850.000 – 18.500.000 lei, implementat la nivel național, sectorial sau multi-regional. 2.1.27 “Proiect de grant” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 50.000 – 500.000 euro, respectiv 185.000 – 1.849.999 lei, implementat la nivel multi-regional, regional sau local. 2.1.28 „ Sistemul Unic de management al informației privind instrumentele structurale din cadrul obiectivului convergență ” ( SMIS) reprezintă sistemul informatic centralizat, dezvoltat de către Ministerul Economiei și Finanțelor, în colaborare cu toate structurile utilizatoare, pentru a asigura colectarea informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditului și evaluării programelor din cadrul obiectivului convergență, în conformitate cu art 60 li. (c) din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului. 2.1.29 „ Unitate de Plată ” reprezintă structura din cadrul unei autorități publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operațional, având responsabilitatea transferării către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din instrumentele structurale în cadrul programelor operaționale, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz. În sensul prezentului Acord, Unitatea de plată desemnează organismul cu responsabilități pentru efectuarea plăților pentru POSDRU din cadrul MMFES, respectiv Direcția Management Financiar din cadrul AMPOSDRU. 2.2 Interpretare 2.2.1
În acest Acord de delegare de funcții, în afara cazurilor în care contextul cere altfel, singularul presupune pluralul și invers, masculinul presupune femininul și invers, iar referirea la persoane include atât persoane fizice, cât și persoane juridice. 2.2.2
Nici o prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții nu poate fi interpretată ca reprezentând o derogare față de alte obligații legale ce revin părților ca urmare a prevederilor legislației naționale și comunitare în vigoare. 2.2.3
În cazul în care există contradicții sau diferențe între prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, pe de o parte, și cele ale legislației naționale sau comunitare în vigoare, pe de altă parte, acestea din urmă prevalează. 2.2.4
În prezentul Acord de delegare de funcții, titlurile și cuprinsul sunt inserate numai pentru o mai ușoară referință și nu vor afecta interpretarea prezentului acord de delegare de funcții.
3.1 Obiectul prezentului Acord îl reprezintă delegarea unor funcții și a responsabilității îndeplinirii lor, privind gestionarea POSDRU, de la AM la OI, prin stabilirea cadrului de implementare a POSDRU, a drepturilor și obligațiilor și a responsabilităților ce revin fiecărei părți, precum și stabilirea relațiilor între părțile semnatare. 3.2 În îndeplinirea funcțiilor delegate, OI este responsabil cu gestionarea proiectelor de grant din cadrul următoarelor axe prioritare și domenii majore de intervenție din POSDRU: Axa Prioritară 3 „Creșterea adaptabilității lucrătorilor și a întreprinderilor”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 3.1. „Promovarea culturii antreprenoriale” − Domeniul Major de Intervenție 3.2. „Formare și sprijin pentru întreprinderi și angajați pentru promovarea adaptabilității” Axa Prioritară 5 „Promovarea măsurilor active de ocupare”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 5.1. „Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare” Axa Prioritară 6 „Promovarea incluziunii sociale”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 6.2. „Îmbunătățirea accesului și participării grupurilor vulnerabile pe piața muncii” − Domeniul Major de Intervenție 6.3. „Promovarea egalității de șanse pe piața muncii” 3.3 Proiectele strategice finanțate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt gestionate la nivelul AM.
Articolul 4 – Durata Acordului de delegare de funcții
4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data aprobării acestuia prin Ordin al ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și rămâne valabil pe întreaga perioadă a implementării POSDRU, inclusiv 3 ani de la data închiderii oficiale a POSDRU în România.
5.1 Părțile se angajează să își ducă la îndeplinire atribuțiile și responsabilitățile legate de implementarea POSDRU, respectând principiile transparenței și parteneriatului, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, cu regulamentele comunitare și cu legislația națională în domeniu, precum și cu procedurile interne. În implementarea responsabilităților, părțile se angajează să adopte un sistem de management și control adecvat, respectând cerințele specifice din legislația europeană și națională. 5.2 Părțile se angajează să se informeze reciproc și periodic asupra activităților legate de implementarea POSDRU și să organizeze întâlniri periodice, de regulă trimestrial, în scopul evaluării progresului înregistrat în implementarea POSDRU, precum și alte întâlniri ori de câte ori este cazul, în vederea analizării oricăror aspecte legate de prezentul Acord de delegare de funcții. 5.3 Părțile se obligă să nu utilizeze informațiile și documentele obținute sau la care au acces în perioada de implementare a POSDRU în alt scop decât acela de a-și îndeplini obligațiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții și a legislației naționale și comunitare în vigoare, cu respectarea prevederilor legale privind transparența, accesul la informații, precum și protecția datelor cu caracter personal. 5.4 Părțile se angajează să țină o evidență strictă și să păstreze toate datele, rapoartele, corespondența și documentele legate de fiecare etapă a implementării POSDRU, inclusiv, dar fără a se limita la, documentele referitoare la cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, așa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă, asigurând arhivarea corespunzătoare a acestora. În acest sens, părțile au obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile art. 60 și art. 90 ale Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și cu prevederile Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006. 5.5 Părțile au obligația de a pune la dispoziția Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, OLAF/DLAF, Curții Europene de Audit, Comisiei Europene, sau altor instituții în drept, orice informație sau documente solicitate privind proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu prevederile prezentului Acord. 5.6 Părțile se angajează să elaboreze proceduri interne de lucru pentru implementarea POSDRU și să îndeplinească atribuțiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții. 5.7 Angajamentele date de către Părți prin prezentul Acord de delegare de funcții vor continua să producă efecte și ulterior semnării prezentului Acord de delegare de funcții și vor fi reînnoite de fiecare dată când acest lucru va fi solicitat, în ceea ce privește faptele și circumstanțele existente la momentul respectiv.
Articolul 6 – Angajamente ale Organismului Intermediar
6.1 OI trebuie să asigure, pe cheltuială proprie, personal suficient și calificat pentru executarea corectă și la timp a sarcinilor care îi sunt încredințate, potrivit prevederilor acestui Acord de delegare de funcții. De asemenea, OI trebuie să asigure respectarea principiului segregării funcțiilor, să identifice funcțiile considerate ca fiind sensibile și să stabilească o politică adecvată de management a personalului care ocupă astfel de funcții și, totodată, să țină seama de riscurile asociate ale deciziilor luate privind delegarea de competențe. 6.2 OI va furniza spațiul necesar, mobilierul și celelalte facilități necesare pentru o funcționare corespunzătoare, astfel încât să fie îndeplinite în bune condiții activitățile delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. În acest sens, OI va semna anual o declarație de garantare. 6.3 OI va elabora și transmite AM o descriere a sistemului de management și control, conform prevederilor Regulamentului CE 1083/2006, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului CE 1828/2006 (corrigenda). În cazul în care acest sistem de management și control prezintă deficiențe, OI va implementa în termenul cel mai scurt orice recomandări făcute de autoritățile naționale sau europene competente.
Articolul 7 – Garanții ale Organismului Intermediar
7.1 OI confirmă că are capacitatea legală de a încheia și executa integral prezentul Acord de delegare de funcții. 7.2 OI confirmă că la data încheierii prezentului Acord nu se află în situația de a încălca niciuna dintre prevederile legale în vigoare, fie naționale sau europene, care să ducă la o incompatibilitate sau conflict de interese în implementarea POS DRU. 7.3 OI se angajează ca în cazul schimbării contextului existent la data semnării Acordului de delegare de funcții, care ar putea aduce OI într-una din situațiile prevăzute la
Articolul 7.2, să informeze imediat AM despre aceasta.
8.1 Având responsabilitatea finală a implementării POSDRU, AM are dreptul de a solicita orice informație sau clarificare OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 8.2 AM are dreptul de a evalua periodic capacitatea de îndeplinire a funcțiilor delegate OI, inclusiv performanța acestuia în implementarea domeniilor de intervenție care fac obiectul prezentului Acord de delegare de funcții. Astfel, AM poate efectua vizite la sediul OI pentru verificarea aplicării procedurilor interne, asigurării segregării funcțiilor la nivelul OI, existenței sistemului ierarhic de raportare, existenței sistemului de supervizare, menținerii unei piste de audit corespunzătoare, păstrării unei evidențe contabile distincte, introducerii datelor în SMIS, precum și orice alte atribuții pe care le are OI în vederea implementării eficiente a POSDRU. Aceste verificări nu vor înlocui sistemul de control intern al OI. 8.3 AM poate verifica prin sondaj, utilizarea fondurilor comunitare și/sau a fondurilor de cofinanțare aferente, în scopul validării cheltuielilor declarate deja eligibile de către OI. 8.4 AM are dreptul de a efectua controale pentru stabilirea neregulilor, prejudiciilor și/sau a persoanelor juridice ori fizice debitoare, ca urmare a nerespectării legalității, conformității și regularității utilizării și administrării fondurilor comunitare și a fondurilor de cofinanțare aferente. 8.5 AM poate emite instrucțiuni privind implementarea POSDRU, care devin obligatorii pentru OI din momentul comunicării în scris a acestora. 8.6 AM avizează manualul de proceduri interne al OI, precum și orice modificări sau completări aduse acestuia, aprobate în prealabil de către reprezentantul legal al OI, în termen de 60 de zile lucrătoare de la primirea acestora.
Articolul 9 – Obligațiile Autorității de Management
9.1 AM elaborează manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU. AM informează OI asupra oricărei modificări a manualului care are impact asupra activității acestuia, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data aprobării acesteia. 9.2 AM are obligația de a informa OI cu privire la deciziile luate în structurile parteneriale din care acesta nu face parte și care pot afecta îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 9.3 AM are obligația de a furniza, în termen de 15 zile lucrătoare, orice informație sau clarificare solicitată de către OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 9.4 AM acordă asistență de specialitate OI, la solicitarea acestuia, pe probleme legate de implementarea POSDRU și transmite către OI orice documente și informații necesare în vederea îndeplinirii de către acesta a obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord. 9.5 AM organizează reuniuni interinstituționale în legătură cu implementarea POSDRU, invitând și OI, dacă subiectele discutate sunt de relevanță pentru acesta. 9.6 AM are obligația de a informa OI cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările formulate de către Comisia Europeană, care au un impact asupra activității OI și/sau a implementării POSDRU. 9.7 AM facilitează OI accesarea și utilizarea SMIS, precum și a altor sisteme informatice de management, asigurând și instruirea corespunzătoare a personalului din cadrul OI, la solicitarea acestuia.
Articolul 10 – Drepturile Organismului Intermediar
10.1 OI are dreptul de a solicita AM informații suplimentare și clarificări pentru buna îndeplinire a funcțiilor delegate prin prezentul Acord. Termenul de primire a informațiilor suplimentare și clarificărilor de la AM este de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării solicitării de către AM. 10.2 OI are dreptul de a primi de la AM orice modificare adusă manualului de proceduri interne al AM pentru implementarea POSDRU cu impact asupra activității OI. 10.3 OI poate propune AM modificări ale mecanismelor/manualul de proceduri interne al OI prin care își îndeplinește funcțiile delegate, în vederea îmbunătățirii/eficientizării acestora. 10.4 OI beneficiază de asistență de specialitate din partea AM, în orice aspecte privind implementarea POSDRU, furnizându-i-se materialele și informațiile relevante necesare îndeplinirii obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord de delegare de funcții.
Articolul 11 – Obligațiile Organismului Intermediar
11.1 OI răspunde pentru îndeplinirea tuturor funcțiilor delegate de AM și transmite orice informație solicitată de către AM în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 11.2 OI trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a urgenta implementarea proiectelor aprobate pentru finanțare în cadrul POSDRU, în special cu privire la realizarea verificărilor cererilor de rambursare primite de la beneficiari, pentru a se evita dezangajarea fondurilor alocate anual (regula n
3/n
2), în conformitate cu prevederile art. 93 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare. 11.3 În termen de 30 de zile calendaristice de la data semnării prezentului Acord, OI va revizui și va modifica, după caz, Regulamentul de organizare și funcționare pentru a include atribuțiile delegate prin prezentul Acord. Fișele de post ale funcțiilor prevăzute în cadrul OI vor fi întocmite pentru a răspunde noilor atribuții delegate de AM, cu respectarea principiului segregării funcțiilor, al standardelor privind delegarea de competență și funcțiile sensibile. Regulamentul de organizare și funcționare și fișele de post vor fi transmise AM spre avizare. 11.4 OI are obligația de a duce la îndeplinire toate instrucțiunile emise de AM privind implementarea POSDRU, în termenul prevăzut în conținutul acestora. 11.5 OI este obligat să dezvolte manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt delegate și să îl trimită spre avizare AM, urmând a îndeplini aceste funcții în conformitate cu manualul de proceduri interne pentru implementarea POSDRU aprobat. În cazul în care AM, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau alte organisme abilitate formulează recomandări cu privire la procedurile dezvoltate, după caz, OI va încorpora toate aceste recomandări în termenul cel mai scurt. 11.6 OI se asigură că personalul acestuia cunoaște, respectă și pune în aplicare prevederile manualului de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, în vederea îndeplinirii corespunzătoare a funcțiilor delegate. 11.7 OI are obligația de a pune la dispoziția AM orice informație și/sau document solicitat în legătură cu proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, și va lua toate măsurile necesare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI. 11.8 În conformitate cu art. 5.4, OI are obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pista de audit este considerată adecvată dacă: - permite reconcilierea sumelor totale certificate către Comisia Europeană cu înregistrările contabile detaliate și documentele justificative existente la nivelul ACP, AM, OI și beneficiarilor, cu privire la operațiunile finanțate în cadrul domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord; - permite verificarea plăților din fonduri publice către beneficiari; - permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecție, aprobate de Comitetul de Monitorizare POSDRU; - cuprinde pentru fiecare operațiune, acolo unde este cazul, specificațiile tehnice și planul financiar, documentele privind aprobarea finanțării în cadrul schemelor de grant, documentele aferente procedurii de achiziții publice, rapoartele de progres și rapoartele privind verificările realizate. 11.9 Pentru funcțiile delegate și pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, OI are obligația de a introduce datele relevante în SMIS și în alte sisteme informatice de management, după caz.
12.1 Prin prezentul Acord de delegare de funcții, AM deleagă OI funcții pentru gestionarea Axelor Prioritare și domeniilor majore de intervenție menționate la
Articolul 3.2. 12.2 OI nu poate sub-delega funcții ce sunt în sarcina sa, conform prezentului Acord de delegare de funcții, unei terțe persoane sau organism, fără acordul expres al AM. 12.3 Prezentul Acord rămâne în vigoare în cazul în care una dintre părți încetează să existe și atribuțiile sale sunt preluate de către un succesor legal, iar Acordul se transferă de drept acestui succesor. Ambele părți au obligația de a transfera succesorului legal toate atribuțiile prevăzute în prezentul
Acord, menționând stadiul implementării POSDRU, termenele de realizare a activităților, dacă este cazul. Până la confirmarea noii entități, rămân în sarcina părții afectate de situația de drept menționată mai sus toate obligațiile asumate conform prezentului Acord.
Articolul 13 – Monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate
13.1 AM asigură monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate OI în vederea implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții. 13.2 Pe baza informațiilor transmise de OI, a verificărilor proprii, a rapoartelor de audit, și a altor documente relevante, AM elaborează un raport anual de monitorizare privind îndeplinirea funcțiilor delegate. 13.3 În exercitarea funcției de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate, AM are dreptul de a efectua misiuni de verificare la sediul OI în conformitate cu Planul anual de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate. În acest sens, AM are obligația de a comunica, în scris, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, intenția de a realiza o misiune de verificare la sediul OI. Comunicarea va conține scopul vizitei, data, locul, ora, numele și calitatea persoanelor care vor participa la această misiune de verificare și, de asemenea, documentele care vor fi analizate de către acestea. 13.4 OI are obligația de a permite accesul reprezentanților AM la sediul său, în baza comunicării transmise de către aceasta în termenul și cu respectarea condițiilor stabilite prin prezentul Acord de delegare de funcții și pune la dispoziția acestora documentele solicitate. 13.5 În funcție de concluziile privind modul de îndeplinire de către OI a funcțiilor delegate, AM poate decide restrângerea sau retragerea acestora, dacă nu se remediază deficiențele constatate, în termenul solicitat. Restrângerea/retragerea funcțiilor delegate își produce efectele de la data comunicării de către AM a deciziei, fără îndeplinirea vreunei alte formalități. 13.6 Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 1605/2002, AM poate decide restrângerea funcțiilor delegate sau retragerea acestora în cazul în care OI nu implementează recomandările unui organism de audit național sau comunitar în care sunt elemente ce dovedesc existența unei deficiențe grave în funcționarea sistemului de management și control al OI.
14.1 AM este responsabilă de managementul POSDRU, în conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind responsabilitățile prevăzute la articolul 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului și la articolul 17 din HG nr. 457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. 14.2 AM este responsabilă pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție specificate la articolul 3.2. din prezentul Acord.
Articolul 15 – Responsabilitățile Unității de Plată FSE
15.1 În cadrul Direcției Generale AMPOSDRU funcționează Unitatea de Plată FSE (UP FSE), cu responsabilitățile prevăzute în legislația națională. 15.2 UP FSE este responsabilă de transferarea către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor
eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din FSE în cadrul POSDRU, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz.
Articolul 16 – Responsabilitățile Organismului Intermediar
16.1 OI este responsabil pentru gestionarea la nivel regional a proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu prevederile prezentului Acord și legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind funcțiile prevăzute la articolul 17 din prezentul Acord.
17.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea următoarelor funcții: Programare 17.2 Colaborează cu AM la elaborarea și amendarea POSDRU și a Documentului Cadru de Implementare a POSDRU. 17.3 Colaborează cu AM la elaborarea criteriilor de evaluare și selecție a proiectelor, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.4 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului. 17.5 Elaborează condițiile specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord, și le transmite AM spre avizare. 17.6 Elaborează corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și le transmite AM spre avizare. 17.7 Colaborează cu AM la elaborarea planului anual de lucru și la elaborarea schemelor de ajutor de stat. Evaluare la nivel de program 17.8 Furnizează AM și experților evaluatori toate informațiile necesare pentru realizarea evaluărilor la nivel de program. Monitorizare și raportare la nivel de program 17.9 Desemnează membri pentru Comitetul de Monitorizare POSDRU. Participă la reuniunile CM POSDRU. 17.10 Elaborează și transmite AM rapoarte semestriale de implementare defalcate pe fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 17.11 Contribuie prin furnizarea de informații la elaborarea de către AM a Rapoartelor Anuale de Implementare și a Raportului Final de Implementare a POSDRU; OI va furniza orice alte informații necesare în vederea analizării stadiului implementării POSDRU, în legătură cu domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Informare și publicitate 17.12 Colaborează cu AM la elaborarea și revizuirea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007- 2013, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu cerințele de informare și publicitate prevăzute în regulamentele specifice. 17.13 Elaborează și revizuiește Planul Anual de Comunicare pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord și îl transmite AM spre avizare. 17.14 Implementează măsurile specifice de informare și publicitate cuprinse în Planul Anual de Comunicare și în Planul de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, corespunzător domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.15 Raportează trimestrial AM progresul înregistrat în implementarea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013 și a Planului Anual de Comunicare. 17.16 Dezvoltă și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI în legătură cu implementarea domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, cu informarea AM. 17.17 Publică pe pagina de internet a OI lista beneficiarilor, în conformitate cu prevederile regulamentelor relevante. Lansare cereri de propuneri de proiecte 17.18 Lansează la nivel regional cereri de propuneri de proiecte, conform planului anual de lucru aprobat de AM. 17.19 Asigură publicitatea adecvată lansării cererilor de propuneri de proiecte. Birou de informare (helpdesk) 17.20 Completează registrul de helpdesk cu solicitările potențialilor beneficiari/beneficiari, precum și cu răspunsurile aferente elaborate de OI. 17.21 Asigură măsuri de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 17.22 Asigură măsuri de informare a beneficiarilor privind implementarea proiectelor. 17.23 Elaborează și transmite AM spre informare lista celor mai frecvente întrebări pentru cererile de propuneri de proiecte lansate de OI. Publică lista celor mai frecvente întrebări pe pagina de internet a OI. 17.24 Asigură publicarea listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM pe pagina de internet a OI. 17.25 Organizează și actualizează baza de date cu potențialii beneficiari pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. Evaluare și selecție proiecte 17.26 Numește membrii evaluatori, președintele și secretarul Comitetelor de Evaluare organizate la nivelul OI. 17.27 Primește, în vederea evaluării, cererile de finanțare înregistrate de AM în format electronic. 17.28 Organizează și asigură buna desfășurare a sesiunilor de evaluare și selecție a cererilor de finanțare, în conformitate cu metodologia de evaluare stabilită de AM. 17.29 Selectează cererile de finanțare depuse de către potențialii beneficiari, în conformitate cu criteriile de evaluare și selecție aprobate de către Comitetul de Monitorizare POSDRU. 17.30 Transmite către AM, spre aprobare, lista proiectelor admise și respinse și aflate pe lista de rezerve, în termenul și condițiile prevăzute de procedura aplicabilă. 17.31 Înregistrează eventualele contestații privind rezultatele procesului de evaluare și selecție. 17.32 Numește membrii în Comitetele de Soluționare a Contestațiilor organizate la nivelul AM. 17.33 Elaborează și transmite beneficiarilor deciziile privind aprobarea, respingerea sau punerea pe lista de rezervă a cererilor de finanțare primite. 17.34 Numește membri evaluatori în cadrul Comitetelor de Evaluare organizate de AM. Contractare 17.35 Verifică documentele suport transmise de beneficiari în vederea încheierii contractelor de finanțare. 17.36 Pregătește dosarele proiectelor de contract și semnează contractele de finanțare, împreună cu documentele aferente angajării bugetare. 17.37 Analizează și decide aprobarea sau respingerea propunerilor beneficiarilor de modificare a contractelor de finanțare. 17.38 Întocmește și semnează actele adiționale pentru contractele de finanțare; informează AM privind actele adiționale încheiate. 17.39 Efectuează vizite speciale, după caz, în vederea soluționării solicitărilor de reziliere a contractelor primite de la beneficiari. 17.40 Organizează întâlniri de clarificare cu beneficiarii în cazul solicitării acestora de reziliere a contractelor de finanțare. 17.41 Elaborează și transmite beneficiarilor scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului și Procesul verbal de reziliere, dacă e cazul. 17.42 Transmite AM scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului, Procesul verbal de reziliere și nota de debit, dacă e cazul. 17.43 Înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management informațiile cuprinse în contractele de finanțare, precum și orice modificare a contractelor de finanțare. Monitorizarea proiectelor 17.44 Asigură monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor contractate de OI. 17.45 Verifică raportul tehnico-financiar întocmit de beneficiari. Efectuează misiuni de verificare la fața locului. 17.46 Elaborează și transmite AM scrisoare de aprobare a rapoartelor tehnico-financiare primite de la beneficiari, în vederea procesării plăților. 17.47 Introduce datele tehnice din rapoartele tehnico-financiare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.48 Elaborează și transmite AM spre avizare planul anual pentru misiunile la fața locului (vizite de monitorizare). 17.49 Elaborează raportul vizitei de monitorizare și îl înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.50 Monitorizează îndeplinirea de către beneficiar a măsurilor corective stabilite ca urmare a vizitelor de monitorizare. Management financiar 17.51 Colaborează cu AM în activitatea de planificare financiară, furnizând informații financiare necesare. 17.52 Asigură funcția de angajare și de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007. 17.53 Verifică cererile de prefinanțare și documentele suport. Introduce datele din cererea de prefinanțare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.54 Verifică cererile de rambursare și documentele suport primite de la beneficiari și validează cheltuielile eligibile efectuate de beneficiari. Introduce datele din cererile de rambursare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.55 Întocmește și transmite AM situația centralizată a cererilor de rambursare validate, pe surse de finanțare, axă prioritară și domeniu major de intervenție. 17.56 Întocmește și transmite AM spre avizare planul anual privind verificarea chetuielilor la fața locului. Efectuează misiuni de verificare a cheltuielilor la fața locului în conformitate cu planul anual și cu procedura relevantă. Cu ocazia verificărilor la fața locului OI verifică și dacă beneficiarul ține o evidență contabilă distinctă pentru proiect. 17.57 Transmite AM copii ale rapoartelor de verificare la fața locului. 17.58 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.59 Întocmește evidența extrabilanțieră și înregistrează în contabilitate creditele bugetare aprobate, angajamentele bugetare și angajamentele legale. 17.60 Întocmește și transmite AM lunar fișele de cont extrabilanțiere în vederea efectuării reconcilierii cu contabilitatea AM. 17.61 Asigură arhivarea în condiții optime a unei copii a reconcilierii contabile primită de la AM. 17.62 Asigură disponibilitatea documentelor utilizate în procesul de validare a cererilor de rambursare, în cazul controlului din partea AM, Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, Comisiei Europene și a altor organisme abilitate, în condițiile legislației naționale și comunitare. Control financiar preventiv propriu 17.63 Asigură organizarea și exercitarea activității de control financiar preventiv propriu pentru angajamentele legale și actele adiționale ulterioare, privitoare la implementarea POSDRU, încheiate de OI. Control antifraudă OI va desfășura activități specifice de control antifraudă după verificarea de către AM a sistemului de management și control al OI pentru această funcție delegată, urmare a unei misiuni de verificare efectuată de AM. 17.64 Organizează activitatea de control privind utilizarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, în conformitate cu prevederile O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare, pe baza sesizărilor și alertelor de nereguli primite de la AM, auditul intern/extern, compartimentele OI, alte organe cu atribuții de control, mass media etc. 17.65 Verifică, stabilește și individualizează obligația de plată, ca urmare a activității de constatare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, sub forma unui titlu de creanță, prin întocmirea procesului verbal de constatare și a notei de debit. 17.66 Transmite AM procesele verbale de constatare și notele de debit. 17.67 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.68 Sesizează DLAF în cazul descoperirii, în urma desfășurării activității de constatare, a unor indicii privind posibile fraude și comunică și AM situația constatată. 17.69 Comunică DLAF, în urma solicitării acestuia, cu înștiințarea AM, măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control încheiate, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii. Managementul neregulilor 17.70 OI întreprinde măsuri de prevenire și detectare a neregulilor pentru domeniile de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pentru coordonarea acestor activități, OI desemnează un ofițer de nereguli. 17.71 Înregistrează în ordine cronologică alertele de neregulă în Registrul raportorului de nereguli al OI și informează AM în termen de 5 zile lucrătoare. 17.72 Elaborează nota de verificare preliminară a sesizării de neregulă conform evidențelor OI. 17.73 Elaborează și transmite trimestrial AM raportul de nereguli care va conține neregulile în curs de rezolvare depistate de OI. Transmite AM informațiile suplimentare solicitate prin „Scrisoarea privind clarificarea neconcordanțelor”. 17.74 Monitorizează progresul neregulilor, completează registrul de nereguli și menține o bază de date adecvată a neregulilor, în conformitate cu procedura relevantă. 17.75 Urmare confirmării unei nereguli, întocmește raportul de neregulă și scrisoarea standard și le transmite directorului OI. Transmite AM raportul de neregulă și documentele suport și dosarul de suspiciune de neregulă. 17.76 Asigură instruirea personalului OI cu privire la modalitatea de sesizare a unei nereguli. Achiziții publice 17.77 Transmite AM, în termen de 2 zile de la data semnării unui contract de finanțare și/sau de la data depunerii acestora de către beneficiari, programele (anuale)/listele de achiziții care urmează să fie făcute de beneficiari în cadrul proiectelor cofinanțate. 17.78 Verifică, pe bază de eșantion, documentația de achiziții publice transmisă de beneficiari, în conformitate cu procedura relevantă. Verificare ex-ante 17.79 Realizează verificarea ex-ante a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și corrigenda aferente acestora, elaborate de OI. 17.80 Efectuează verificarea ex-ante a constituirii Comitetului de Evaluare organizat la nivelul OI. 17.81 Efectuează verificarea ex-ante a raportului de evaluare întocmit de OI. 17.82 Efectuează verificare ex-ante a tuturor contractelor de finanțare și respectiv dosarelor de contract, a listei beneficiarilor, a tuturor actelor adiționale la contractele de finanțare încheiate de OI privitoare la implementarea POSDRU. 17.83 Realizează verificarea ex-ante a documentelor elaborate de OI, în conformitate cu procedura relevantă. 17.84 Elaborează și transmite AM rapoarte lunare privind documentele respinse în cadrul OI în urma verificării ex-ante. 17.85 Urmărește implementarea acțiunilor corective stabilite în urma verificărilor ex-ante, aprobate la nivelul OI, și elaborează stadiul realizării acestora. 17.86 Asigură îndeplinirea acțiunilor corective transmise de AM. Elaborează și transmite AM stadiul realizării acțiunilor corective. 17.87 Asigură diseminarea la nivelul OI a raportului trimestrial integrat de sinteză a celor mai frecvente erori și motive de respingere în urma verificărilor ex-ante, elaborat și transmis de AM. Tehnologia informației 17.88 Asigură integritatea și protecția datelor prin implementarea politicii de securitate IT la nivelul OI (politicii antivirus, politicii de back-up și politicii de recuperare a datelor în caz de dezastru). 17.89 Asigură funcționarea eficientă a aplicațiilor și a bazelor de date utilizate la nivelul OI. 17.90 Monitorizează și garantează calitatea echipamentelor și a sistemelor informatice.la nivelul OI 17.91 Asigură funcționarea și utilizarea corectă a sistemului informatic, în acord cu procedurile și standardul de securitate ISO/IEC 17799. 17.92 Asigură operarea corespunzătoare în SMIS-CSNR la nivelul OI. 17.93 Asigură mentenanța paginii de internet a OI și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI pe baza documentelor și indicațiilor transmise de ofițerii de informare și publicitate. Managementul riscurilor 17.94 Constituie și asigură funcționarea Grupului de management al riscurilor organizat la nivelul OI.
Articolul 18 – Modificarea Acordului
18.1 Ca regulă generală, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat numai prin acordul scris al Părților. Cu titlu de excepție, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat unilateral de către AM în scris, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și responsabilităților AM, și totodată în situația unor modificări în legislația națională și europeană ce ar putea afecta executarea corespunzătoare a prezentul Acord. 18.2 Prezentul Acord poate fi modificat prin una din următoarele modalități: (a) implicit, prin intrarea în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord; (b) explicit, prin acordul de voință al părților. 18.3 Modificarea prezentului Acord va lua forma unui Act adițional, prin care: (a) se confirmă situația survenită în urma intrării în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau (b) se efectuează modificările necesare, conform acordului de voință a părților. 18.4 Modificările aduse prezentului Acord intră în vigoare: (a) de la data intrării în vigoare a prevederilor legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau data indicată în acestea, sau (b) de la data semnării de către ambele părți a Actului adițional de modificare prin acordul de voință al părților.
Articolul 19 – Încetarea Acordului
19.1 Prezentul Acord de delegare de funcții încetează: (a) Prin închiderea POSDRU, în condițiile Articolului 4.1. (b) Prin acordul de voință al părților, confirmat în scris. (c) În situația prevăzută de art 13.5 și 13.6 din prezentul Acord, în cazul retragerii atribuțiilor delegate. (d) La expirarea termenului stipulat la
Articolul 22.5.
20.1 Întreaga corespondență efectuată ca urmare a punerii în aplicare a prezentului Acord de delegare de funcții trebuie să fie transmisă prin scrisoare recomandată, fax, e-mail sau orice alte mijloace de transmitere care fac posibilă dovedirea primirii de către destinatar. 20.2 Orice notificare, avizare, acord, aprobare, certificare sau decizie în aplicarea prezentului Acord de delegare de funcții se comunică în scris celeilalte părți în formatul standard, atunci când acesta este prevăzut. 20.3 Adresele utilizate pentru comunicarea între părți sunt următoarele: Pentru AM: Str. Calea Plevnei nr. 46-48, sector 1, București, România Pentru OI: Str. General Dăscălescu nr. 15, cod poștal 610191, Piatra Neamț, județul Neamț, România 20.4 În cazul modificării acestor adrese, părțile se vor informa reciproc.
21.1 Nici una dintre părți nu este și nu va fi ținută răspunzătoare pentru daunele sau prejudiciile cauzate celeilalte părți de un terț pe parcursul derulării POSDRU și în legătură cu acesta. 21.2 Fiecare parte este răspunzătoare pentru orice daune sau prejudicii cauzate celeilalte părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea cu întârziere și/sau defectuoasă a obligațiilor ce îi revin, conform prevederilor prezentului Acord. 21.3 În cazul constatării de către departamentele/instituțiile îndreptățite, a nerealizării unui proiect sau a neexecutării culpabile a unei funcții delegate, dintr-o vină imputabilă uneia dintre părțile semnatare ale acestui Acord, aceasta atrage răspunderea financiară a părții aflate în culpă.
Articolul 22 – Forța Majoră
22.1 Nici una dintre părțile acestui Acord nu răspunde de neexecutarea la termen sau/și de executarea în mod necorespunzător – total sau parțial – a oricărei obligații care îi revine în baza prezentului Acord, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligației respective a fost cauzată de forța majoră, așa cum este definită de lege. 22.2 Partea care invocă forța majoră este obligată să-i comunice în scris celeilalte părți acest fapt, în termen de 48 de ore de la producerea evenimentului și să ia toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor lui. 22.3 Partea care invocă forța majoră este obligată să facă dovada acesteia, în termenul cel mai scurt prin notificare scrisă, însoțită de acte doveditoare, emise de autoritățile locale și/sau centrale, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. Dacă notificarea nu s-a transmis în condițiile stabilite, partea aflată în culpă este responsabilă de prejudiciile provocate celeilalte părți, întrucât nu a făcut dovada existenței cazului de forță majoră. Cazul de forță majoră va fi dovedit cu acte ale autorităților locale/centrale competente, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. 22.4 Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștința celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în termen de 15 zile calendaristice de la încetare. De îndată ce cauza de forță majoră a încetat, partea care a invocat-o va relua executarea obligațiilor care îi revin, conform prezentului Acord. 22.5 Dacă în termen de 90 zile de la producere, evenimentul respectiv și consecințele lui nu încetează, părțile au dreptul să-și notifice încetarea de plin drept a prezentului Acord, fără ca vreuna dintre ele să pretindă daune-interese, dar sunt ținute de a-și onora toate obligațiile având termene de îndeplinire până la data apariției cazului de forță majoră.
Articolul 23 – Etica
23.1 Părțile se angajează ca personalul implicat în implementarea POSDRU să respecte standardele de etică profesională. Astfel, personalul trebuie să contribuie la funcționarea corespunzătoare a organismelor din care fac parte și să ajute la menținerea reputației privind integritatea și imparțialitatea acesteia.
24.1 Prezentul Acord de delegare de funcții este semnat în România și este guvernat, interpretat, înțeles și aplicat în conformitate cu legislația română, în afara cazului în care anumite prevederi ale prezentului Acord sunt exceptate de la aplicarea legislației române în favoarea unui act normativ al CE.
Articolul 25 – Soluționarea litigiilor
25.1 Părțile vor depune de bună credință toate diligențele necesare în vederea soluționării pe cale amiabilă a oricărei dispute, controverse sau neînțelegeri între Părți ce decurg din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții. 25.2 În situația în care nu se poate ajunge la un rezultat privind soluționarea pe cale amiabilă, orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții va fi soluționat în conformitate cu legislația națională.
26.1 Dacă, în orice moment, orice condiție sau prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții este declarată și dovedită ca fiind ilegală, nevalabilă sau inaplicabilă, în întregime sau parțial, în conformitate cu orice lege sau act normativ, acea prevedere sau condiție va fi considerată ca nefăcând parte din prezentul Acord de delegare de funcții, iar aplicabilitatea celorlalte prevederi ale prezentului Acord nu va fi afectată, iar în acest scop prevederile prezentului Acord de delegare de funcții se declară a fi independente.
Articolul 27 – Publicare în Monitorul Oficial
27.1 Prezentul Acord de delegare de funcții se publică în Monitorul Oficial al României, partea I.
Prezentul Acord de delegare de funcții a fost încheiat astăzi 11.09.2008, la AMPOSDRU, într-un număr de 2 exemplare, fiecare cu valoare de original, câte 1 exemplar pentru fiecare dintre părți.
Nume, Funcție
Cristina IOVA Director general
Nume, Funcție
Cristian ABABEI Director executiv
Semnătura
Semnătura
Data 11.09.2008
Data 11.09.2008
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII
privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
încheiat între
Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
și
Organismul Intermediar regional pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Regiunea București-Ilfov
PREAMBUL
Prezentul Acord este încheiat având în vedere prevederile:
Regulamentul (CE) nr.1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1784/1999; Regulamentul (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr.1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale; H.G. nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin programele operaționale, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.381/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulerioare; O.G. nr.29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările și completările ulterioare; O.G. nr.79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007; Ordinul ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și al ministrului economiei și finanțelor nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul operațional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007 - 2013", cu modificările și completările ulterioare
În contextul gestionării Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) pentru eficienta implementare a acestuia și în vederea creșterii capacității de absorbție generală a Fondului Social European este necesară delegarea unor funcții ale Autorității de Management către Organisme Intermediare. Autoritatea de Management va rămâne totuși responsabilă pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor delegate, precum și a operațiunilor finanțate prin instrumentele structurale.
Pentru stabilirea funcțiilor care sunt delegate prin prezentul Acord s-au avut în vedere, tipurile de proiecte care urmează a fi implementate și capacitatea administrativă și expertiza în domeniu pe care o are Organismul Intermediar. În acest context, Autoritatea de Management a stabilit și modalitatea de control pe care o va exercita în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate.
Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse (MMFES), în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare AM ), având sediul în București, Calea Plevnei 46-48, sector 1, reprezentat de doamna Cristina IOVA, director general, pe de o parte,
și
Organismul Intermediar Regional pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane – Regiunea București-Ilfov, în calitate de Organism Intermediar (în continuare OI ), având sediul în București, Str. Spătaru Preda nr. 12, cod poștal 050188, reprezentat de domnul Mihai Alexandru BOTEZATU, director executiv, pe de altă parte,
au convenit asupra următorului Acord privind responsabilitățile și atribuțiile părților în pregătirea implementării și în implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 în România.
Articolul 2 – Definiții și interpretare
2.1 Definiții În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au înțelesul următor: 2.1.1 „Acord de delegare de funcții” desemnează prezentul document precum și anexele sale, care fac parte integrantă din acesta și reprezintă acordul de delegare de funcții privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 în România, semnat între organismul intermediar și autoritatea de management. 2.1.2 “ Autoritate de Audit ” desemnează autoritatea publică, la nivel național, responsabilă cu verificarea operațiunilor de management și a sistemului de control pentru fiecare program operațional, independentă funcțional de Autoritatea de Management și de Autoritatea de Certificare și Plată. În România, pentru toate programele operaționale, Autoritatea de Audit funcționează pe lângă Curtea de Conturi. 2.1.3 “ Autoritate de Certificare și Plată ” reprezintă structura organizatorică în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, responsabilă de certificarea sumelor cuprinse în declarațiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeană și pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum și a sumelor de prefinanțare și cofinanțare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. 2.1.4 „ Autoritate de Management ”, în continuare AM, desemnează Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, care are responsabilitatea gestionării și implementării asistenței financiare nerambursabile alocate POSDRU. 2.1.5 „ Axă prioritară ” reprezintă una dintre prioritățile strategiei dintr-un program operațional constând într-un grup de operațiuni corelate și care au obiective specifice măsurabile. 2.1.6 „ Beneficiar ” reprezintă organismul, autoritatea, instituția sau societatea comercială din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorială, organismele prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare în cadrul unui program operațional. În contextul schemelor de ajutor prevăzute în
Articolul 87 al Tratatului, beneficiarii sunt întreprinderi publice sau private care implementează un proiect individual și care primesc ajutor public. 2.1.7 “ Cerere de finanțare ” reprezintă formularul completat de către solicitant, în vederea obținerii asistenței financiare nerambursabile din POSDRU. 2.1.8 “Cerere de propuneri de proiecte” desemnează o invitație publică adresată de către AM/OI unei categorii clar identificate de solicitanți, în vederea depunerii cererilor de finanțare, în cadrul unei axe prioritare sau unui domeniu major de intervenție al axelor prioritare din POSDRU. 2.1.9 „Cheltuieli eligibile” reprezintă cheltuielile realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanțate în cadrul programelor operaționale, care pot fi finanțate atât din instrumentele structurale, cât și din bugetul de stat și/sau contribuția proprie a beneficiarului, conform reglementărilor legale comunitare și naționale în vigoare. 2.1.10 „Contract de finanțare ” reprezintă documentul juridic prin care se acordă asistență financiară nerambursabilă aferentă unei operațiuni în scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operațional și care stabilește drepturile și obligațiile părților. 2.1.11 „ Comitet de Monitorizare ” este organismul deliberativ, fără personalitate juridică, care asigură urmărirea eficacității și calității implementării asistenței financiare nerambursabile prin POSDRU, modul de utilizare și impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. 2.1.12 „ Departamentul pentru Luptă Antifraudă ”, în continuare DLAF, desemnează structura fără personalitate juridică, din cadrul Cancelariei Primului-Ministru, instituție de contact a Oficiului European de Luptă Antifraudă, care asigură coordonarea luptei antifraudă și protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene în România. 2.1.13 „ Document cadru de implementare a programului operațional ” desemnează documentul elaborat de autoritatea de management și aprobat prin ordin comun al ministrului economiei și finanțelor și al ministrului coordonator al autorității de management, prin care sunt stabilite detalii de implementare a programului operațional. 2.1.14 „Domeniu major de intervenție” reprezintă sfera de activitate dintr-o axă prioritară, în cadrul căruia se pot finanța diferite operațiuni cu obiective similare. 2.1.15 „Ghidul solicitantului” reprezintă un îndrumar privind completarea corectă a unei cereri de finanțare de către solicitanții de finanțare nerambursabilă în cadrul programului operațional, incluzând informații referitoare la condițiile de finanțare, procedurile de evaluare și selecție a proiectelor și reglementarea unor aspecte detaliate privind implementarea proiectelor. 2.1.16 “Instrucțiune” reprezintă o dispoziție obligatorie transmisă în scris de AM către OI în vederea implementării acesteia de către OI, care detaliază o procedură și/sau care aduce modificări/completări unei proceduri privind implementarea POSDRU. 2.1.17 “ Neregulă ” reprezintă reprezintă orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, care prejudiciază bugetul general al Comunității Europene și/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum și bugetele din care provine cofinanțarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită. 2.1.18 “ Oficiul European de Luptă Antifraudă ”, în continuare OLAF, desemnează organismul independent, din cadrul Comisiei Europene, care răspunde de combaterea fraudei împotriva bugetului Uniunii Europene. 2.1.19 „ Operațiune ” înseamnă un proiect sau un grup de proiecte selecționat de către autoritatea de management a programului operațional în cauză sau sub responsabilitatea acesteia, în conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare și implementat de unul sau mai mulți beneficiari, care permite atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă. 2.1.20 „Organism intermediar”, în continuare OI, reprezintă organismul public sau privat, care își desfășoară activitatea sub responsabilitatea autorității de management sau care îndeplinește responsabilități în numele autorității de management în relația cu beneficiarii care implementează operațiuni. 2.1.21 „ Părți ” desemnează instituțiile semnatare ale prezentului Acord de delegare de funcții. 2.1.22 „Plan multianual de evaluare” reprezintă documentul de planificare multianuală a activităților de evaluare de natură strategică și/sau operațională privitoare la un program operațional și care urmează a fi realizate în perioada de implementare a acestuia. 2.1.23 „Prefinanțare” reprezintă sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumentele structurale către un beneficiar, dacă acest transfer nu se realizează în cadrul unui proiect care intră sub incidența ajutorului de stat/de minimis, prin plată directă sau prin plată indirectă, de regulă în stadiul inițial de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanțare încheiat între beneficiar și Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabilă/responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor. 2.1.24 „Program operațional” reprezintă un document prezentat de un stat membru și adoptat de Comisie care definește o strategie de dezvoltare în conformitate cu un ansamblu coerent de priorități, pentru a cărui realizare se face apel la un fond sau în cadrul obiectivului de convergență, la Fondul de Coeziune și la FEDR. 2.1.25 „ Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane ”, în continuare POSDRU, desemnează Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, document aprobat de Comisia Europeană, elaborat de România, care conține o strategie de dezvoltare și un set de axe prioritare și domenii majore de intervenție, pentru a fi implementate cu finanțare de la Fondul Social European. 2.1.26 „ Proiect strategic ” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 500.000 – 5.000.000 euro, respectiv 1.850.000 – 18.500.000 lei, implementat la nivel național, sectorial sau multi-regional. 2.1.27 “Proiect de grant” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 50.000 – 500.000 euro, respectiv 185.000 – 1.849.999 lei, implementat la nivel multi-regional, regional sau local. 2.1.28 „ Sistemul Unic de management al informației privind instrumentele structurale din cadrul obiectivului convergență ” ( SMIS) reprezintă sistemul informatic centralizat, dezvoltat de către Ministerul Economiei și Finanțelor, în colaborare cu toate structurile utilizatoare, pentru a asigura colectarea informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditului și evaluării programelor din cadrul obiectivului convergență, în conformitate cu art 60 li. (c) din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului. 2.1.29 „ Unitate de Plată ” reprezintă structura din cadrul unei autorități publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operațional, având responsabilitatea transferării către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din instrumentele structurale în cadrul programelor operaționale, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz. În sensul prezentului Acord, Unitatea de plată desemnează organismul cu responsabilități pentru efectuarea plăților pentru POSDRU din cadrul MMFES, respectiv Direcția Management Financiar din cadrul AMPOSDRU. 2.2 Interpretare 2.2.1
În acest Acord de delegare de funcții, în afara cazurilor în care contextul cere altfel, singularul presupune pluralul și invers, masculinul presupune femininul și invers, iar referirea la persoane include atât persoane fizice, cât și persoane juridice. 2.2.2
Nici o prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții nu poate fi interpretată ca reprezentând o derogare față de alte obligații legale ce revin părților ca urmare a prevederilor legislației naționale și comunitare în vigoare. 2.2.3
În cazul în care există contradicții sau diferențe între prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, pe de o parte, și cele ale legislației naționale sau comunitare în vigoare, pe de altă parte, acestea din urmă prevalează. 2.2.4
În prezentul Acord de delegare de funcții, titlurile și cuprinsul sunt inserate numai pentru o mai ușoară referință și nu vor afecta interpretarea prezentului acord de delegare de funcții.
3.1 Obiectul prezentului Acord îl reprezintă delegarea unor funcții și a responsabilității îndeplinirii lor, privind gestionarea POSDRU, de la AM la OI, prin stabilirea cadrului de implementare a POSDRU, a drepturilor și obligațiilor și a responsabilităților ce revin fiecărei părți, precum și stabilirea relațiilor între părțile semnatare. 3.2 În îndeplinirea funcțiilor delegate, OI este responsabil cu gestionarea proiectelor de grant din cadrul următoarelor axe prioritare și domenii majore de intervenție din POSDRU: Axa Prioritară 3 „Creșterea adaptabilității lucrătorilor și a întreprinderilor”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 3.1. „Promovarea culturii antreprenoriale” − Domeniul Major de Intervenție 3.2. „Formare și sprijin pentru întreprinderi și angajați pentru promovarea adaptabilității” Axa Prioritară 5 „Promovarea măsurilor active de ocupare”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 5.1. „Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare” Axa Prioritară 6 „Promovarea incluziunii sociale”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 6.2. „Îmbunătățirea accesului și participării grupurilor vulnerabile pe piața muncii” − Domeniul Major de Intervenție 6.3. „Promovarea egalității de șanse pe piața muncii” 3.3 Proiectele strategice finanțate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt gestionate la nivelul AM.
Articolul 4 – Durata Acordului de delegare de funcții
4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data aprobării acestuia prin Ordin al ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și rămâne valabil pe întreaga perioadă a implementării POSDRU, inclusiv 3 ani de la data închiderii oficiale a POSDRU în România.
5.1 Părțile se angajează să își ducă la îndeplinire atribuțiile și responsabilitățile legate de implementarea POSDRU, respectând principiile transparenței și parteneriatului, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, cu regulamentele comunitare și cu legislația națională în domeniu, precum și cu procedurile interne. În implementarea responsabilităților, părțile se angajează să adopte un sistem de management și control adecvat, respectând cerințele specifice din legislația europeană și națională. 5.2 Părțile se angajează să se informeze reciproc și periodic asupra activităților legate de implementarea POSDRU și să organizeze întâlniri periodice, de regulă trimestrial, în scopul evaluării progresului înregistrat în implementarea POSDRU, precum și alte întâlniri ori de câte ori este cazul, în vederea analizării oricăror aspecte legate de prezentul Acord de delegare de funcții. 5.3 Părțile se obligă să nu utilizeze informațiile și documentele obținute sau la care au acces în perioada de implementare a POSDRU în alt scop decât acela de a-și îndeplini obligațiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții și a legislației naționale și comunitare în vigoare, cu respectarea prevederilor legale privind transparența, accesul la informații, precum și protecția datelor cu caracter personal. 5.4 Părțile se angajează să țină o evidență strictă și să păstreze toate datele, rapoartele, corespondența și documentele legate de fiecare etapă a implementării POSDRU, inclusiv, dar fără a se limita la, documentele referitoare la cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, așa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă, asigurând arhivarea corespunzătoare a acestora. În acest sens, părțile au obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile art. 60 și art. 90 ale Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și cu prevederile Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006. 5.5 Părțile au obligația de a pune la dispoziția Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, OLAF/DLAF, Curții Europene de Audit, Comisiei Europene, sau altor instituții în drept, orice informație sau documente solicitate privind proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu prevederile prezentului Acord. 5.6 Părțile se angajează să elaboreze proceduri interne de lucru pentru implementarea POSDRU și să îndeplinească atribuțiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții. 5.7 Angajamentele date de către Părți prin prezentul Acord de delegare de funcții vor continua să producă efecte și ulterior semnării prezentului Acord de delegare de funcții și vor fi reînnoite de fiecare dată când acest lucru va fi solicitat, în ceea ce privește faptele și circumstanțele existente la momentul respectiv.
Articolul 6 – Angajamente ale Organismului Intermediar
6.1 OI trebuie să asigure, pe cheltuială proprie, personal suficient și calificat pentru executarea corectă și la timp a sarcinilor care îi sunt încredințate, potrivit prevederilor acestui Acord de delegare de funcții. De asemenea, OI trebuie să asigure respectarea principiului segregării funcțiilor, să identifice funcțiile considerate ca fiind sensibile și să stabilească o politică adecvată de management a personalului care ocupă astfel de funcții și, totodată, să țină seama de riscurile asociate ale deciziilor luate privind delegarea de competențe. 6.2 OI va furniza spațiul necesar, mobilierul și celelalte facilități necesare pentru o funcționare corespunzătoare, astfel încât să fie îndeplinite în bune condiții activitățile delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. În acest sens, OI va semna anual o declarație de garantare. 6.3 OI va elabora și transmite AM o descriere a sistemului de management și control, conform prevederilor Regulamentului CE 1083/2006, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului CE 1828/2006 (corrigenda). În cazul în care acest sistem de management și control prezintă deficiențe, OI va implementa în termenul cel mai scurt orice recomandări făcute de autoritățile naționale sau europene competente.
Articolul 7 – Garanții ale Organismului Intermediar
7.1 OI confirmă că are capacitatea legală de a încheia și executa integral prezentul Acord de delegare de funcții. 7.2 OI confirmă că la data încheierii prezentului Acord nu se află în situația de a încălca niciuna dintre prevederile legale în vigoare, fie naționale sau europene, care să ducă la o incompatibilitate sau conflict de interese în implementarea POS DRU. 7.3 OI se angajează ca în cazul schimbării contextului existent la data semnării Acordului de delegare de funcții, care ar putea aduce OI într-una din situațiile prevăzute la
Articolul 7.2, să informeze imediat AM despre aceasta.
8.1 Având responsabilitatea finală a implementării POSDRU, AM are dreptul de a solicita orice informație sau clarificare OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 8.2 AM are dreptul de a evalua periodic capacitatea de îndeplinire a funcțiilor delegate OI, inclusiv performanța acestuia în implementarea domeniilor de intervenție care fac obiectul prezentului Acord de delegare de funcții. Astfel, AM poate efectua vizite la sediul OI pentru verificarea aplicării procedurilor interne, asigurării segregării funcțiilor la nivelul OI, existenței sistemului ierarhic de raportare, existenței sistemului de supervizare, menținerii unei piste de audit corespunzătoare, păstrării unei evidențe contabile distincte, introducerii datelor în SMIS, precum și orice alte atribuții pe care le are OI în vederea implementării eficiente a POSDRU. Aceste verificări nu vor înlocui sistemul de control intern al OI. 8.3 AM poate verifica prin sondaj, utilizarea fondurilor comunitare și/sau a fondurilor de cofinanțare aferente, în scopul validării cheltuielilor declarate deja eligibile de către OI. 8.4 AM are dreptul de a efectua controale pentru stabilirea neregulilor, prejudiciilor și/sau a persoanelor juridice ori fizice debitoare, ca urmare a nerespectării legalității, conformității și regularității utilizării și administrării fondurilor comunitare și a fondurilor de cofinanțare aferente. 8.5 AM poate emite instrucțiuni privind implementarea POSDRU, care devin obligatorii pentru OI din momentul comunicării în scris a acestora. 8.6 AM avizează manualul de proceduri interne al OI, precum și orice modificări sau completări aduse acestuia, aprobate în prealabil de către reprezentantul legal al OI, în termen de 60 de zile lucrătoare de la primirea acestora.
Articolul 9 – Obligațiile Autorității de Management
9.1 AM elaborează manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU. AM informează OI asupra oricărei modificări a manualului care are impact asupra activității acestuia, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data aprobării acesteia. 9.2 AM are obligația de a informa OI cu privire la deciziile luate în structurile parteneriale din care acesta nu face parte și care pot afecta îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 9.3 AM are obligația de a furniza, în termen de 15 zile lucrătoare, orice informație sau clarificare solicitată de către OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 9.4 AM acordă asistență de specialitate OI, la solicitarea acestuia, pe probleme legate de implementarea POSDRU și transmite către OI orice documente și informații necesare în vederea îndeplinirii de către acesta a obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord. 9.5 AM organizează reuniuni interinstituționale în legătură cu implementarea POSDRU, invitând și OI, dacă subiectele discutate sunt de relevanță pentru acesta. 9.6 AM are obligația de a informa OI cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările formulate de către Comisia Europeană, care au un impact asupra activității OI și/sau a implementării POSDRU. 9.7 AM facilitează OI accesarea și utilizarea SMIS, precum și a altor sisteme informatice de management, asigurând și instruirea corespunzătoare a personalului din cadrul OI, la solicitarea acestuia.
Articolul 10 – Drepturile Organismului Intermediar
10.1 OI are dreptul de a solicita AM informații suplimentare și clarificări pentru buna îndeplinire a funcțiilor delegate prin prezentul Acord. Termenul de primire a informațiilor suplimentare și clarificărilor de la AM este de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării solicitării de către AM. 10.2 OI are dreptul de a primi de la AM orice modificare adusă manualului de proceduri interne al AM pentru implementarea POSDRU cu impact asupra activității OI. 10.3 OI poate propune AM modificări ale mecanismelor/manualul de proceduri interne al OI prin care își îndeplinește funcțiile delegate, în vederea îmbunătățirii/eficientizării acestora. 10.4 OI beneficiază de asistență de specialitate din partea AM, în orice aspecte privind implementarea POSDRU, furnizându-i-se materialele și informațiile relevante necesare îndeplinirii obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord de delegare de funcții.
Articolul 11 – Obligațiile Organismului Intermediar
11.1 OI răspunde pentru îndeplinirea tuturor funcțiilor delegate de AM și transmite orice informație solicitată de către AM în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 11.2 OI trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a urgenta implementarea proiectelor aprobate pentru finanțare în cadrul POSDRU, în special cu privire la realizarea verificărilor cererilor de rambursare primite de la beneficiari, pentru a se evita dezangajarea fondurilor alocate anual (regula n
3/n
2), în conformitate cu prevederile art. 93 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare. 11.3 În termen de 30 de zile calendaristice de la data semnării prezentului Acord, OI va revizui și va modifica, după caz, Regulamentul de organizare și funcționare pentru a include atribuțiile delegate prin prezentul Acord. Fișele de post ale funcțiilor prevăzute în cadrul OI vor fi întocmite pentru a răspunde noilor atribuții delegate de AM, cu respectarea principiului segregării funcțiilor, al standardelor privind delegarea de competență și funcțiile sensibile. Regulamentul de organizare și funcționare și fișele de post vor fi transmise AM spre avizare. 11.4 OI are obligația de a duce la îndeplinire toate instrucțiunile emise de AM privind implementarea POSDRU, în termenul prevăzut în conținutul acestora. 11.5 OI este obligat să dezvolte manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt delegate și să îl trimită spre avizare AM, urmând a îndeplini aceste funcții în conformitate cu manualul de proceduri interne pentru implementarea POSDRU aprobat. În cazul în care AM, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau alte organisme abilitate formulează recomandări cu privire la procedurile dezvoltate, după caz, OI va încorpora toate aceste recomandări în termenul cel mai scurt. 11.6 OI se asigură că personalul acestuia cunoaște, respectă și pune în aplicare prevederile manualului de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, în vederea îndeplinirii corespunzătoare a funcțiilor delegate. 11.7 OI are obligația de a pune la dispoziția AM orice informație și/sau document solicitat în legătură cu proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, și va lua toate măsurile necesare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI. 11.8 În conformitate cu art. 5.4, OI are obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pista de audit este considerată adecvată dacă: - permite reconcilierea sumelor totale certificate către Comisia Europeană cu înregistrările contabile detaliate și documentele justificative existente la nivelul ACP, AM, OI și beneficiarilor, cu privire la operațiunile finanțate în cadrul domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord; - permite verificarea plăților din fonduri publice către beneficiari; - permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecție, aprobate de Comitetul de Monitorizare POSDRU; - cuprinde pentru fiecare operațiune, acolo unde este cazul, specificațiile tehnice și planul financiar, documentele privind aprobarea finanțării în cadrul schemelor de grant, documentele aferente procedurii de achiziții publice, rapoartele de progres și rapoartele privind verificările realizate. 11.9 Pentru funcțiile delegate și pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, OI are obligația de a introduce datele relevante în SMIS și în alte sisteme informatice de management, după caz.
12.1 Prin prezentul Acord de delegare de funcții, AM deleagă OI funcții pentru gestionarea Axelor Prioritare și domeniilor majore de intervenție menționate la
Articolul 3.2. 12.2 OI nu poate sub-delega funcții ce sunt în sarcina sa, conform prezentului Acord de delegare de funcții, unei terțe persoane sau organism, fără acordul expres al AM. 12.3 Prezentul Acord rămâne în vigoare în cazul în care una dintre părți încetează să existe și atribuțiile sale sunt preluate de către un succesor legal, iar Acordul se transferă de drept acestui succesor. Ambele părți au obligația de a transfera succesorului legal toate atribuțiile prevăzute în prezentul
Acord, menționând stadiul implementării POSDRU, termenele de realizare a activităților, dacă este cazul. Până la confirmarea noii entități, rămân în sarcina părții afectate de situația de drept menționată mai sus toate obligațiile asumate conform prezentului Acord.
Articolul 13 – Monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate
13.1 AM asigură monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate OI în vederea implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții. 13.2 Pe baza informațiilor transmise de OI, a verificărilor proprii, a rapoartelor de audit, și a altor documente relevante, AM elaborează un raport anual de monitorizare privind îndeplinirea funcțiilor delegate. 13.3 În exercitarea funcției de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate, AM are dreptul de a efectua misiuni de verificare la sediul OI în conformitate cu Planul anual de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate. În acest sens, AM are obligația de a comunica, în scris, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, intenția de a realiza o misiune de verificare la sediul OI. Comunicarea va conține scopul vizitei, data, locul, ora, numele și calitatea persoanelor care vor participa la această misiune de verificare și, de asemenea, documentele care vor fi analizate de către acestea. 13.4 OI are obligația de a permite accesul reprezentanților AM la sediul său, în baza comunicării transmise de către aceasta în termenul și cu respectarea condițiilor stabilite prin prezentul Acord de delegare de funcții și pune la dispoziția acestora documentele solicitate. 13.5 În funcție de concluziile privind modul de îndeplinire de către OI a funcțiilor delegate, AM poate decide restrângerea sau retragerea acestora, dacă nu se remediază deficiențele constatate, în termenul solicitat. Restrângerea/retragerea funcțiilor delegate își produce efectele de la data comunicării de către AM a deciziei, fără îndeplinirea vreunei alte formalități. 13.6 Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 1605/2002, AM poate decide restrângerea funcțiilor delegate sau retragerea acestora în cazul în care OI nu implementează recomandările unui organism de audit național sau comunitar în care sunt elemente ce dovedesc existența unei deficiențe grave în funcționarea sistemului de management și control al OI.
14.1 AM este responsabilă de managementul POSDRU, în conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind responsabilitățile prevăzute la articolul 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului și la articolul 17 din HG nr. 457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. 14.2 AM este responsabilă pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție specificate la articolul 3.2. din prezentul Acord.
Articolul 15 – Responsabilitățile Unității de Plată FSE
15.1 În cadrul Direcției Generale AMPOSDRU funcționează Unitatea de Plată FSE (UP FSE), cu responsabilitățile prevăzute în legislația națională. 15.2 UP FSE este responsabilă de transferarea către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor
eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din FSE în cadrul POSDRU, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz.
Articolul 16 – Responsabilitățile Organismului Intermediar
16.1 OI este responsabil pentru gestionarea la nivel regional a proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu prevederile prezentului Acord și legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind funcțiile prevăzute la articolul 17 din prezentul Acord.
17.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea următoarelor funcții: Programare 17.2 Colaborează cu AM la elaborarea și amendarea POSDRU și a Documentului Cadru de Implementare a POSDRU. 17.3 Colaborează cu AM la elaborarea criteriilor de evaluare și selecție a proiectelor, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.4 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului. 17.5 Elaborează condițiile specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord, și le transmite AM spre avizare. 17.6 Elaborează corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și le transmite AM spre avizare. 17.7 Colaborează cu AM la elaborarea planului anual de lucru și la elaborarea schemelor de ajutor de stat. Evaluare la nivel de program 17.8 Furnizează AM și experților evaluatori toate informațiile necesare pentru realizarea evaluărilor la nivel de program. Monitorizare și raportare la nivel de program 17.9 Desemnează membri pentru Comitetul de Monitorizare POSDRU. Participă la reuniunile CM POSDRU. 17.10 Elaborează și transmite AM rapoarte semestriale de implementare defalcate pe fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 17.11 Contribuie prin furnizarea de informații la elaborarea de către AM a Rapoartelor Anuale de Implementare și a Raportului Final de Implementare a POSDRU; OI va furniza orice alte informații necesare în vederea analizării stadiului implementării POSDRU, în legătură cu domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Informare și publicitate 17.12 Colaborează cu AM la elaborarea și revizuirea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007- 2013, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu cerințele de informare și publicitate prevăzute în regulamentele specifice. 17.13 Elaborează și revizuiește Planul Anual de Comunicare pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord și îl transmite AM spre avizare. 17.14 Implementează măsurile specifice de informare și publicitate cuprinse în Planul Anual de Comunicare și în Planul de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, corespunzător domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.15 Raportează trimestrial AM progresul înregistrat în implementarea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013 și a Planului Anual de Comunicare. 17.16 Dezvoltă și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI în legătură cu implementarea domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, cu informarea AM. 17.17 Publică pe pagina de internet a OI lista beneficiarilor, în conformitate cu prevederile regulamentelor relevante. Lansare cereri de propuneri de proiecte 17.18 Lansează la nivel regional cereri de propuneri de proiecte, conform planului anual de lucru aprobat de AM. 17.19 Asigură publicitatea adecvată lansării cererilor de propuneri de proiecte. Birou de informare (helpdesk) 17.20 Completează registrul de helpdesk cu solicitările potențialilor beneficiari/beneficiari, precum și cu răspunsurile aferente elaborate de OI. 17.21 Asigură măsuri de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 17.22 Asigură măsuri de informare a beneficiarilor privind implementarea proiectelor. 17.23 Elaborează și transmite AM spre informare lista celor mai frecvente întrebări pentru cererile de propuneri de proiecte lansate de OI. Publică lista celor mai frecvente întrebări pe pagina de internet a OI. 17.24 Asigură publicarea listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM pe pagina de internet a OI. 17.25 Organizează și actualizează baza de date cu potențialii beneficiari pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. Evaluare și selecție proiecte 17.26 Numește membrii evaluatori, președintele și secretarul Comitetelor de Evaluare organizate la nivelul OI. 17.27 Primește, în vederea evaluării, cererile de finanțare înregistrate de AM în format electronic. 17.28 Organizează și asigură buna desfășurare a sesiunilor de evaluare și selecție a cererilor de finanțare, în conformitate cu metodologia de evaluare stabilită de AM. 17.29 Selectează cererile de finanțare depuse de către potențialii beneficiari, în conformitate cu criteriile de evaluare și selecție aprobate de către Comitetul de Monitorizare POSDRU. 17.30 Transmite către AM, spre aprobare, lista proiectelor admise și respinse și aflate pe lista de rezerve, în termenul și condițiile prevăzute de procedura aplicabilă. 17.31 Înregistrează eventualele contestații privind rezultatele procesului de evaluare și selecție. 17.32 Numește membrii în Comitetele de Soluționare a Contestațiilor organizate la nivelul AM. 17.33 Elaborează și transmite beneficiarilor deciziile privind aprobarea, respingerea sau punerea pe lista de rezervă a cererilor de finanțare primite. 17.34 Numește membri evaluatori în cadrul Comitetelor de Evaluare organizate de AM. Contractare 17.35 Verifică documentele suport transmise de beneficiari în vederea încheierii contractelor de finanțare. 17.36 Pregătește dosarele proiectelor de contract și semnează contractele de finanțare, împreună cu documentele aferente angajării bugetare. 17.37 Analizează și decide aprobarea sau respingerea propunerilor beneficiarilor de modificare a contractelor de finanțare. 17.38 Întocmește și semnează actele adiționale pentru contractele de finanțare; informează AM privind actele adiționale încheiate. 17.39 Efectuează vizite speciale, după caz, în vederea soluționării solicitărilor de reziliere a contractelor primite de la beneficiari. 17.40 Organizează întâlniri de clarificare cu beneficiarii în cazul solicitării acestora de reziliere a contractelor de finanțare. 17.41 Elaborează și transmite beneficiarilor scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului și Procesul verbal de reziliere, dacă e cazul. 17.42 Transmite AM scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului, Procesul verbal de reziliere și nota de debit, dacă e cazul. 17.43 Înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management informațiile cuprinse în contractele de finanțare, precum și orice modificare a contractelor de finanțare. Monitorizarea proiectelor 17.44 Asigură monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor contractate de OI. 17.45 Verifică raportul tehnico-financiar întocmit de beneficiari. Efectuează misiuni de verificare la fața locului. 17.46 Elaborează și transmite AM scrisoare de aprobare a rapoartelor tehnico-financiare primite de la beneficiari, în vederea procesării plăților. 17.47 Introduce datele tehnice din rapoartele tehnico-financiare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.48 Elaborează și transmite AM spre avizare planul anual pentru misiunile la fața locului (vizite de monitorizare). 17.49 Elaborează raportul vizitei de monitorizare și îl înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.50 Monitorizează îndeplinirea de către beneficiar a măsurilor corective stabilite ca urmare a vizitelor de monitorizare. Management financiar 17.51 Colaborează cu AM în activitatea de planificare financiară, furnizând informații financiare necesare. 17.52 Asigură funcția de angajare și de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007. 17.53 Verifică cererile de prefinanțare și documentele suport. Introduce datele din cererea de prefinanțare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.54 Verifică cererile de rambursare și documentele suport primite de la beneficiari și validează cheltuielile eligibile efectuate de beneficiari. Introduce datele din cererile de rambursare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.55 Întocmește și transmite AM situația centralizată a cererilor de rambursare validate, pe surse de finanțare, axă prioritară și domeniu major de intervenție. 17.56 Întocmește și transmite AM spre avizare planul anual privind verificarea chetuielilor la fața locului. Efectuează misiuni de verificare a cheltuielilor la fața locului în conformitate cu planul anual și cu procedura relevantă. Cu ocazia verificărilor la fața locului OI verifică și dacă beneficiarul ține o evidență contabilă distinctă pentru proiect. 17.57 Transmite AM copii ale rapoartelor de verificare la fața locului. 17.58 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.59 Întocmește evidența extrabilanțieră și înregistrează în contabilitate creditele bugetare aprobate, angajamentele bugetare și angajamentele legale. 17.60 Întocmește și transmite AM lunar fișele de cont extrabilanțiere în vederea efectuării reconcilierii cu contabilitatea AM. 17.61 Asigură arhivarea în condiții optime a unei copii a reconcilierii contabile primită de la AM. 17.62 Asigură disponibilitatea documentelor utilizate în procesul de validare a cererilor de rambursare, în cazul controlului din partea AM, Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, Comisiei Europene și a altor organisme abilitate, în condițiile legislației naționale și comunitare. Control financiar preventiv propriu 17.63 Asigură organizarea și exercitarea activității de control financiar preventiv propriu pentru angajamentele legale și actele adiționale ulterioare, privitoare la implementarea POSDRU, încheiate de OI. Control antifraudă OI va desfășura activități specifice de control antifraudă după verificarea de către AM a sistemului de management și control al OI pentru această funcție delegată, urmare a unei misiuni de verificare efectuată de AM. 17.64 Organizează activitatea de control privind utilizarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, în conformitate cu prevederile O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare, pe baza sesizărilor și alertelor de nereguli primite de la AM, auditul intern/extern, compartimentele OI, alte organe cu atribuții de control, mass media etc. 17.65 Verifică, stabilește și individualizează obligația de plată, ca urmare a activității de constatare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, sub forma unui titlu de creanță, prin întocmirea procesului verbal de constatare și a notei de debit. 17.66 Transmite AM procesele verbale de constatare și notele de debit. 17.67 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.68 Sesizează DLAF în cazul descoperirii, în urma desfășurării activității de constatare, a unor indicii privind posibile fraude și comunică și AM situația constatată. 17.69 Comunică DLAF, în urma solicitării acestuia, cu înștiințarea AM, măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control încheiate, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii. Managementul neregulilor 17.70 OI întreprinde măsuri de prevenire și detectare a neregulilor pentru domeniile de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pentru coordonarea acestor activități, OI desemnează un ofițer de nereguli. 17.71 Înregistrează în ordine cronologică alertele de neregulă în Registrul raportorului de nereguli al OI și informează AM în termen de 5 zile lucrătoare. 17.72 Elaborează nota de verificare preliminară a sesizării de neregulă conform evidențelor OI. 17.73 Elaborează și transmite trimestrial AM raportul de nereguli care va conține neregulile în curs de rezolvare depistate de OI. Transmite AM informațiile suplimentare solicitate prin „Scrisoarea privind clarificarea neconcordanțelor”. 17.74 Monitorizează progresul neregulilor, completează registrul de nereguli și menține o bază de date adecvată a neregulilor, în conformitate cu procedura relevantă. 17.75 Urmare confirmării unei nereguli, întocmește raportul de neregulă și scrisoarea standard și le transmite directorului OI. Transmite AM raportul de neregulă și documentele suport și dosarul de suspiciune de neregulă. 17.76 Asigură instruirea personalului OI cu privire la modalitatea de sesizare a unei nereguli. Achiziții publice 17.77 Transmite AM, în termen de 2 zile de la data semnării unui contract de finanțare și/sau de la data depunerii acestora de către beneficiari, programele (anuale)/listele de achiziții care urmează să fie făcute de beneficiari în cadrul proiectelor cofinanțate. 17.78 Verifică, pe bază de eșantion, documentația de achiziții publice transmisă de beneficiari, în conformitate cu procedura relevantă. Verificare ex-ante 17.79 Realizează verificarea ex-ante a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și corrigenda aferente acestora, elaborate de OI. 17.80 Efectuează verificarea ex-ante a constituirii Comitetului de Evaluare organizat la nivelul OI. 17.81 Efectuează verificarea ex-ante a raportului de evaluare întocmit de OI. 17.82 Efectuează verificare ex-ante a tuturor contractelor de finanțare și respectiv dosarelor de contract, a listei beneficiarilor, a tuturor actelor adiționale la contractele de finanțare încheiate de OI privitoare la implementarea POSDRU. 17.83 Realizează verificarea ex-ante a documentelor elaborate de OI, în conformitate cu procedura relevantă. 17.84 Elaborează și transmite AM rapoarte lunare privind documentele respinse în cadrul OI în urma verificării ex-ante. 17.85 Urmărește implementarea acțiunilor corective stabilite în urma verificărilor ex-ante, aprobate la nivelul OI, și elaborează stadiul realizării acestora. 17.86 Asigură îndeplinirea acțiunilor corective transmise de AM. Elaborează și transmite AM stadiul realizării acțiunilor corective. 17.87 Asigură diseminarea la nivelul OI a raportului trimestrial integrat de sinteză a celor mai frecvente erori și motive de respingere în urma verificărilor ex-ante, elaborat și transmis de AM. Tehnologia informației 17.88 Asigură integritatea și protecția datelor prin implementarea politicii de securitate IT la nivelul OI (politicii antivirus, politicii de back-up și politicii de recuperare a datelor în caz de dezastru). 17.89 Asigură funcționarea eficientă a aplicațiilor și a bazelor de date utilizate la nivelul OI. 17.90 Monitorizează și garantează calitatea echipamentelor și a sistemelor informatice.la nivelul OI 17.91 Asigură funcționarea și utilizarea corectă a sistemului informatic, în acord cu procedurile și standardul de securitate ISO/IEC 17799. 17.92 Asigură operarea corespunzătoare în SMIS-CSNR la nivelul OI. 17.93 Asigură mentenanța paginii de internet a OI și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI pe baza documentelor și indicațiilor transmise de ofițerii de informare și publicitate. Managementul riscurilor 17.94 Constituie și asigură funcționarea Grupului de management al riscurilor organizat la nivelul OI.
Articolul 18 – Modificarea Acordului
18.1 Ca regulă generală, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat numai prin acordul scris al Părților. Cu titlu de excepție, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat unilateral de către AM în scris, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și responsabilităților AM, și totodată în situația unor modificări în legislația națională și europeană ce ar putea afecta executarea corespunzătoare a prezentul Acord. 18.2 Prezentul Acord poate fi modificat prin una din următoarele modalități: (a) implicit, prin intrarea în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord; (b) explicit, prin acordul de voință al părților. 18.3 Modificarea prezentului Acord va lua forma unui Act adițional, prin care: (a) se confirmă situația survenită în urma intrării în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau (b) se efectuează modificările necesare, conform acordului de voință a părților. 18.4 Modificările aduse prezentului Acord intră în vigoare: (a) de la data intrării în vigoare a prevederilor legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau data indicată în acestea, sau (b) de la data semnării de către ambele părți a Actului adițional de modificare prin acordul de voință al părților.
Articolul 19 – Încetarea Acordului
19.1 Prezentul Acord de delegare de funcții încetează: (a) Prin închiderea POSDRU, în condițiile Articolului 4.1. (b) Prin acordul de voință al părților, confirmat în scris. (c) În situația prevăzută de art 13.5 și 13.6 din prezentul Acord, în cazul retragerii atribuțiilor delegate. (d) La expirarea termenului stipulat la
Articolul 22.5.
20.1 Întreaga corespondență efectuată ca urmare a punerii în aplicare a prezentului Acord de delegare de funcții trebuie să fie transmisă prin scrisoare recomandată, fax, e-mail sau orice alte mijloace de transmitere care fac posibilă dovedirea primirii de către destinatar. 20.2 Orice notificare, avizare, acord, aprobare, certificare sau decizie în aplicarea prezentului Acord de delegare de funcții se comunică în scris celeilalte părți în formatul standard, atunci când acesta este prevăzut. 20.3 Adresele utilizate pentru comunicarea între părți sunt următoarele: Pentru AM: Str. Calea Plevnei nr. 46-48, sector 1, București, România Pentru OI: Str. Spătaru Preda nr. 12, cod poștal 050188, București, România 20.4 În cazul modificării acestor adrese, părțile se vor informa reciproc.
21.1 Nici una dintre părți nu este și nu va fi ținută răspunzătoare pentru daunele sau prejudiciile cauzate celeilalte părți de un terț pe parcursul derulării POSDRU și în legătură cu acesta. 21.2 Fiecare parte este răspunzătoare pentru orice daune sau prejudicii cauzate celeilalte părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea cu întârziere și/sau defectuoasă a obligațiilor ce îi revin, conform prevederilor prezentului Acord. 21.3 În cazul constatării de către departamentele/instituțiile îndreptățite, a nerealizării unui proiect sau a neexecutării culpabile a unei funcții delegate, dintr-o vină imputabilă uneia dintre părțile semnatare ale acestui Acord, aceasta atrage răspunderea financiară a părții aflate în culpă.
Articolul 22 – Forța Majoră
22.1 Nici una dintre părțile acestui Acord nu răspunde de neexecutarea la termen sau/și de executarea în mod necorespunzător – total sau parțial – a oricărei obligații care îi revine în baza prezentului Acord, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligației respective a fost cauzată de forța majoră, așa cum este definită de lege. 22.2 Partea care invocă forța majoră este obligată să-i comunice în scris celeilalte părți acest fapt, în termen de 48 de ore de la producerea evenimentului și să ia toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor lui. 22.3 Partea care invocă forța majoră este obligată să facă dovada acesteia, în termenul cel mai scurt prin notificare scrisă, însoțită de acte doveditoare, emise de autoritățile locale și/sau centrale, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. Dacă notificarea nu s-a transmis în condițiile stabilite, partea aflată în culpă este responsabilă de prejudiciile provocate celeilalte părți, întrucât nu a făcut dovada existenței cazului de forță majoră. Cazul de forță majoră va fi dovedit cu acte ale autorităților locale/centrale competente, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. 22.4 Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștința celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în termen de 15 zile calendaristice de la încetare. De îndată ce cauza de forță majoră a încetat, partea care a invocat-o va relua executarea obligațiilor care îi revin, conform prezentului Acord. 22.5 Dacă în termen de 90 zile de la producere, evenimentul respectiv și consecințele lui nu încetează, părțile au dreptul să-și notifice încetarea de plin drept a prezentului Acord, fără ca vreuna dintre ele să pretindă daune-interese, dar sunt ținute de a-și onora toate obligațiile având termene de îndeplinire până la data apariției cazului de forță majoră.
Articolul 23 – Etica
23.1 Părțile se angajează ca personalul implicat în implementarea POSDRU să respecte standardele de etică profesională. Astfel, personalul trebuie să contribuie la funcționarea corespunzătoare a organismelor din care fac parte și să ajute la menținerea reputației privind integritatea și imparțialitatea acesteia.
24.1 Prezentul Acord de delegare de funcții este semnat în România și este guvernat, interpretat, înțeles și aplicat în conformitate cu legislația română, în afara cazului în care anumite prevederi ale prezentului Acord sunt exceptate de la aplicarea legislației române în favoarea unui act normativ al CE.
Articolul 25 – Soluționarea litigiilor
25.1 Părțile vor depune de bună credință toate diligențele necesare în vederea soluționării pe cale amiabilă a oricărei dispute, controverse sau neînțelegeri între Părți ce decurg din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții. 25.2 În situația în care nu se poate ajunge la un rezultat privind soluționarea pe cale amiabilă, orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții va fi soluționat în conformitate cu legislația națională.
26.1 Dacă, în orice moment, orice condiție sau prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții este declarată și dovedită ca fiind ilegală, nevalabilă sau inaplicabilă, în întregime sau parțial, în conformitate cu orice lege sau act normativ, acea prevedere sau condiție va fi considerată ca nefăcând parte din prezentul Acord de delegare de funcții, iar aplicabilitatea celorlalte prevederi ale prezentului Acord nu va fi afectată, iar în acest scop prevederile prezentului Acord de delegare de funcții se declară a fi independente.
Articolul 27 – Publicare în Monitorul Oficial
27.1 Prezentul Acord de delegare de funcții se publică în Monitorul Oficial al României, partea I.
Prezentul Acord de delegare de funcții a fost încheiat astăzi 11.09.2008, la AMPOSDRU, într-un număr de 2 exemplare, fiecare cu valoare de original, câte 1 exemplar pentru fiecare dintre părți.
Nume, Funcție
Cristina IOVA Director general
Nume, Funcție
Mihai Alexandru BOTEZATU Director executiv
Semnătura
Semnătura
Data 11.09.2008
Data 11.09.2008
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII
privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
încheiat între
Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
și
Organismul Intermediar regional pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Regiunea Vest
PREAMBUL
Prezentul Acord este încheiat având în vedere prevederile:
Regulamentul (CE) nr.1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1784/1999; Regulamentul (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr.1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale; H.G. nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin programele operaționale, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.381/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulerioare; O.G. nr.29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările și completările ulterioare; O.G. nr.79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007; Ordinul ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și al ministrului economiei și finanțelor nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul operațional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007 - 2013", cu modificările și completările ulterioare
În contextul gestionării Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) pentru eficienta implementare a acestuia și în vederea creșterii capacității de absorbție generală a Fondului Social European este necesară delegarea unor funcții ale Autorității de Management către Organisme Intermediare. Autoritatea de Management va rămâne totuși responsabilă pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor delegate, precum și a operațiunilor finanțate prin instrumentele structurale.
Pentru stabilirea funcțiilor care sunt delegate prin prezentul Acord s-au avut în vedere, tipurile de proiecte care urmează a fi implementate și capacitatea administrativă și expertiza în domeniu pe care o are Organismul Intermediar. În acest context, Autoritatea de Management a stabilit și modalitatea de control pe care o va exercita în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate.
Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse (MMFES), în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare AM ), având sediul în București, Calea Plevnei 46-48, sector 1, reprezentat de doamna Cristina IOVA, director general, pe de o parte,
și
Organismul Intermediar Regional pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane – Regiunea Vest, în calitate de Organism Intermediar (în continuare OI ), având sediul în Timișoara, Str. B-dul Mihai Viteazul nr. 30, cod poștal 300222, județul Timiș, reprezentat de doamna Valeria MINCIU, director executiv, pe de altă parte,
au convenit asupra următorului Acord privind responsabilitățile și atribuțiile părților în pregătirea implementării și în implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 în România.
Articolul 2 – Definiții și interpretare
2.1 Definiții În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au înțelesul următor: 2.1.1 „Acord de delegare de funcții” desemnează prezentul document precum și anexele sale, care fac parte integrantă din acesta și reprezintă acordul de delegare de funcții privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 în România, semnat între organismul intermediar și autoritatea de management. 2.1.2 “ Autoritate de Audit ” desemnează autoritatea publică, la nivel național, responsabilă cu verificarea operațiunilor de management și a sistemului de control pentru fiecare program operațional, independentă funcțional de Autoritatea de Management și de Autoritatea de Certificare și Plată. În România, pentru toate programele operaționale, Autoritatea de Audit funcționează pe lângă Curtea de Conturi. 2.1.3 “ Autoritate de Certificare și Plată ” reprezintă structura organizatorică în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, responsabilă de certificarea sumelor cuprinse în declarațiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeană și pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum și a sumelor de prefinanțare și cofinanțare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. 2.1.4 „ Autoritate de Management ”, în continuare AM, desemnează Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, care are responsabilitatea gestionării și implementării asistenței financiare nerambursabile alocate POSDRU. 2.1.5 „ Axă prioritară ” reprezintă una dintre prioritățile strategiei dintr-un program operațional constând într-un grup de operațiuni corelate și care au obiective specifice măsurabile. 2.1.6 „ Beneficiar ” reprezintă organismul, autoritatea, instituția sau societatea comercială din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorială, organismele prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare în cadrul unui program operațional. În contextul schemelor de ajutor prevăzute în
Articolul 87 al Tratatului, beneficiarii sunt întreprinderi publice sau private care implementează un proiect individual și care primesc ajutor public. 2.1.7 “ Cerere de finanțare ” reprezintă formularul completat de către solicitant, în vederea obținerii asistenței financiare nerambursabile din POSDRU. 2.1.8 “Cerere de propuneri de proiecte” desemnează o invitație publică adresată de către AM/OI unei categorii clar identificate de solicitanți, în vederea depunerii cererilor de finanțare, în cadrul unei axe prioritare sau unui domeniu major de intervenție al axelor prioritare din POSDRU. 2.1.9 „Cheltuieli eligibile” reprezintă cheltuielile realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanțate în cadrul programelor operaționale, care pot fi finanțate atât din instrumentele structurale, cât și din bugetul de stat și/sau contribuția proprie a beneficiarului, conform reglementărilor legale comunitare și naționale în vigoare. 2.1.10 „Contract de finanțare ” reprezintă documentul juridic prin care se acordă asistență financiară nerambursabilă aferentă unei operațiuni în scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operațional și care stabilește drepturile și obligațiile părților. 2.1.11 „ Comitet de Monitorizare ” este organismul deliberativ, fără personalitate juridică, care asigură urmărirea eficacității și calității implementării asistenței financiare nerambursabile prin POSDRU, modul de utilizare și impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. 2.1.12 „ Departamentul pentru Luptă Antifraudă ”, în continuare DLAF, desemnează structura fără personalitate juridică, din cadrul Cancelariei Primului-Ministru, instituție de contact a Oficiului European de Luptă Antifraudă, care asigură coordonarea luptei antifraudă și protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene în România. 2.1.13 „ Document cadru de implementare a programului operațional ” desemnează documentul elaborat de autoritatea de management și aprobat prin ordin comun al ministrului economiei și finanțelor și al ministrului coordonator al autorității de management, prin care sunt stabilite detalii de implementare a programului operațional. 2.1.14 „Domeniu major de intervenție” reprezintă sfera de activitate dintr-o axă prioritară, în cadrul căruia se pot finanța diferite operațiuni cu obiective similare. 2.1.15 „Ghidul solicitantului” reprezintă un îndrumar privind completarea corectă a unei cereri de finanțare de către solicitanții de finanțare nerambursabilă în cadrul programului operațional, incluzând informații referitoare la condițiile de finanțare, procedurile de evaluare și selecție a proiectelor și reglementarea unor aspecte detaliate privind implementarea proiectelor. 2.1.16 “Instrucțiune” reprezintă o dispoziție obligatorie transmisă în scris de AM către OI în vederea implementării acesteia de către OI, care detaliază o procedură și/sau care aduce modificări/completări unei proceduri privind implementarea POSDRU. 2.1.17 “ Neregulă ” reprezintă reprezintă orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, care prejudiciază bugetul general al Comunității Europene și/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum și bugetele din care provine cofinanțarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită. 2.1.18 “ Oficiul European de Luptă Antifraudă ”, în continuare OLAF, desemnează organismul independent, din cadrul Comisiei Europene, care răspunde de combaterea fraudei împotriva bugetului Uniunii Europene. 2.1.19 „ Operațiune ” înseamnă un proiect sau un grup de proiecte selecționat de către autoritatea de management a programului operațional în cauză sau sub responsabilitatea acesteia, în conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare și implementat de unul sau mai mulți beneficiari, care permite atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă. 2.1.20 „Organism intermediar”, în continuare OI, reprezintă organismul public sau privat, care își desfășoară activitatea sub responsabilitatea autorității de management sau care îndeplinește responsabilități în numele autorității de management în relația cu beneficiarii care implementează operațiuni. 2.1.21 „ Părți ” desemnează instituțiile semnatare ale prezentului Acord de delegare de funcții. 2.1.22 „Plan multianual de evaluare” reprezintă documentul de planificare multianuală a activităților de evaluare de natură strategică și/sau operațională privitoare la un program operațional și care urmează a fi realizate în perioada de implementare a acestuia. 2.1.23 „Prefinanțare” reprezintă sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumentele structurale către un beneficiar, dacă acest transfer nu se realizează în cadrul unui proiect care intră sub incidența ajutorului de stat/de minimis, prin plată directă sau prin plată indirectă, de regulă în stadiul inițial de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanțare încheiat între beneficiar și Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabilă/responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor. 2.1.24 „Program operațional” reprezintă un document prezentat de un stat membru și adoptat de Comisie care definește o strategie de dezvoltare în conformitate cu un ansamblu coerent de priorități, pentru a cărui realizare se face apel la un fond sau în cadrul obiectivului de convergență, la Fondul de Coeziune și la FEDR. 2.1.25 „ Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane ”, în continuare POSDRU, desemnează Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, document aprobat de Comisia Europeană, elaborat de România, care conține o strategie de dezvoltare și un set de axe prioritare și domenii majore de intervenție, pentru a fi implementate cu finanțare de la Fondul Social European. 2.1.26 „ Proiect strategic ” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 500.000 – 5.000.000 euro, respectiv 1.850.000 – 18.500.000 lei, implementat la nivel național, sectorial sau multi-regional. 2.1.27 “Proiect de grant” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 50.000 – 500.000 euro, respectiv 185.000 – 1.849.999 lei, implementat la nivel multi-regional, regional sau local. 2.1.28 „ Sistemul Unic de management al informației privind instrumentele structurale din cadrul obiectivului convergență ” ( SMIS) reprezintă sistemul informatic centralizat, dezvoltat de către Ministerul Economiei și Finanțelor, în colaborare cu toate structurile utilizatoare, pentru a asigura colectarea informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditului și evaluării programelor din cadrul obiectivului convergență, în conformitate cu art 60 li. (c) din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului. 2.1.29 „ Unitate de Plată ” reprezintă structura din cadrul unei autorități publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operațional, având responsabilitatea transferării către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din instrumentele structurale în cadrul programelor operaționale, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz. În sensul prezentului Acord, Unitatea de plată desemnează organismul cu responsabilități pentru efectuarea plăților pentru POSDRU din cadrul MMFES, respectiv Direcția Management Financiar din cadrul AMPOSDRU. 2.2 Interpretare 2.2.1
În acest Acord de delegare de funcții, în afara cazurilor în care contextul cere altfel, singularul presupune pluralul și invers, masculinul presupune femininul și invers, iar referirea la persoane include atât persoane fizice, cât și persoane juridice. 2.2.2
Nici o prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții nu poate fi interpretată ca reprezentând o derogare față de alte obligații legale ce revin părților ca urmare a prevederilor legislației naționale și comunitare în vigoare. 2.2.3
În cazul în care există contradicții sau diferențe între prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, pe de o parte, și cele ale legislației naționale sau comunitare în vigoare, pe de altă parte, acestea din urmă prevalează. 2.2.4
În prezentul Acord de delegare de funcții, titlurile și cuprinsul sunt inserate numai pentru o mai ușoară referință și nu vor afecta interpretarea prezentului acord de delegare de funcții.
3.1 Obiectul prezentului Acord îl reprezintă delegarea unor funcții și a responsabilității îndeplinirii lor, privind gestionarea POSDRU, de la AM la OI, prin stabilirea cadrului de implementare a POSDRU, a drepturilor și obligațiilor și a responsabilităților ce revin fiecărei părți, precum și stabilirea relațiilor între părțile semnatare. 3.2 În îndeplinirea funcțiilor delegate, OI este responsabil cu gestionarea proiectelor de grant din cadrul următoarelor axe prioritare și domenii majore de intervenție din POSDRU: Axa Prioritară 3 „Creșterea adaptabilității lucrătorilor și a întreprinderilor”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 3.1. „Promovarea culturii antreprenoriale” − Domeniul Major de Intervenție 3.2. „Formare și sprijin pentru întreprinderi și angajați pentru promovarea adaptabilității” Axa Prioritară 5 „Promovarea măsurilor active de ocupare”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 5.1. „Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare” Axa Prioritară 6 „Promovarea incluziunii sociale”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 6.2. „Îmbunătățirea accesului și participării grupurilor vulnerabile pe piața muncii” − Domeniul Major de Intervenție 6.3. „Promovarea egalității de șanse pe piața muncii” 3.3 Proiectele strategice finanțate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt gestionate la nivelul AM.
Articolul 4 – Durata Acordului de delegare de funcții
4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data aprobării acestuia prin Ordin al ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și rămâne valabil pe întreaga perioadă a implementării POSDRU, inclusiv 3 ani de la data închiderii oficiale a POSDRU în România.
5.1 Părțile se angajează să își ducă la îndeplinire atribuțiile și responsabilitățile legate de implementarea POSDRU, respectând principiile transparenței și parteneriatului, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, cu regulamentele comunitare și cu legislația națională în domeniu, precum și cu procedurile interne. În implementarea responsabilităților, părțile se angajează să adopte un sistem de management și control adecvat, respectând cerințele specifice din legislația europeană și națională. 5.2 Părțile se angajează să se informeze reciproc și periodic asupra activităților legate de implementarea POSDRU și să organizeze întâlniri periodice, de regulă trimestrial, în scopul evaluării progresului înregistrat în implementarea POSDRU, precum și alte întâlniri ori de câte ori este cazul, în vederea analizării oricăror aspecte legate de prezentul Acord de delegare de funcții. 5.3 Părțile se obligă să nu utilizeze informațiile și documentele obținute sau la care au acces în perioada de implementare a POSDRU în alt scop decât acela de a-și îndeplini obligațiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții și a legislației naționale și comunitare în vigoare, cu respectarea prevederilor legale privind transparența, accesul la informații, precum și protecția datelor cu caracter personal. 5.4 Părțile se angajează să țină o evidență strictă și să păstreze toate datele, rapoartele, corespondența și documentele legate de fiecare etapă a implementării POSDRU, inclusiv, dar fără a se limita la, documentele referitoare la cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, așa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă, asigurând arhivarea corespunzătoare a acestora. În acest sens, părțile au obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile art. 60 și art. 90 ale Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și cu prevederile Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006. 5.5 Părțile au obligația de a pune la dispoziția Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, OLAF/DLAF, Curții Europene de Audit, Comisiei Europene, sau altor instituții în drept, orice informație sau documente solicitate privind proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu prevederile prezentului Acord. 5.6 Părțile se angajează să elaboreze proceduri interne de lucru pentru implementarea POSDRU și să îndeplinească atribuțiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții. 5.7 Angajamentele date de către Părți prin prezentul Acord de delegare de funcții vor continua să producă efecte și ulterior semnării prezentului Acord de delegare de funcții și vor fi reînnoite de fiecare dată când acest lucru va fi solicitat, în ceea ce privește faptele și circumstanțele existente la momentul respectiv.
Articolul 6 – Angajamente ale Organismului Intermediar
6.1 OI trebuie să asigure, pe cheltuială proprie, personal suficient și calificat pentru executarea corectă și la timp a sarcinilor care îi sunt încredințate, potrivit prevederilor acestui Acord de delegare de funcții. De asemenea, OI trebuie să asigure respectarea principiului segregării funcțiilor, să identifice funcțiile considerate ca fiind sensibile și să stabilească o politică adecvată de management a personalului care ocupă astfel de funcții și, totodată, să țină seama de riscurile asociate ale deciziilor luate privind delegarea de competențe. 6.2 OI va furniza spațiul necesar, mobilierul și celelalte facilități necesare pentru o funcționare corespunzătoare, astfel încât să fie îndeplinite în bune condiții activitățile delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. În acest sens, OI va semna anual o declarație de garantare. 6.3 OI va elabora și transmite AM o descriere a sistemului de management și control, conform prevederilor Regulamentului CE 1083/2006, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului CE 1828/2006 (corrigenda). În cazul în care acest sistem de management și control prezintă deficiențe, OI va implementa în termenul cel mai scurt orice recomandări făcute de autoritățile naționale sau europene competente.
Articolul 7 – Garanții ale Organismului Intermediar
7.1 OI confirmă că are capacitatea legală de a încheia și executa integral prezentul Acord de delegare de funcții. 7.2 OI confirmă că la data încheierii prezentului Acord nu se află în situația de a încălca niciuna dintre prevederile legale în vigoare, fie naționale sau europene, care să ducă la o incompatibilitate sau conflict de interese în implementarea POS DRU. 7.3 OI se angajează ca în cazul schimbării contextului existent la data semnării Acordului de delegare de funcții, care ar putea aduce OI într-una din situațiile prevăzute la
Articolul 7.2, să informeze imediat AM despre aceasta.
8.1 Având responsabilitatea finală a implementării POSDRU, AM are dreptul de a solicita orice informație sau clarificare OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 8.2 AM are dreptul de a evalua periodic capacitatea de îndeplinire a funcțiilor delegate OI, inclusiv performanța acestuia în implementarea domeniilor de intervenție care fac obiectul prezentului Acord de delegare de funcții. Astfel, AM poate efectua vizite la sediul OI pentru verificarea aplicării procedurilor interne, asigurării segregării funcțiilor la nivelul OI, existenței sistemului ierarhic de raportare, existenței sistemului de supervizare, menținerii unei piste de audit corespunzătoare, păstrării unei evidențe contabile distincte, introducerii datelor în SMIS, precum și orice alte atribuții pe care le are OI în vederea implementării eficiente a POSDRU. Aceste verificări nu vor înlocui sistemul de control intern al OI. 8.3 AM poate verifica prin sondaj, utilizarea fondurilor comunitare și/sau a fondurilor de cofinanțare aferente, în scopul validării cheltuielilor declarate deja eligibile de către OI. 8.4 AM are dreptul de a efectua controale pentru stabilirea neregulilor, prejudiciilor și/sau a persoanelor juridice ori fizice debitoare, ca urmare a nerespectării legalității, conformității și regularității utilizării și administrării fondurilor comunitare și a fondurilor de cofinanțare aferente. 8.5 AM poate emite instrucțiuni privind implementarea POSDRU, care devin obligatorii pentru OI din momentul comunicării în scris a acestora. 8.6 AM avizează manualul de proceduri interne al OI, precum și orice modificări sau completări aduse acestuia, aprobate în prealabil de către reprezentantul legal al OI, în termen de 60 de zile lucrătoare de la primirea acestora.
Articolul 9 – Obligațiile Autorității de Management
9.1 AM elaborează manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU. AM informează OI asupra oricărei modificări a manualului care are impact asupra activității acestuia, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data aprobării acesteia. 9.2 AM are obligația de a informa OI cu privire la deciziile luate în structurile parteneriale din care acesta nu face parte și care pot afecta îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 9.3 AM are obligația de a furniza, în termen de 15 zile lucrătoare, orice informație sau clarificare solicitată de către OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 9.4 AM acordă asistență de specialitate OI, la solicitarea acestuia, pe probleme legate de implementarea POSDRU și transmite către OI orice documente și informații necesare în vederea îndeplinirii de către acesta a obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord. 9.5 AM organizează reuniuni interinstituționale în legătură cu implementarea POSDRU, invitând și OI, dacă subiectele discutate sunt de relevanță pentru acesta. 9.6 AM are obligația de a informa OI cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările formulate de către Comisia Europeană, care au un impact asupra activității OI și/sau a implementării POSDRU. 9.7 AM facilitează OI accesarea și utilizarea SMIS, precum și a altor sisteme informatice de management, asigurând și instruirea corespunzătoare a personalului din cadrul OI, la solicitarea acestuia.
Articolul 10 – Drepturile Organismului Intermediar
10.1 OI are dreptul de a solicita AM informații suplimentare și clarificări pentru buna îndeplinire a funcțiilor delegate prin prezentul Acord. Termenul de primire a informațiilor suplimentare și clarificărilor de la AM este de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării solicitării de către AM. 10.2 OI are dreptul de a primi de la AM orice modificare adusă manualului de proceduri interne al AM pentru implementarea POSDRU cu impact asupra activității OI. 10.3 OI poate propune AM modificări ale mecanismelor/manualul de proceduri interne al OI prin care își îndeplinește funcțiile delegate, în vederea îmbunătățirii/eficientizării acestora. 10.4 OI beneficiază de asistență de specialitate din partea AM, în orice aspecte privind implementarea POSDRU, furnizându-i-se materialele și informațiile relevante necesare îndeplinirii obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord de delegare de funcții.
Articolul 11 – Obligațiile Organismului Intermediar
11.1 OI răspunde pentru îndeplinirea tuturor funcțiilor delegate de AM și transmite orice informație solicitată de către AM în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 11.2 OI trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a urgenta implementarea proiectelor aprobate pentru finanțare în cadrul POSDRU, în special cu privire la realizarea verificărilor cererilor de rambursare primite de la beneficiari, pentru a se evita dezangajarea fondurilor alocate anual (regula n
3/n
2), în conformitate cu prevederile art. 93 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare. 11.3 În termen de 30 de zile calendaristice de la data semnării prezentului Acord, OI va revizui și va modifica, după caz, Regulamentul de organizare și funcționare pentru a include atribuțiile delegate prin prezentul Acord. Fișele de post ale funcțiilor prevăzute în cadrul OI vor fi întocmite pentru a răspunde noilor atribuții delegate de AM, cu respectarea principiului segregării funcțiilor, al standardelor privind delegarea de competență și funcțiile sensibile. Regulamentul de organizare și funcționare și fișele de post vor fi transmise AM spre avizare. 11.4 OI are obligația de a duce la îndeplinire toate instrucțiunile emise de AM privind implementarea POSDRU, în termenul prevăzut în conținutul acestora. 11.5 OI este obligat să dezvolte manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt delegate și să îl trimită spre avizare AM, urmând a îndeplini aceste funcții în conformitate cu manualul de proceduri interne pentru implementarea POSDRU aprobat. În cazul în care AM, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau alte organisme abilitate formulează recomandări cu privire la procedurile dezvoltate, după caz, OI va încorpora toate aceste recomandări în termenul cel mai scurt. 11.6 OI se asigură că personalul acestuia cunoaște, respectă și pune în aplicare prevederile manualului de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, în vederea îndeplinirii corespunzătoare a funcțiilor delegate. 11.7 OI are obligația de a pune la dispoziția AM orice informație și/sau document solicitat în legătură cu proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, și va lua toate măsurile necesare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI. 11.8 În conformitate cu art. 5.4, OI are obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pista de audit este considerată adecvată dacă: - permite reconcilierea sumelor totale certificate către Comisia Europeană cu înregistrările contabile detaliate și documentele justificative existente la nivelul ACP, AM, OI și beneficiarilor, cu privire la operațiunile finanțate în cadrul domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord; - permite verificarea plăților din fonduri publice către beneficiari; - permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecție, aprobate de Comitetul de Monitorizare POSDRU; - cuprinde pentru fiecare operațiune, acolo unde este cazul, specificațiile tehnice și planul financiar, documentele privind aprobarea finanțării în cadrul schemelor de grant, documentele aferente procedurii de achiziții publice, rapoartele de progres și rapoartele privind verificările realizate. 11.9 Pentru funcțiile delegate și pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, OI are obligația de a introduce datele relevante în SMIS și în alte sisteme informatice de management, după caz.
12.1 Prin prezentul Acord de delegare de funcții, AM deleagă OI funcții pentru gestionarea Axelor Prioritare și domeniilor majore de intervenție menționate la
Articolul 3.2. 12.2 OI nu poate sub-delega funcții ce sunt în sarcina sa, conform prezentului Acord de delegare de funcții, unei terțe persoane sau organism, fără acordul expres al AM. 12.3 Prezentul Acord rămâne în vigoare în cazul în care una dintre părți încetează să existe și atribuțiile sale sunt preluate de către un succesor legal, iar Acordul se transferă de drept acestui succesor. Ambele părți au obligația de a transfera succesorului legal toate atribuțiile prevăzute în prezentul
Acord, menționând stadiul implementării POSDRU, termenele de realizare a activităților, dacă este cazul. Până la confirmarea noii entități, rămân în sarcina părții afectate de situația de drept menționată mai sus toate obligațiile asumate conform prezentului Acord.
Articolul 13 – Monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate
13.1 AM asigură monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate OI în vederea implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții. 13.2 Pe baza informațiilor transmise de OI, a verificărilor proprii, a rapoartelor de audit, și a altor documente relevante, AM elaborează un raport anual de monitorizare privind îndeplinirea funcțiilor delegate. 13.3 În exercitarea funcției de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate, AM are dreptul de a efectua misiuni de verificare la sediul OI în conformitate cu Planul anual de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate. În acest sens, AM are obligația de a comunica, în scris, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, intenția de a realiza o misiune de verificare la sediul OI. Comunicarea va conține scopul vizitei, data, locul, ora, numele și calitatea persoanelor care vor participa la această misiune de verificare și, de asemenea, documentele care vor fi analizate de către acestea. 13.4 OI are obligația de a permite accesul reprezentanților AM la sediul său, în baza comunicării transmise de către aceasta în termenul și cu respectarea condițiilor stabilite prin prezentul Acord de delegare de funcții și pune la dispoziția acestora documentele solicitate. 13.5 În funcție de concluziile privind modul de îndeplinire de către OI a funcțiilor delegate, AM poate decide restrângerea sau retragerea acestora, dacă nu se remediază deficiențele constatate, în termenul solicitat. Restrângerea/retragerea funcțiilor delegate își produce efectele de la data comunicării de către AM a deciziei, fără îndeplinirea vreunei alte formalități. 13.6 Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 1605/2002, AM poate decide restrângerea funcțiilor delegate sau retragerea acestora în cazul în care OI nu implementează recomandările unui organism de audit național sau comunitar în care sunt elemente ce dovedesc existența unei deficiențe grave în funcționarea sistemului de management și control al OI.
14.1 AM este responsabilă de managementul POSDRU, în conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind responsabilitățile prevăzute la articolul 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului și la articolul 17 din HG nr. 457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. 14.2 AM este responsabilă pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție specificate la articolul 3.2. din prezentul Acord.
Articolul 15 – Responsabilitățile Unității de Plată FSE
15.1 În cadrul Direcției Generale AMPOSDRU funcționează Unitatea de Plată FSE (UP FSE), cu responsabilitățile prevăzute în legislația națională. 15.2 UP FSE este responsabilă de transferarea către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor
eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din FSE în cadrul POSDRU, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz.
Articolul 16 – Responsabilitățile Organismului Intermediar
16.1 OI este responsabil pentru gestionarea la nivel regional a proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu prevederile prezentului Acord și legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind funcțiile prevăzute la articolul 17 din prezentul Acord.
17.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea următoarelor funcții: Programare 17.2 Colaborează cu AM la elaborarea și amendarea POSDRU și a Documentului Cadru de Implementare a POSDRU. 17.3 Colaborează cu AM la elaborarea criteriilor de evaluare și selecție a proiectelor, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.4 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului. 17.5 Elaborează condițiile specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord, și le transmite AM spre avizare. 17.6 Elaborează corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și le transmite AM spre avizare. 17.7 Colaborează cu AM la elaborarea planului anual de lucru și la elaborarea schemelor de ajutor de stat. Evaluare la nivel de program 17.8 Furnizează AM și experților evaluatori toate informațiile necesare pentru realizarea evaluărilor la nivel de program. Monitorizare și raportare la nivel de program 17.9 Desemnează membri pentru Comitetul de Monitorizare POSDRU. Participă la reuniunile CM POSDRU. 17.10 Elaborează și transmite AM rapoarte semestriale de implementare defalcate pe fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 17.11 Contribuie prin furnizarea de informații la elaborarea de către AM a Rapoartelor Anuale de Implementare și a Raportului Final de Implementare a POSDRU; OI va furniza orice alte informații necesare în vederea analizării stadiului implementării POSDRU, în legătură cu domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Informare și publicitate 17.12 Colaborează cu AM la elaborarea și revizuirea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007- 2013, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu cerințele de informare și publicitate prevăzute în regulamentele specifice. 17.13 Elaborează și revizuiește Planul Anual de Comunicare pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord și îl transmite AM spre avizare. 17.14 Implementează măsurile specifice de informare și publicitate cuprinse în Planul Anual de Comunicare și în Planul de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, corespunzător domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.15 Raportează trimestrial AM progresul înregistrat în implementarea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013 și a Planului Anual de Comunicare. 17.16 Dezvoltă și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI în legătură cu implementarea domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, cu informarea AM. 17.17 Publică pe pagina de internet a OI lista beneficiarilor, în conformitate cu prevederile regulamentelor relevante. Lansare cereri de propuneri de proiecte 17.18 Lansează la nivel regional cereri de propuneri de proiecte, conform planului anual de lucru aprobat de AM. 17.19 Asigură publicitatea adecvată lansării cererilor de propuneri de proiecte. Birou de informare (helpdesk) 17.20 Completează registrul de helpdesk cu solicitările potențialilor beneficiari/beneficiari, precum și cu răspunsurile aferente elaborate de OI. 17.21 Asigură măsuri de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 17.22 Asigură măsuri de informare a beneficiarilor privind implementarea proiectelor. 17.23 Elaborează și transmite AM spre informare lista celor mai frecvente întrebări pentru cererile de propuneri de proiecte lansate de OI. Publică lista celor mai frecvente întrebări pe pagina de internet a OI. 17.24 Asigură publicarea listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM pe pagina de internet a OI. 17.25 Organizează și actualizează baza de date cu potențialii beneficiari pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. Evaluare și selecție proiecte 17.26 Numește membrii evaluatori, președintele și secretarul Comitetelor de Evaluare organizate la nivelul OI. 17.27 Primește, în vederea evaluării, cererile de finanțare înregistrate de AM în format electronic. 17.28 Organizează și asigură buna desfășurare a sesiunilor de evaluare și selecție a cererilor de finanțare, în conformitate cu metodologia de evaluare stabilită de AM. 17.29 Selectează cererile de finanțare depuse de către potențialii beneficiari, în conformitate cu criteriile de evaluare și selecție aprobate de către Comitetul de Monitorizare POSDRU. 17.30 Transmite către AM, spre aprobare, lista proiectelor admise și respinse și aflate pe lista de rezerve, în termenul și condițiile prevăzute de procedura aplicabilă. 17.31 Înregistrează eventualele contestații privind rezultatele procesului de evaluare și selecție. 17.32 Numește membrii în Comitetele de Soluționare a Contestațiilor organizate la nivelul AM. 17.33 Elaborează și transmite beneficiarilor deciziile privind aprobarea, respingerea sau punerea pe lista de rezervă a cererilor de finanțare primite. 17.34 Numește membri evaluatori în cadrul Comitetelor de Evaluare organizate de AM. Contractare 17.35 Verifică documentele suport transmise de beneficiari în vederea încheierii contractelor de finanțare. 17.36 Pregătește dosarele proiectelor de contract și semnează contractele de finanțare, împreună cu documentele aferente angajării bugetare. 17.37 Analizează și decide aprobarea sau respingerea propunerilor beneficiarilor de modificare a contractelor de finanțare. 17.38 Întocmește și semnează actele adiționale pentru contractele de finanțare; informează AM privind actele adiționale încheiate. 17.39 Efectuează vizite speciale, după caz, în vederea soluționării solicitărilor de reziliere a contractelor primite de la beneficiari. 17.40 Organizează întâlniri de clarificare cu beneficiarii în cazul solicitării acestora de reziliere a contractelor de finanțare. 17.41 Elaborează și transmite beneficiarilor scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului și Procesul verbal de reziliere, dacă e cazul. 17.42 Transmite AM scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului, Procesul verbal de reziliere și nota de debit, dacă e cazul. 17.43 Înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management informațiile cuprinse în contractele de finanțare, precum și orice modificare a contractelor de finanțare. Monitorizarea proiectelor 17.44 Asigură monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor contractate de OI. 17.45 Verifică raportul tehnico-financiar întocmit de beneficiari. Efectuează misiuni de verificare la fața locului. 17.46 Elaborează și transmite AM scrisoare de aprobare a rapoartelor tehnico-financiare primite de la beneficiari, în vederea procesării plăților. 17.47 Introduce datele tehnice din rapoartele tehnico-financiare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.48 Elaborează și transmite AM spre avizare planul anual pentru misiunile la fața locului (vizite de monitorizare). 17.49 Elaborează raportul vizitei de monitorizare și îl înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.50 Monitorizează îndeplinirea de către beneficiar a măsurilor corective stabilite ca urmare a vizitelor de monitorizare. Management financiar 17.51 Colaborează cu AM în activitatea de planificare financiară, furnizând informații financiare necesare. 17.52 Asigură funcția de angajare și de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007. 17.53 Verifică cererile de prefinanțare și documentele suport. Introduce datele din cererea de prefinanțare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.54 Verifică cererile de rambursare și documentele suport primite de la beneficiari și validează cheltuielile eligibile efectuate de beneficiari. Introduce datele din cererile de rambursare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.55 Întocmește și transmite AM situația centralizată a cererilor de rambursare validate, pe surse de finanțare, axă prioritară și domeniu major de intervenție. 17.56 Întocmește și transmite AM spre avizare planul anual privind verificarea chetuielilor la fața locului. Efectuează misiuni de verificare a cheltuielilor la fața locului în conformitate cu planul anual și cu procedura relevantă. Cu ocazia verificărilor la fața locului OI verifică și dacă beneficiarul ține o evidență contabilă distinctă pentru proiect. 17.57 Transmite AM copii ale rapoartelor de verificare la fața locului. 17.58 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.59 Întocmește evidența extrabilanțieră și înregistrează în contabilitate creditele bugetare aprobate, angajamentele bugetare și angajamentele legale. 17.60 Întocmește și transmite AM lunar fișele de cont extrabilanțiere în vederea efectuării reconcilierii cu contabilitatea AM. 17.61 Asigură arhivarea în condiții optime a unei copii a reconcilierii contabile primită de la AM. 17.62 Asigură disponibilitatea documentelor utilizate în procesul de validare a cererilor de rambursare, în cazul controlului din partea AM, Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, Comisiei Europene și a altor organisme abilitate, în condițiile legislației naționale și comunitare. Control financiar preventiv propriu 17.63 Asigură organizarea și exercitarea activității de control financiar preventiv propriu pentru angajamentele legale și actele adiționale ulterioare, privitoare la implementarea POSDRU, încheiate de OI. Control antifraudă OI va desfășura activități specifice de control antifraudă după verificarea de către AM a sistemului de management și control al OI pentru această funcție delegată, urmare a unei misiuni de verificare efectuată de AM. 17.64 Organizează activitatea de control privind utilizarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, în conformitate cu prevederile O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare, pe baza sesizărilor și alertelor de nereguli primite de la AM, auditul intern/extern, compartimentele OI, alte organe cu atribuții de control, mass media etc. 17.65 Verifică, stabilește și individualizează obligația de plată, ca urmare a activității de constatare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, sub forma unui titlu de creanță, prin întocmirea procesului verbal de constatare și a notei de debit. 17.66 Transmite AM procesele verbale de constatare și notele de debit. 17.67 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.68 Sesizează DLAF în cazul descoperirii, în urma desfășurării activității de constatare, a unor indicii privind posibile fraude și comunică și AM situația constatată. 17.69 Comunică DLAF, în urma solicitării acestuia, cu înștiințarea AM, măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control încheiate, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii. Managementul neregulilor 17.70 OI întreprinde măsuri de prevenire și detectare a neregulilor pentru domeniile de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pentru coordonarea acestor activități, OI desemnează un ofițer de nereguli. 17.71 Înregistrează în ordine cronologică alertele de neregulă în Registrul raportorului de nereguli al OI și informează AM în termen de 5 zile lucrătoare. 17.72 Elaborează nota de verificare preliminară a sesizării de neregulă conform evidențelor OI. 17.73 Elaborează și transmite trimestrial AM raportul de nereguli care va conține neregulile în curs de rezolvare depistate de OI. Transmite AM informațiile suplimentare solicitate prin „Scrisoarea privind clarificarea neconcordanțelor”. 17.74 Monitorizează progresul neregulilor, completează registrul de nereguli și menține o bază de date adecvată a neregulilor, în conformitate cu procedura relevantă. 17.75 Urmare confirmării unei nereguli, întocmește raportul de neregulă și scrisoarea standard și le transmite directorului OI. Transmite AM raportul de neregulă și documentele suport și dosarul de suspiciune de neregulă. 17.76 Asigură instruirea personalului OI cu privire la modalitatea de sesizare a unei nereguli. Achiziții publice 17.77 Transmite AM, în termen de 2 zile de la data semnării unui contract de finanțare și/sau de la data depunerii acestora de către beneficiari, programele (anuale)/listele de achiziții care urmează să fie făcute de beneficiari în cadrul proiectelor cofinanțate. 17.78 Verifică, pe bază de eșantion, documentația de achiziții publice transmisă de beneficiari, în conformitate cu procedura relevantă. Verificare ex-ante 17.79 Realizează verificarea ex-ante a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și corrigenda aferente acestora, elaborate de OI. 17.80 Efectuează verificarea ex-ante a constituirii Comitetului de Evaluare organizat la nivelul OI. 17.81 Efectuează verificarea ex-ante a raportului de evaluare întocmit de OI. 17.82 Efectuează verificare ex-ante a tuturor contractelor de finanțare și respectiv dosarelor de contract, a listei beneficiarilor, a tuturor actelor adiționale la contractele de finanțare încheiate de OI privitoare la implementarea POSDRU. 17.83 Realizează verificarea ex-ante a documentelor elaborate de OI, în conformitate cu procedura relevantă. 17.84 Elaborează și transmite AM rapoarte lunare privind documentele respinse în cadrul OI în urma verificării ex-ante. 17.85 Urmărește implementarea acțiunilor corective stabilite în urma verificărilor ex-ante, aprobate la nivelul OI, și elaborează stadiul realizării acestora. 17.86 Asigură îndeplinirea acțiunilor corective transmise de AM. Elaborează și transmite AM stadiul realizării acțiunilor corective. 17.87 Asigură diseminarea la nivelul OI a raportului trimestrial integrat de sinteză a celor mai frecvente erori și motive de respingere în urma verificărilor ex-ante, elaborat și transmis de AM. Tehnologia informației 17.88 Asigură integritatea și protecția datelor prin implementarea politicii de securitate IT la nivelul OI (politicii antivirus, politicii de back-up și politicii de recuperare a datelor în caz de dezastru). 17.89 Asigură funcționarea eficientă a aplicațiilor și a bazelor de date utilizate la nivelul OI. 17.90 Monitorizează și garantează calitatea echipamentelor și a sistemelor informatice.la nivelul OI 17.91 Asigură funcționarea și utilizarea corectă a sistemului informatic, în acord cu procedurile și standardul de securitate ISO/IEC 17799. 17.92 Asigură operarea corespunzătoare în SMIS-CSNR la nivelul OI. 17.93 Asigură mentenanța paginii de internet a OI și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI pe baza documentelor și indicațiilor transmise de ofițerii de informare și publicitate. Managementul riscurilor 17.94 Constituie și asigură funcționarea Grupului de management al riscurilor organizat la nivelul OI.
Articolul 18 – Modificarea Acordului
18.1 Ca regulă generală, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat numai prin acordul scris al Părților. Cu titlu de excepție, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat unilateral de către AM în scris, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și responsabilităților AM, și totodată în situația unor modificări în legislația națională și europeană ce ar putea afecta executarea corespunzătoare a prezentul Acord. 18.2 Prezentul Acord poate fi modificat prin una din următoarele modalități: (a) implicit, prin intrarea în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord; (b) explicit, prin acordul de voință al părților. 18.3 Modificarea prezentului Acord va lua forma unui Act adițional, prin care: (a) se confirmă situația survenită în urma intrării în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau (b) se efectuează modificările necesare, conform acordului de voință a părților. 18.4 Modificările aduse prezentului Acord intră în vigoare: (a) de la data intrării în vigoare a prevederilor legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau data indicată în acestea, sau (b) de la data semnării de către ambele părți a Actului adițional de modificare prin acordul de voință al părților.
Articolul 19 – Încetarea Acordului
19.1 Prezentul Acord de delegare de funcții încetează: (a) Prin închiderea POSDRU, în condițiile Articolului 4.1. (b) Prin acordul de voință al părților, confirmat în scris. (c) În situația prevăzută de art 13.5 și 13.6 din prezentul Acord, în cazul retragerii atribuțiilor delegate. (d) La expirarea termenului stipulat la
Articolul 22.5.
20.1 Întreaga corespondență efectuată ca urmare a punerii în aplicare a prezentului Acord de delegare de funcții trebuie să fie transmisă prin scrisoare recomandată, fax, e-mail sau orice alte mijloace de transmitere care fac posibilă dovedirea primirii de către destinatar. 20.2 Orice notificare, avizare, acord, aprobare, certificare sau decizie în aplicarea prezentului Acord de delegare de funcții se comunică în scris celeilalte părți în formatul standard, atunci când acesta este prevăzut. 20.3 Adresele utilizate pentru comunicarea între părți sunt următoarele: Pentru AM: Str. Calea Plevnei nr. 46-48, sector 1, București, România Pentru OI: Str. B-dul Mihai Viteazul nr. 30, cod poștal 300222, Timișoara, județul Timiș, România 20.4 În cazul modificării acestor adrese, părțile se vor informa reciproc.
21.1 Nici una dintre părți nu este și nu va fi ținută răspunzătoare pentru daunele sau prejudiciile cauzate celeilalte părți de un terț pe parcursul derulării POSDRU și în legătură cu acesta. 21.2 Fiecare parte este răspunzătoare pentru orice daune sau prejudicii cauzate celeilalte părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea cu întârziere și/sau defectuoasă a obligațiilor ce îi revin, conform prevederilor prezentului Acord. 21.3 În cazul constatării de către departamentele/instituțiile îndreptățite, a nerealizării unui proiect sau a neexecutării culpabile a unei funcții delegate, dintr-o vină imputabilă uneia dintre părțile semnatare ale acestui Acord, aceasta atrage răspunderea financiară a părții aflate în culpă.
Articolul 22 – Forța Majoră
22.1 Nici una dintre părțile acestui Acord nu răspunde de neexecutarea la termen sau/și de executarea în mod necorespunzător – total sau parțial – a oricărei obligații care îi revine în baza prezentului Acord, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligației respective a fost cauzată de forța majoră, așa cum este definită de lege. 22.2 Partea care invocă forța majoră este obligată să-i comunice în scris celeilalte părți acest fapt, în termen de 48 de ore de la producerea evenimentului și să ia toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor lui. 22.3 Partea care invocă forța majoră este obligată să facă dovada acesteia, în termenul cel mai scurt prin notificare scrisă, însoțită de acte doveditoare, emise de autoritățile locale și/sau centrale, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. Dacă notificarea nu s-a transmis în condițiile stabilite, partea aflată în culpă este responsabilă de prejudiciile provocate celeilalte părți, întrucât nu a făcut dovada existenței cazului de forță majoră. Cazul de forță majoră va fi dovedit cu acte ale autorităților locale/centrale competente, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. 22.4 Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștința celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în termen de 15 zile calendaristice de la încetare. De îndată ce cauza de forță majoră a încetat, partea care a invocat-o va relua executarea obligațiilor care îi revin, conform prezentului Acord. 22.5 Dacă în termen de 90 zile de la producere, evenimentul respectiv și consecințele lui nu încetează, părțile au dreptul să-și notifice încetarea de plin drept a prezentului Acord, fără ca vreuna dintre ele să pretindă daune-interese, dar sunt ținute de a-și onora toate obligațiile având termene de îndeplinire până la data apariției cazului de forță majoră.
Articolul 23 – Etica
23.1 Părțile se angajează ca personalul implicat în implementarea POSDRU să respecte standardele de etică profesională. Astfel, personalul trebuie să contribuie la funcționarea corespunzătoare a organismelor din care fac parte și să ajute la menținerea reputației privind integritatea și imparțialitatea acesteia.
24.1 Prezentul Acord de delegare de funcții este semnat în România și este guvernat, interpretat, înțeles și aplicat în conformitate cu legislația română, în afara cazului în care anumite prevederi ale prezentului Acord sunt exceptate de la aplicarea legislației române în favoarea unui act normativ al CE.
Articolul 25 – Soluționarea litigiilor
25.1 Părțile vor depune de bună credință toate diligențele necesare în vederea soluționării pe cale amiabilă a oricărei dispute, controverse sau neînțelegeri între Părți ce decurg din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții. 25.2 În situația în care nu se poate ajunge la un rezultat privind soluționarea pe cale amiabilă, orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții va fi soluționat în conformitate cu legislația națională.
26.1 Dacă, în orice moment, orice condiție sau prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții este declarată și dovedită ca fiind ilegală, nevalabilă sau inaplicabilă, în întregime sau parțial, în conformitate cu orice lege sau act normativ, acea prevedere sau condiție va fi considerată ca nefăcând parte din prezentul Acord de delegare de funcții, iar aplicabilitatea celorlalte prevederi ale prezentului Acord nu va fi afectată, iar în acest scop prevederile prezentului Acord de delegare de funcții se declară a fi independente.
Articolul 27 – Publicare în Monitorul Oficial
27.1 Prezentul Acord de delegare de funcții se publică în Monitorul Oficial al României, partea I.
Prezentul Acord de delegare de funcții a fost încheiat astăzi 11.09.2008, la AMPOSDRU, într-un număr de 2 exemplare, fiecare cu valoare de original, câte 1 exemplar pentru fiecare dintre părți.
Nume, Funcție
Cristina IOVA Director general
Nume, Funcție
Valeria MINCIU Director executiv
Semnătura
Semnătura
Data 11.09.2008
Data 11.09.2008
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII
privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
încheiat între
Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
și
Organismul Intermediar regional pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Regiunea Nord-Vest
PREAMBUL
Prezentul Acord este încheiat având în vedere prevederile:
Regulamentul (CE) nr.1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1784/1999; Regulamentul (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr.1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale; H.G. nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin programele operaționale, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.381/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulerioare; O.G. nr.29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările și completările ulterioare; O.G. nr.79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007; Ordinul ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și al ministrului economiei și finanțelor nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul operațional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007 - 2013", cu modificările și completările ulterioare
În contextul gestionării Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) pentru eficienta implementare a acestuia și în vederea creșterii capacității de absorbție generală a Fondului Social European este necesară delegarea unor funcții ale Autorității de Management către Organisme Intermediare. Autoritatea de Management va rămâne totuși responsabilă pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor delegate, precum și a operațiunilor finanțate prin instrumentele structurale.
Pentru stabilirea funcțiilor care sunt delegate prin prezentul Acord s-au avut în vedere, tipurile de proiecte care urmează a fi implementate și capacitatea administrativă și expertiza în domeniu pe care o are Organismul Intermediar. În acest context, Autoritatea de Management a stabilit și modalitatea de control pe care o va exercita în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate.
Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse (MMFES), în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare AM ), având sediul în București, Calea Plevnei 46-48, sector 1, reprezentat de doamna Cristina IOVA, director general, pe de o parte,
și
Organismul Intermediar Regional pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane – Regiunea Nord-Vest, în calitate de Organism Intermediar (în continuare OI ), având sediul în Cluj-Napoca, Str. Someșului nr. 42, cod poștal 400145, județul Cluj, reprezentat de domnul Cristian DOGAR, director executiv, pe de altă parte,
au convenit asupra următorului Acord privind responsabilitățile și atribuțiile părților în pregătirea implementării și în implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 în România.
Articolul 2 – Definiții și interpretare
2.1 Definiții În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au înțelesul următor: 2.1.1 „Acord de delegare de funcții” desemnează prezentul document precum și anexele sale, care fac parte integrantă din acesta și reprezintă acordul de delegare de funcții privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 în România, semnat între organismul intermediar și autoritatea de management. 2.1.2 “ Autoritate de Audit ” desemnează autoritatea publică, la nivel național, responsabilă cu verificarea operațiunilor de management și a sistemului de control pentru fiecare program operațional, independentă funcțional de Autoritatea de Management și de Autoritatea de Certificare și Plată. În România, pentru toate programele operaționale, Autoritatea de Audit funcționează pe lângă Curtea de Conturi. 2.1.3 “ Autoritate de Certificare și Plată ” reprezintă structura organizatorică în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, responsabilă de certificarea sumelor cuprinse în declarațiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeană și pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum și a sumelor de prefinanțare și cofinanțare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. 2.1.4 „ Autoritate de Management ”, în continuare AM, desemnează Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, care are responsabilitatea gestionării și implementării asistenței financiare nerambursabile alocate POSDRU. 2.1.5 „ Axă prioritară ” reprezintă una dintre prioritățile strategiei dintr-un program operațional constând într-un grup de operațiuni corelate și care au obiective specifice măsurabile. 2.1.6 „ Beneficiar ” reprezintă organismul, autoritatea, instituția sau societatea comercială din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorială, organismele prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare în cadrul unui program operațional. În contextul schemelor de ajutor prevăzute în
Articolul 87 al Tratatului, beneficiarii sunt întreprinderi publice sau private care implementează un proiect individual și care primesc ajutor public. 2.1.7 “ Cerere de finanțare ” reprezintă formularul completat de către solicitant, în vederea obținerii asistenței financiare nerambursabile din POSDRU. 2.1.8 “Cerere de propuneri de proiecte” desemnează o invitație publică adresată de către AM/OI unei categorii clar identificate de solicitanți, în vederea depunerii cererilor de finanțare, în cadrul unei axe prioritare sau unui domeniu major de intervenție al axelor prioritare din POSDRU. 2.1.9 „Cheltuieli eligibile” reprezintă cheltuielile realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanțate în cadrul programelor operaționale, care pot fi finanțate atât din instrumentele structurale, cât și din bugetul de stat și/sau contribuția proprie a beneficiarului, conform reglementărilor legale comunitare și naționale în vigoare. 2.1.10 „Contract de finanțare ” reprezintă documentul juridic prin care se acordă asistență financiară nerambursabilă aferentă unei operațiuni în scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operațional și care stabilește drepturile și obligațiile părților. 2.1.11 „ Comitet de Monitorizare ” este organismul deliberativ, fără personalitate juridică, care asigură urmărirea eficacității și calității implementării asistenței financiare nerambursabile prin POSDRU, modul de utilizare și impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. 2.1.12 „ Departamentul pentru Luptă Antifraudă ”, în continuare DLAF, desemnează structura fără personalitate juridică, din cadrul Cancelariei Primului-Ministru, instituție de contact a Oficiului European de Luptă Antifraudă, care asigură coordonarea luptei antifraudă și protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene în România. 2.1.13 „ Document cadru de implementare a programului operațional ” desemnează documentul elaborat de autoritatea de management și aprobat prin ordin comun al ministrului economiei și finanțelor și al ministrului coordonator al autorității de management, prin care sunt stabilite detalii de implementare a programului operațional. 2.1.14 „Domeniu major de intervenție” reprezintă sfera de activitate dintr-o axă prioritară, în cadrul căruia se pot finanța diferite operațiuni cu obiective similare. 2.1.15 „Ghidul solicitantului” reprezintă un îndrumar privind completarea corectă a unei cereri de finanțare de către solicitanții de finanțare nerambursabilă în cadrul programului operațional, incluzând informații referitoare la condițiile de finanțare, procedurile de evaluare și selecție a proiectelor și reglementarea unor aspecte detaliate privind implementarea proiectelor. 2.1.16 “Instrucțiune” reprezintă o dispoziție obligatorie transmisă în scris de AM către OI în vederea implementării acesteia de către OI, care detaliază o procedură și/sau care aduce modificări/completări unei proceduri privind implementarea POSDRU. 2.1.17 “ Neregulă ” reprezintă reprezintă orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, care prejudiciază bugetul general al Comunității Europene și/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum și bugetele din care provine cofinanțarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită. 2.1.18 “ Oficiul European de Luptă Antifraudă ”, în continuare OLAF, desemnează organismul independent, din cadrul Comisiei Europene, care răspunde de combaterea fraudei împotriva bugetului Uniunii Europene. 2.1.19 „ Operațiune ” înseamnă un proiect sau un grup de proiecte selecționat de către autoritatea de management a programului operațional în cauză sau sub responsabilitatea acesteia, în conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare și implementat de unul sau mai mulți beneficiari, care permite atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă. 2.1.20 „Organism intermediar”, în continuare OI, reprezintă organismul public sau privat, care își desfășoară activitatea sub responsabilitatea autorității de management sau care îndeplinește responsabilități în numele autorității de management în relația cu beneficiarii care implementează operațiuni. 2.1.21 „ Părți ” desemnează instituțiile semnatare ale prezentului Acord de delegare de funcții. 2.1.22 „Plan multianual de evaluare” reprezintă documentul de planificare multianuală a activităților de evaluare de natură strategică și/sau operațională privitoare la un program operațional și care urmează a fi realizate în perioada de implementare a acestuia. 2.1.23 „Prefinanțare” reprezintă sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumentele structurale către un beneficiar, dacă acest transfer nu se realizează în cadrul unui proiect care intră sub incidența ajutorului de stat/de minimis, prin plată directă sau prin plată indirectă, de regulă în stadiul inițial de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanțare încheiat între beneficiar și Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabilă/responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor. 2.1.24 „Program operațional” reprezintă un document prezentat de un stat membru și adoptat de Comisie care definește o strategie de dezvoltare în conformitate cu un ansamblu coerent de priorități, pentru a cărui realizare se face apel la un fond sau în cadrul obiectivului de convergență, la Fondul de Coeziune și la FEDR. 2.1.25 „ Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane ”, în continuare POSDRU, desemnează Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, document aprobat de Comisia Europeană, elaborat de România, care conține o strategie de dezvoltare și un set de axe prioritare și domenii majore de intervenție, pentru a fi implementate cu finanțare de la Fondul Social European. 2.1.26 „ Proiect strategic ” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 500.000 – 5.000.000 euro, respectiv 1.850.000 – 18.500.000 lei, implementat la nivel național, sectorial sau multi-regional. 2.1.27 “Proiect de grant” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 50.000 – 500.000 euro, respectiv 185.000 – 1.849.999 lei, implementat la nivel multi-regional, regional sau local. 2.1.28 „ Sistemul Unic de management al informației privind instrumentele structurale din cadrul obiectivului convergență ” ( SMIS) reprezintă sistemul informatic centralizat, dezvoltat de către Ministerul Economiei și Finanțelor, în colaborare cu toate structurile utilizatoare, pentru a asigura colectarea informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditului și evaluării programelor din cadrul obiectivului convergență, în conformitate cu art 60 li. (c) din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului. 2.1.29 „ Unitate de Plată ” reprezintă structura din cadrul unei autorități publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operațional, având responsabilitatea transferării către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din instrumentele structurale în cadrul programelor operaționale, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz. În sensul prezentului Acord, Unitatea de plată desemnează organismul cu responsabilități pentru efectuarea plăților pentru POSDRU din cadrul MMFES, respectiv Direcția Management Financiar din cadrul AMPOSDRU. 2.2 Interpretare 2.2.1
În acest Acord de delegare de funcții, în afara cazurilor în care contextul cere altfel, singularul presupune pluralul și invers, masculinul presupune femininul și invers, iar referirea la persoane include atât persoane fizice, cât și persoane juridice. 2.2.2
Nici o prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții nu poate fi interpretată ca reprezentând o derogare față de alte obligații legale ce revin părților ca urmare a prevederilor legislației naționale și comunitare în vigoare. 2.2.3
În cazul în care există contradicții sau diferențe între prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, pe de o parte, și cele ale legislației naționale sau comunitare în vigoare, pe de altă parte, acestea din urmă prevalează. 2.2.4
În prezentul Acord de delegare de funcții, titlurile și cuprinsul sunt inserate numai pentru o mai ușoară referință și nu vor afecta interpretarea prezentului acord de delegare de funcții.
3.1 Obiectul prezentului Acord îl reprezintă delegarea unor funcții și a responsabilității îndeplinirii lor, privind gestionarea POSDRU, de la AM la OI, prin stabilirea cadrului de implementare a POSDRU, a drepturilor și obligațiilor și a responsabilităților ce revin fiecărei părți, precum și stabilirea relațiilor între părțile semnatare. 3.2 În îndeplinirea funcțiilor delegate, OI este responsabil cu gestionarea proiectelor de grant din cadrul următoarelor axe prioritare și domenii majore de intervenție din POSDRU: Axa Prioritară 3 „Creșterea adaptabilității lucrătorilor și a întreprinderilor”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 3.1. „Promovarea culturii antreprenoriale” − Domeniul Major de Intervenție 3.2. „Formare și sprijin pentru întreprinderi și angajați pentru promovarea adaptabilității” Axa Prioritară 5 „Promovarea măsurilor active de ocupare”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 5.1. „Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare” Axa Prioritară 6 „Promovarea incluziunii sociale”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 6.2. „Îmbunătățirea accesului și participării grupurilor vulnerabile pe piața muncii” − Domeniul Major de Intervenție 6.3. „Promovarea egalității de șanse pe piața muncii” 3.3 Proiectele strategice finanțate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt gestionate la nivelul AM.
Articolul 4 – Durata Acordului de delegare de funcții
4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data aprobării acestuia prin Ordin al ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și rămâne valabil pe întreaga perioadă a implementării POSDRU, inclusiv 3 ani de la data închiderii oficiale a POSDRU în România.
5.1 Părțile se angajează să își ducă la îndeplinire atribuțiile și responsabilitățile legate de implementarea POSDRU, respectând principiile transparenței și parteneriatului, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, cu regulamentele comunitare și cu legislația națională în domeniu, precum și cu procedurile interne. În implementarea responsabilităților, părțile se angajează să adopte un sistem de management și control adecvat, respectând cerințele specifice din legislația europeană și națională. 5.2 Părțile se angajează să se informeze reciproc și periodic asupra activităților legate de implementarea POSDRU și să organizeze întâlniri periodice, de regulă trimestrial, în scopul evaluării progresului înregistrat în implementarea POSDRU, precum și alte întâlniri ori de câte ori este cazul, în vederea analizării oricăror aspecte legate de prezentul Acord de delegare de funcții. 5.3 Părțile se obligă să nu utilizeze informațiile și documentele obținute sau la care au acces în perioada de implementare a POSDRU în alt scop decât acela de a-și îndeplini obligațiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții și a legislației naționale și comunitare în vigoare, cu respectarea prevederilor legale privind transparența, accesul la informații, precum și protecția datelor cu caracter personal. 5.4 Părțile se angajează să țină o evidență strictă și să păstreze toate datele, rapoartele, corespondența și documentele legate de fiecare etapă a implementării POSDRU, inclusiv, dar fără a se limita la, documentele referitoare la cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, așa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă, asigurând arhivarea corespunzătoare a acestora. În acest sens, părțile au obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile art. 60 și art. 90 ale Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și cu prevederile Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006. 5.5 Părțile au obligația de a pune la dispoziția Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, OLAF/DLAF, Curții Europene de Audit, Comisiei Europene, sau altor instituții în drept, orice informație sau documente solicitate privind proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu prevederile prezentului Acord. 5.6 Părțile se angajează să elaboreze proceduri interne de lucru pentru implementarea POSDRU și să îndeplinească atribuțiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții. 5.7 Angajamentele date de către Părți prin prezentul Acord de delegare de funcții vor continua să producă efecte și ulterior semnării prezentului Acord de delegare de funcții și vor fi reînnoite de fiecare dată când acest lucru va fi solicitat, în ceea ce privește faptele și circumstanțele existente la momentul respectiv.
Articolul 6 – Angajamente ale Organismului Intermediar
6.1 OI trebuie să asigure, pe cheltuială proprie, personal suficient și calificat pentru executarea corectă și la timp a sarcinilor care îi sunt încredințate, potrivit prevederilor acestui Acord de delegare de funcții. De asemenea, OI trebuie să asigure respectarea principiului segregării funcțiilor, să identifice funcțiile considerate ca fiind sensibile și să stabilească o politică adecvată de management a personalului care ocupă astfel de funcții și, totodată, să țină seama de riscurile asociate ale deciziilor luate privind delegarea de competențe. 6.2 OI va furniza spațiul necesar, mobilierul și celelalte facilități necesare pentru o funcționare corespunzătoare, astfel încât să fie îndeplinite în bune condiții activitățile delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. În acest sens, OI va semna anual o declarație de garantare. 6.3 OI va elabora și transmite AM o descriere a sistemului de management și control, conform prevederilor Regulamentului CE 1083/2006, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului CE 1828/2006 (corrigenda). În cazul în care acest sistem de management și control prezintă deficiențe, OI va implementa în termenul cel mai scurt orice recomandări făcute de autoritățile naționale sau europene competente.
Articolul 7 – Garanții ale Organismului Intermediar
7.1 OI confirmă că are capacitatea legală de a încheia și executa integral prezentul Acord de delegare de funcții. 7.2 OI confirmă că la data încheierii prezentului Acord nu se află în situația de a încălca niciuna dintre prevederile legale în vigoare, fie naționale sau europene, care să ducă la o incompatibilitate sau conflict de interese în implementarea POS DRU. 7.3 OI se angajează ca în cazul schimbării contextului existent la data semnării Acordului de delegare de funcții, care ar putea aduce OI într-una din situațiile prevăzute la
Articolul 7.2, să informeze imediat AM despre aceasta.
8.1 Având responsabilitatea finală a implementării POSDRU, AM are dreptul de a solicita orice informație sau clarificare OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 8.2 AM are dreptul de a evalua periodic capacitatea de îndeplinire a funcțiilor delegate OI, inclusiv performanța acestuia în implementarea domeniilor de intervenție care fac obiectul prezentului Acord de delegare de funcții. Astfel, AM poate efectua vizite la sediul OI pentru verificarea aplicării procedurilor interne, asigurării segregării funcțiilor la nivelul OI, existenței sistemului ierarhic de raportare, existenței sistemului de supervizare, menținerii unei piste de audit corespunzătoare, păstrării unei evidențe contabile distincte, introducerii datelor în SMIS, precum și orice alte atribuții pe care le are OI în vederea implementării eficiente a POSDRU. Aceste verificări nu vor înlocui sistemul de control intern al OI. 8.3 AM poate verifica prin sondaj, utilizarea fondurilor comunitare și/sau a fondurilor de cofinanțare aferente, în scopul validării cheltuielilor declarate deja eligibile de către OI. 8.4 AM are dreptul de a efectua controale pentru stabilirea neregulilor, prejudiciilor și/sau a persoanelor juridice ori fizice debitoare, ca urmare a nerespectării legalității, conformității și regularității utilizării și administrării fondurilor comunitare și a fondurilor de cofinanțare aferente. 8.5 AM poate emite instrucțiuni privind implementarea POSDRU, care devin obligatorii pentru OI din momentul comunicării în scris a acestora. 8.6 AM avizează manualul de proceduri interne al OI, precum și orice modificări sau completări aduse acestuia, aprobate în prealabil de către reprezentantul legal al OI, în termen de 60 de zile lucrătoare de la primirea acestora.
Articolul 9 – Obligațiile Autorității de Management
9.1 AM elaborează manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU. AM informează OI asupra oricărei modificări a manualului care are impact asupra activității acestuia, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data aprobării acesteia. 9.2 AM are obligația de a informa OI cu privire la deciziile luate în structurile parteneriale din care acesta nu face parte și care pot afecta îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 9.3 AM are obligația de a furniza, în termen de 15 zile lucrătoare, orice informație sau clarificare solicitată de către OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 9.4 AM acordă asistență de specialitate OI, la solicitarea acestuia, pe probleme legate de implementarea POSDRU și transmite către OI orice documente și informații necesare în vederea îndeplinirii de către acesta a obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord. 9.5 AM organizează reuniuni interinstituționale în legătură cu implementarea POSDRU, invitând și OI, dacă subiectele discutate sunt de relevanță pentru acesta. 9.6 AM are obligația de a informa OI cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările formulate de către Comisia Europeană, care au un impact asupra activității OI și/sau a implementării POSDRU. 9.7 AM facilitează OI accesarea și utilizarea SMIS, precum și a altor sisteme informatice de management, asigurând și instruirea corespunzătoare a personalului din cadrul OI, la solicitarea acestuia.
Articolul 10 – Drepturile Organismului Intermediar
10.1 OI are dreptul de a solicita AM informații suplimentare și clarificări pentru buna îndeplinire a funcțiilor delegate prin prezentul Acord. Termenul de primire a informațiilor suplimentare și clarificărilor de la AM este de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării solicitării de către AM. 10.2 OI are dreptul de a primi de la AM orice modificare adusă manualului de proceduri interne al AM pentru implementarea POSDRU cu impact asupra activității OI. 10.3 OI poate propune AM modificări ale mecanismelor/manualul de proceduri interne al OI prin care își îndeplinește funcțiile delegate, în vederea îmbunătățirii/eficientizării acestora. 10.4 OI beneficiază de asistență de specialitate din partea AM, în orice aspecte privind implementarea POSDRU, furnizându-i-se materialele și informațiile relevante necesare îndeplinirii obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord de delegare de funcții.
Articolul 11 – Obligațiile Organismului Intermediar
11.1 OI răspunde pentru îndeplinirea tuturor funcțiilor delegate de AM și transmite orice informație solicitată de către AM în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 11.2 OI trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a urgenta implementarea proiectelor aprobate pentru finanțare în cadrul POSDRU, în special cu privire la realizarea verificărilor cererilor de rambursare primite de la beneficiari, pentru a se evita dezangajarea fondurilor alocate anual (regula n
3/n
2), în conformitate cu prevederile art. 93 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare. 11.3 În termen de 30 de zile calendaristice de la data semnării prezentului Acord, OI va revizui și va modifica, după caz, Regulamentul de organizare și funcționare pentru a include atribuțiile delegate prin prezentul Acord. Fișele de post ale funcțiilor prevăzute în cadrul OI vor fi întocmite pentru a răspunde noilor atribuții delegate de AM, cu respectarea principiului segregării funcțiilor, al standardelor privind delegarea de competență și funcțiile sensibile. Regulamentul de organizare și funcționare și fișele de post vor fi transmise AM spre avizare. 11.4 OI are obligația de a duce la îndeplinire toate instrucțiunile emise de AM privind implementarea POSDRU, în termenul prevăzut în conținutul acestora. 11.5 OI este obligat să dezvolte manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt delegate și să îl trimită spre avizare AM, urmând a îndeplini aceste funcții în conformitate cu manualul de proceduri interne pentru implementarea POSDRU aprobat. În cazul în care AM, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau alte organisme abilitate formulează recomandări cu privire la procedurile dezvoltate, după caz, OI va încorpora toate aceste recomandări în termenul cel mai scurt. 11.6 OI se asigură că personalul acestuia cunoaște, respectă și pune în aplicare prevederile manualului de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, în vederea îndeplinirii corespunzătoare a funcțiilor delegate. 11.7 OI are obligația de a pune la dispoziția AM orice informație și/sau document solicitat în legătură cu proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, și va lua toate măsurile necesare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI. 11.8 În conformitate cu art. 5.4, OI are obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pista de audit este considerată adecvată dacă: - permite reconcilierea sumelor totale certificate către Comisia Europeană cu înregistrările contabile detaliate și documentele justificative existente la nivelul ACP, AM, OI și beneficiarilor, cu privire la operațiunile finanțate în cadrul domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord; - permite verificarea plăților din fonduri publice către beneficiari; - permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecție, aprobate de Comitetul de Monitorizare POSDRU; - cuprinde pentru fiecare operațiune, acolo unde este cazul, specificațiile tehnice și planul financiar, documentele privind aprobarea finanțării în cadrul schemelor de grant, documentele aferente procedurii de achiziții publice, rapoartele de progres și rapoartele privind verificările realizate. 11.9 Pentru funcțiile delegate și pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, OI are obligația de a introduce datele relevante în SMIS și în alte sisteme informatice de management, după caz.
12.1 Prin prezentul Acord de delegare de funcții, AM deleagă OI funcții pentru gestionarea Axelor Prioritare și domeniilor majore de intervenție menționate la
Articolul 3.2. 12.2 OI nu poate sub-delega funcții ce sunt în sarcina sa, conform prezentului Acord de delegare de funcții, unei terțe persoane sau organism, fără acordul expres al AM. 12.3 Prezentul Acord rămâne în vigoare în cazul în care una dintre părți încetează să existe și atribuțiile sale sunt preluate de către un succesor legal, iar Acordul se transferă de drept acestui succesor. Ambele părți au obligația de a transfera succesorului legal toate atribuțiile prevăzute în prezentul
Acord, menționând stadiul implementării POSDRU, termenele de realizare a activităților, dacă este cazul. Până la confirmarea noii entități, rămân în sarcina părții afectate de situația de drept menționată mai sus toate obligațiile asumate conform prezentului Acord.
Articolul 13 – Monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate
13.1 AM asigură monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate OI în vederea implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții. 13.2 Pe baza informațiilor transmise de OI, a verificărilor proprii, a rapoartelor de audit, și a altor documente relevante, AM elaborează un raport anual de monitorizare privind îndeplinirea funcțiilor delegate. 13.3 În exercitarea funcției de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate, AM are dreptul de a efectua misiuni de verificare la sediul OI în conformitate cu Planul anual de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate. În acest sens, AM are obligația de a comunica, în scris, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, intenția de a realiza o misiune de verificare la sediul OI. Comunicarea va conține scopul vizitei, data, locul, ora, numele și calitatea persoanelor care vor participa la această misiune de verificare și, de asemenea, documentele care vor fi analizate de către acestea. 13.4 OI are obligația de a permite accesul reprezentanților AM la sediul său, în baza comunicării transmise de către aceasta în termenul și cu respectarea condițiilor stabilite prin prezentul Acord de delegare de funcții și pune la dispoziția acestora documentele solicitate. 13.5 În funcție de concluziile privind modul de îndeplinire de către OI a funcțiilor delegate, AM poate decide restrângerea sau retragerea acestora, dacă nu se remediază deficiențele constatate, în termenul solicitat. Restrângerea/retragerea funcțiilor delegate își produce efectele de la data comunicării de către AM a deciziei, fără îndeplinirea vreunei alte formalități. 13.6 Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 1605/2002, AM poate decide restrângerea funcțiilor delegate sau retragerea acestora în cazul în care OI nu implementează recomandările unui organism de audit național sau comunitar în care sunt elemente ce dovedesc existența unei deficiențe grave în funcționarea sistemului de management și control al OI.
14.1 AM este responsabilă de managementul POSDRU, în conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind responsabilitățile prevăzute la articolul 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului și la articolul 17 din HG nr. 457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. 14.2 AM este responsabilă pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție specificate la articolul 3.2. din prezentul Acord.
Articolul 15 – Responsabilitățile Unității de Plată FSE
15.1 În cadrul Direcției Generale AMPOSDRU funcționează Unitatea de Plată FSE (UP FSE), cu responsabilitățile prevăzute în legislația națională. 15.2 UP FSE este responsabilă de transferarea către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor
eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din FSE în cadrul POSDRU, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz.
Articolul 16 – Responsabilitățile Organismului Intermediar
16.1 OI este responsabil pentru gestionarea la nivel regional a proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu prevederile prezentului Acord și legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind funcțiile prevăzute la articolul 17 din prezentul Acord.
17.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea următoarelor funcții: Programare 17.2 Colaborează cu AM la elaborarea și amendarea POSDRU și a Documentului Cadru de Implementare a POSDRU. 17.3 Colaborează cu AM la elaborarea criteriilor de evaluare și selecție a proiectelor, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.4 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului. 17.5 Elaborează condițiile specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord, și le transmite AM spre avizare. 17.6 Elaborează corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și le transmite AM spre avizare. 17.7 Colaborează cu AM la elaborarea planului anual de lucru și la elaborarea schemelor de ajutor de stat. Evaluare la nivel de program 17.8 Furnizează AM și experților evaluatori toate informațiile necesare pentru realizarea evaluărilor la nivel de program. Monitorizare și raportare la nivel de program 17.9 Desemnează membri pentru Comitetul de Monitorizare POSDRU. Participă la reuniunile CM POSDRU. 17.10 Elaborează și transmite AM rapoarte semestriale de implementare defalcate pe fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 17.11 Contribuie prin furnizarea de informații la elaborarea de către AM a Rapoartelor Anuale de Implementare și a Raportului Final de Implementare a POSDRU; OI va furniza orice alte informații necesare în vederea analizării stadiului implementării POSDRU, în legătură cu domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Informare și publicitate 17.12 Colaborează cu AM la elaborarea și revizuirea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007- 2013, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu cerințele de informare și publicitate prevăzute în regulamentele specifice. 17.13 Elaborează și revizuiește Planul Anual de Comunicare pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord și îl transmite AM spre avizare. 17.14 Implementează măsurile specifice de informare și publicitate cuprinse în Planul Anual de Comunicare și în Planul de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, corespunzător domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.15 Raportează trimestrial AM progresul înregistrat în implementarea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013 și a Planului Anual de Comunicare. 17.16 Dezvoltă și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI în legătură cu implementarea domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, cu informarea AM. 17.17 Publică pe pagina de internet a OI lista beneficiarilor, în conformitate cu prevederile regulamentelor relevante. Lansare cereri de propuneri de proiecte 17.18 Lansează la nivel regional cereri de propuneri de proiecte, conform planului anual de lucru aprobat de AM. 17.19 Asigură publicitatea adecvată lansării cererilor de propuneri de proiecte. Birou de informare (helpdesk) 17.20 Completează registrul de helpdesk cu solicitările potențialilor beneficiari/beneficiari, precum și cu răspunsurile aferente elaborate de OI. 17.21 Asigură măsuri de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 17.22 Asigură măsuri de informare a beneficiarilor privind implementarea proiectelor. 17.23 Elaborează și transmite AM spre informare lista celor mai frecvente întrebări pentru cererile de propuneri de proiecte lansate de OI. Publică lista celor mai frecvente întrebări pe pagina de internet a OI. 17.24 Asigură publicarea listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM pe pagina de internet a OI. 17.25 Organizează și actualizează baza de date cu potențialii beneficiari pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. Evaluare și selecție proiecte 17.26 Numește membrii evaluatori, președintele și secretarul Comitetelor de Evaluare organizate la nivelul OI. 17.27 Primește, în vederea evaluării, cererile de finanțare înregistrate de AM în format electronic. 17.28 Organizează și asigură buna desfășurare a sesiunilor de evaluare și selecție a cererilor de finanțare, în conformitate cu metodologia de evaluare stabilită de AM. 17.29 Selectează cererile de finanțare depuse de către potențialii beneficiari, în conformitate cu criteriile de evaluare și selecție aprobate de către Comitetul de Monitorizare POSDRU. 17.30 Transmite către AM, spre aprobare, lista proiectelor admise și respinse și aflate pe lista de rezerve, în termenul și condițiile prevăzute de procedura aplicabilă. 17.31 Înregistrează eventualele contestații privind rezultatele procesului de evaluare și selecție. 17.32 Numește membrii în Comitetele de Soluționare a Contestațiilor organizate la nivelul AM. 17.33 Elaborează și transmite beneficiarilor deciziile privind aprobarea, respingerea sau punerea pe lista de rezervă a cererilor de finanțare primite. 17.34 Numește membri evaluatori în cadrul Comitetelor de Evaluare organizate de AM. Contractare 17.35 Verifică documentele suport transmise de beneficiari în vederea încheierii contractelor de finanțare. 17.36 Pregătește dosarele proiectelor de contract și semnează contractele de finanțare, împreună cu documentele aferente angajării bugetare. 17.37 Analizează și decide aprobarea sau respingerea propunerilor beneficiarilor de modificare a contractelor de finanțare. 17.38 Întocmește și semnează actele adiționale pentru contractele de finanțare; informează AM privind actele adiționale încheiate. 17.39 Efectuează vizite speciale, după caz, în vederea soluționării solicitărilor de reziliere a contractelor primite de la beneficiari. 17.40 Organizează întâlniri de clarificare cu beneficiarii în cazul solicitării acestora de reziliere a contractelor de finanțare. 17.41 Elaborează și transmite beneficiarilor scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului și Procesul verbal de reziliere, dacă e cazul. 17.42 Transmite AM scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului, Procesul verbal de reziliere și nota de debit, dacă e cazul. 17.43 Înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management informațiile cuprinse în contractele de finanțare, precum și orice modificare a contractelor de finanțare. Monitorizarea proiectelor 17.44 Asigură monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor contractate de OI. 17.45 Verifică raportul tehnico-financiar întocmit de beneficiari. Efectuează misiuni de verificare la fața locului. 17.46 Elaborează și transmite AM scrisoare de aprobare a rapoartelor tehnico-financiare primite de la beneficiari, în vederea procesării plăților. 17.47 Introduce datele tehnice din rapoartele tehnico-financiare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.48 Elaborează și transmite AM spre avizare planul anual pentru misiunile la fața locului (vizite de monitorizare). 17.49 Elaborează raportul vizitei de monitorizare și îl înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.50 Monitorizează îndeplinirea de către beneficiar a măsurilor corective stabilite ca urmare a vizitelor de monitorizare. Management financiar 17.51 Colaborează cu AM în activitatea de planificare financiară, furnizând informații financiare necesare. 17.52 Asigură funcția de angajare și de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007. 17.53 Verifică cererile de prefinanțare și documentele suport. Introduce datele din cererea de prefinanțare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.54 Verifică cererile de rambursare și documentele suport primite de la beneficiari și validează cheltuielile eligibile efectuate de beneficiari. Introduce datele din cererile de rambursare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.55 Întocmește și transmite AM situația centralizată a cererilor de rambursare validate, pe surse de finanțare, axă prioritară și domeniu major de intervenție. 17.56 Întocmește și transmite AM spre avizare planul anual privind verificarea chetuielilor la fața locului. Efectuează misiuni de verificare a cheltuielilor la fața locului în conformitate cu planul anual și cu procedura relevantă. Cu ocazia verificărilor la fața locului OI verifică și dacă beneficiarul ține o evidență contabilă distinctă pentru proiect. 17.57 Transmite AM copii ale rapoartelor de verificare la fața locului. 17.58 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.59 Întocmește evidența extrabilanțieră și înregistrează în contabilitate creditele bugetare aprobate, angajamentele bugetare și angajamentele legale. 17.60 Întocmește și transmite AM lunar fișele de cont extrabilanțiere în vederea efectuării reconcilierii cu contabilitatea AM. 17.61 Asigură arhivarea în condiții optime a unei copii a reconcilierii contabile primită de la AM. 17.62 Asigură disponibilitatea documentelor utilizate în procesul de validare a cererilor de rambursare, în cazul controlului din partea AM, Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, Comisiei Europene și a altor organisme abilitate, în condițiile legislației naționale și comunitare. Control financiar preventiv propriu 17.63 Asigură organizarea și exercitarea activității de control financiar preventiv propriu pentru angajamentele legale și actele adiționale ulterioare, privitoare la implementarea POSDRU, încheiate de OI. Control antifraudă OI va desfășura activități specifice de control antifraudă după verificarea de către AM a sistemului de management și control al OI pentru această funcție delegată, urmare a unei misiuni de verificare efectuată de AM. 17.64 Organizează activitatea de control privind utilizarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, în conformitate cu prevederile O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare, pe baza sesizărilor și alertelor de nereguli primite de la AM, auditul intern/extern, compartimentele OI, alte organe cu atribuții de control, mass media etc. 17.65 Verifică, stabilește și individualizează obligația de plată, ca urmare a activității de constatare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, sub forma unui titlu de creanță, prin întocmirea procesului verbal de constatare și a notei de debit. 17.66 Transmite AM procesele verbale de constatare și notele de debit. 17.67 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.68 Sesizează DLAF în cazul descoperirii, în urma desfășurării activității de constatare, a unor indicii privind posibile fraude și comunică și AM situația constatată. 17.69 Comunică DLAF, în urma solicitării acestuia, cu înștiințarea AM, măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control încheiate, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii. Managementul neregulilor 17.70 OI întreprinde măsuri de prevenire și detectare a neregulilor pentru domeniile de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pentru coordonarea acestor activități, OI desemnează un ofițer de nereguli. 17.71 Înregistrează în ordine cronologică alertele de neregulă în Registrul raportorului de nereguli al OI și informează AM în termen de 5 zile lucrătoare. 17.72 Elaborează nota de verificare preliminară a sesizării de neregulă conform evidențelor OI. 17.73 Elaborează și transmite trimestrial AM raportul de nereguli care va conține neregulile în curs de rezolvare depistate de OI. Transmite AM informațiile suplimentare solicitate prin „Scrisoarea privind clarificarea neconcordanțelor”. 17.74 Monitorizează progresul neregulilor, completează registrul de nereguli și menține o bază de date adecvată a neregulilor, în conformitate cu procedura relevantă. 17.75 Urmare confirmării unei nereguli, întocmește raportul de neregulă și scrisoarea standard și le transmite directorului OI. Transmite AM raportul de neregulă și documentele suport și dosarul de suspiciune de neregulă. 17.76 Asigură instruirea personalului OI cu privire la modalitatea de sesizare a unei nereguli. Achiziții publice 17.77 Transmite AM, în termen de 2 zile de la data semnării unui contract de finanțare și/sau de la data depunerii acestora de către beneficiari, programele (anuale)/listele de achiziții care urmează să fie făcute de beneficiari în cadrul proiectelor cofinanțate. 17.78 Verifică, pe bază de eșantion, documentația de achiziții publice transmisă de beneficiari, în conformitate cu procedura relevantă. Verificare ex-ante 17.79 Realizează verificarea ex-ante a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și corrigenda aferente acestora, elaborate de OI. 17.80 Efectuează verificarea ex-ante a constituirii Comitetului de Evaluare organizat la nivelul OI. 17.81 Efectuează verificarea ex-ante a raportului de evaluare întocmit de OI. 17.82 Efectuează verificare ex-ante a tuturor contractelor de finanțare și respectiv dosarelor de contract, a listei beneficiarilor, a tuturor actelor adiționale la contractele de finanțare încheiate de OI privitoare la implementarea POSDRU. 17.83 Realizează verificarea ex-ante a documentelor elaborate de OI, în conformitate cu procedura relevantă. 17.84 Elaborează și transmite AM rapoarte lunare privind documentele respinse în cadrul OI în urma verificării ex-ante. 17.85 Urmărește implementarea acțiunilor corective stabilite în urma verificărilor ex-ante, aprobate la nivelul OI, și elaborează stadiul realizării acestora. 17.86 Asigură îndeplinirea acțiunilor corective transmise de AM. Elaborează și transmite AM stadiul realizării acțiunilor corective. 17.87 Asigură diseminarea la nivelul OI a raportului trimestrial integrat de sinteză a celor mai frecvente erori și motive de respingere în urma verificărilor ex-ante, elaborat și transmis de AM. Tehnologia informației 17.88 Asigură integritatea și protecția datelor prin implementarea politicii de securitate IT la nivelul OI (politicii antivirus, politicii de back-up și politicii de recuperare a datelor în caz de dezastru). 17.89 Asigură funcționarea eficientă a aplicațiilor și a bazelor de date utilizate la nivelul OI. 17.90 Monitorizează și garantează calitatea echipamentelor și a sistemelor informatice.la nivelul OI 17.91 Asigură funcționarea și utilizarea corectă a sistemului informatic, în acord cu procedurile și standardul de securitate ISO/IEC 17799. 17.92 Asigură operarea corespunzătoare în SMIS-CSNR la nivelul OI. 17.93 Asigură mentenanța paginii de internet a OI și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI pe baza documentelor și indicațiilor transmise de ofițerii de informare și publicitate. Managementul riscurilor 17.94 Constituie și asigură funcționarea Grupului de management al riscurilor organizat la nivelul OI.
Articolul 18 – Modificarea Acordului
18.1 Ca regulă generală, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat numai prin acordul scris al Părților. Cu titlu de excepție, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat unilateral de către AM în scris, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și responsabilităților AM, și totodată în situația unor modificări în legislația națională și europeană ce ar putea afecta executarea corespunzătoare a prezentul Acord. 18.2 Prezentul Acord poate fi modificat prin una din următoarele modalități: (a) implicit, prin intrarea în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord; (b) explicit, prin acordul de voință al părților. 18.3 Modificarea prezentului Acord va lua forma unui Act adițional, prin care: (a) se confirmă situația survenită în urma intrării în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau (b) se efectuează modificările necesare, conform acordului de voință a părților. 18.4 Modificările aduse prezentului Acord intră în vigoare: (a) de la data intrării în vigoare a prevederilor legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau data indicată în acestea, sau (b) de la data semnării de către ambele părți a Actului adițional de modificare prin acordul de voință al părților.
Articolul 19 – Încetarea Acordului
19.1 Prezentul Acord de delegare de funcții încetează: (a) Prin închiderea POSDRU, în condițiile Articolului 4.1. (b) Prin acordul de voință al părților, confirmat în scris. (c) În situația prevăzută de art 13.5 și 13.6 din prezentul Acord, în cazul retragerii atribuțiilor delegate. (d) La expirarea termenului stipulat la
Articolul 22.5.
20.1 Întreaga corespondență efectuată ca urmare a punerii în aplicare a prezentului Acord de delegare de funcții trebuie să fie transmisă prin scrisoare recomandată, fax, e-mail sau orice alte mijloace de transmitere care fac posibilă dovedirea primirii de către destinatar. 20.2 Orice notificare, avizare, acord, aprobare, certificare sau decizie în aplicarea prezentului Acord de delegare de funcții se comunică în scris celeilalte părți în formatul standard, atunci când acesta este prevăzut. 20.3 Adresele utilizate pentru comunicarea între părți sunt următoarele: Pentru AM: Str. Calea Plevnei nr. 46-48, sector 1, București, România Pentru OI: Str. Someșului nr. 42, cod poștal 400145, Cluj-Napoca, județul Cluj, România 20.4 În cazul modificării acestor adrese, părțile se vor informa reciproc.
21.1 Nici una dintre părți nu este și nu va fi ținută răspunzătoare pentru daunele sau prejudiciile cauzate celeilalte părți de un terț pe parcursul derulării POSDRU și în legătură cu acesta. 21.2 Fiecare parte este răspunzătoare pentru orice daune sau prejudicii cauzate celeilalte părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea cu întârziere și/sau defectuoasă a obligațiilor ce îi revin, conform prevederilor prezentului Acord. 21.3 În cazul constatării de către departamentele/instituțiile îndreptățite, a nerealizării unui proiect sau a neexecutării culpabile a unei funcții delegate, dintr-o vină imputabilă uneia dintre părțile semnatare ale acestui Acord, aceasta atrage răspunderea financiară a părții aflate în culpă.
Articolul 22 – Forța Majoră
22.1 Nici una dintre părțile acestui Acord nu răspunde de neexecutarea la termen sau/și de executarea în mod necorespunzător – total sau parțial – a oricărei obligații care îi revine în baza prezentului Acord, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligației respective a fost cauzată de forța majoră, așa cum este definită de lege. 22.2 Partea care invocă forța majoră este obligată să-i comunice în scris celeilalte părți acest fapt, în termen de 48 de ore de la producerea evenimentului și să ia toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor lui. 22.3 Partea care invocă forța majoră este obligată să facă dovada acesteia, în termenul cel mai scurt prin notificare scrisă, însoțită de acte doveditoare, emise de autoritățile locale și/sau centrale, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. Dacă notificarea nu s-a transmis în condițiile stabilite, partea aflată în culpă este responsabilă de prejudiciile provocate celeilalte părți, întrucât nu a făcut dovada existenței cazului de forță majoră. Cazul de forță majoră va fi dovedit cu acte ale autorităților locale/centrale competente, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. 22.4 Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștința celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în termen de 15 zile calendaristice de la încetare. De îndată ce cauza de forță majoră a încetat, partea care a invocat-o va relua executarea obligațiilor care îi revin, conform prezentului Acord. 22.5 Dacă în termen de 90 zile de la producere, evenimentul respectiv și consecințele lui nu încetează, părțile au dreptul să-și notifice încetarea de plin drept a prezentului Acord, fără ca vreuna dintre ele să pretindă daune-interese, dar sunt ținute de a-și onora toate obligațiile având termene de îndeplinire până la data apariției cazului de forță majoră.
Articolul 23 – Etica
23.1 Părțile se angajează ca personalul implicat în implementarea POSDRU să respecte standardele de etică profesională. Astfel, personalul trebuie să contribuie la funcționarea corespunzătoare a organismelor din care fac parte și să ajute la menținerea reputației privind integritatea și imparțialitatea acesteia.
24.1 Prezentul Acord de delegare de funcții este semnat în România și este guvernat, interpretat, înțeles și aplicat în conformitate cu legislația română, în afara cazului în care anumite prevederi ale prezentului Acord sunt exceptate de la aplicarea legislației române în favoarea unui act normativ al CE.
Articolul 25 – Soluționarea litigiilor
25.1 Părțile vor depune de bună credință toate diligențele necesare în vederea soluționării pe cale amiabilă a oricărei dispute, controverse sau neînțelegeri între Părți ce decurg din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții. 25.2 În situația în care nu se poate ajunge la un rezultat privind soluționarea pe cale amiabilă, orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții va fi soluționat în conformitate cu legislația națională.
26.1 Dacă, în orice moment, orice condiție sau prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții este declarată și dovedită ca fiind ilegală, nevalabilă sau inaplicabilă, în întregime sau parțial, în conformitate cu orice lege sau act normativ, acea prevedere sau condiție va fi considerată ca nefăcând parte din prezentul Acord de delegare de funcții, iar aplicabilitatea celorlalte prevederi ale prezentului Acord nu va fi afectată, iar în acest scop prevederile prezentului Acord de delegare de funcții se declară a fi independente.
Articolul 27 – Publicare în Monitorul Oficial
27.1 Prezentul Acord de delegare de funcții se publică în Monitorul Oficial al României, partea I.
Prezentul Acord de delegare de funcții a fost încheiat astăzi 11.09.2008, la AMPOSDRU, într-un număr de 2 exemplare, fiecare cu valoare de original, câte 1 exemplar pentru fiecare dintre părți.
Nume, Funcție
Cristina IOVA Director general
Nume, Funcție
Cristian DOGAR Director executiv
Semnătura
Semnătura
Data 11.09.2008
Data 11.09.2008
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII
privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
încheiat între
Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
și
Organismul Intermediar regional pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Regiunea Sud-Vest Oltenia
PREAMBUL
Prezentul Acord este încheiat având în vedere prevederile:
Regulamentul (CE) nr.1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1784/1999; Regulamentul (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr.1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale; H.G. nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin programele operaționale, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.381/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulerioare; O.G. nr.29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările și completările ulterioare; O.G. nr.79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007; Ordinul ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și al ministrului economiei și finanțelor nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul operațional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007 - 2013", cu modificările și completările ulterioare
În contextul gestionării Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) pentru eficienta implementare a acestuia și în vederea creșterii capacității de absorbție generală a Fondului Social European este necesară delegarea unor funcții ale Autorității de Management către Organisme Intermediare. Autoritatea de Management va rămâne totuși responsabilă pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor delegate, precum și a operațiunilor finanțate prin instrumentele structurale.
Pentru stabilirea funcțiilor care sunt delegate prin prezentul Acord s-au avut în vedere, tipurile de proiecte care urmează a fi implementate și capacitatea administrativă și expertiza în domeniu pe care o are Organismul Intermediar. În acest context, Autoritatea de Management a stabilit și modalitatea de control pe care o va exercita în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate.
Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse (MMFES), în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare AM ), având sediul în București, Calea Plevnei 46-48, sector 1, reprezentat de doamna Cristina IOVA, director general, pe de o parte,
și
Organismul Intermediar Regional pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane – Regiunea Sud-Vest Oltenia, în calitate de Organism Intermediar (în continuare OI ), având sediul în Craiova, Str. Traian Demetrescu nr. 14, cod poștal 200390, județul Dolj, reprezentat de doamna Mona Luminița TURCITU, director executiv, pe de altă parte,
au convenit asupra următorului Acord privind responsabilitățile și atribuțiile părților în pregătirea implementării și în implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 în România.
Articolul 2 – Definiții și interpretare
2.1 Definiții În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au înțelesul următor: 2.1.1 „Acord de delegare de funcții” desemnează prezentul document precum și anexele sale, care fac parte integrantă din acesta și reprezintă acordul de delegare de funcții privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 în România, semnat între organismul intermediar și autoritatea de management. 2.1.2 “ Autoritate de Audit ” desemnează autoritatea publică, la nivel național, responsabilă cu verificarea operațiunilor de management și a sistemului de control pentru fiecare program operațional, independentă funcțional de Autoritatea de Management și de Autoritatea de Certificare și Plată. În România, pentru toate programele operaționale, Autoritatea de Audit funcționează pe lângă Curtea de Conturi. 2.1.3 “ Autoritate de Certificare și Plată ” reprezintă structura organizatorică în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, responsabilă de certificarea sumelor cuprinse în declarațiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeană și pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum și a sumelor de prefinanțare și cofinanțare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. 2.1.4 „ Autoritate de Management ”, în continuare AM, desemnează Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, care are responsabilitatea gestionării și implementării asistenței financiare nerambursabile alocate POSDRU. 2.1.5 „ Axă prioritară ” reprezintă una dintre prioritățile strategiei dintr-un program operațional constând într-un grup de operațiuni corelate și care au obiective specifice măsurabile. 2.1.6 „ Beneficiar ” reprezintă organismul, autoritatea, instituția sau societatea comercială din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorială, organismele prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare în cadrul unui program operațional. În contextul schemelor de ajutor prevăzute în
Articolul 87 al Tratatului, beneficiarii sunt întreprinderi publice sau private care implementează un proiect individual și care primesc ajutor public. 2.1.7 “ Cerere de finanțare ” reprezintă formularul completat de către solicitant, în vederea obținerii asistenței financiare nerambursabile din POSDRU. 2.1.8 “Cerere de propuneri de proiecte” desemnează o invitație publică adresată de către AM/OI unei categorii clar identificate de solicitanți, în vederea depunerii cererilor de finanțare, în cadrul unei axe prioritare sau unui domeniu major de intervenție al axelor prioritare din POSDRU. 2.1.9 „Cheltuieli eligibile” reprezintă cheltuielile realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanțate în cadrul programelor operaționale, care pot fi finanțate atât din instrumentele structurale, cât și din bugetul de stat și/sau contribuția proprie a beneficiarului, conform reglementărilor legale comunitare și naționale în vigoare. 2.1.10 „Contract de finanțare ” reprezintă documentul juridic prin care se acordă asistență financiară nerambursabilă aferentă unei operațiuni în scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operațional și care stabilește drepturile și obligațiile părților. 2.1.11 „ Comitet de Monitorizare ” este organismul deliberativ, fără personalitate juridică, care asigură urmărirea eficacității și calității implementării asistenței financiare nerambursabile prin POSDRU, modul de utilizare și impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. 2.1.12 „ Departamentul pentru Luptă Antifraudă ”, în continuare DLAF, desemnează structura fără personalitate juridică, din cadrul Cancelariei Primului-Ministru, instituție de contact a Oficiului European de Luptă Antifraudă, care asigură coordonarea luptei antifraudă și protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene în România. 2.1.13 „ Document cadru de implementare a programului operațional ” desemnează documentul elaborat de autoritatea de management și aprobat prin ordin comun al ministrului economiei și finanțelor și al ministrului coordonator al autorității de management, prin care sunt stabilite detalii de implementare a programului operațional. 2.1.14 „Domeniu major de intervenție” reprezintă sfera de activitate dintr-o axă prioritară, în cadrul căruia se pot finanța diferite operațiuni cu obiective similare. 2.1.15 „Ghidul solicitantului” reprezintă un îndrumar privind completarea corectă a unei cereri de finanțare de către solicitanții de finanțare nerambursabilă în cadrul programului operațional, incluzând informații referitoare la condițiile de finanțare, procedurile de evaluare și selecție a proiectelor și reglementarea unor aspecte detaliate privind implementarea proiectelor. 2.1.16 “Instrucțiune” reprezintă o dispoziție obligatorie transmisă în scris de AM către OI în vederea implementării acesteia de către OI, care detaliază o procedură și/sau care aduce modificări/completări unei proceduri privind implementarea POSDRU. 2.1.17 “ Neregulă ” reprezintă reprezintă orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, care prejudiciază bugetul general al Comunității Europene și/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum și bugetele din care provine cofinanțarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită. 2.1.18 “ Oficiul European de Luptă Antifraudă ”, în continuare OLAF, desemnează organismul independent, din cadrul Comisiei Europene, care răspunde de combaterea fraudei împotriva bugetului Uniunii Europene. 2.1.19 „ Operațiune ” înseamnă un proiect sau un grup de proiecte selecționat de către autoritatea de management a programului operațional în cauză sau sub responsabilitatea acesteia, în conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare și implementat de unul sau mai mulți beneficiari, care permite atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă. 2.1.20 „Organism intermediar”, în continuare OI, reprezintă organismul public sau privat, care își desfășoară activitatea sub responsabilitatea autorității de management sau care îndeplinește responsabilități în numele autorității de management în relația cu beneficiarii care implementează operațiuni. 2.1.21 „ Părți ” desemnează instituțiile semnatare ale prezentului Acord de delegare de funcții. 2.1.22 „Plan multianual de evaluare” reprezintă documentul de planificare multianuală a activităților de evaluare de natură strategică și/sau operațională privitoare la un program operațional și care urmează a fi realizate în perioada de implementare a acestuia. 2.1.23 „Prefinanțare” reprezintă sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumentele structurale către un beneficiar, dacă acest transfer nu se realizează în cadrul unui proiect care intră sub incidența ajutorului de stat/de minimis, prin plată directă sau prin plată indirectă, de regulă în stadiul inițial de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanțare încheiat între beneficiar și Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabilă/responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor. 2.1.24 „Program operațional” reprezintă un document prezentat de un stat membru și adoptat de Comisie care definește o strategie de dezvoltare în conformitate cu un ansamblu coerent de priorități, pentru a cărui realizare se face apel la un fond sau în cadrul obiectivului de convergență, la Fondul de Coeziune și la FEDR. 2.1.25 „ Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane ”, în continuare POSDRU, desemnează Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, document aprobat de Comisia Europeană, elaborat de România, care conține o strategie de dezvoltare și un set de axe prioritare și domenii majore de intervenție, pentru a fi implementate cu finanțare de la Fondul Social European. 2.1.26 „ Proiect strategic ” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 500.000 – 5.000.000 euro, respectiv 1.850.000 – 18.500.000 lei, implementat la nivel național, sectorial sau multi-regional. 2.1.27 “Proiect de grant” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 50.000 – 500.000 euro, respectiv 185.000 – 1.849.999 lei, implementat la nivel multi-regional, regional sau local. 2.1.28 „ Sistemul Unic de management al informației privind instrumentele structurale din cadrul obiectivului convergență ” ( SMIS) reprezintă sistemul informatic centralizat, dezvoltat de către Ministerul Economiei și Finanțelor, în colaborare cu toate structurile utilizatoare, pentru a asigura colectarea informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditului și evaluării programelor din cadrul obiectivului convergență, în conformitate cu art 60 li. (c) din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului. 2.1.29 „ Unitate de Plată ” reprezintă structura din cadrul unei autorități publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operațional, având responsabilitatea transferării către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din instrumentele structurale în cadrul programelor operaționale, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz. În sensul prezentului Acord, Unitatea de plată desemnează organismul cu responsabilități pentru efectuarea plăților pentru POSDRU din cadrul MMFES, respectiv Direcția Management Financiar din cadrul AMPOSDRU. 2.2 Interpretare 2.2.1
În acest Acord de delegare de funcții, în afara cazurilor în care contextul cere altfel, singularul presupune pluralul și invers, masculinul presupune femininul și invers, iar referirea la persoane include atât persoane fizice, cât și persoane juridice. 2.2.2
Nici o prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții nu poate fi interpretată ca reprezentând o derogare față de alte obligații legale ce revin părților ca urmare a prevederilor legislației naționale și comunitare în vigoare. 2.2.3
În cazul în care există contradicții sau diferențe între prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, pe de o parte, și cele ale legislației naționale sau comunitare în vigoare, pe de altă parte, acestea din urmă prevalează. 2.2.4
În prezentul Acord de delegare de funcții, titlurile și cuprinsul sunt inserate numai pentru o mai ușoară referință și nu vor afecta interpretarea prezentului acord de delegare de funcții.
3.1 Obiectul prezentului Acord îl reprezintă delegarea unor funcții și a responsabilității îndeplinirii lor, privind gestionarea POSDRU, de la AM la OI, prin stabilirea cadrului de implementare a POSDRU, a drepturilor și obligațiilor și a responsabilităților ce revin fiecărei părți, precum și stabilirea relațiilor între părțile semnatare. 3.2 În îndeplinirea funcțiilor delegate, OI este responsabil cu gestionarea proiectelor de grant din cadrul următoarelor axe prioritare și domenii majore de intervenție din POSDRU: Axa Prioritară 3 „Creșterea adaptabilității lucrătorilor și a întreprinderilor”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 3.1. „Promovarea culturii antreprenoriale” − Domeniul Major de Intervenție 3.2. „Formare și sprijin pentru întreprinderi și angajați pentru promovarea adaptabilității” Axa Prioritară 5 „Promovarea măsurilor active de ocupare”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 5.1. „Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare” Axa Prioritară 6 „Promovarea incluziunii sociale”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 6.2. „Îmbunătățirea accesului și participării grupurilor vulnerabile pe piața muncii” − Domeniul Major de Intervenție 6.3. „Promovarea egalității de șanse pe piața muncii” 3.3 Proiectele strategice finanțate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt gestionate la nivelul AM.
Articolul 4 – Durata Acordului de delegare de funcții
4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data aprobării acestuia prin Ordin al ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și rămâne valabil pe întreaga perioadă a implementării POSDRU, inclusiv 3 ani de la data închiderii oficiale a POSDRU în România.
5.1 Părțile se angajează să își ducă la îndeplinire atribuțiile și responsabilitățile legate de implementarea POSDRU, respectând principiile transparenței și parteneriatului, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, cu regulamentele comunitare și cu legislația națională în domeniu, precum și cu procedurile interne. În implementarea responsabilităților, părțile se angajează să adopte un sistem de management și control adecvat, respectând cerințele specifice din legislația europeană și națională. 5.2 Părțile se angajează să se informeze reciproc și periodic asupra activităților legate de implementarea POSDRU și să organizeze întâlniri periodice, de regulă trimestrial, în scopul evaluării progresului înregistrat în implementarea POSDRU, precum și alte întâlniri ori de câte ori este cazul, în vederea analizării oricăror aspecte legate de prezentul Acord de delegare de funcții. 5.3 Părțile se obligă să nu utilizeze informațiile și documentele obținute sau la care au acces în perioada de implementare a POSDRU în alt scop decât acela de a-și îndeplini obligațiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții și a legislației naționale și comunitare în vigoare, cu respectarea prevederilor legale privind transparența, accesul la informații, precum și protecția datelor cu caracter personal. 5.4 Părțile se angajează să țină o evidență strictă și să păstreze toate datele, rapoartele, corespondența și documentele legate de fiecare etapă a implementării POSDRU, inclusiv, dar fără a se limita la, documentele referitoare la cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, așa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă, asigurând arhivarea corespunzătoare a acestora. În acest sens, părțile au obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile art. 60 și art. 90 ale Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și cu prevederile Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006. 5.5 Părțile au obligația de a pune la dispoziția Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, OLAF/DLAF, Curții Europene de Audit, Comisiei Europene, sau altor instituții în drept, orice informație sau documente solicitate privind proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu prevederile prezentului Acord. 5.6 Părțile se angajează să elaboreze proceduri interne de lucru pentru implementarea POSDRU și să îndeplinească atribuțiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții. 5.7 Angajamentele date de către Părți prin prezentul Acord de delegare de funcții vor continua să producă efecte și ulterior semnării prezentului Acord de delegare de funcții și vor fi reînnoite de fiecare dată când acest lucru va fi solicitat, în ceea ce privește faptele și circumstanțele existente la momentul respectiv.
Articolul 6 – Angajamente ale Organismului Intermediar
6.1 OI trebuie să asigure, pe cheltuială proprie, personal suficient și calificat pentru executarea corectă și la timp a sarcinilor care îi sunt încredințate, potrivit prevederilor acestui Acord de delegare de funcții. De asemenea, OI trebuie să asigure respectarea principiului segregării funcțiilor, să identifice funcțiile considerate ca fiind sensibile și să stabilească o politică adecvată de management a personalului care ocupă astfel de funcții și, totodată, să țină seama de riscurile asociate ale deciziilor luate privind delegarea de competențe. 6.2 OI va furniza spațiul necesar, mobilierul și celelalte facilități necesare pentru o funcționare corespunzătoare, astfel încât să fie îndeplinite în bune condiții activitățile delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. În acest sens, OI va semna anual o declarație de garantare. 6.3 OI va elabora și transmite AM o descriere a sistemului de management și control, conform prevederilor Regulamentului CE 1083/2006, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului CE 1828/2006 (corrigenda). În cazul în care acest sistem de management și control prezintă deficiențe, OI va implementa în termenul cel mai scurt orice recomandări făcute de autoritățile naționale sau europene competente.
Articolul 7 – Garanții ale Organismului Intermediar
7.1 OI confirmă că are capacitatea legală de a încheia și executa integral prezentul Acord de delegare de funcții. 7.2 OI confirmă că la data încheierii prezentului Acord nu se află în situația de a încălca niciuna dintre prevederile legale în vigoare, fie naționale sau europene, care să ducă la o incompatibilitate sau conflict de interese în implementarea POS DRU. 7.3 OI se angajează ca în cazul schimbării contextului existent la data semnării Acordului de delegare de funcții, care ar putea aduce OI într-una din situațiile prevăzute la
Articolul 7.2, să informeze imediat AM despre aceasta.
8.1 Având responsabilitatea finală a implementării POSDRU, AM are dreptul de a solicita orice informație sau clarificare OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 8.2 AM are dreptul de a evalua periodic capacitatea de îndeplinire a funcțiilor delegate OI, inclusiv performanța acestuia în implementarea domeniilor de intervenție care fac obiectul prezentului Acord de delegare de funcții. Astfel, AM poate efectua vizite la sediul OI pentru verificarea aplicării procedurilor interne, asigurării segregării funcțiilor la nivelul OI, existenței sistemului ierarhic de raportare, existenței sistemului de supervizare, menținerii unei piste de audit corespunzătoare, păstrării unei evidențe contabile distincte, introducerii datelor în SMIS, precum și orice alte atribuții pe care le are OI în vederea implementării eficiente a POSDRU. Aceste verificări nu vor înlocui sistemul de control intern al OI. 8.3 AM poate verifica prin sondaj, utilizarea fondurilor comunitare și/sau a fondurilor de cofinanțare aferente, în scopul validării cheltuielilor declarate deja eligibile de către OI. 8.4 AM are dreptul de a efectua controale pentru stabilirea neregulilor, prejudiciilor și/sau a persoanelor juridice ori fizice debitoare, ca urmare a nerespectării legalității, conformității și regularității utilizării și administrării fondurilor comunitare și a fondurilor de cofinanțare aferente. 8.5 AM poate emite instrucțiuni privind implementarea POSDRU, care devin obligatorii pentru OI din momentul comunicării în scris a acestora. 8.6 AM avizează manualul de proceduri interne al OI, precum și orice modificări sau completări aduse acestuia, aprobate în prealabil de către reprezentantul legal al OI, în termen de 60 de zile lucrătoare de la primirea acestora.
Articolul 9 – Obligațiile Autorității de Management
9.1 AM elaborează manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU. AM informează OI asupra oricărei modificări a manualului care are impact asupra activității acestuia, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data aprobării acesteia. 9.2 AM are obligația de a informa OI cu privire la deciziile luate în structurile parteneriale din care acesta nu face parte și care pot afecta îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 9.3 AM are obligația de a furniza, în termen de 15 zile lucrătoare, orice informație sau clarificare solicitată de către OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 9.4 AM acordă asistență de specialitate OI, la solicitarea acestuia, pe probleme legate de implementarea POSDRU și transmite către OI orice documente și informații necesare în vederea îndeplinirii de către acesta a obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord. 9.5 AM organizează reuniuni interinstituționale în legătură cu implementarea POSDRU, invitând și OI, dacă subiectele discutate sunt de relevanță pentru acesta. 9.6 AM are obligația de a informa OI cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările formulate de către Comisia Europeană, care au un impact asupra activității OI și/sau a implementării POSDRU. 9.7 AM facilitează OI accesarea și utilizarea SMIS, precum și a altor sisteme informatice de management, asigurând și instruirea corespunzătoare a personalului din cadrul OI, la solicitarea acestuia.
Articolul 10 – Drepturile Organismului Intermediar
10.1 OI are dreptul de a solicita AM informații suplimentare și clarificări pentru buna îndeplinire a funcțiilor delegate prin prezentul Acord. Termenul de primire a informațiilor suplimentare și clarificărilor de la AM este de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării solicitării de către AM. 10.2 OI are dreptul de a primi de la AM orice modificare adusă manualului de proceduri interne al AM pentru implementarea POSDRU cu impact asupra activității OI. 10.3 OI poate propune AM modificări ale mecanismelor/manualul de proceduri interne al OI prin care își îndeplinește funcțiile delegate, în vederea îmbunătățirii/eficientizării acestora. 10.4 OI beneficiază de asistență de specialitate din partea AM, în orice aspecte privind implementarea POSDRU, furnizându-i-se materialele și informațiile relevante necesare îndeplinirii obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord de delegare de funcții.
Articolul 11 – Obligațiile Organismului Intermediar
11.1 OI răspunde pentru îndeplinirea tuturor funcțiilor delegate de AM și transmite orice informație solicitată de către AM în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 11.2 OI trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a urgenta implementarea proiectelor aprobate pentru finanțare în cadrul POSDRU, în special cu privire la realizarea verificărilor cererilor de rambursare primite de la beneficiari, pentru a se evita dezangajarea fondurilor alocate anual (regula n
3/n
2), în conformitate cu prevederile art. 93 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare. 11.3 În termen de 30 de zile calendaristice de la data semnării prezentului Acord, OI va revizui și va modifica, după caz, Regulamentul de organizare și funcționare pentru a include atribuțiile delegate prin prezentul Acord. Fișele de post ale funcțiilor prevăzute în cadrul OI vor fi întocmite pentru a răspunde noilor atribuții delegate de AM, cu respectarea principiului segregării funcțiilor, al standardelor privind delegarea de competență și funcțiile sensibile. Regulamentul de organizare și funcționare și fișele de post vor fi transmise AM spre avizare. 11.4 OI are obligația de a duce la îndeplinire toate instrucțiunile emise de AM privind implementarea POSDRU, în termenul prevăzut în conținutul acestora. 11.5 OI este obligat să dezvolte manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt delegate și să îl trimită spre avizare AM, urmând a îndeplini aceste funcții în conformitate cu manualul de proceduri interne pentru implementarea POSDRU aprobat. În cazul în care AM, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau alte organisme abilitate formulează recomandări cu privire la procedurile dezvoltate, după caz, OI va încorpora toate aceste recomandări în termenul cel mai scurt. 11.6 OI se asigură că personalul acestuia cunoaște, respectă și pune în aplicare prevederile manualului de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, în vederea îndeplinirii corespunzătoare a funcțiilor delegate. 11.7 OI are obligația de a pune la dispoziția AM orice informație și/sau document solicitat în legătură cu proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, și va lua toate măsurile necesare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI. 11.8 În conformitate cu art. 5.4, OI are obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pista de audit este considerată adecvată dacă: - permite reconcilierea sumelor totale certificate către Comisia Europeană cu înregistrările contabile detaliate și documentele justificative existente la nivelul ACP, AM, OI și beneficiarilor, cu privire la operațiunile finanțate în cadrul domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord; - permite verificarea plăților din fonduri publice către beneficiari; - permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecție, aprobate de Comitetul de Monitorizare POSDRU; - cuprinde pentru fiecare operațiune, acolo unde este cazul, specificațiile tehnice și planul financiar, documentele privind aprobarea finanțării în cadrul schemelor de grant, documentele aferente procedurii de achiziții publice, rapoartele de progres și rapoartele privind verificările realizate. 11.9 Pentru funcțiile delegate și pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, OI are obligația de a introduce datele relevante în SMIS și în alte sisteme informatice de management, după caz.
12.1 Prin prezentul Acord de delegare de funcții, AM deleagă OI funcții pentru gestionarea Axelor Prioritare și domeniilor majore de intervenție menționate la
Articolul 3.2. 12.2 OI nu poate sub-delega funcții ce sunt în sarcina sa, conform prezentului Acord de delegare de funcții, unei terțe persoane sau organism, fără acordul expres al AM. 12.3 Prezentul Acord rămâne în vigoare în cazul în care una dintre părți încetează să existe și atribuțiile sale sunt preluate de către un succesor legal, iar Acordul se transferă de drept acestui succesor. Ambele părți au obligația de a transfera succesorului legal toate atribuțiile prevăzute în prezentul
Acord, menționând stadiul implementării POSDRU, termenele de realizare a activităților, dacă este cazul. Până la confirmarea noii entități, rămân în sarcina părții afectate de situația de drept menționată mai sus toate obligațiile asumate conform prezentului Acord.
Articolul 13 – Monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate
13.1 AM asigură monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate OI în vederea implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții. 13.2 Pe baza informațiilor transmise de OI, a verificărilor proprii, a rapoartelor de audit, și a altor documente relevante, AM elaborează un raport anual de monitorizare privind îndeplinirea funcțiilor delegate. 13.3 În exercitarea funcției de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate, AM are dreptul de a efectua misiuni de verificare la sediul OI în conformitate cu Planul anual de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate. În acest sens, AM are obligația de a comunica, în scris, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, intenția de a realiza o misiune de verificare la sediul OI. Comunicarea va conține scopul vizitei, data, locul, ora, numele și calitatea persoanelor care vor participa la această misiune de verificare și, de asemenea, documentele care vor fi analizate de către acestea. 13.4 OI are obligația de a permite accesul reprezentanților AM la sediul său, în baza comunicării transmise de către aceasta în termenul și cu respectarea condițiilor stabilite prin prezentul Acord de delegare de funcții și pune la dispoziția acestora documentele solicitate. 13.5 În funcție de concluziile privind modul de îndeplinire de către OI a funcțiilor delegate, AM poate decide restrângerea sau retragerea acestora, dacă nu se remediază deficiențele constatate, în termenul solicitat. Restrângerea/retragerea funcțiilor delegate își produce efectele de la data comunicării de către AM a deciziei, fără îndeplinirea vreunei alte formalități. 13.6 Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 1605/2002, AM poate decide restrângerea funcțiilor delegate sau retragerea acestora în cazul în care OI nu implementează recomandările unui organism de audit național sau comunitar în care sunt elemente ce dovedesc existența unei deficiențe grave în funcționarea sistemului de management și control al OI.
14.1 AM este responsabilă de managementul POSDRU, în conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind responsabilitățile prevăzute la articolul 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului și la articolul 17 din HG nr. 457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. 14.2 AM este responsabilă pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție specificate la articolul 3.2. din prezentul Acord.
Articolul 15 – Responsabilitățile Unității de Plată FSE
15.1 În cadrul Direcției Generale AMPOSDRU funcționează Unitatea de Plată FSE (UP FSE), cu responsabilitățile prevăzute în legislația națională. 15.2 UP FSE este responsabilă de transferarea către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor
eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din FSE în cadrul POSDRU, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz.
Articolul 16 – Responsabilitățile Organismului Intermediar
16.1 OI este responsabil pentru gestionarea la nivel regional a proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu prevederile prezentului Acord și legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind funcțiile prevăzute la articolul 17 din prezentul Acord.
17.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea următoarelor funcții: Programare 17.2 Colaborează cu AM la elaborarea și amendarea POSDRU și a Documentului Cadru de Implementare a POSDRU. 17.3 Colaborează cu AM la elaborarea criteriilor de evaluare și selecție a proiectelor, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.4 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului. 17.5 Elaborează condițiile specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord, și le transmite AM spre avizare. 17.6 Elaborează corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și le transmite AM spre avizare. 17.7 Colaborează cu AM la elaborarea planului anual de lucru și la elaborarea schemelor de ajutor de stat. Evaluare la nivel de program 17.8 Furnizează AM și experților evaluatori toate informațiile necesare pentru realizarea evaluărilor la nivel de program. Monitorizare și raportare la nivel de program 17.9 Desemnează membri pentru Comitetul de Monitorizare POSDRU. Participă la reuniunile CM POSDRU. 17.10 Elaborează și transmite AM rapoarte semestriale de implementare defalcate pe fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 17.11 Contribuie prin furnizarea de informații la elaborarea de către AM a Rapoartelor Anuale de Implementare și a Raportului Final de Implementare a POSDRU; OI va furniza orice alte informații necesare în vederea analizării stadiului implementării POSDRU, în legătură cu domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Informare și publicitate 17.12 Colaborează cu AM la elaborarea și revizuirea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007- 2013, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu cerințele de informare și publicitate prevăzute în regulamentele specifice. 17.13 Elaborează și revizuiește Planul Anual de Comunicare pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord și îl transmite AM spre avizare. 17.14 Implementează măsurile specifice de informare și publicitate cuprinse în Planul Anual de Comunicare și în Planul de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, corespunzător domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.15 Raportează trimestrial AM progresul înregistrat în implementarea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013 și a Planului Anual de Comunicare. 17.16 Dezvoltă și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI în legătură cu implementarea domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, cu informarea AM. 17.17 Publică pe pagina de internet a OI lista beneficiarilor, în conformitate cu prevederile regulamentelor relevante. Lansare cereri de propuneri de proiecte 17.18 Lansează la nivel regional cereri de propuneri de proiecte, conform planului anual de lucru aprobat de AM. 17.19 Asigură publicitatea adecvată lansării cererilor de propuneri de proiecte. Birou de informare (helpdesk) 17.20 Completează registrul de helpdesk cu solicitările potențialilor beneficiari/beneficiari, precum și cu răspunsurile aferente elaborate de OI. 17.21 Asigură măsuri de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 17.22 Asigură măsuri de informare a beneficiarilor privind implementarea proiectelor. 17.23 Elaborează și transmite AM spre informare lista celor mai frecvente întrebări pentru cererile de propuneri de proiecte lansate de OI. Publică lista celor mai frecvente întrebări pe pagina de internet a OI. 17.24 Asigură publicarea listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM pe pagina de internet a OI. 17.25 Organizează și actualizează baza de date cu potențialii beneficiari pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. Evaluare și selecție proiecte 17.26 Numește membrii evaluatori, președintele și secretarul Comitetelor de Evaluare organizate la nivelul OI. 17.27 Primește, în vederea evaluării, cererile de finanțare înregistrate de AM în format electronic. 17.28 Organizează și asigură buna desfășurare a sesiunilor de evaluare și selecție a cererilor de finanțare, în conformitate cu metodologia de evaluare stabilită de AM. 17.29 Selectează cererile de finanțare depuse de către potențialii beneficiari, în conformitate cu criteriile de evaluare și selecție aprobate de către Comitetul de Monitorizare POSDRU. 17.30 Transmite către AM, spre aprobare, lista proiectelor admise și respinse și aflate pe lista de rezerve, în termenul și condițiile prevăzute de procedura aplicabilă. 17.31 Înregistrează eventualele contestații privind rezultatele procesului de evaluare și selecție. 17.32 Numește membrii în Comitetele de Soluționare a Contestațiilor organizate la nivelul AM. 17.33 Elaborează și transmite beneficiarilor deciziile privind aprobarea, respingerea sau punerea pe lista de rezervă a cererilor de finanțare primite. 17.34 Numește membri evaluatori în cadrul Comitetelor de Evaluare organizate de AM. Contractare 17.35 Verifică documentele suport transmise de beneficiari în vederea încheierii contractelor de finanțare. 17.36 Pregătește dosarele proiectelor de contract și semnează contractele de finanțare, împreună cu documentele aferente angajării bugetare. 17.37 Analizează și decide aprobarea sau respingerea propunerilor beneficiarilor de modificare a contractelor de finanțare. 17.38 Întocmește și semnează actele adiționale pentru contractele de finanțare; informează AM privind actele adiționale încheiate. 17.39 Efectuează vizite speciale, după caz, în vederea soluționării solicitărilor de reziliere a contractelor primite de la beneficiari. 17.40 Organizează întâlniri de clarificare cu beneficiarii în cazul solicitării acestora de reziliere a contractelor de finanțare. 17.41 Elaborează și transmite beneficiarilor scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului și Procesul verbal de reziliere, dacă e cazul. 17.42 Transmite AM scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului, Procesul verbal de reziliere și nota de debit, dacă e cazul. 17.43 Înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management informațiile cuprinse în contractele de finanțare, precum și orice modificare a contractelor de finanțare. Monitorizarea proiectelor 17.44 Asigură monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor contractate de OI. 17.45 Verifică raportul tehnico-financiar întocmit de beneficiari. Efectuează misiuni de verificare la fața locului. 17.46 Elaborează și transmite AM scrisoare de aprobare a rapoartelor tehnico-financiare primite de la beneficiari, în vederea procesării plăților. 17.47 Introduce datele tehnice din rapoartele tehnico-financiare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.48 Elaborează și transmite AM spre avizare planul anual pentru misiunile la fața locului (vizite de monitorizare). 17.49 Elaborează raportul vizitei de monitorizare și îl înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.50 Monitorizează îndeplinirea de către beneficiar a măsurilor corective stabilite ca urmare a vizitelor de monitorizare. Management financiar 17.51 Colaborează cu AM în activitatea de planificare financiară, furnizând informații financiare necesare. 17.52 Asigură funcția de angajare și de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007. 17.53 Verifică cererile de prefinanțare și documentele suport. Introduce datele din cererea de prefinanțare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.54 Verifică cererile de rambursare și documentele suport primite de la beneficiari și validează cheltuielile eligibile efectuate de beneficiari. Introduce datele din cererile de rambursare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.55 Întocmește și transmite AM situația centralizată a cererilor de rambursare validate, pe surse de finanțare, axă prioritară și domeniu major de intervenție. 17.56 Întocmește și transmite AM spre avizare planul anual privind verificarea chetuielilor la fața locului. Efectuează misiuni de verificare a cheltuielilor la fața locului în conformitate cu planul anual și cu procedura relevantă. Cu ocazia verificărilor la fața locului OI verifică și dacă beneficiarul ține o evidență contabilă distinctă pentru proiect. 17.57 Transmite AM copii ale rapoartelor de verificare la fața locului. 17.58 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.59 Întocmește evidența extrabilanțieră și înregistrează în contabilitate creditele bugetare aprobate, angajamentele bugetare și angajamentele legale. 17.60 Întocmește și transmite AM lunar fișele de cont extrabilanțiere în vederea efectuării reconcilierii cu contabilitatea AM. 17.61 Asigură arhivarea în condiții optime a unei copii a reconcilierii contabile primită de la AM. 17.62 Asigură disponibilitatea documentelor utilizate în procesul de validare a cererilor de rambursare, în cazul controlului din partea AM, Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, Comisiei Europene și a altor organisme abilitate, în condițiile legislației naționale și comunitare. Control financiar preventiv propriu 17.63 Asigură organizarea și exercitarea activității de control financiar preventiv propriu pentru angajamentele legale și actele adiționale ulterioare, privitoare la implementarea POSDRU, încheiate de OI. Control antifraudă OI va desfășura activități specifice de control antifraudă după verificarea de către AM a sistemului de management și control al OI pentru această funcție delegată, urmare a unei misiuni de verificare efectuată de AM. 17.64 Organizează activitatea de control privind utilizarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, în conformitate cu prevederile O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare, pe baza sesizărilor și alertelor de nereguli primite de la AM, auditul intern/extern, compartimentele OI, alte organe cu atribuții de control, mass media etc. 17.65 Verifică, stabilește și individualizează obligația de plată, ca urmare a activității de constatare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, sub forma unui titlu de creanță, prin întocmirea procesului verbal de constatare și a notei de debit. 17.66 Transmite AM procesele verbale de constatare și notele de debit. 17.67 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.68 Sesizează DLAF în cazul descoperirii, în urma desfășurării activității de constatare, a unor indicii privind posibile fraude și comunică și AM situația constatată. 17.69 Comunică DLAF, în urma solicitării acestuia, cu înștiințarea AM, măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control încheiate, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii. Managementul neregulilor 17.70 OI întreprinde măsuri de prevenire și detectare a neregulilor pentru domeniile de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pentru coordonarea acestor activități, OI desemnează un ofițer de nereguli. 17.71 Înregistrează în ordine cronologică alertele de neregulă în Registrul raportorului de nereguli al OI și informează AM în termen de 5 zile lucrătoare. 17.72 Elaborează nota de verificare preliminară a sesizării de neregulă conform evidențelor OI. 17.73 Elaborează și transmite trimestrial AM raportul de nereguli care va conține neregulile în curs de rezolvare depistate de OI. Transmite AM informațiile suplimentare solicitate prin „Scrisoarea privind clarificarea neconcordanțelor”. 17.74 Monitorizează progresul neregulilor, completează registrul de nereguli și menține o bază de date adecvată a neregulilor, în conformitate cu procedura relevantă. 17.75 Urmare confirmării unei nereguli, întocmește raportul de neregulă și scrisoarea standard și le transmite directorului OI. Transmite AM raportul de neregulă și documentele suport și dosarul de suspiciune de neregulă. 17.76 Asigură instruirea personalului OI cu privire la modalitatea de sesizare a unei nereguli. Achiziții publice 17.77 Transmite AM, în termen de 2 zile de la data semnării unui contract de finanțare și/sau de la data depunerii acestora de către beneficiari, programele (anuale)/listele de achiziții care urmează să fie făcute de beneficiari în cadrul proiectelor cofinanțate. 17.78 Verifică, pe bază de eșantion, documentația de achiziții publice transmisă de beneficiari, în conformitate cu procedura relevantă. Verificare ex-ante 17.79 Realizează verificarea ex-ante a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și corrigenda aferente acestora, elaborate de OI. 17.80 Efectuează verificarea ex-ante a constituirii Comitetului de Evaluare organizat la nivelul OI. 17.81 Efectuează verificarea ex-ante a raportului de evaluare întocmit de OI. 17.82 Efectuează verificare ex-ante a tuturor contractelor de finanțare și respectiv dosarelor de contract, a listei beneficiarilor, a tuturor actelor adiționale la contractele de finanțare încheiate de OI privitoare la implementarea POSDRU. 17.83 Realizează verificarea ex-ante a documentelor elaborate de OI, în conformitate cu procedura relevantă. 17.84 Elaborează și transmite AM rapoarte lunare privind documentele respinse în cadrul OI în urma verificării ex-ante. 17.85 Urmărește implementarea acțiunilor corective stabilite în urma verificărilor ex-ante, aprobate la nivelul OI, și elaborează stadiul realizării acestora. 17.86 Asigură îndeplinirea acțiunilor corective transmise de AM. Elaborează și transmite AM stadiul realizării acțiunilor corective. 17.87 Asigură diseminarea la nivelul OI a raportului trimestrial integrat de sinteză a celor mai frecvente erori și motive de respingere în urma verificărilor ex-ante, elaborat și transmis de AM. Tehnologia informației 17.88 Asigură integritatea și protecția datelor prin implementarea politicii de securitate IT la nivelul OI (politicii antivirus, politicii de back-up și politicii de recuperare a datelor în caz de dezastru). 17.89 Asigură funcționarea eficientă a aplicațiilor și a bazelor de date utilizate la nivelul OI. 17.90 Monitorizează și garantează calitatea echipamentelor și a sistemelor informatice.la nivelul OI 17.91 Asigură funcționarea și utilizarea corectă a sistemului informatic, în acord cu procedurile și standardul de securitate ISO/IEC 17799. 17.92 Asigură operarea corespunzătoare în SMIS-CSNR la nivelul OI. 17.93 Asigură mentenanța paginii de internet a OI și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI pe baza documentelor și indicațiilor transmise de ofițerii de informare și publicitate. Managementul riscurilor 17.94 Constituie și asigură funcționarea Grupului de management al riscurilor organizat la nivelul OI.
Articolul 18 – Modificarea Acordului
18.1 Ca regulă generală, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat numai prin acordul scris al Părților. Cu titlu de excepție, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat unilateral de către AM în scris, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și responsabilităților AM, și totodată în situația unor modificări în legislația națională și europeană ce ar putea afecta executarea corespunzătoare a prezentul Acord. 18.2 Prezentul Acord poate fi modificat prin una din următoarele modalități: (a) implicit, prin intrarea în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord; (b) explicit, prin acordul de voință al părților. 18.3 Modificarea prezentului Acord va lua forma unui Act adițional, prin care: (a) se confirmă situația survenită în urma intrării în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau (b) se efectuează modificările necesare, conform acordului de voință a părților. 18.4 Modificările aduse prezentului Acord intră în vigoare: (a) de la data intrării în vigoare a prevederilor legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau data indicată în acestea, sau (b) de la data semnării de către ambele părți a Actului adițional de modificare prin acordul de voință al părților.
Articolul 19 – Încetarea Acordului
19.1 Prezentul Acord de delegare de funcții încetează: (a) Prin închiderea POSDRU, în condițiile Articolului 4.1. (b) Prin acordul de voință al părților, confirmat în scris. (c) În situația prevăzută de art 13.5 și 13.6 din prezentul Acord, în cazul retragerii atribuțiilor delegate. (d) La expirarea termenului stipulat la
Articolul 22.5.
20.1 Întreaga corespondență efectuată ca urmare a punerii în aplicare a prezentului Acord de delegare de funcții trebuie să fie transmisă prin scrisoare recomandată, fax, e-mail sau orice alte mijloace de transmitere care fac posibilă dovedirea primirii de către destinatar. 20.2 Orice notificare, avizare, acord, aprobare, certificare sau decizie în aplicarea prezentului Acord de delegare de funcții se comunică în scris celeilalte părți în formatul standard, atunci când acesta este prevăzut. 20.3 Adresele utilizate pentru comunicarea între părți sunt următoarele: Pentru AM: Str. Calea Plevnei nr. 46-48, sector 1, București, România Pentru OI: Str. Traian Demetrescu nr. 14, cod poștal 200390, Craiova, județul Dolj, România 20.4 În cazul modificării acestor adrese, părțile se vor informa reciproc.
21.1 Nici una dintre părți nu este și nu va fi ținută răspunzătoare pentru daunele sau prejudiciile cauzate celeilalte părți de un terț pe parcursul derulării POSDRU și în legătură cu acesta. 21.2 Fiecare parte este răspunzătoare pentru orice daune sau prejudicii cauzate celeilalte părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea cu întârziere și/sau defectuoasă a obligațiilor ce îi revin, conform prevederilor prezentului Acord. 21.3 În cazul constatării de către departamentele/instituțiile îndreptățite, a nerealizării unui proiect sau a neexecutării culpabile a unei funcții delegate, dintr-o vină imputabilă uneia dintre părțile semnatare ale acestui Acord, aceasta atrage răspunderea financiară a părții aflate în culpă.
Articolul 22 – Forța Majoră
22.1 Nici una dintre părțile acestui Acord nu răspunde de neexecutarea la termen sau/și de executarea în mod necorespunzător – total sau parțial – a oricărei obligații care îi revine în baza prezentului Acord, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligației respective a fost cauzată de forța majoră, așa cum este definită de lege. 22.2 Partea care invocă forța majoră este obligată să-i comunice în scris celeilalte părți acest fapt, în termen de 48 de ore de la producerea evenimentului și să ia toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor lui. 22.3 Partea care invocă forța majoră este obligată să facă dovada acesteia, în termenul cel mai scurt prin notificare scrisă, însoțită de acte doveditoare, emise de autoritățile locale și/sau centrale, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. Dacă notificarea nu s-a transmis în condițiile stabilite, partea aflată în culpă este responsabilă de prejudiciile provocate celeilalte părți, întrucât nu a făcut dovada existenței cazului de forță majoră. Cazul de forță majoră va fi dovedit cu acte ale autorităților locale/centrale competente, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. 22.4 Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștința celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în termen de 15 zile calendaristice de la încetare. De îndată ce cauza de forță majoră a încetat, partea care a invocat-o va relua executarea obligațiilor care îi revin, conform prezentului Acord. 22.5 Dacă în termen de 90 zile de la producere, evenimentul respectiv și consecințele lui nu încetează, părțile au dreptul să-și notifice încetarea de plin drept a prezentului Acord, fără ca vreuna dintre ele să pretindă daune-interese, dar sunt ținute de a-și onora toate obligațiile având termene de îndeplinire până la data apariției cazului de forță majoră.
Articolul 23 – Etica
23.1 Părțile se angajează ca personalul implicat în implementarea POSDRU să respecte standardele de etică profesională. Astfel, personalul trebuie să contribuie la funcționarea corespunzătoare a organismelor din care fac parte și să ajute la menținerea reputației privind integritatea și imparțialitatea acesteia.
24.1 Prezentul Acord de delegare de funcții este semnat în România și este guvernat, interpretat, înțeles și aplicat în conformitate cu legislația română, în afara cazului în care anumite prevederi ale prezentului Acord sunt exceptate de la aplicarea legislației române în favoarea unui act normativ al CE.
Articolul 25 – Soluționarea litigiilor
25.1 Părțile vor depune de bună credință toate diligențele necesare în vederea soluționării pe cale amiabilă a oricărei dispute, controverse sau neînțelegeri între Părți ce decurg din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții. 25.2 În situația în care nu se poate ajunge la un rezultat privind soluționarea pe cale amiabilă, orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții va fi soluționat în conformitate cu legislația națională.
26.1 Dacă, în orice moment, orice condiție sau prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții este declarată și dovedită ca fiind ilegală, nevalabilă sau inaplicabilă, în întregime sau parțial, în conformitate cu orice lege sau act normativ, acea prevedere sau condiție va fi considerată ca nefăcând parte din prezentul Acord de delegare de funcții, iar aplicabilitatea celorlalte prevederi ale prezentului Acord nu va fi afectată, iar în acest scop prevederile prezentului Acord de delegare de funcții se declară a fi independente.
Articolul 27 – Publicare în Monitorul Oficial
27.1 Prezentul Acord de delegare de funcții se publică în Monitorul Oficial al României, partea I.
Prezentul Acord de delegare de funcții a fost încheiat astăzi 11.09.2008, la AMPOSDRU, într-un număr de 2 exemplare, fiecare cu valoare de original, câte 1 exemplar pentru fiecare dintre părți.
Nume, Funcție
Cristina IOVA Director general
Nume, Funcție
Mona Luminița TURCITU Director executiv
Semnătura
Semnătura
Data 11.09.2008
Data 11.09.2008
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII
privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
încheiat între
Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
și
Organismul Intermediar regional pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Regiunea Centru
PREAMBUL
Prezentul Acord este încheiat având în vedere prevederile:
Regulamentul (CE) nr.1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1784/1999; Regulamentul (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr.1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale; H.G. nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin programele operaționale, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.381/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulerioare; O.G. nr.29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările și completările ulterioare; O.G. nr.79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007; Ordinul ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și al ministrului economiei și finanțelor nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul operațional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007 - 2013", cu modificările și completările ulterioare
În contextul gestionării Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) pentru eficienta implementare a acestuia și în vederea creșterii capacității de absorbție generală a Fondului Social European este necesară delegarea unor funcții ale Autorității de Management către Organisme Intermediare. Autoritatea de Management va rămâne totuși responsabilă pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor delegate, precum și a operațiunilor finanțate prin instrumentele structurale.
Pentru stabilirea funcțiilor care sunt delegate prin prezentul Acord s-au avut în vedere, tipurile de proiecte care urmează a fi implementate și capacitatea administrativă și expertiza în domeniu pe care o are Organismul Intermediar. În acest context, Autoritatea de Management a stabilit și modalitatea de control pe care o va exercita în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate.
Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse (MMFES), în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare AM ), având sediul în București, Calea Plevnei 46-48, sector 1, reprezentat de doamna Cristina IOVA, director general, pe de o parte,
și
Organismul Intermediar Regional pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane – Regiunea Centru, în calitate de Organism Intermediar (în continuare OI ), având sediul în Alba Iulia, Str. Nicolae Titulescu nr. 10D, cod poștal 510096, județul Alba, reprezentat de domnul Tiberiu HENTEA, director executiv, pe de altă parte,
au convenit asupra următorului Acord privind responsabilitățile și atribuțiile părților în pregătirea implementării și în implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 în România.
Articolul 2 – Definiții și interpretare
2.1 Definiții În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au înțelesul următor: 2.1.1 „Acord de delegare de funcții” desemnează prezentul document precum și anexele sale, care fac parte integrantă din acesta și reprezintă acordul de delegare de funcții privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 în România, semnat între organismul intermediar și autoritatea de management. 2.1.2 “ Autoritate de Audit ” desemnează autoritatea publică, la nivel național, responsabilă cu verificarea operațiunilor de management și a sistemului de control pentru fiecare program operațional, independentă funcțional de Autoritatea de Management și de Autoritatea de Certificare și Plată. În România, pentru toate programele operaționale, Autoritatea de Audit funcționează pe lângă Curtea de Conturi. 2.1.3 “ Autoritate de Certificare și Plată ” reprezintă structura organizatorică în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, responsabilă de certificarea sumelor cuprinse în declarațiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeană și pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum și a sumelor de prefinanțare și cofinanțare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. 2.1.4 „ Autoritate de Management ”, în continuare AM, desemnează Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, care are responsabilitatea gestionării și implementării asistenței financiare nerambursabile alocate POSDRU. 2.1.5 „ Axă prioritară ” reprezintă una dintre prioritățile strategiei dintr-un program operațional constând într-un grup de operațiuni corelate și care au obiective specifice măsurabile. 2.1.6 „ Beneficiar ” reprezintă organismul, autoritatea, instituția sau societatea comercială din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorială, organismele prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare în cadrul unui program operațional. În contextul schemelor de ajutor prevăzute în
Articolul 87 al Tratatului, beneficiarii sunt întreprinderi publice sau private care implementează un proiect individual și care primesc ajutor public. 2.1.7 “ Cerere de finanțare ” reprezintă formularul completat de către solicitant, în vederea obținerii asistenței financiare nerambursabile din POSDRU. 2.1.8 “Cerere de propuneri de proiecte” desemnează o invitație publică adresată de către AM/OI unei categorii clar identificate de solicitanți, în vederea depunerii cererilor de finanțare, în cadrul unei axe prioritare sau unui domeniu major de intervenție al axelor prioritare din POSDRU. 2.1.9 „Cheltuieli eligibile” reprezintă cheltuielile realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanțate în cadrul programelor operaționale, care pot fi finanțate atât din instrumentele structurale, cât și din bugetul de stat și/sau contribuția proprie a beneficiarului, conform reglementărilor legale comunitare și naționale în vigoare. 2.1.10 „Contract de finanțare ” reprezintă documentul juridic prin care se acordă asistență financiară nerambursabilă aferentă unei operațiuni în scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operațional și care stabilește drepturile și obligațiile părților. 2.1.11 „ Comitet de Monitorizare ” este organismul deliberativ, fără personalitate juridică, care asigură urmărirea eficacității și calității implementării asistenței financiare nerambursabile prin POSDRU, modul de utilizare și impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. 2.1.12 „ Departamentul pentru Luptă Antifraudă ”, în continuare DLAF, desemnează structura fără personalitate juridică, din cadrul Cancelariei Primului-Ministru, instituție de contact a Oficiului European de Luptă Antifraudă, care asigură coordonarea luptei antifraudă și protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene în România. 2.1.13 „ Document cadru de implementare a programului operațional ” desemnează documentul elaborat de autoritatea de management și aprobat prin ordin comun al ministrului economiei și finanțelor și al ministrului coordonator al autorității de management, prin care sunt stabilite detalii de implementare a programului operațional. 2.1.14 „Domeniu major de intervenție” reprezintă sfera de activitate dintr-o axă prioritară, în cadrul căruia se pot finanța diferite operațiuni cu obiective similare. 2.1.15 „Ghidul solicitantului” reprezintă un îndrumar privind completarea corectă a unei cereri de finanțare de către solicitanții de finanțare nerambursabilă în cadrul programului operațional, incluzând informații referitoare la condițiile de finanțare, procedurile de evaluare și selecție a proiectelor și reglementarea unor aspecte detaliate privind implementarea proiectelor. 2.1.16 “Instrucțiune” reprezintă o dispoziție obligatorie transmisă în scris de AM către OI în vederea implementării acesteia de către OI, care detaliază o procedură și/sau care aduce modificări/completări unei proceduri privind implementarea POSDRU. 2.1.17 “ Neregulă ” reprezintă reprezintă orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, care prejudiciază bugetul general al Comunității Europene și/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum și bugetele din care provine cofinanțarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită. 2.1.18 “ Oficiul European de Luptă Antifraudă ”, în continuare OLAF, desemnează organismul independent, din cadrul Comisiei Europene, care răspunde de combaterea fraudei împotriva bugetului Uniunii Europene. 2.1.19 „ Operațiune ” înseamnă un proiect sau un grup de proiecte selecționat de către autoritatea de management a programului operațional în cauză sau sub responsabilitatea acesteia, în conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare și implementat de unul sau mai mulți beneficiari, care permite atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă. 2.1.20 „Organism intermediar”, în continuare OI, reprezintă organismul public sau privat, care își desfășoară activitatea sub responsabilitatea autorității de management sau care îndeplinește responsabilități în numele autorității de management în relația cu beneficiarii care implementează operațiuni. 2.1.21 „ Părți ” desemnează instituțiile semnatare ale prezentului Acord de delegare de funcții. 2.1.22 „Plan multianual de evaluare” reprezintă documentul de planificare multianuală a activităților de evaluare de natură strategică și/sau operațională privitoare la un program operațional și care urmează a fi realizate în perioada de implementare a acestuia. 2.1.23 „Prefinanțare” reprezintă sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumentele structurale către un beneficiar, dacă acest transfer nu se realizează în cadrul unui proiect care intră sub incidența ajutorului de stat/de minimis, prin plată directă sau prin plată indirectă, de regulă în stadiul inițial de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanțare încheiat între beneficiar și Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabilă/responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor. 2.1.24 „Program operațional” reprezintă un document prezentat de un stat membru și adoptat de Comisie care definește o strategie de dezvoltare în conformitate cu un ansamblu coerent de priorități, pentru a cărui realizare se face apel la un fond sau în cadrul obiectivului de convergență, la Fondul de Coeziune și la FEDR. 2.1.25 „ Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane ”, în continuare POSDRU, desemnează Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, document aprobat de Comisia Europeană, elaborat de România, care conține o strategie de dezvoltare și un set de axe prioritare și domenii majore de intervenție, pentru a fi implementate cu finanțare de la Fondul Social European. 2.1.26 „ Proiect strategic ” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 500.000 – 5.000.000 euro, respectiv 1.850.000 – 18.500.000 lei, implementat la nivel național, sectorial sau multi-regional. 2.1.27 “Proiect de grant” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 50.000 – 500.000 euro, respectiv 185.000 – 1.849.999 lei, implementat la nivel multi-regional, regional sau local. 2.1.28 „ Sistemul Unic de management al informației privind instrumentele structurale din cadrul obiectivului convergență ” ( SMIS) reprezintă sistemul informatic centralizat, dezvoltat de către Ministerul Economiei și Finanțelor, în colaborare cu toate structurile utilizatoare, pentru a asigura colectarea informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditului și evaluării programelor din cadrul obiectivului convergență, în conformitate cu art 60 li. (c) din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului. 2.1.29 „ Unitate de Plată ” reprezintă structura din cadrul unei autorități publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operațional, având responsabilitatea transferării către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din instrumentele structurale în cadrul programelor operaționale, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz. În sensul prezentului Acord, Unitatea de plată desemnează organismul cu responsabilități pentru efectuarea plăților pentru POSDRU din cadrul MMFES, respectiv Direcția Management Financiar din cadrul AMPOSDRU. 2.2 Interpretare 2.2.1
În acest Acord de delegare de funcții, în afara cazurilor în care contextul cere altfel, singularul presupune pluralul și invers, masculinul presupune femininul și invers, iar referirea la persoane include atât persoane fizice, cât și persoane juridice. 2.2.2
Nici o prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții nu poate fi interpretată ca reprezentând o derogare față de alte obligații legale ce revin părților ca urmare a prevederilor legislației naționale și comunitare în vigoare. 2.2.3
În cazul în care există contradicții sau diferențe între prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, pe de o parte, și cele ale legislației naționale sau comunitare în vigoare, pe de altă parte, acestea din urmă prevalează. 2.2.4
În prezentul Acord de delegare de funcții, titlurile și cuprinsul sunt inserate numai pentru o mai ușoară referință și nu vor afecta interpretarea prezentului acord de delegare de funcții.
3.1 Obiectul prezentului Acord îl reprezintă delegarea unor funcții și a responsabilității îndeplinirii lor, privind gestionarea POSDRU, de la AM la OI, prin stabilirea cadrului de implementare a POSDRU, a drepturilor și obligațiilor și a responsabilităților ce revin fiecărei părți, precum și stabilirea relațiilor între părțile semnatare. 3.2 În îndeplinirea funcțiilor delegate, OI este responsabil cu gestionarea proiectelor de grant din cadrul următoarelor axe prioritare și domenii majore de intervenție din POSDRU: Axa Prioritară 3 „Creșterea adaptabilității lucrătorilor și a întreprinderilor”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 3.1. „Promovarea culturii antreprenoriale” − Domeniul Major de Intervenție 3.2. „Formare și sprijin pentru întreprinderi și angajați pentru promovarea adaptabilității” Axa Prioritară 5 „Promovarea măsurilor active de ocupare”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 5.1. „Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare” Axa Prioritară 6 „Promovarea incluziunii sociale”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 6.2. „Îmbunătățirea accesului și participării grupurilor vulnerabile pe piața muncii” − Domeniul Major de Intervenție 6.3. „Promovarea egalității de șanse pe piața muncii” 3.3 Proiectele strategice finanțate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt gestionate la nivelul AM.
Articolul 4 – Durata Acordului de delegare de funcții
4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data aprobării acestuia prin Ordin al ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și rămâne valabil pe întreaga perioadă a implementării POSDRU, inclusiv 3 ani de la data închiderii oficiale a POSDRU în România.
5.1 Părțile se angajează să își ducă la îndeplinire atribuțiile și responsabilitățile legate de implementarea POSDRU, respectând principiile transparenței și parteneriatului, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, cu regulamentele comunitare și cu legislația națională în domeniu, precum și cu procedurile interne. În implementarea responsabilităților, părțile se angajează să adopte un sistem de management și control adecvat, respectând cerințele specifice din legislația europeană și națională. 5.2 Părțile se angajează să se informeze reciproc și periodic asupra activităților legate de implementarea POSDRU și să organizeze întâlniri periodice, de regulă trimestrial, în scopul evaluării progresului înregistrat în implementarea POSDRU, precum și alte întâlniri ori de câte ori este cazul, în vederea analizării oricăror aspecte legate de prezentul Acord de delegare de funcții. 5.3 Părțile se obligă să nu utilizeze informațiile și documentele obținute sau la care au acces în perioada de implementare a POSDRU în alt scop decât acela de a-și îndeplini obligațiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții și a legislației naționale și comunitare în vigoare, cu respectarea prevederilor legale privind transparența, accesul la informații, precum și protecția datelor cu caracter personal. 5.4 Părțile se angajează să țină o evidență strictă și să păstreze toate datele, rapoartele, corespondența și documentele legate de fiecare etapă a implementării POSDRU, inclusiv, dar fără a se limita la, documentele referitoare la cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, așa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă, asigurând arhivarea corespunzătoare a acestora. În acest sens, părțile au obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile art. 60 și art. 90 ale Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și cu prevederile Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006. 5.5 Părțile au obligația de a pune la dispoziția Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, OLAF/DLAF, Curții Europene de Audit, Comisiei Europene, sau altor instituții în drept, orice informație sau documente solicitate privind proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu prevederile prezentului Acord. 5.6 Părțile se angajează să elaboreze proceduri interne de lucru pentru implementarea POSDRU și să îndeplinească atribuțiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții. 5.7 Angajamentele date de către Părți prin prezentul Acord de delegare de funcții vor continua să producă efecte și ulterior semnării prezentului Acord de delegare de funcții și vor fi reînnoite de fiecare dată când acest lucru va fi solicitat, în ceea ce privește faptele și circumstanțele existente la momentul respectiv.
Articolul 6 – Angajamente ale Organismului Intermediar
6.1 OI trebuie să asigure, pe cheltuială proprie, personal suficient și calificat pentru executarea corectă și la timp a sarcinilor care îi sunt încredințate, potrivit prevederilor acestui Acord de delegare de funcții. De asemenea, OI trebuie să asigure respectarea principiului segregării funcțiilor, să identifice funcțiile considerate ca fiind sensibile și să stabilească o politică adecvată de management a personalului care ocupă astfel de funcții și, totodată, să țină seama de riscurile asociate ale deciziilor luate privind delegarea de competențe. 6.2 OI va furniza spațiul necesar, mobilierul și celelalte facilități necesare pentru o funcționare corespunzătoare, astfel încât să fie îndeplinite în bune condiții activitățile delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. În acest sens, OI va semna anual o declarație de garantare. 6.3 OI va elabora și transmite AM o descriere a sistemului de management și control, conform prevederilor Regulamentului CE 1083/2006, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului CE 1828/2006 (corrigenda). În cazul în care acest sistem de management și control prezintă deficiențe, OI va implementa în termenul cel mai scurt orice recomandări făcute de autoritățile naționale sau europene competente.
Articolul 7 – Garanții ale Organismului Intermediar
7.1 OI confirmă că are capacitatea legală de a încheia și executa integral prezentul Acord de delegare de funcții. 7.2 OI confirmă că la data încheierii prezentului Acord nu se află în situația de a încălca niciuna dintre prevederile legale în vigoare, fie naționale sau europene, care să ducă la o incompatibilitate sau conflict de interese în implementarea POS DRU. 7.3 OI se angajează ca în cazul schimbării contextului existent la data semnării Acordului de delegare de funcții, care ar putea aduce OI într-una din situațiile prevăzute la
Articolul 7.2, să informeze imediat AM despre aceasta.
8.1 Având responsabilitatea finală a implementării POSDRU, AM are dreptul de a solicita orice informație sau clarificare OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 8.2 AM are dreptul de a evalua periodic capacitatea de îndeplinire a funcțiilor delegate OI, inclusiv performanța acestuia în implementarea domeniilor de intervenție care fac obiectul prezentului Acord de delegare de funcții. Astfel, AM poate efectua vizite la sediul OI pentru verificarea aplicării procedurilor interne, asigurării segregării funcțiilor la nivelul OI, existenței sistemului ierarhic de raportare, existenței sistemului de supervizare, menținerii unei piste de audit corespunzătoare, păstrării unei evidențe contabile distincte, introducerii datelor în SMIS, precum și orice alte atribuții pe care le are OI în vederea implementării eficiente a POSDRU. Aceste verificări nu vor înlocui sistemul de control intern al OI. 8.3 AM poate verifica prin sondaj, utilizarea fondurilor comunitare și/sau a fondurilor de cofinanțare aferente, în scopul validării cheltuielilor declarate deja eligibile de către OI. 8.4 AM are dreptul de a efectua controale pentru stabilirea neregulilor, prejudiciilor și/sau a persoanelor juridice ori fizice debitoare, ca urmare a nerespectării legalității, conformității și regularității utilizării și administrării fondurilor comunitare și a fondurilor de cofinanțare aferente. 8.5 AM poate emite instrucțiuni privind implementarea POSDRU, care devin obligatorii pentru OI din momentul comunicării în scris a acestora. 8.6 AM avizează manualul de proceduri interne al OI, precum și orice modificări sau completări aduse acestuia, aprobate în prealabil de către reprezentantul legal al OI, în termen de 60 de zile lucrătoare de la primirea acestora.
Articolul 9 – Obligațiile Autorității de Management
9.1 AM elaborează manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU. AM informează OI asupra oricărei modificări a manualului care are impact asupra activității acestuia, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data aprobării acesteia. 9.2 AM are obligația de a informa OI cu privire la deciziile luate în structurile parteneriale din care acesta nu face parte și care pot afecta îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 9.3 AM are obligația de a furniza, în termen de 15 zile lucrătoare, orice informație sau clarificare solicitată de către OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 9.4 AM acordă asistență de specialitate OI, la solicitarea acestuia, pe probleme legate de implementarea POSDRU și transmite către OI orice documente și informații necesare în vederea îndeplinirii de către acesta a obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord. 9.5 AM organizează reuniuni interinstituționale în legătură cu implementarea POSDRU, invitând și OI, dacă subiectele discutate sunt de relevanță pentru acesta. 9.6 AM are obligația de a informa OI cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările formulate de către Comisia Europeană, care au un impact asupra activității OI și/sau a implementării POSDRU. 9.7 AM facilitează OI accesarea și utilizarea SMIS, precum și a altor sisteme informatice de management, asigurând și instruirea corespunzătoare a personalului din cadrul OI, la solicitarea acestuia.
Articolul 10 – Drepturile Organismului Intermediar
10.1 OI are dreptul de a solicita AM informații suplimentare și clarificări pentru buna îndeplinire a funcțiilor delegate prin prezentul Acord. Termenul de primire a informațiilor suplimentare și clarificărilor de la AM este de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării solicitării de către AM. 10.2 OI are dreptul de a primi de la AM orice modificare adusă manualului de proceduri interne al AM pentru implementarea POSDRU cu impact asupra activității OI. 10.3 OI poate propune AM modificări ale mecanismelor/manualul de proceduri interne al OI prin care își îndeplinește funcțiile delegate, în vederea îmbunătățirii/eficientizării acestora. 10.4 OI beneficiază de asistență de specialitate din partea AM, în orice aspecte privind implementarea POSDRU, furnizându-i-se materialele și informațiile relevante necesare îndeplinirii obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord de delegare de funcții.
Articolul 11 – Obligațiile Organismului Intermediar
11.1 OI răspunde pentru îndeplinirea tuturor funcțiilor delegate de AM și transmite orice informație solicitată de către AM în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 11.2 OI trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a urgenta implementarea proiectelor aprobate pentru finanțare în cadrul POSDRU, în special cu privire la realizarea verificărilor cererilor de rambursare primite de la beneficiari, pentru a se evita dezangajarea fondurilor alocate anual (regula n
3/n
2), în conformitate cu prevederile art. 93 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare. 11.3 În termen de 30 de zile calendaristice de la data semnării prezentului Acord, OI va revizui și va modifica, după caz, Regulamentul de organizare și funcționare pentru a include atribuțiile delegate prin prezentul Acord. Fișele de post ale funcțiilor prevăzute în cadrul OI vor fi întocmite pentru a răspunde noilor atribuții delegate de AM, cu respectarea principiului segregării funcțiilor, al standardelor privind delegarea de competență și funcțiile sensibile. Regulamentul de organizare și funcționare și fișele de post vor fi transmise AM spre avizare. 11.4 OI are obligația de a duce la îndeplinire toate instrucțiunile emise de AM privind implementarea POSDRU, în termenul prevăzut în conținutul acestora. 11.5 OI este obligat să dezvolte manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt delegate și să îl trimită spre avizare AM, urmând a îndeplini aceste funcții în conformitate cu manualul de proceduri interne pentru implementarea POSDRU aprobat. În cazul în care AM, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau alte organisme abilitate formulează recomandări cu privire la procedurile dezvoltate, după caz, OI va încorpora toate aceste recomandări în termenul cel mai scurt. 11.6 OI se asigură că personalul acestuia cunoaște, respectă și pune în aplicare prevederile manualului de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, în vederea îndeplinirii corespunzătoare a funcțiilor delegate. 11.7 OI are obligația de a pune la dispoziția AM orice informație și/sau document solicitat în legătură cu proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, și va lua toate măsurile necesare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI. 11.8 În conformitate cu art. 5.4, OI are obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pista de audit este considerată adecvată dacă: - permite reconcilierea sumelor totale certificate către Comisia Europeană cu înregistrările contabile detaliate și documentele justificative existente la nivelul ACP, AM, OI și beneficiarilor, cu privire la operațiunile finanțate în cadrul domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord; - permite verificarea plăților din fonduri publice către beneficiari; - permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecție, aprobate de Comitetul de Monitorizare POSDRU; - cuprinde pentru fiecare operațiune, acolo unde este cazul, specificațiile tehnice și planul financiar, documentele privind aprobarea finanțării în cadrul schemelor de grant, documentele aferente procedurii de achiziții publice, rapoartele de progres și rapoartele privind verificările realizate. 11.9 Pentru funcțiile delegate și pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, OI are obligația de a introduce datele relevante în SMIS și în alte sisteme informatice de management, după caz.
12.1 Prin prezentul Acord de delegare de funcții, AM deleagă OI funcții pentru gestionarea Axelor Prioritare și domeniilor majore de intervenție menționate la
Articolul 3.2. 12.2 OI nu poate sub-delega funcții ce sunt în sarcina sa, conform prezentului Acord de delegare de funcții, unei terțe persoane sau organism, fără acordul expres al AM. 12.3 Prezentul Acord rămâne în vigoare în cazul în care una dintre părți încetează să existe și atribuțiile sale sunt preluate de către un succesor legal, iar Acordul se transferă de drept acestui succesor. Ambele părți au obligația de a transfera succesorului legal toate atribuțiile prevăzute în prezentul
Acord, menționând stadiul implementării POSDRU, termenele de realizare a activităților, dacă este cazul. Până la confirmarea noii entități, rămân în sarcina părții afectate de situația de drept menționată mai sus toate obligațiile asumate conform prezentului Acord.
Articolul 13 – Monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate
13.1 AM asigură monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate OI în vederea implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții. 13.2 Pe baza informațiilor transmise de OI, a verificărilor proprii, a rapoartelor de audit, și a altor documente relevante, AM elaborează un raport anual de monitorizare privind îndeplinirea funcțiilor delegate. 13.3 În exercitarea funcției de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate, AM are dreptul de a efectua misiuni de verificare la sediul OI în conformitate cu Planul anual de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate. În acest sens, AM are obligația de a comunica, în scris, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, intenția de a realiza o misiune de verificare la sediul OI. Comunicarea va conține scopul vizitei, data, locul, ora, numele și calitatea persoanelor care vor participa la această misiune de verificare și, de asemenea, documentele care vor fi analizate de către acestea. 13.4 OI are obligația de a permite accesul reprezentanților AM la sediul său, în baza comunicării transmise de către aceasta în termenul și cu respectarea condițiilor stabilite prin prezentul Acord de delegare de funcții și pune la dispoziția acestora documentele solicitate. 13.5 În funcție de concluziile privind modul de îndeplinire de către OI a funcțiilor delegate, AM poate decide restrângerea sau retragerea acestora, dacă nu se remediază deficiențele constatate, în termenul solicitat. Restrângerea/retragerea funcțiilor delegate își produce efectele de la data comunicării de către AM a deciziei, fără îndeplinirea vreunei alte formalități. 13.6 Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 1605/2002, AM poate decide restrângerea funcțiilor delegate sau retragerea acestora în cazul în care OI nu implementează recomandările unui organism de audit național sau comunitar în care sunt elemente ce dovedesc existența unei deficiențe grave în funcționarea sistemului de management și control al OI.
14.1 AM este responsabilă de managementul POSDRU, în conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind responsabilitățile prevăzute la articolul 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului și la articolul 17 din HG nr. 457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. 14.2 AM este responsabilă pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție specificate la articolul 3.2. din prezentul Acord.
Articolul 15 – Responsabilitățile Unității de Plată FSE
15.1 În cadrul Direcției Generale AMPOSDRU funcționează Unitatea de Plată FSE (UP FSE), cu responsabilitățile prevăzute în legislația națională. 15.2 UP FSE este responsabilă de transferarea către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor
eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din FSE în cadrul POSDRU, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz.
Articolul 16 – Responsabilitățile Organismului Intermediar
16.1 OI este responsabil pentru gestionarea la nivel regional a proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu prevederile prezentului Acord și legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind funcțiile prevăzute la articolul 17 din prezentul Acord.
17.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea următoarelor funcții: Programare 17.2 Colaborează cu AM la elaborarea și amendarea POSDRU și a Documentului Cadru de Implementare a POSDRU. 17.3 Colaborează cu AM la elaborarea criteriilor de evaluare și selecție a proiectelor, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.4 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului. 17.5 Elaborează condițiile specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord, și le transmite AM spre avizare. 17.6 Elaborează corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și le transmite AM spre avizare. 17.7 Colaborează cu AM la elaborarea planului anual de lucru și la elaborarea schemelor de ajutor de stat. Evaluare la nivel de program 17.8 Furnizează AM și experților evaluatori toate informațiile necesare pentru realizarea evaluărilor la nivel de program. Monitorizare și raportare la nivel de program 17.9 Desemnează membri pentru Comitetul de Monitorizare POSDRU. Participă la reuniunile CM POSDRU. 17.10 Elaborează și transmite AM rapoarte semestriale de implementare defalcate pe fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 17.11 Contribuie prin furnizarea de informații la elaborarea de către AM a Rapoartelor Anuale de Implementare și a Raportului Final de Implementare a POSDRU; OI va furniza orice alte informații necesare în vederea analizării stadiului implementării POSDRU, în legătură cu domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Informare și publicitate 17.12 Colaborează cu AM la elaborarea și revizuirea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007- 2013, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu cerințele de informare și publicitate prevăzute în regulamentele specifice. 17.13 Elaborează și revizuiește Planul Anual de Comunicare pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord și îl transmite AM spre avizare. 17.14 Implementează măsurile specifice de informare și publicitate cuprinse în Planul Anual de Comunicare și în Planul de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, corespunzător domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.15 Raportează trimestrial AM progresul înregistrat în implementarea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013 și a Planului Anual de Comunicare. 17.16 Dezvoltă și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI în legătură cu implementarea domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, cu informarea AM. 17.17 Publică pe pagina de internet a OI lista beneficiarilor, în conformitate cu prevederile regulamentelor relevante. Lansare cereri de propuneri de proiecte 17.18 Lansează la nivel regional cereri de propuneri de proiecte, conform planului anual de lucru aprobat de AM. 17.19 Asigură publicitatea adecvată lansării cererilor de propuneri de proiecte. Birou de informare (helpdesk) 17.20 Completează registrul de helpdesk cu solicitările potențialilor beneficiari/beneficiari, precum și cu răspunsurile aferente elaborate de OI. 17.21 Asigură măsuri de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 17.22 Asigură măsuri de informare a beneficiarilor privind implementarea proiectelor. 17.23 Elaborează și transmite AM spre informare lista celor mai frecvente întrebări pentru cererile de propuneri de proiecte lansate de OI. Publică lista celor mai frecvente întrebări pe pagina de internet a OI. 17.24 Asigură publicarea listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM pe pagina de internet a OI. 17.25 Organizează și actualizează baza de date cu potențialii beneficiari pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. Evaluare și selecție proiecte 17.26 Numește membrii evaluatori, președintele și secretarul Comitetelor de Evaluare organizate la nivelul OI. 17.27 Primește, în vederea evaluării, cererile de finanțare înregistrate de AM în format electronic. 17.28 Organizează și asigură buna desfășurare a sesiunilor de evaluare și selecție a cererilor de finanțare, în conformitate cu metodologia de evaluare stabilită de AM. 17.29 Selectează cererile de finanțare depuse de către potențialii beneficiari, în conformitate cu criteriile de evaluare și selecție aprobate de către Comitetul de Monitorizare POSDRU. 17.30 Transmite către AM, spre aprobare, lista proiectelor admise și respinse și aflate pe lista de rezerve, în termenul și condițiile prevăzute de procedura aplicabilă. 17.31 Înregistrează eventualele contestații privind rezultatele procesului de evaluare și selecție. 17.32 Numește membrii în Comitetele de Soluționare a Contestațiilor organizate la nivelul AM. 17.33 Elaborează și transmite beneficiarilor deciziile privind aprobarea, respingerea sau punerea pe lista de rezervă a cererilor de finanțare primite. 17.34 Numește membri evaluatori în cadrul Comitetelor de Evaluare organizate de AM. Contractare 17.35 Verifică documentele suport transmise de beneficiari în vederea încheierii contractelor de finanțare. 17.36 Pregătește dosarele proiectelor de contract și semnează contractele de finanțare, împreună cu documentele aferente angajării bugetare. 17.37 Analizează și decide aprobarea sau respingerea propunerilor beneficiarilor de modificare a contractelor de finanțare. 17.38 Întocmește și semnează actele adiționale pentru contractele de finanțare; informează AM privind actele adiționale încheiate. 17.39 Efectuează vizite speciale, după caz, în vederea soluționării solicitărilor de reziliere a contractelor primite de la beneficiari. 17.40 Organizează întâlniri de clarificare cu beneficiarii în cazul solicitării acestora de reziliere a contractelor de finanțare. 17.41 Elaborează și transmite beneficiarilor scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului și Procesul verbal de reziliere, dacă e cazul. 17.42 Transmite AM scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului, Procesul verbal de reziliere și nota de debit, dacă e cazul. 17.43 Înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management informațiile cuprinse în contractele de finanțare, precum și orice modificare a contractelor de finanțare. Monitorizarea proiectelor 17.44 Asigură monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor contractate de OI. 17.45 Verifică raportul tehnico-financiar întocmit de beneficiari. Efectuează misiuni de verificare la fața locului. 17.46 Elaborează și transmite AM scrisoare de aprobare a rapoartelor tehnico-financiare primite de la beneficiari, în vederea procesării plăților. 17.47 Introduce datele tehnice din rapoartele tehnico-financiare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.48 Elaborează și transmite AM spre avizare planul anual pentru misiunile la fața locului (vizite de monitorizare). 17.49 Elaborează raportul vizitei de monitorizare și îl înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.50 Monitorizează îndeplinirea de către beneficiar a măsurilor corective stabilite ca urmare a vizitelor de monitorizare. Management financiar 17.51 Colaborează cu AM în activitatea de planificare financiară, furnizând informații financiare necesare. 17.52 Asigură funcția de angajare și de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007. 17.53 Verifică cererile de prefinanțare și documentele suport. Introduce datele din cererea de prefinanțare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.54 Verifică cererile de rambursare și documentele suport primite de la beneficiari și validează cheltuielile eligibile efectuate de beneficiari. Introduce datele din cererile de rambursare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.55 Întocmește și transmite AM situația centralizată a cererilor de rambursare validate, pe surse de finanțare, axă prioritară și domeniu major de intervenție. 17.56 Întocmește și transmite AM spre avizare planul anual privind verificarea chetuielilor la fața locului. Efectuează misiuni de verificare a cheltuielilor la fața locului în conformitate cu planul anual și cu procedura relevantă. Cu ocazia verificărilor la fața locului OI verifică și dacă beneficiarul ține o evidență contabilă distinctă pentru proiect. 17.57 Transmite AM copii ale rapoartelor de verificare la fața locului. 17.58 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.59 Întocmește evidența extrabilanțieră și înregistrează în contabilitate creditele bugetare aprobate, angajamentele bugetare și angajamentele legale. 17.60 Întocmește și transmite AM lunar fișele de cont extrabilanțiere în vederea efectuării reconcilierii cu contabilitatea AM. 17.61 Asigură arhivarea în condiții optime a unei copii a reconcilierii contabile primită de la AM. 17.62 Asigură disponibilitatea documentelor utilizate în procesul de validare a cererilor de rambursare, în cazul controlului din partea AM, Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, Comisiei Europene și a altor organisme abilitate, în condițiile legislației naționale și comunitare. Control financiar preventiv propriu 17.63 Asigură organizarea și exercitarea activității de control financiar preventiv propriu pentru angajamentele legale și actele adiționale ulterioare, privitoare la implementarea POSDRU, încheiate de OI. Control antifraudă OI va desfășura activități specifice de control antifraudă după verificarea de către AM a sistemului de management și control al OI pentru această funcție delegată, urmare a unei misiuni de verificare efectuată de AM. 17.64 Organizează activitatea de control privind utilizarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, în conformitate cu prevederile O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare, pe baza sesizărilor și alertelor de nereguli primite de la AM, auditul intern/extern, compartimentele OI, alte organe cu atribuții de control, mass media etc. 17.65 Verifică, stabilește și individualizează obligația de plată, ca urmare a activității de constatare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, sub forma unui titlu de creanță, prin întocmirea procesului verbal de constatare și a notei de debit. 17.66 Transmite AM procesele verbale de constatare și notele de debit. 17.67 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.68 Sesizează DLAF în cazul descoperirii, în urma desfășurării activității de constatare, a unor indicii privind posibile fraude și comunică și AM situația constatată. 17.69 Comunică DLAF, în urma solicitării acestuia, cu înștiințarea AM, măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control încheiate, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii. Managementul neregulilor 17.70 OI întreprinde măsuri de prevenire și detectare a neregulilor pentru domeniile de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pentru coordonarea acestor activități, OI desemnează un ofițer de nereguli. 17.71 Înregistrează în ordine cronologică alertele de neregulă în Registrul raportorului de nereguli al OI și informează AM în termen de 5 zile lucrătoare. 17.72 Elaborează nota de verificare preliminară a sesizării de neregulă conform evidențelor OI. 17.73 Elaborează și transmite trimestrial AM raportul de nereguli care va conține neregulile în curs de rezolvare depistate de OI. Transmite AM informațiile suplimentare solicitate prin „Scrisoarea privind clarificarea neconcordanțelor”. 17.74 Monitorizează progresul neregulilor, completează registrul de nereguli și menține o bază de date adecvată a neregulilor, în conformitate cu procedura relevantă. 17.75 Urmare confirmării unei nereguli, întocmește raportul de neregulă și scrisoarea standard și le transmite directorului OI. Transmite AM raportul de neregulă și documentele suport și dosarul de suspiciune de neregulă. 17.76 Asigură instruirea personalului OI cu privire la modalitatea de sesizare a unei nereguli. Achiziții publice 17.77 Transmite AM, în termen de 2 zile de la data semnării unui contract de finanțare și/sau de la data depunerii acestora de către beneficiari, programele (anuale)/listele de achiziții care urmează să fie făcute de beneficiari în cadrul proiectelor cofinanțate. 17.78 Verifică, pe bază de eșantion, documentația de achiziții publice transmisă de beneficiari, în conformitate cu procedura relevantă. Verificare ex-ante 17.79 Realizează verificarea ex-ante a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și corrigenda aferente acestora, elaborate de OI. 17.80 Efectuează verificarea ex-ante a constituirii Comitetului de Evaluare organizat la nivelul OI. 17.81 Efectuează verificarea ex-ante a raportului de evaluare întocmit de OI. 17.82 Efectuează verificare ex-ante a tuturor contractelor de finanțare și respectiv dosarelor de contract, a listei beneficiarilor, a tuturor actelor adiționale la contractele de finanțare încheiate de OI privitoare la implementarea POSDRU. 17.83 Realizează verificarea ex-ante a documentelor elaborate de OI, în conformitate cu procedura relevantă. 17.84 Elaborează și transmite AM rapoarte lunare privind documentele respinse în cadrul OI în urma verificării ex-ante. 17.85 Urmărește implementarea acțiunilor corective stabilite în urma verificărilor ex-ante, aprobate la nivelul OI, și elaborează stadiul realizării acestora. 17.86 Asigură îndeplinirea acțiunilor corective transmise de AM. Elaborează și transmite AM stadiul realizării acțiunilor corective. 17.87 Asigură diseminarea la nivelul OI a raportului trimestrial integrat de sinteză a celor mai frecvente erori și motive de respingere în urma verificărilor ex-ante, elaborat și transmis de AM. Tehnologia informației 17.88 Asigură integritatea și protecția datelor prin implementarea politicii de securitate IT la nivelul OI (politicii antivirus, politicii de back-up și politicii de recuperare a datelor în caz de dezastru). 17.89 Asigură funcționarea eficientă a aplicațiilor și a bazelor de date utilizate la nivelul OI. 17.90 Monitorizează și garantează calitatea echipamentelor și a sistemelor informatice.la nivelul OI 17.91 Asigură funcționarea și utilizarea corectă a sistemului informatic, în acord cu procedurile și standardul de securitate ISO/IEC 17799. 17.92 Asigură operarea corespunzătoare în SMIS-CSNR la nivelul OI. 17.93 Asigură mentenanța paginii de internet a OI și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI pe baza documentelor și indicațiilor transmise de ofițerii de informare și publicitate. Managementul riscurilor 17.94 Constituie și asigură funcționarea Grupului de management al riscurilor organizat la nivelul OI.
Articolul 18 – Modificarea Acordului
18.1 Ca regulă generală, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat numai prin acordul scris al Părților. Cu titlu de excepție, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat unilateral de către AM în scris, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și responsabilităților AM, și totodată în situația unor modificări în legislația națională și europeană ce ar putea afecta executarea corespunzătoare a prezentul Acord. 18.2 Prezentul Acord poate fi modificat prin una din următoarele modalități: (a) implicit, prin intrarea în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord; (b) explicit, prin acordul de voință al părților. 18.3 Modificarea prezentului Acord va lua forma unui Act adițional, prin care: (a) se confirmă situația survenită în urma intrării în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau (b) se efectuează modificările necesare, conform acordului de voință a părților. 18.4 Modificările aduse prezentului Acord intră în vigoare: (a) de la data intrării în vigoare a prevederilor legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau data indicată în acestea, sau (b) de la data semnării de către ambele părți a Actului adițional de modificare prin acordul de voință al părților.
Articolul 19 – Încetarea Acordului
19.1 Prezentul Acord de delegare de funcții încetează: (a) Prin închiderea POSDRU, în condițiile Articolului 4.1. (b) Prin acordul de voință al părților, confirmat în scris. (c) În situația prevăzută de art 13.5 și 13.6 din prezentul Acord, în cazul retragerii atribuțiilor delegate. (d) La expirarea termenului stipulat la
Articolul 22.5.
20.1 Întreaga corespondență efectuată ca urmare a punerii în aplicare a prezentului Acord de delegare de funcții trebuie să fie transmisă prin scrisoare recomandată, fax, e-mail sau orice alte mijloace de transmitere care fac posibilă dovedirea primirii de către destinatar. 20.2 Orice notificare, avizare, acord, aprobare, certificare sau decizie în aplicarea prezentului Acord de delegare de funcții se comunică în scris celeilalte părți în formatul standard, atunci când acesta este prevăzut. 20.3 Adresele utilizate pentru comunicarea între părți sunt următoarele: Pentru AM: Str. Calea Plevnei nr. 46-48, sector 1, București, România Pentru OI: Str. Nicolae Titulescu nr. 10D, cod poștal 510096, Alba Iulia, județul Alba, România 20.4 În cazul modificării acestor adrese, părțile se vor informa reciproc.
21.1 Nici una dintre părți nu este și nu va fi ținută răspunzătoare pentru daunele sau prejudiciile cauzate celeilalte părți de un terț pe parcursul derulării POSDRU și în legătură cu acesta. 21.2 Fiecare parte este răspunzătoare pentru orice daune sau prejudicii cauzate celeilalte părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea cu întârziere și/sau defectuoasă a obligațiilor ce îi revin, conform prevederilor prezentului Acord. 21.3 În cazul constatării de către departamentele/instituțiile îndreptățite, a nerealizării unui proiect sau a neexecutării culpabile a unei funcții delegate, dintr-o vină imputabilă uneia dintre părțile semnatare ale acestui Acord, aceasta atrage răspunderea financiară a părții aflate în culpă.
Articolul 22 – Forța Majoră
22.1 Nici una dintre părțile acestui Acord nu răspunde de neexecutarea la termen sau/și de executarea în mod necorespunzător – total sau parțial – a oricărei obligații care îi revine în baza prezentului Acord, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligației respective a fost cauzată de forța majoră, așa cum este definită de lege. 22.2 Partea care invocă forța majoră este obligată să-i comunice în scris celeilalte părți acest fapt, în termen de 48 de ore de la producerea evenimentului și să ia toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor lui. 22.3 Partea care invocă forța majoră este obligată să facă dovada acesteia, în termenul cel mai scurt prin notificare scrisă, însoțită de acte doveditoare, emise de autoritățile locale și/sau centrale, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. Dacă notificarea nu s-a transmis în condițiile stabilite, partea aflată în culpă este responsabilă de prejudiciile provocate celeilalte părți, întrucât nu a făcut dovada existenței cazului de forță majoră. Cazul de forță majoră va fi dovedit cu acte ale autorităților locale/centrale competente, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. 22.4 Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștința celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în termen de 15 zile calendaristice de la încetare. De îndată ce cauza de forță majoră a încetat, partea care a invocat-o va relua executarea obligațiilor care îi revin, conform prezentului Acord. 22.5 Dacă în termen de 90 zile de la producere, evenimentul respectiv și consecințele lui nu încetează, părțile au dreptul să-și notifice încetarea de plin drept a prezentului Acord, fără ca vreuna dintre ele să pretindă daune-interese, dar sunt ținute de a-și onora toate obligațiile având termene de îndeplinire până la data apariției cazului de forță majoră.
Articolul 23 – Etica
23.1 Părțile se angajează ca personalul implicat în implementarea POSDRU să respecte standardele de etică profesională. Astfel, personalul trebuie să contribuie la funcționarea corespunzătoare a organismelor din care fac parte și să ajute la menținerea reputației privind integritatea și imparțialitatea acesteia.
24.1 Prezentul Acord de delegare de funcții este semnat în România și este guvernat, interpretat, înțeles și aplicat în conformitate cu legislația română, în afara cazului în care anumite prevederi ale prezentului Acord sunt exceptate de la aplicarea legislației române în favoarea unui act normativ al CE.
Articolul 25 – Soluționarea litigiilor
25.1 Părțile vor depune de bună credință toate diligențele necesare în vederea soluționării pe cale amiabilă a oricărei dispute, controverse sau neînțelegeri între Părți ce decurg din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții. 25.2 În situația în care nu se poate ajunge la un rezultat privind soluționarea pe cale amiabilă, orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții va fi soluționat în conformitate cu legislația națională.
26.1 Dacă, în orice moment, orice condiție sau prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții este declarată și dovedită ca fiind ilegală, nevalabilă sau inaplicabilă, în întregime sau parțial, în conformitate cu orice lege sau act normativ, acea prevedere sau condiție va fi considerată ca nefăcând parte din prezentul Acord de delegare de funcții, iar aplicabilitatea celorlalte prevederi ale prezentului Acord nu va fi afectată, iar în acest scop prevederile prezentului Acord de delegare de funcții se declară a fi independente.
Articolul 27 – Publicare în Monitorul Oficial
27.1 Prezentul Acord de delegare de funcții se publică în Monitorul Oficial al României, partea I.
Prezentul Acord de delegare de funcții a fost încheiat astăzi 11.09.2008, la AMPOSDRU, într-un număr de 2 exemplare, fiecare cu valoare de original, câte 1 exemplar pentru fiecare dintre părți.
Nume, Funcție
Cristina IOVA Director general
Nume, Funcție
Tiberiu HENTEA Director executiv
Semnătura
Semnătura
Data 11.09.2008
Data 11.09.2008
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII
privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
încheiat între
Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
și
Organismul Intermediar regional pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Regiunea Sud-Est
PREAMBUL
Prezentul Acord este încheiat având în vedere prevederile:
Regulamentul (CE) nr.1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1784/1999; Regulamentul (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr.1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale; H.G. nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin programele operaționale, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.381/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulerioare; O.G. nr.29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările și completările ulterioare; O.G. nr.79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007; Ordinul ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și al ministrului economiei și finanțelor nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul operațional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007 - 2013", cu modificările și completările ulterioare
În contextul gestionării Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) pentru eficienta implementare a acestuia și în vederea creșterii capacității de absorbție generală a Fondului Social European este necesară delegarea unor funcții ale Autorității de Management către Organisme Intermediare. Autoritatea de Management va rămâne totuși responsabilă pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor delegate, precum și a operațiunilor finanțate prin instrumentele structurale.
Pentru stabilirea funcțiilor care sunt delegate prin prezentul Acord s-au avut în vedere, tipurile de proiecte care urmează a fi implementate și capacitatea administrativă și expertiza în domeniu pe care o are Organismul Intermediar. În acest context, Autoritatea de Management a stabilit și modalitatea de control pe care o va exercita în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate.
Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse (MMFES), în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare AM ), având sediul în București, Calea Plevnei 46-48, sector 1, reprezentat de doamna Cristina IOVA, director general, pe de o parte,
și
Organismul Intermediar Regional pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane – Regiunea Sud-Est, în calitate de Organism Intermediar (în continuare OI ), având sediul în Brăila, Str. Calea Călărașilor nr. 13, cod poștal 810017, județul Brăila, reprezentat de doamna Emilia Ioana VOICU, director executiv, pe de altă parte,
au convenit asupra următorului Acord privind responsabilitățile și atribuțiile părților în pregătirea implementării și în implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 în România.
Articolul 2 – Definiții și interpretare
2.1 Definiții În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au înțelesul următor: 2.1.1 „Acord de delegare de funcții” desemnează prezentul document precum și anexele sale, care fac parte integrantă din acesta și reprezintă acordul de delegare de funcții privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 în România, semnat între organismul intermediar și autoritatea de management. 2.1.2 “ Autoritate de Audit ” desemnează autoritatea publică, la nivel național, responsabilă cu verificarea operațiunilor de management și a sistemului de control pentru fiecare program operațional, independentă funcțional de Autoritatea de Management și de Autoritatea de Certificare și Plată. În România, pentru toate programele operaționale, Autoritatea de Audit funcționează pe lângă Curtea de Conturi. 2.1.3 “ Autoritate de Certificare și Plată ” reprezintă structura organizatorică în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, responsabilă de certificarea sumelor cuprinse în declarațiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeană și pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum și a sumelor de prefinanțare și cofinanțare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. 2.1.4 „ Autoritate de Management ”, în continuare AM, desemnează Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, care are responsabilitatea gestionării și implementării asistenței financiare nerambursabile alocate POSDRU. 2.1.5 „ Axă prioritară ” reprezintă una dintre prioritățile strategiei dintr-un program operațional constând într-un grup de operațiuni corelate și care au obiective specifice măsurabile. 2.1.6 „ Beneficiar ” reprezintă organismul, autoritatea, instituția sau societatea comercială din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorială, organismele prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare în cadrul unui program operațional. În contextul schemelor de ajutor prevăzute în
Articolul 87 al Tratatului, beneficiarii sunt întreprinderi publice sau private care implementează un proiect individual și care primesc ajutor public. 2.1.7 “ Cerere de finanțare ” reprezintă formularul completat de către solicitant, în vederea obținerii asistenței financiare nerambursabile din POSDRU. 2.1.8 “Cerere de propuneri de proiecte” desemnează o invitație publică adresată de către AM/OI unei categorii clar identificate de solicitanți, în vederea depunerii cererilor de finanțare, în cadrul unei axe prioritare sau unui domeniu major de intervenție al axelor prioritare din POSDRU. 2.1.9 „Cheltuieli eligibile” reprezintă cheltuielile realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanțate în cadrul programelor operaționale, care pot fi finanțate atât din instrumentele structurale, cât și din bugetul de stat și/sau contribuția proprie a beneficiarului, conform reglementărilor legale comunitare și naționale în vigoare. 2.1.10 „Contract de finanțare ” reprezintă documentul juridic prin care se acordă asistență financiară nerambursabilă aferentă unei operațiuni în scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operațional și care stabilește drepturile și obligațiile părților. 2.1.11 „ Comitet de Monitorizare ” este organismul deliberativ, fără personalitate juridică, care asigură urmărirea eficacității și calității implementării asistenței financiare nerambursabile prin POSDRU, modul de utilizare și impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. 2.1.12 „ Departamentul pentru Luptă Antifraudă ”, în continuare DLAF, desemnează structura fără personalitate juridică, din cadrul Cancelariei Primului-Ministru, instituție de contact a Oficiului European de Luptă Antifraudă, care asigură coordonarea luptei antifraudă și protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene în România. 2.1.13 „ Document cadru de implementare a programului operațional ” desemnează documentul elaborat de autoritatea de management și aprobat prin ordin comun al ministrului economiei și finanțelor și al ministrului coordonator al autorității de management, prin care sunt stabilite detalii de implementare a programului operațional. 2.1.14 „Domeniu major de intervenție” reprezintă sfera de activitate dintr-o axă prioritară, în cadrul căruia se pot finanța diferite operațiuni cu obiective similare. 2.1.15 „Ghidul solicitantului” reprezintă un îndrumar privind completarea corectă a unei cereri de finanțare de către solicitanții de finanțare nerambursabilă în cadrul programului operațional, incluzând informații referitoare la condițiile de finanțare, procedurile de evaluare și selecție a proiectelor și reglementarea unor aspecte detaliate privind implementarea proiectelor. 2.1.16 “Instrucțiune” reprezintă o dispoziție obligatorie transmisă în scris de AM către OI în vederea implementării acesteia de către OI, care detaliază o procedură și/sau care aduce modificări/completări unei proceduri privind implementarea POSDRU. 2.1.17 “ Neregulă ” reprezintă reprezintă orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, care prejudiciază bugetul general al Comunității Europene și/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum și bugetele din care provine cofinanțarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită. 2.1.18 “ Oficiul European de Luptă Antifraudă ”, în continuare OLAF, desemnează organismul independent, din cadrul Comisiei Europene, care răspunde de combaterea fraudei împotriva bugetului Uniunii Europene. 2.1.19 „ Operațiune ” înseamnă un proiect sau un grup de proiecte selecționat de către autoritatea de management a programului operațional în cauză sau sub responsabilitatea acesteia, în conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare și implementat de unul sau mai mulți beneficiari, care permite atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă. 2.1.20 „Organism intermediar”, în continuare OI, reprezintă organismul public sau privat, care își desfășoară activitatea sub responsabilitatea autorității de management sau care îndeplinește responsabilități în numele autorității de management în relația cu beneficiarii care implementează operațiuni. 2.1.21 „ Părți ” desemnează instituțiile semnatare ale prezentului Acord de delegare de funcții. 2.1.22 „Plan multianual de evaluare” reprezintă documentul de planificare multianuală a activităților de evaluare de natură strategică și/sau operațională privitoare la un program operațional și care urmează a fi realizate în perioada de implementare a acestuia. 2.1.23 „Prefinanțare” reprezintă sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumentele structurale către un beneficiar, dacă acest transfer nu se realizează în cadrul unui proiect care intră sub incidența ajutorului de stat/de minimis, prin plată directă sau prin plată indirectă, de regulă în stadiul inițial de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanțare încheiat între beneficiar și Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabilă/responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor. 2.1.24 „Program operațional” reprezintă un document prezentat de un stat membru și adoptat de Comisie care definește o strategie de dezvoltare în conformitate cu un ansamblu coerent de priorități, pentru a cărui realizare se face apel la un fond sau în cadrul obiectivului de convergență, la Fondul de Coeziune și la FEDR. 2.1.25 „ Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane ”, în continuare POSDRU, desemnează Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, document aprobat de Comisia Europeană, elaborat de România, care conține o strategie de dezvoltare și un set de axe prioritare și domenii majore de intervenție, pentru a fi implementate cu finanțare de la Fondul Social European. 2.1.26 „ Proiect strategic ” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 500.000 – 5.000.000 euro, respectiv 1.850.000 – 18.500.000 lei, implementat la nivel național, sectorial sau multi-regional. 2.1.27 “Proiect de grant” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 50.000 – 500.000 euro, respectiv 185.000 – 1.849.999 lei, implementat la nivel multi-regional, regional sau local. 2.1.28 „ Sistemul Unic de management al informației privind instrumentele structurale din cadrul obiectivului convergență ” ( SMIS) reprezintă sistemul informatic centralizat, dezvoltat de către Ministerul Economiei și Finanțelor, în colaborare cu toate structurile utilizatoare, pentru a asigura colectarea informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditului și evaluării programelor din cadrul obiectivului convergență, în conformitate cu art 60 li. (c) din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului. 2.1.29 „ Unitate de Plată ” reprezintă structura din cadrul unei autorități publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operațional, având responsabilitatea transferării către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din instrumentele structurale în cadrul programelor operaționale, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz. În sensul prezentului Acord, Unitatea de plată desemnează organismul cu responsabilități pentru efectuarea plăților pentru POSDRU din cadrul MMFES, respectiv Direcția Management Financiar din cadrul AMPOSDRU. 2.2 Interpretare 2.2.1
În acest Acord de delegare de funcții, în afara cazurilor în care contextul cere altfel, singularul presupune pluralul și invers, masculinul presupune femininul și invers, iar referirea la persoane include atât persoane fizice, cât și persoane juridice. 2.2.2
Nici o prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții nu poate fi interpretată ca reprezentând o derogare față de alte obligații legale ce revin părților ca urmare a prevederilor legislației naționale și comunitare în vigoare. 2.2.3
În cazul în care există contradicții sau diferențe între prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, pe de o parte, și cele ale legislației naționale sau comunitare în vigoare, pe de altă parte, acestea din urmă prevalează. 2.2.4
În prezentul Acord de delegare de funcții, titlurile și cuprinsul sunt inserate numai pentru o mai ușoară referință și nu vor afecta interpretarea prezentului acord de delegare de funcții.
3.1 Obiectul prezentului Acord îl reprezintă delegarea unor funcții și a responsabilității îndeplinirii lor, privind gestionarea POSDRU, de la AM la OI, prin stabilirea cadrului de implementare a POSDRU, a drepturilor și obligațiilor și a responsabilităților ce revin fiecărei părți, precum și stabilirea relațiilor între părțile semnatare. 3.2 În îndeplinirea funcțiilor delegate, OI este responsabil cu gestionarea proiectelor de grant din cadrul următoarelor axe prioritare și domenii majore de intervenție din POSDRU: Axa Prioritară 3 „Creșterea adaptabilității lucrătorilor și a întreprinderilor”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 3.1. „Promovarea culturii antreprenoriale” − Domeniul Major de Intervenție 3.2. „Formare și sprijin pentru întreprinderi și angajați pentru promovarea adaptabilității” Axa Prioritară 5 „Promovarea măsurilor active de ocupare”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 5.1. „Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare” Axa Prioritară 6 „Promovarea incluziunii sociale”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 6.2. „Îmbunătățirea accesului și participării grupurilor vulnerabile pe piața muncii” − Domeniul Major de Intervenție 6.3. „Promovarea egalității de șanse pe piața muncii” 3.3 Proiectele strategice finanțate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt gestionate la nivelul AM.
Articolul 4 – Durata Acordului de delegare de funcții
4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data aprobării acestuia prin Ordin al ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și rămâne valabil pe întreaga perioadă a implementării POSDRU, inclusiv 3 ani de la data închiderii oficiale a POSDRU în România.
5.1 Părțile se angajează să își ducă la îndeplinire atribuțiile și responsabilitățile legate de implementarea POSDRU, respectând principiile transparenței și parteneriatului, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, cu regulamentele comunitare și cu legislația națională în domeniu, precum și cu procedurile interne. În implementarea responsabilităților, părțile se angajează să adopte un sistem de management și control adecvat, respectând cerințele specifice din legislația europeană și națională. 5.2 Părțile se angajează să se informeze reciproc și periodic asupra activităților legate de implementarea POSDRU și să organizeze întâlniri periodice, de regulă trimestrial, în scopul evaluării progresului înregistrat în implementarea POSDRU, precum și alte întâlniri ori de câte ori este cazul, în vederea analizării oricăror aspecte legate de prezentul Acord de delegare de funcții. 5.3 Părțile se obligă să nu utilizeze informațiile și documentele obținute sau la care au acces în perioada de implementare a POSDRU în alt scop decât acela de a-și îndeplini obligațiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții și a legislației naționale și comunitare în vigoare, cu respectarea prevederilor legale privind transparența, accesul la informații, precum și protecția datelor cu caracter personal. 5.4 Părțile se angajează să țină o evidență strictă și să păstreze toate datele, rapoartele, corespondența și documentele legate de fiecare etapă a implementării POSDRU, inclusiv, dar fără a se limita la, documentele referitoare la cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, așa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă, asigurând arhivarea corespunzătoare a acestora. În acest sens, părțile au obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile art. 60 și art. 90 ale Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și cu prevederile Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006. 5.5 Părțile au obligația de a pune la dispoziția Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, OLAF/DLAF, Curții Europene de Audit, Comisiei Europene, sau altor instituții în drept, orice informație sau documente solicitate privind proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu prevederile prezentului Acord. 5.6 Părțile se angajează să elaboreze proceduri interne de lucru pentru implementarea POSDRU și să îndeplinească atribuțiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții. 5.7 Angajamentele date de către Părți prin prezentul Acord de delegare de funcții vor continua să producă efecte și ulterior semnării prezentului Acord de delegare de funcții și vor fi reînnoite de fiecare dată când acest lucru va fi solicitat, în ceea ce privește faptele și circumstanțele existente la momentul respectiv.
Articolul 6 – Angajamente ale Organismului Intermediar
6.1 OI trebuie să asigure, pe cheltuială proprie, personal suficient și calificat pentru executarea corectă și la timp a sarcinilor care îi sunt încredințate, potrivit prevederilor acestui Acord de delegare de funcții. De asemenea, OI trebuie să asigure respectarea principiului segregării funcțiilor, să identifice funcțiile considerate ca fiind sensibile și să stabilească o politică adecvată de management a personalului care ocupă astfel de funcții și, totodată, să țină seama de riscurile asociate ale deciziilor luate privind delegarea de competențe. 6.2 OI va furniza spațiul necesar, mobilierul și celelalte facilități necesare pentru o funcționare corespunzătoare, astfel încât să fie îndeplinite în bune condiții activitățile delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. În acest sens, OI va semna anual o declarație de garantare. 6.3 OI va elabora și transmite AM o descriere a sistemului de management și control, conform prevederilor Regulamentului CE 1083/2006, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului CE 1828/2006 (corrigenda). În cazul în care acest sistem de management și control prezintă deficiențe, OI va implementa în termenul cel mai scurt orice recomandări făcute de autoritățile naționale sau europene competente.
Articolul 7 – Garanții ale Organismului Intermediar
7.1 OI confirmă că are capacitatea legală de a încheia și executa integral prezentul Acord de delegare de funcții. 7.2 OI confirmă că la data încheierii prezentului Acord nu se află în situația de a încălca niciuna dintre prevederile legale în vigoare, fie naționale sau europene, care să ducă la o incompatibilitate sau conflict de interese în implementarea POS DRU. 7.3 OI se angajează ca în cazul schimbării contextului existent la data semnării Acordului de delegare de funcții, care ar putea aduce OI într-una din situațiile prevăzute la
Articolul 7.2, să informeze imediat AM despre aceasta.
8.1 Având responsabilitatea finală a implementării POSDRU, AM are dreptul de a solicita orice informație sau clarificare OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 8.2 AM are dreptul de a evalua periodic capacitatea de îndeplinire a funcțiilor delegate OI, inclusiv performanța acestuia în implementarea domeniilor de intervenție care fac obiectul prezentului Acord de delegare de funcții. Astfel, AM poate efectua vizite la sediul OI pentru verificarea aplicării procedurilor interne, asigurării segregării funcțiilor la nivelul OI, existenței sistemului ierarhic de raportare, existenței sistemului de supervizare, menținerii unei piste de audit corespunzătoare, păstrării unei evidențe contabile distincte, introducerii datelor în SMIS, precum și orice alte atribuții pe care le are OI în vederea implementării eficiente a POSDRU. Aceste verificări nu vor înlocui sistemul de control intern al OI. 8.3 AM poate verifica prin sondaj, utilizarea fondurilor comunitare și/sau a fondurilor de cofinanțare aferente, în scopul validării cheltuielilor declarate deja eligibile de către OI. 8.4 AM are dreptul de a efectua controale pentru stabilirea neregulilor, prejudiciilor și/sau a persoanelor juridice ori fizice debitoare, ca urmare a nerespectării legalității, conformității și regularității utilizării și administrării fondurilor comunitare și a fondurilor de cofinanțare aferente. 8.5 AM poate emite instrucțiuni privind implementarea POSDRU, care devin obligatorii pentru OI din momentul comunicării în scris a acestora. 8.6 AM avizează manualul de proceduri interne al OI, precum și orice modificări sau completări aduse acestuia, aprobate în prealabil de către reprezentantul legal al OI, în termen de 60 de zile lucrătoare de la primirea acestora.
Articolul 9 – Obligațiile Autorității de Management
9.1 AM elaborează manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU. AM informează OI asupra oricărei modificări a manualului care are impact asupra activității acestuia, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data aprobării acesteia. 9.2 AM are obligația de a informa OI cu privire la deciziile luate în structurile parteneriale din care acesta nu face parte și care pot afecta îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 9.3 AM are obligația de a furniza, în termen de 15 zile lucrătoare, orice informație sau clarificare solicitată de către OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 9.4 AM acordă asistență de specialitate OI, la solicitarea acestuia, pe probleme legate de implementarea POSDRU și transmite către OI orice documente și informații necesare în vederea îndeplinirii de către acesta a obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord. 9.5 AM organizează reuniuni interinstituționale în legătură cu implementarea POSDRU, invitând și OI, dacă subiectele discutate sunt de relevanță pentru acesta. 9.6 AM are obligația de a informa OI cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările formulate de către Comisia Europeană, care au un impact asupra activității OI și/sau a implementării POSDRU. 9.7 AM facilitează OI accesarea și utilizarea SMIS, precum și a altor sisteme informatice de management, asigurând și instruirea corespunzătoare a personalului din cadrul OI, la solicitarea acestuia.
Articolul 10 – Drepturile Organismului Intermediar
10.1 OI are dreptul de a solicita AM informații suplimentare și clarificări pentru buna îndeplinire a funcțiilor delegate prin prezentul Acord. Termenul de primire a informațiilor suplimentare și clarificărilor de la AM este de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării solicitării de către AM. 10.2 OI are dreptul de a primi de la AM orice modificare adusă manualului de proceduri interne al AM pentru implementarea POSDRU cu impact asupra activității OI. 10.3 OI poate propune AM modificări ale mecanismelor/manualul de proceduri interne al OI prin care își îndeplinește funcțiile delegate, în vederea îmbunătățirii/eficientizării acestora. 10.4 OI beneficiază de asistență de specialitate din partea AM, în orice aspecte privind implementarea POSDRU, furnizându-i-se materialele și informațiile relevante necesare îndeplinirii obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord de delegare de funcții.
Articolul 11 – Obligațiile Organismului Intermediar
11.1 OI răspunde pentru îndeplinirea tuturor funcțiilor delegate de AM și transmite orice informație solicitată de către AM în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 11.2 OI trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a urgenta implementarea proiectelor aprobate pentru finanțare în cadrul POSDRU, în special cu privire la realizarea verificărilor cererilor de rambursare primite de la beneficiari, pentru a se evita dezangajarea fondurilor alocate anual (regula n
3/n
2), în conformitate cu prevederile art. 93 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare. 11.3 În termen de 30 de zile calendaristice de la data semnării prezentului Acord, OI va revizui și va modifica, după caz, Regulamentul de organizare și funcționare pentru a include atribuțiile delegate prin prezentul Acord. Fișele de post ale funcțiilor prevăzute în cadrul OI vor fi întocmite pentru a răspunde noilor atribuții delegate de AM, cu respectarea principiului segregării funcțiilor, al standardelor privind delegarea de competență și funcțiile sensibile. Regulamentul de organizare și funcționare și fișele de post vor fi transmise AM spre avizare. 11.4 OI are obligația de a duce la îndeplinire toate instrucțiunile emise de AM privind implementarea POSDRU, în termenul prevăzut în conținutul acestora. 11.5 OI este obligat să dezvolte manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt delegate și să îl trimită spre avizare AM, urmând a îndeplini aceste funcții în conformitate cu manualul de proceduri interne pentru implementarea POSDRU aprobat. În cazul în care AM, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau alte organisme abilitate formulează recomandări cu privire la procedurile dezvoltate, după caz, OI va încorpora toate aceste recomandări în termenul cel mai scurt. 11.6 OI se asigură că personalul acestuia cunoaște, respectă și pune în aplicare prevederile manualului de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, în vederea îndeplinirii corespunzătoare a funcțiilor delegate. 11.7 OI are obligația de a pune la dispoziția AM orice informație și/sau document solicitat în legătură cu proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, și va lua toate măsurile necesare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI. 11.8 În conformitate cu art. 5.4, OI are obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pista de audit este considerată adecvată dacă: - permite reconcilierea sumelor totale certificate către Comisia Europeană cu înregistrările contabile detaliate și documentele justificative existente la nivelul ACP, AM, OI și beneficiarilor, cu privire la operațiunile finanțate în cadrul domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord; - permite verificarea plăților din fonduri publice către beneficiari; - permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecție, aprobate de Comitetul de Monitorizare POSDRU; - cuprinde pentru fiecare operațiune, acolo unde este cazul, specificațiile tehnice și planul financiar, documentele privind aprobarea finanțării în cadrul schemelor de grant, documentele aferente procedurii de achiziții publice, rapoartele de progres și rapoartele privind verificările realizate. 11.9 Pentru funcțiile delegate și pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, OI are obligația de a introduce datele relevante în SMIS și în alte sisteme informatice de management, după caz.
12.1 Prin prezentul Acord de delegare de funcții, AM deleagă OI funcții pentru gestionarea Axelor Prioritare și domeniilor majore de intervenție menționate la
Articolul 3.2. 12.2 OI nu poate sub-delega funcții ce sunt în sarcina sa, conform prezentului Acord de delegare de funcții, unei terțe persoane sau organism, fără acordul expres al AM. 12.3 Prezentul Acord rămâne în vigoare în cazul în care una dintre părți încetează să existe și atribuțiile sale sunt preluate de către un succesor legal, iar Acordul se transferă de drept acestui succesor. Ambele părți au obligația de a transfera succesorului legal toate atribuțiile prevăzute în prezentul
Acord, menționând stadiul implementării POSDRU, termenele de realizare a activităților, dacă este cazul. Până la confirmarea noii entități, rămân în sarcina părții afectate de situația de drept menționată mai sus toate obligațiile asumate conform prezentului Acord.
Articolul 13 – Monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate
13.1 AM asigură monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate OI în vederea implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții. 13.2 Pe baza informațiilor transmise de OI, a verificărilor proprii, a rapoartelor de audit, și a altor documente relevante, AM elaborează un raport anual de monitorizare privind îndeplinirea funcțiilor delegate. 13.3 În exercitarea funcției de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate, AM are dreptul de a efectua misiuni de verificare la sediul OI în conformitate cu Planul anual de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate. În acest sens, AM are obligația de a comunica, în scris, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, intenția de a realiza o misiune de verificare la sediul OI. Comunicarea va conține scopul vizitei, data, locul, ora, numele și calitatea persoanelor care vor participa la această misiune de verificare și, de asemenea, documentele care vor fi analizate de către acestea. 13.4 OI are obligația de a permite accesul reprezentanților AM la sediul său, în baza comunicării transmise de către aceasta în termenul și cu respectarea condițiilor stabilite prin prezentul Acord de delegare de funcții și pune la dispoziția acestora documentele solicitate. 13.5 În funcție de concluziile privind modul de îndeplinire de către OI a funcțiilor delegate, AM poate decide restrângerea sau retragerea acestora, dacă nu se remediază deficiențele constatate, în termenul solicitat. Restrângerea/retragerea funcțiilor delegate își produce efectele de la data comunicării de către AM a deciziei, fără îndeplinirea vreunei alte formalități. 13.6 Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 1605/2002, AM poate decide restrângerea funcțiilor delegate sau retragerea acestora în cazul în care OI nu implementează recomandările unui organism de audit național sau comunitar în care sunt elemente ce dovedesc existența unei deficiențe grave în funcționarea sistemului de management și control al OI.
14.1 AM este responsabilă de managementul POSDRU, în conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind responsabilitățile prevăzute la articolul 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului și la articolul 17 din HG nr. 457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. 14.2 AM este responsabilă pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție specificate la articolul 3.2. din prezentul Acord.
Articolul 15 – Responsabilitățile Unității de Plată FSE
15.1 În cadrul Direcției Generale AMPOSDRU funcționează Unitatea de Plată FSE (UP FSE), cu responsabilitățile prevăzute în legislația națională. 15.2 UP FSE este responsabilă de transferarea către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor
eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din FSE în cadrul POSDRU, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz.
Articolul 16 – Responsabilitățile Organismului Intermediar
16.1 OI este responsabil pentru gestionarea la nivel regional a proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu prevederile prezentului Acord și legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind funcțiile prevăzute la articolul 17 din prezentul Acord.
17.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea următoarelor funcții: Programare 17.2 Colaborează cu AM la elaborarea și amendarea POSDRU și a Documentului Cadru de Implementare a POSDRU. 17.3 Colaborează cu AM la elaborarea criteriilor de evaluare și selecție a proiectelor, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.4 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului. 17.5 Elaborează condițiile specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord, și le transmite AM spre avizare. 17.6 Elaborează corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și le transmite AM spre avizare. 17.7 Colaborează cu AM la elaborarea planului anual de lucru și la elaborarea schemelor de ajutor de stat. Evaluare la nivel de program 17.8 Furnizează AM și experților evaluatori toate informațiile necesare pentru realizarea evaluărilor la nivel de program. Monitorizare și raportare la nivel de program 17.9 Desemnează membri pentru Comitetul de Monitorizare POSDRU. Participă la reuniunile CM POSDRU. 17.10 Elaborează și transmite AM rapoarte semestriale de implementare defalcate pe fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 17.11 Contribuie prin furnizarea de informații la elaborarea de către AM a Rapoartelor Anuale de Implementare și a Raportului Final de Implementare a POSDRU; OI va furniza orice alte informații necesare în vederea analizării stadiului implementării POSDRU, în legătură cu domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Informare și publicitate 17.12 Colaborează cu AM la elaborarea și revizuirea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007- 2013, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu cerințele de informare și publicitate prevăzute în regulamentele specifice. 17.13 Elaborează și revizuiește Planul Anual de Comunicare pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord și îl transmite AM spre avizare. 17.14 Implementează măsurile specifice de informare și publicitate cuprinse în Planul Anual de Comunicare și în Planul de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, corespunzător domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.15 Raportează trimestrial AM progresul înregistrat în implementarea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013 și a Planului Anual de Comunicare. 17.16 Dezvoltă și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI în legătură cu implementarea domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, cu informarea AM. 17.17 Publică pe pagina de internet a OI lista beneficiarilor, în conformitate cu prevederile regulamentelor relevante. Lansare cereri de propuneri de proiecte 17.18 Lansează la nivel regional cereri de propuneri de proiecte, conform planului anual de lucru aprobat de AM. 17.19 Asigură publicitatea adecvată lansării cererilor de propuneri de proiecte. Birou de informare (helpdesk) 17.20 Completează registrul de helpdesk cu solicitările potențialilor beneficiari/beneficiari, precum și cu răspunsurile aferente elaborate de OI. 17.21 Asigură măsuri de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 17.22 Asigură măsuri de informare a beneficiarilor privind implementarea proiectelor. 17.23 Elaborează și transmite AM spre informare lista celor mai frecvente întrebări pentru cererile de propuneri de proiecte lansate de OI. Publică lista celor mai frecvente întrebări pe pagina de internet a OI. 17.24 Asigură publicarea listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM pe pagina de internet a OI. 17.25 Organizează și actualizează baza de date cu potențialii beneficiari pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. Evaluare și selecție proiecte 17.26 Numește membrii evaluatori, președintele și secretarul Comitetelor de Evaluare organizate la nivelul OI. 17.27 Primește, în vederea evaluării, cererile de finanțare înregistrate de AM în format electronic. 17.28 Organizează și asigură buna desfășurare a sesiunilor de evaluare și selecție a cererilor de finanțare, în conformitate cu metodologia de evaluare stabilită de AM. 17.29 Selectează cererile de finanțare depuse de către potențialii beneficiari, în conformitate cu criteriile de evaluare și selecție aprobate de către Comitetul de Monitorizare POSDRU. 17.30 Transmite către AM, spre aprobare, lista proiectelor admise și respinse și aflate pe lista de rezerve, în termenul și condițiile prevăzute de procedura aplicabilă. 17.31 Înregistrează eventualele contestații privind rezultatele procesului de evaluare și selecție. 17.32 Numește membrii în Comitetele de Soluționare a Contestațiilor organizate la nivelul AM. 17.33 Elaborează și transmite beneficiarilor deciziile privind aprobarea, respingerea sau punerea pe lista de rezervă a cererilor de finanțare primite. 17.34 Numește membri evaluatori în cadrul Comitetelor de Evaluare organizate de AM. Contractare 17.35 Verifică documentele suport transmise de beneficiari în vederea încheierii contractelor de finanțare. 17.36 Pregătește dosarele proiectelor de contract și semnează contractele de finanțare, împreună cu documentele aferente angajării bugetare. 17.37 Analizează și decide aprobarea sau respingerea propunerilor beneficiarilor de modificare a contractelor de finanțare. 17.38 Întocmește și semnează actele adiționale pentru contractele de finanțare; informează AM privind actele adiționale încheiate. 17.39 Efectuează vizite speciale, după caz, în vederea soluționării solicitărilor de reziliere a contractelor primite de la beneficiari. 17.40 Organizează întâlniri de clarificare cu beneficiarii în cazul solicitării acestora de reziliere a contractelor de finanțare. 17.41 Elaborează și transmite beneficiarilor scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului și Procesul verbal de reziliere, dacă e cazul. 17.42 Transmite AM scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului, Procesul verbal de reziliere și nota de debit, dacă e cazul. 17.43 Înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management informațiile cuprinse în contractele de finanțare, precum și orice modificare a contractelor de finanțare. Monitorizarea proiectelor 17.44 Asigură monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor contractate de OI. 17.45 Verifică raportul tehnico-financiar întocmit de beneficiari. Efectuează misiuni de verificare la fața locului. 17.46 Elaborează și transmite AM scrisoare de aprobare a rapoartelor tehnico-financiare primite de la beneficiari, în vederea procesării plăților. 17.47 Introduce datele tehnice din rapoartele tehnico-financiare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.48 Elaborează și transmite AM spre avizare planul anual pentru misiunile la fața locului (vizite de monitorizare). 17.49 Elaborează raportul vizitei de monitorizare și îl înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.50 Monitorizează îndeplinirea de către beneficiar a măsurilor corective stabilite ca urmare a vizitelor de monitorizare. Management financiar 17.51 Colaborează cu AM în activitatea de planificare financiară, furnizând informații financiare necesare. 17.52 Asigură funcția de angajare și de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007. 17.53 Verifică cererile de prefinanțare și documentele suport. Introduce datele din cererea de prefinanțare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.54 Verifică cererile de rambursare și documentele suport primite de la beneficiari și validează cheltuielile eligibile efectuate de beneficiari. Introduce datele din cererile de rambursare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.55 Întocmește și transmite AM situația centralizată a cererilor de rambursare validate, pe surse de finanțare, axă prioritară și domeniu major de intervenție. 17.56 Întocmește și transmite AM spre avizare planul anual privind verificarea chetuielilor la fața locului. Efectuează misiuni de verificare a cheltuielilor la fața locului în conformitate cu planul anual și cu procedura relevantă. Cu ocazia verificărilor la fața locului OI verifică și dacă beneficiarul ține o evidență contabilă distinctă pentru proiect. 17.57 Transmite AM copii ale rapoartelor de verificare la fața locului. 17.58 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.59 Întocmește evidența extrabilanțieră și înregistrează în contabilitate creditele bugetare aprobate, angajamentele bugetare și angajamentele legale. 17.60 Întocmește și transmite AM lunar fișele de cont extrabilanțiere în vederea efectuării reconcilierii cu contabilitatea AM. 17.61 Asigură arhivarea în condiții optime a unei copii a reconcilierii contabile primită de la AM. 17.62 Asigură disponibilitatea documentelor utilizate în procesul de validare a cererilor de rambursare, în cazul controlului din partea AM, Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, Comisiei Europene și a altor organisme abilitate, în condițiile legislației naționale și comunitare. Control financiar preventiv propriu 17.63 Asigură organizarea și exercitarea activității de control financiar preventiv propriu pentru angajamentele legale și actele adiționale ulterioare, privitoare la implementarea POSDRU, încheiate de OI. Control antifraudă OI va desfășura activități specifice de control antifraudă după verificarea de către AM a sistemului de management și control al OI pentru această funcție delegată, urmare a unei misiuni de verificare efectuată de AM. 17.64 Organizează activitatea de control privind utilizarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, în conformitate cu prevederile O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare, pe baza sesizărilor și alertelor de nereguli primite de la AM, auditul intern/extern, compartimentele OI, alte organe cu atribuții de control, mass media etc. 17.65 Verifică, stabilește și individualizează obligația de plată, ca urmare a activității de constatare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, sub forma unui titlu de creanță, prin întocmirea procesului verbal de constatare și a notei de debit. 17.66 Transmite AM procesele verbale de constatare și notele de debit. 17.67 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.68 Sesizează DLAF în cazul descoperirii, în urma desfășurării activității de constatare, a unor indicii privind posibile fraude și comunică și AM situația constatată. 17.69 Comunică DLAF, în urma solicitării acestuia, cu înștiințarea AM, măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control încheiate, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii. Managementul neregulilor 17.70 OI întreprinde măsuri de prevenire și detectare a neregulilor pentru domeniile de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pentru coordonarea acestor activități, OI desemnează un ofițer de nereguli. 17.71 Înregistrează în ordine cronologică alertele de neregulă în Registrul raportorului de nereguli al OI și informează AM în termen de 5 zile lucrătoare. 17.72 Elaborează nota de verificare preliminară a sesizării de neregulă conform evidențelor OI. 17.73 Elaborează și transmite trimestrial AM raportul de nereguli care va conține neregulile în curs de rezolvare depistate de OI. Transmite AM informațiile suplimentare solicitate prin „Scrisoarea privind clarificarea neconcordanțelor”. 17.74 Monitorizează progresul neregulilor, completează registrul de nereguli și menține o bază de date adecvată a neregulilor, în conformitate cu procedura relevantă. 17.75 Urmare confirmării unei nereguli, întocmește raportul de neregulă și scrisoarea standard și le transmite directorului OI. Transmite AM raportul de neregulă și documentele suport și dosarul de suspiciune de neregulă. 17.76 Asigură instruirea personalului OI cu privire la modalitatea de sesizare a unei nereguli. Achiziții publice 17.77 Transmite AM, în termen de 2 zile de la data semnării unui contract de finanțare și/sau de la data depunerii acestora de către beneficiari, programele (anuale)/listele de achiziții care urmează să fie făcute de beneficiari în cadrul proiectelor cofinanțate. 17.78 Verifică, pe bază de eșantion, documentația de achiziții publice transmisă de beneficiari, în conformitate cu procedura relevantă. Verificare ex-ante 17.79 Realizează verificarea ex-ante a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și corrigenda aferente acestora, elaborate de OI. 17.80 Efectuează verificarea ex-ante a constituirii Comitetului de Evaluare organizat la nivelul OI. 17.81 Efectuează verificarea ex-ante a raportului de evaluare întocmit de OI. 17.82 Efectuează verificare ex-ante a tuturor contractelor de finanțare și respectiv dosarelor de contract, a listei beneficiarilor, a tuturor actelor adiționale la contractele de finanțare încheiate de OI privitoare la implementarea POSDRU. 17.83 Realizează verificarea ex-ante a documentelor elaborate de OI, în conformitate cu procedura relevantă. 17.84 Elaborează și transmite AM rapoarte lunare privind documentele respinse în cadrul OI în urma verificării ex-ante. 17.85 Urmărește implementarea acțiunilor corective stabilite în urma verificărilor ex-ante, aprobate la nivelul OI, și elaborează stadiul realizării acestora. 17.86 Asigură îndeplinirea acțiunilor corective transmise de AM. Elaborează și transmite AM stadiul realizării acțiunilor corective. 17.87 Asigură diseminarea la nivelul OI a raportului trimestrial integrat de sinteză a celor mai frecvente erori și motive de respingere în urma verificărilor ex-ante, elaborat și transmis de AM. Tehnologia informației 17.88 Asigură integritatea și protecția datelor prin implementarea politicii de securitate IT la nivelul OI (politicii antivirus, politicii de back-up și politicii de recuperare a datelor în caz de dezastru). 17.89 Asigură funcționarea eficientă a aplicațiilor și a bazelor de date utilizate la nivelul OI. 17.90 Monitorizează și garantează calitatea echipamentelor și a sistemelor informatice.la nivelul OI 17.91 Asigură funcționarea și utilizarea corectă a sistemului informatic, în acord cu procedurile și standardul de securitate ISO/IEC 17799. 17.92 Asigură operarea corespunzătoare în SMIS-CSNR la nivelul OI. 17.93 Asigură mentenanța paginii de internet a OI și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI pe baza documentelor și indicațiilor transmise de ofițerii de informare și publicitate. Managementul riscurilor 17.94 Constituie și asigură funcționarea Grupului de management al riscurilor organizat la nivelul OI.
Articolul 18 – Modificarea Acordului
18.1 Ca regulă generală, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat numai prin acordul scris al Părților. Cu titlu de excepție, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat unilateral de către AM în scris, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și responsabilităților AM, și totodată în situația unor modificări în legislația națională și europeană ce ar putea afecta executarea corespunzătoare a prezentul Acord. 18.2 Prezentul Acord poate fi modificat prin una din următoarele modalități: (a) implicit, prin intrarea în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord; (b) explicit, prin acordul de voință al părților. 18.3 Modificarea prezentului Acord va lua forma unui Act adițional, prin care: (a) se confirmă situația survenită în urma intrării în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau (b) se efectuează modificările necesare, conform acordului de voință a părților. 18.4 Modificările aduse prezentului Acord intră în vigoare: (a) de la data intrării în vigoare a prevederilor legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau data indicată în acestea, sau (b) de la data semnării de către ambele părți a Actului adițional de modificare prin acordul de voință al părților.
Articolul 19 – Încetarea Acordului
19.1 Prezentul Acord de delegare de funcții încetează: (a) Prin închiderea POSDRU, în condițiile Articolului 4.1. (b) Prin acordul de voință al părților, confirmat în scris. (c) În situația prevăzută de art 13.5 și 13.6 din prezentul Acord, în cazul retragerii atribuțiilor delegate. (d) La expirarea termenului stipulat la
Articolul 22.5.
20.1 Întreaga corespondență efectuată ca urmare a punerii în aplicare a prezentului Acord de delegare de funcții trebuie să fie transmisă prin scrisoare recomandată, fax, e-mail sau orice alte mijloace de transmitere care fac posibilă dovedirea primirii de către destinatar. 20.2 Orice notificare, avizare, acord, aprobare, certificare sau decizie în aplicarea prezentului Acord de delegare de funcții se comunică în scris celeilalte părți în formatul standard, atunci când acesta este prevăzut. 20.3 Adresele utilizate pentru comunicarea între părți sunt următoarele: Pentru AM: Str. Calea Plevnei nr. 46-48, sector 1, București, România Pentru OI: Str. Calea Călărașilor nr. 13, cod poștal 810017, Brăila, județul Brăila, România 20.4 În cazul modificării acestor adrese, părțile se vor informa reciproc.
21.1 Nici una dintre părți nu este și nu va fi ținută răspunzătoare pentru daunele sau prejudiciile cauzate celeilalte părți de un terț pe parcursul derulării POSDRU și în legătură cu acesta. 21.2 Fiecare parte este răspunzătoare pentru orice daune sau prejudicii cauzate celeilalte părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea cu întârziere și/sau defectuoasă a obligațiilor ce îi revin, conform prevederilor prezentului Acord. 21.3 În cazul constatării de către departamentele/instituțiile îndreptățite, a nerealizării unui proiect sau a neexecutării culpabile a unei funcții delegate, dintr-o vină imputabilă uneia dintre părțile semnatare ale acestui Acord, aceasta atrage răspunderea financiară a părții aflate în culpă.
Articolul 22 – Forța Majoră
22.1 Nici una dintre părțile acestui Acord nu răspunde de neexecutarea la termen sau/și de executarea în mod necorespunzător – total sau parțial – a oricărei obligații care îi revine în baza prezentului Acord, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligației respective a fost cauzată de forța majoră, așa cum este definită de lege. 22.2 Partea care invocă forța majoră este obligată să-i comunice în scris celeilalte părți acest fapt, în termen de 48 de ore de la producerea evenimentului și să ia toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor lui. 22.3 Partea care invocă forța majoră este obligată să facă dovada acesteia, în termenul cel mai scurt prin notificare scrisă, însoțită de acte doveditoare, emise de autoritățile locale și/sau centrale, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. Dacă notificarea nu s-a transmis în condițiile stabilite, partea aflată în culpă este responsabilă de prejudiciile provocate celeilalte părți, întrucât nu a făcut dovada existenței cazului de forță majoră. Cazul de forță majoră va fi dovedit cu acte ale autorităților locale/centrale competente, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. 22.4 Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștința celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în termen de 15 zile calendaristice de la încetare. De îndată ce cauza de forță majoră a încetat, partea care a invocat-o va relua executarea obligațiilor care îi revin, conform prezentului Acord. 22.5 Dacă în termen de 90 zile de la producere, evenimentul respectiv și consecințele lui nu încetează, părțile au dreptul să-și notifice încetarea de plin drept a prezentului Acord, fără ca vreuna dintre ele să pretindă daune-interese, dar sunt ținute de a-și onora toate obligațiile având termene de îndeplinire până la data apariției cazului de forță majoră.
Articolul 23 – Etica
23.1 Părțile se angajează ca personalul implicat în implementarea POSDRU să respecte standardele de etică profesională. Astfel, personalul trebuie să contribuie la funcționarea corespunzătoare a organismelor din care fac parte și să ajute la menținerea reputației privind integritatea și imparțialitatea acesteia.
24.1 Prezentul Acord de delegare de funcții este semnat în România și este guvernat, interpretat, înțeles și aplicat în conformitate cu legislația română, în afara cazului în care anumite prevederi ale prezentului Acord sunt exceptate de la aplicarea legislației române în favoarea unui act normativ al CE.
Articolul 25 – Soluționarea litigiilor
25.1 Părțile vor depune de bună credință toate diligențele necesare în vederea soluționării pe cale amiabilă a oricărei dispute, controverse sau neînțelegeri între Părți ce decurg din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții. 25.2 În situația în care nu se poate ajunge la un rezultat privind soluționarea pe cale amiabilă, orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții va fi soluționat în conformitate cu legislația națională.
26.1 Dacă, în orice moment, orice condiție sau prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții este declarată și dovedită ca fiind ilegală, nevalabilă sau inaplicabilă, în întregime sau parțial, în conformitate cu orice lege sau act normativ, acea prevedere sau condiție va fi considerată ca nefăcând parte din prezentul Acord de delegare de funcții, iar aplicabilitatea celorlalte prevederi ale prezentului Acord nu va fi afectată, iar în acest scop prevederile prezentului Acord de delegare de funcții se declară a fi independente.
Articolul 27 – Publicare în Monitorul Oficial
27.1 Prezentul Acord de delegare de funcții se publică în Monitorul Oficial al României, partea I.
Prezentul Acord de delegare de funcții a fost încheiat astăzi 11.09.2008, la AMPOSDRU, într-un număr de 2 exemplare, fiecare cu valoare de original, câte 1 exemplar pentru fiecare dintre părți.
Nume, Funcție
Cristina IOVA Director general
Nume, Funcție
Emilia Ioana VOICU Director executiv
Semnătura
Semnătura
Data 11.09.2008
Data 11.09.2008
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII
privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
încheiat între
Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
și
Organismul Intermediar regional pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Regiunea Sud-Muntenia
PREAMBUL
Prezentul Acord este încheiat având în vedere prevederile:
Regulamentul (CE) nr.1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1784/1999; Regulamentul (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr.1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale; H.G. nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin programele operaționale, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.381/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulerioare; O.G. nr.29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările și completările ulterioare; O.G. nr.79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007; Ordinul ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și al ministrului economiei și finanțelor nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul operațional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007 - 2013", cu modificările și completările ulterioare
În contextul gestionării Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) pentru eficienta implementare a acestuia și în vederea creșterii capacității de absorbție generală a Fondului Social European este necesară delegarea unor funcții ale Autorității de Management către Organisme Intermediare. Autoritatea de Management va rămâne totuși responsabilă pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor delegate, precum și a operațiunilor finanțate prin instrumentele structurale.
Pentru stabilirea funcțiilor care sunt delegate prin prezentul Acord s-au avut în vedere, tipurile de proiecte care urmează a fi implementate și capacitatea administrativă și expertiza în domeniu pe care o are Organismul Intermediar. În acest context, Autoritatea de Management a stabilit și modalitatea de control pe care o va exercita în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate.
Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse (MMFES), în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare AM ), având sediul în București, Calea Plevnei 46-48, sector 1, reprezentat de doamna Cristina IOVA, director general, pe de o parte,
și
Organismul Intermediar Regional pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane – Regiunea Sud-Muntenia, în calitate de Organism Intermediar (în continuare OI ), având sediul în Călărași, Str. Portului nr. 2A, cod poștal 910041, județul Călărași, reprezentat de doamna Silvia MARIN, director executiv, pe de altă parte,
au convenit asupra următorului Acord privind responsabilitățile și atribuțiile părților în pregătirea implementării și în implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 în România.
Articolul 2 – Definiții și interpretare
2.1 Definiții În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au înțelesul următor: 2.1.1 „Acord de delegare de funcții” desemnează prezentul document precum și anexele sale, care fac parte integrantă din acesta și reprezintă acordul de delegare de funcții privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 în România, semnat între organismul intermediar și autoritatea de management. 2.1.2 “ Autoritate de Audit ” desemnează autoritatea publică, la nivel național, responsabilă cu verificarea operațiunilor de management și a sistemului de control pentru fiecare program operațional, independentă funcțional de Autoritatea de Management și de Autoritatea de Certificare și Plată. În România, pentru toate programele operaționale, Autoritatea de Audit funcționează pe lângă Curtea de Conturi. 2.1.3 “ Autoritate de Certificare și Plată ” reprezintă structura organizatorică în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, responsabilă de certificarea sumelor cuprinse în declarațiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeană și pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum și a sumelor de prefinanțare și cofinanțare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. 2.1.4 „ Autoritate de Management ”, în continuare AM, desemnează Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, care are responsabilitatea gestionării și implementării asistenței financiare nerambursabile alocate POSDRU. 2.1.5 „ Axă prioritară ” reprezintă una dintre prioritățile strategiei dintr-un program operațional constând într-un grup de operațiuni corelate și care au obiective specifice măsurabile. 2.1.6 „ Beneficiar ” reprezintă organismul, autoritatea, instituția sau societatea comercială din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorială, organismele prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare în cadrul unui program operațional. În contextul schemelor de ajutor prevăzute în
Articolul 87 al Tratatului, beneficiarii sunt întreprinderi publice sau private care implementează un proiect individual și care primesc ajutor public. 2.1.7 “ Cerere de finanțare ” reprezintă formularul completat de către solicitant, în vederea obținerii asistenței financiare nerambursabile din POSDRU. 2.1.8 “Cerere de propuneri de proiecte” desemnează o invitație publică adresată de către AM/OI unei categorii clar identificate de solicitanți, în vederea depunerii cererilor de finanțare, în cadrul unei axe prioritare sau unui domeniu major de intervenție al axelor prioritare din POSDRU. 2.1.9 „Cheltuieli eligibile” reprezintă cheltuielile realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanțate în cadrul programelor operaționale, care pot fi finanțate atât din instrumentele structurale, cât și din bugetul de stat și/sau contribuția proprie a beneficiarului, conform reglementărilor legale comunitare și naționale în vigoare. 2.1.10 „Contract de finanțare ” reprezintă documentul juridic prin care se acordă asistență financiară nerambursabilă aferentă unei operațiuni în scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operațional și care stabilește drepturile și obligațiile părților. 2.1.11 „ Comitet de Monitorizare ” este organismul deliberativ, fără personalitate juridică, care asigură urmărirea eficacității și calității implementării asistenței financiare nerambursabile prin POSDRU, modul de utilizare și impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. 2.1.12 „ Departamentul pentru Luptă Antifraudă ”, în continuare DLAF, desemnează structura fără personalitate juridică, din cadrul Cancelariei Primului-Ministru, instituție de contact a Oficiului European de Luptă Antifraudă, care asigură coordonarea luptei antifraudă și protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene în România. 2.1.13 „ Document cadru de implementare a programului operațional ” desemnează documentul elaborat de autoritatea de management și aprobat prin ordin comun al ministrului economiei și finanțelor și al ministrului coordonator al autorității de management, prin care sunt stabilite detalii de implementare a programului operațional. 2.1.14 „Domeniu major de intervenție” reprezintă sfera de activitate dintr-o axă prioritară, în cadrul căruia se pot finanța diferite operațiuni cu obiective similare. 2.1.15 „Ghidul solicitantului” reprezintă un îndrumar privind completarea corectă a unei cereri de finanțare de către solicitanții de finanțare nerambursabilă în cadrul programului operațional, incluzând informații referitoare la condițiile de finanțare, procedurile de evaluare și selecție a proiectelor și reglementarea unor aspecte detaliate privind implementarea proiectelor. 2.1.16 “Instrucțiune” reprezintă o dispoziție obligatorie transmisă în scris de AM către OI în vederea implementării acesteia de către OI, care detaliază o procedură și/sau care aduce modificări/completări unei proceduri privind implementarea POSDRU. 2.1.17 “ Neregulă ” reprezintă reprezintă orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, care prejudiciază bugetul general al Comunității Europene și/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum și bugetele din care provine cofinanțarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită. 2.1.18 “ Oficiul European de Luptă Antifraudă ”, în continuare OLAF, desemnează organismul independent, din cadrul Comisiei Europene, care răspunde de combaterea fraudei împotriva bugetului Uniunii Europene. 2.1.19 „ Operațiune ” înseamnă un proiect sau un grup de proiecte selecționat de către autoritatea de management a programului operațional în cauză sau sub responsabilitatea acesteia, în conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare și implementat de unul sau mai mulți beneficiari, care permite atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă. 2.1.20 „Organism intermediar”, în continuare OI, reprezintă organismul public sau privat, care își desfășoară activitatea sub responsabilitatea autorității de management sau care îndeplinește responsabilități în numele autorității de management în relația cu beneficiarii care implementează operațiuni. 2.1.21 „ Părți ” desemnează instituțiile semnatare ale prezentului Acord de delegare de funcții. 2.1.22 „Plan multianual de evaluare” reprezintă documentul de planificare multianuală a activităților de evaluare de natură strategică și/sau operațională privitoare la un program operațional și care urmează a fi realizate în perioada de implementare a acestuia. 2.1.23 „Prefinanțare” reprezintă sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumentele structurale către un beneficiar, dacă acest transfer nu se realizează în cadrul unui proiect care intră sub incidența ajutorului de stat/de minimis, prin plată directă sau prin plată indirectă, de regulă în stadiul inițial de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanțare încheiat între beneficiar și Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabilă/responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor. 2.1.24 „Program operațional” reprezintă un document prezentat de un stat membru și adoptat de Comisie care definește o strategie de dezvoltare în conformitate cu un ansamblu coerent de priorități, pentru a cărui realizare se face apel la un fond sau în cadrul obiectivului de convergență, la Fondul de Coeziune și la FEDR. 2.1.25 „ Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane ”, în continuare POSDRU, desemnează Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, document aprobat de Comisia Europeană, elaborat de România, care conține o strategie de dezvoltare și un set de axe prioritare și domenii majore de intervenție, pentru a fi implementate cu finanțare de la Fondul Social European. 2.1.26 „ Proiect strategic ” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 500.000 – 5.000.000 euro, respectiv 1.850.000 – 18.500.000 lei, implementat la nivel național, sectorial sau multi-regional. 2.1.27 “Proiect de grant” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 50.000 – 500.000 euro, respectiv 185.000 – 1.849.999 lei, implementat la nivel multi-regional, regional sau local. 2.1.28 „ Sistemul Unic de management al informației privind instrumentele structurale din cadrul obiectivului convergență ” ( SMIS) reprezintă sistemul informatic centralizat, dezvoltat de către Ministerul Economiei și Finanțelor, în colaborare cu toate structurile utilizatoare, pentru a asigura colectarea informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditului și evaluării programelor din cadrul obiectivului convergență, în conformitate cu art 60 li. (c) din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului. 2.1.29 „ Unitate de Plată ” reprezintă structura din cadrul unei autorități publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operațional, având responsabilitatea transferării către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din instrumentele structurale în cadrul programelor operaționale, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz. În sensul prezentului Acord, Unitatea de plată desemnează organismul cu responsabilități pentru efectuarea plăților pentru POSDRU din cadrul MMFES, respectiv Direcția Management Financiar din cadrul AMPOSDRU. 2.2 Interpretare 2.2.1
În acest Acord de delegare de funcții, în afara cazurilor în care contextul cere altfel, singularul presupune pluralul și invers, masculinul presupune femininul și invers, iar referirea la persoane include atât persoane fizice, cât și persoane juridice. 2.2.2
Nici o prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții nu poate fi interpretată ca reprezentând o derogare față de alte obligații legale ce revin părților ca urmare a prevederilor legislației naționale și comunitare în vigoare. 2.2.3
În cazul în care există contradicții sau diferențe între prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, pe de o parte, și cele ale legislației naționale sau comunitare în vigoare, pe de altă parte, acestea din urmă prevalează. 2.2.4
În prezentul Acord de delegare de funcții, titlurile și cuprinsul sunt inserate numai pentru o mai ușoară referință și nu vor afecta interpretarea prezentului acord de delegare de funcții.
3.1 Obiectul prezentului Acord îl reprezintă delegarea unor funcții și a responsabilității îndeplinirii lor, privind gestionarea POSDRU, de la AM la OI, prin stabilirea cadrului de implementare a POSDRU, a drepturilor și obligațiilor și a responsabilităților ce revin fiecărei părți, precum și stabilirea relațiilor între părțile semnatare. 3.2 În îndeplinirea funcțiilor delegate, OI este responsabil cu gestionarea proiectelor de grant din cadrul următoarelor axe prioritare și domenii majore de intervenție din POSDRU: Axa Prioritară 3 „Creșterea adaptabilității lucrătorilor și a întreprinderilor”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 3.1. „Promovarea culturii antreprenoriale” − Domeniul Major de Intervenție 3.2. „Formare și sprijin pentru întreprinderi și angajați pentru promovarea adaptabilității” Axa Prioritară 5 „Promovarea măsurilor active de ocupare”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 5.1. „Dezvoltarea și implementarea măsurilor active de ocupare” Axa Prioritară 6 „Promovarea incluziunii sociale”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 6.2. „Îmbunătățirea accesului și participării grupurilor vulnerabile pe piața muncii” − Domeniul Major de Intervenție 6.3. „Promovarea egalității de șanse pe piața muncii” 3.3 Proiectele strategice finanțate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt gestionate la nivelul AM.
Articolul 4 – Durata Acordului de delegare de funcții
4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data aprobării acestuia prin Ordin al ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și rămâne valabil pe întreaga perioadă a implementării POSDRU, inclusiv 3 ani de la data închiderii oficiale a POSDRU în România.
5.1 Părțile se angajează să își ducă la îndeplinire atribuțiile și responsabilitățile legate de implementarea POSDRU, respectând principiile transparenței și parteneriatului, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, cu regulamentele comunitare și cu legislația națională în domeniu, precum și cu procedurile interne. În implementarea responsabilităților, părțile se angajează să adopte un sistem de management și control adecvat, respectând cerințele specifice din legislația europeană și națională. 5.2 Părțile se angajează să se informeze reciproc și periodic asupra activităților legate de implementarea POSDRU și să organizeze întâlniri periodice, de regulă trimestrial, în scopul evaluării progresului înregistrat în implementarea POSDRU, precum și alte întâlniri ori de câte ori este cazul, în vederea analizării oricăror aspecte legate de prezentul Acord de delegare de funcții. 5.3 Părțile se obligă să nu utilizeze informațiile și documentele obținute sau la care au acces în perioada de implementare a POSDRU în alt scop decât acela de a-și îndeplini obligațiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții și a legislației naționale și comunitare în vigoare, cu respectarea prevederilor legale privind transparența, accesul la informații, precum și protecția datelor cu caracter personal. 5.4 Părțile se angajează să țină o evidență strictă și să păstreze toate datele, rapoartele, corespondența și documentele legate de fiecare etapă a implementării POSDRU, inclusiv, dar fără a se limita la, documentele referitoare la cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, așa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă, asigurând arhivarea corespunzătoare a acestora. În acest sens, părțile au obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile art. 60 și art. 90 ale Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și cu prevederile Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006. 5.5 Părțile au obligația de a pune la dispoziția Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, OLAF/DLAF, Curții Europene de Audit, Comisiei Europene, sau altor instituții în drept, orice informație sau documente solicitate privind proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu prevederile prezentului Acord. 5.6 Părțile se angajează să elaboreze proceduri interne de lucru pentru implementarea POSDRU și să îndeplinească atribuțiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții. 5.7 Angajamentele date de către Părți prin prezentul Acord de delegare de funcții vor continua să producă efecte și ulterior semnării prezentului Acord de delegare de funcții și vor fi reînnoite de fiecare dată când acest lucru va fi solicitat, în ceea ce privește faptele și circumstanțele existente la momentul respectiv.
Articolul 6 – Angajamente ale Organismului Intermediar
6.1 OI trebuie să asigure, pe cheltuială proprie, personal suficient și calificat pentru executarea corectă și la timp a sarcinilor care îi sunt încredințate, potrivit prevederilor acestui Acord de delegare de funcții. De asemenea, OI trebuie să asigure respectarea principiului segregării funcțiilor, să identifice funcțiile considerate ca fiind sensibile și să stabilească o politică adecvată de management a personalului care ocupă astfel de funcții și, totodată, să țină seama de riscurile asociate ale deciziilor luate privind delegarea de competențe. 6.2 OI va furniza spațiul necesar, mobilierul și celelalte facilități necesare pentru o funcționare corespunzătoare, astfel încât să fie îndeplinite în bune condiții activitățile delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. În acest sens, OI va semna anual o declarație de garantare. 6.3 OI va elabora și transmite AM o descriere a sistemului de management și control, conform prevederilor Regulamentului CE 1083/2006, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului CE 1828/2006 (corrigenda). În cazul în care acest sistem de management și control prezintă deficiențe, OI va implementa în termenul cel mai scurt orice recomandări făcute de autoritățile naționale sau europene competente.
Articolul 7 – Garanții ale Organismului Intermediar
7.1 OI confirmă că are capacitatea legală de a încheia și executa integral prezentul Acord de delegare de funcții. 7.2 OI confirmă că la data încheierii prezentului Acord nu se află în situația de a încălca niciuna dintre prevederile legale în vigoare, fie naționale sau europene, care să ducă la o incompatibilitate sau conflict de interese în implementarea POS DRU. 7.3 OI se angajează ca în cazul schimbării contextului existent la data semnării Acordului de delegare de funcții, care ar putea aduce OI într-una din situațiile prevăzute la
Articolul 7.2, să informeze imediat AM despre aceasta.
8.1 Având responsabilitatea finală a implementării POSDRU, AM are dreptul de a solicita orice informație sau clarificare OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 8.2 AM are dreptul de a evalua periodic capacitatea de îndeplinire a funcțiilor delegate OI, inclusiv performanța acestuia în implementarea domeniilor de intervenție care fac obiectul prezentului Acord de delegare de funcții. Astfel, AM poate efectua vizite la sediul OI pentru verificarea aplicării procedurilor interne, asigurării segregării funcțiilor la nivelul OI, existenței sistemului ierarhic de raportare, existenței sistemului de supervizare, menținerii unei piste de audit corespunzătoare, păstrării unei evidențe contabile distincte, introducerii datelor în SMIS, precum și orice alte atribuții pe care le are OI în vederea implementării eficiente a POSDRU. Aceste verificări nu vor înlocui sistemul de control intern al OI. 8.3 AM poate verifica prin sondaj, utilizarea fondurilor comunitare și/sau a fondurilor de cofinanțare aferente, în scopul validării cheltuielilor declarate deja eligibile de către OI. 8.4 AM are dreptul de a efectua controale pentru stabilirea neregulilor, prejudiciilor și/sau a persoanelor juridice ori fizice debitoare, ca urmare a nerespectării legalității, conformității și regularității utilizării și administrării fondurilor comunitare și a fondurilor de cofinanțare aferente. 8.5 AM poate emite instrucțiuni privind implementarea POSDRU, care devin obligatorii pentru OI din momentul comunicării în scris a acestora. 8.6 AM avizează manualul de proceduri interne al OI, precum și orice modificări sau completări aduse acestuia, aprobate în prealabil de către reprezentantul legal al OI, în termen de 60 de zile lucrătoare de la primirea acestora.
Articolul 9 – Obligațiile Autorității de Management
9.1 AM elaborează manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU. AM informează OI asupra oricărei modificări a manualului care are impact asupra activității acestuia, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data aprobării acesteia. 9.2 AM are obligația de a informa OI cu privire la deciziile luate în structurile parteneriale din care acesta nu face parte și care pot afecta îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 9.3 AM are obligația de a furniza, în termen de 15 zile lucrătoare, orice informație sau clarificare solicitată de către OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 9.4 AM acordă asistență de specialitate OI, la solicitarea acestuia, pe probleme legate de implementarea POSDRU și transmite către OI orice documente și informații necesare în vederea îndeplinirii de către acesta a obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord. 9.5 AM organizează reuniuni interinstituționale în legătură cu implementarea POSDRU, invitând și OI, dacă subiectele discutate sunt de relevanță pentru acesta. 9.6 AM are obligația de a informa OI cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările formulate de către Comisia Europeană, care au un impact asupra activității OI și/sau a implementării POSDRU. 9.7 AM facilitează OI accesarea și utilizarea SMIS, precum și a altor sisteme informatice de management, asigurând și instruirea corespunzătoare a personalului din cadrul OI, la solicitarea acestuia.
Articolul 10 – Drepturile Organismului Intermediar
10.1 OI are dreptul de a solicita AM informații suplimentare și clarificări pentru buna îndeplinire a funcțiilor delegate prin prezentul Acord. Termenul de primire a informațiilor suplimentare și clarificărilor de la AM este de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării solicitării de către AM. 10.2 OI are dreptul de a primi de la AM orice modificare adusă manualului de proceduri interne al AM pentru implementarea POSDRU cu impact asupra activității OI. 10.3 OI poate propune AM modificări ale mecanismelor/manualul de proceduri interne al OI prin care își îndeplinește funcțiile delegate, în vederea îmbunătățirii/eficientizării acestora. 10.4 OI beneficiază de asistență de specialitate din partea AM, în orice aspecte privind implementarea POSDRU, furnizându-i-se materialele și informațiile relevante necesare îndeplinirii obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord de delegare de funcții.
Articolul 11 – Obligațiile Organismului Intermediar
11.1 OI răspunde pentru îndeplinirea tuturor funcțiilor delegate de AM și transmite orice informație solicitată de către AM în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 11.2 OI trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a urgenta implementarea proiectelor aprobate pentru finanțare în cadrul POSDRU, în special cu privire la realizarea verificărilor cererilor de rambursare primite de la beneficiari, pentru a se evita dezangajarea fondurilor alocate anual (regula n
3/n
2), în conformitate cu prevederile art. 93 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare. 11.3 În termen de 30 de zile calendaristice de la data semnării prezentului Acord, OI va revizui și va modifica, după caz, Regulamentul de organizare și funcționare pentru a include atribuțiile delegate prin prezentul Acord. Fișele de post ale funcțiilor prevăzute în cadrul OI vor fi întocmite pentru a răspunde noilor atribuții delegate de AM, cu respectarea principiului segregării funcțiilor, al standardelor privind delegarea de competență și funcțiile sensibile. Regulamentul de organizare și funcționare și fișele de post vor fi transmise AM spre avizare. 11.4 OI are obligația de a duce la îndeplinire toate instrucțiunile emise de AM privind implementarea POSDRU, în termenul prevăzut în conținutul acestora. 11.5 OI este obligat să dezvolte manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt delegate și să îl trimită spre avizare AM, urmând a îndeplini aceste funcții în conformitate cu manualul de proceduri interne pentru implementarea POSDRU aprobat. În cazul în care AM, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau alte organisme abilitate formulează recomandări cu privire la procedurile dezvoltate, după caz, OI va încorpora toate aceste recomandări în termenul cel mai scurt. 11.6 OI se asigură că personalul acestuia cunoaște, respectă și pune în aplicare prevederile manualului de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, în vederea îndeplinirii corespunzătoare a funcțiilor delegate. 11.7 OI are obligația de a pune la dispoziția AM orice informație și/sau document solicitat în legătură cu proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, și va lua toate măsurile necesare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI. 11.8 În conformitate cu art. 5.4, OI are obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pista de audit este considerată adecvată dacă: - permite reconcilierea sumelor totale certificate către Comisia Europeană cu înregistrările contabile detaliate și documentele justificative existente la nivelul ACP, AM, OI și beneficiarilor, cu privire la operațiunile finanțate în cadrul domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord; - permite verificarea plăților din fonduri publice către beneficiari; - permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecție, aprobate de Comitetul de Monitorizare POSDRU; - cuprinde pentru fiecare operațiune, acolo unde este cazul, specificațiile tehnice și planul financiar, documentele privind aprobarea finanțării în cadrul schemelor de grant, documentele aferente procedurii de achiziții publice, rapoartele de progres și rapoartele privind verificările realizate. 11.9 Pentru funcțiile delegate și pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, OI are obligația de a introduce datele relevante în SMIS și în alte sisteme informatice de management, după caz.
12.1 Prin prezentul Acord de delegare de funcții, AM deleagă OI funcții pentru gestionarea Axelor Prioritare și domeniilor majore de intervenție menționate la
Articolul 3.2. 12.2 OI nu poate sub-delega funcții ce sunt în sarcina sa, conform prezentului Acord de delegare de funcții, unei terțe persoane sau organism, fără acordul expres al AM. 12.3 Prezentul Acord rămâne în vigoare în cazul în care una dintre părți încetează să existe și atribuțiile sale sunt preluate de către un succesor legal, iar Acordul se transferă de drept acestui succesor. Ambele părți au obligația de a transfera succesorului legal toate atribuțiile prevăzute în prezentul
Acord, menționând stadiul implementării POSDRU, termenele de realizare a activităților, dacă este cazul. Până la confirmarea noii entități, rămân în sarcina părții afectate de situația de drept menționată mai sus toate obligațiile asumate conform prezentului Acord.
Articolul 13 – Monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate
13.1 AM asigură monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate OI în vederea implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții. 13.2 Pe baza informațiilor transmise de OI, a verificărilor proprii, a rapoartelor de audit, și a altor documente relevante, AM elaborează un raport anual de monitorizare privind îndeplinirea funcțiilor delegate. 13.3 În exercitarea funcției de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate, AM are dreptul de a efectua misiuni de verificare la sediul OI în conformitate cu Planul anual de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate. În acest sens, AM are obligația de a comunica, în scris, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, intenția de a realiza o misiune de verificare la sediul OI. Comunicarea va conține scopul vizitei, data, locul, ora, numele și calitatea persoanelor care vor participa la această misiune de verificare și, de asemenea, documentele care vor fi analizate de către acestea. 13.4 OI are obligația de a permite accesul reprezentanților AM la sediul său, în baza comunicării transmise de către aceasta în termenul și cu respectarea condițiilor stabilite prin prezentul Acord de delegare de funcții și pune la dispoziția acestora documentele solicitate. 13.5 În funcție de concluziile privind modul de îndeplinire de către OI a funcțiilor delegate, AM poate decide restrângerea sau retragerea acestora, dacă nu se remediază deficiențele constatate, în termenul solicitat. Restrângerea/retragerea funcțiilor delegate își produce efectele de la data comunicării de către AM a deciziei, fără îndeplinirea vreunei alte formalități. 13.6 Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 1605/2002, AM poate decide restrângerea funcțiilor delegate sau retragerea acestora în cazul în care OI nu implementează recomandările unui organism de audit național sau comunitar în care sunt elemente ce dovedesc existența unei deficiențe grave în funcționarea sistemului de management și control al OI.
14.1 AM este responsabilă de managementul POSDRU, în conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind responsabilitățile prevăzute la articolul 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului și la articolul 17 din HG nr. 457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. 14.2 AM este responsabilă pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție specificate la articolul 3.2. din prezentul Acord.
Articolul 15 – Responsabilitățile Unității de Plată FSE
15.1 În cadrul Direcției Generale AMPOSDRU funcționează Unitatea de Plată FSE (UP FSE), cu responsabilitățile prevăzute în legislația națională. 15.2 UP FSE este responsabilă de transferarea către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor
eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din FSE în cadrul POSDRU, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz.
Articolul 16 – Responsabilitățile Organismului Intermediar
16.1 OI este responsabil pentru gestionarea la nivel regional a proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu prevederile prezentului Acord și legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind funcțiile prevăzute la articolul 17 din prezentul Acord.
17.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea următoarelor funcții: Programare 17.2 Colaborează cu AM la elaborarea și amendarea POSDRU și a Documentului Cadru de Implementare a POSDRU. 17.3 Colaborează cu AM la elaborarea criteriilor de evaluare și selecție a proiectelor, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.4 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului. 17.5 Elaborează condițiile specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord, și le transmite AM spre avizare. 17.6 Elaborează corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și le transmite AM spre avizare. 17.7 Colaborează cu AM la elaborarea planului anual de lucru și la elaborarea schemelor de ajutor de stat. Evaluare la nivel de program 17.8 Furnizează AM și experților evaluatori toate informațiile necesare pentru realizarea evaluărilor la nivel de program. Monitorizare și raportare la nivel de program 17.9 Desemnează membri pentru Comitetul de Monitorizare POSDRU. Participă la reuniunile CM POSDRU. 17.10 Elaborează și transmite AM rapoarte semestriale de implementare defalcate pe fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 17.11 Contribuie prin furnizarea de informații la elaborarea de către AM a Rapoartelor Anuale de Implementare și a Raportului Final de Implementare a POSDRU; OI va furniza orice alte informații necesare în vederea analizării stadiului implementării POSDRU, în legătură cu domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Informare și publicitate 17.12 Colaborează cu AM la elaborarea și revizuirea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007- 2013, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu cerințele de informare și publicitate prevăzute în regulamentele specifice. 17.13 Elaborează și revizuiește Planul Anual de Comunicare pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord și îl transmite AM spre avizare. 17.14 Implementează măsurile specifice de informare și publicitate cuprinse în Planul Anual de Comunicare și în Planul de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, corespunzător domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.15 Raportează trimestrial AM progresul înregistrat în implementarea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013 și a Planului Anual de Comunicare. 17.16 Dezvoltă și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI în legătură cu implementarea domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, cu informarea AM. 17.17 Publică pe pagina de internet a OI lista beneficiarilor, în conformitate cu prevederile regulamentelor relevante. Lansare cereri de propuneri de proiecte 17.18 Lansează la nivel regional cereri de propuneri de proiecte, conform planului anual de lucru aprobat de AM. 17.19 Asigură publicitatea adecvată lansării cererilor de propuneri de proiecte. Birou de informare (helpdesk) 17.20 Completează registrul de helpdesk cu solicitările potențialilor beneficiari/beneficiari, precum și cu răspunsurile aferente elaborate de OI. 17.21 Asigură măsuri de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 17.22 Asigură măsuri de informare a beneficiarilor privind implementarea proiectelor. 17.23 Elaborează și transmite AM spre informare lista celor mai frecvente întrebări pentru cererile de propuneri de proiecte lansate de OI. Publică lista celor mai frecvente întrebări pe pagina de internet a OI. 17.24 Asigură publicarea listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM pe pagina de internet a OI. 17.25 Organizează și actualizează baza de date cu potențialii beneficiari pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. Evaluare și selecție proiecte 17.26 Numește membrii evaluatori, președintele și secretarul Comitetelor de Evaluare organizate la nivelul OI. 17.27 Primește, în vederea evaluării, cererile de finanțare înregistrate de AM în format electronic. 17.28 Organizează și asigură buna desfășurare a sesiunilor de evaluare și selecție a cererilor de finanțare, în conformitate cu metodologia de evaluare stabilită de AM. 17.29 Selectează cererile de finanțare depuse de către potențialii beneficiari, în conformitate cu criteriile de evaluare și selecție aprobate de către Comitetul de Monitorizare POSDRU. 17.30 Transmite către AM, spre aprobare, lista proiectelor admise și respinse și aflate pe lista de rezerve, în termenul și condițiile prevăzute de procedura aplicabilă. 17.31 Înregistrează eventualele contestații privind rezultatele procesului de evaluare și selecție. 17.32 Numește membrii în Comitetele de Soluționare a Contestațiilor organizate la nivelul AM. 17.33 Elaborează și transmite beneficiarilor deciziile privind aprobarea, respingerea sau punerea pe lista de rezervă a cererilor de finanțare primite. 17.34 Numește membri evaluatori în cadrul Comitetelor de Evaluare organizate de AM. Contractare 17.35 Verifică documentele suport transmise de beneficiari în vederea încheierii contractelor de finanțare. 17.36 Pregătește dosarele proiectelor de contract și semnează contractele de finanțare, împreună cu documentele aferente angajării bugetare. 17.37 Analizează și decide aprobarea sau respingerea propunerilor beneficiarilor de modificare a contractelor de finanțare. 17.38 Întocmește și semnează actele adiționale pentru contractele de finanțare; informează AM privind actele adiționale încheiate. 17.39 Efectuează vizite speciale, după caz, în vederea soluționării solicitărilor de reziliere a contractelor primite de la beneficiari. 17.40 Organizează întâlniri de clarificare cu beneficiarii în cazul solicitării acestora de reziliere a contractelor de finanțare. 17.41 Elaborează și transmite beneficiarilor scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului și Procesul verbal de reziliere, dacă e cazul. 17.42 Transmite AM scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului, Procesul verbal de reziliere și nota de debit, dacă e cazul. 17.43 Înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management informațiile cuprinse în contractele de finanțare, precum și orice modificare a contractelor de finanțare. Monitorizarea proiectelor 17.44 Asigură monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor contractate de OI. 17.45 Verifică raportul tehnico-financiar întocmit de beneficiari. Efectuează misiuni de verificare la fața locului. 17.46 Elaborează și transmite AM scrisoare de aprobare a rapoartelor tehnico-financiare primite de la beneficiari, în vederea procesării plăților. 17.47 Introduce datele tehnice din rapoartele tehnico-financiare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.48 Elaborează și transmite AM spre avizare planul anual pentru misiunile la fața locului (vizite de monitorizare). 17.49 Elaborează raportul vizitei de monitorizare și îl înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.50 Monitorizează îndeplinirea de către beneficiar a măsurilor corective stabilite ca urmare a vizitelor de monitorizare. Management financiar 17.51 Colaborează cu AM în activitatea de planificare financiară, furnizând informații financiare necesare. 17.52 Asigură funcția de angajare și de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007. 17.53 Verifică cererile de prefinanțare și documentele suport. Introduce datele din cererea de prefinanțare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.54 Verifică cererile de rambursare și documentele suport primite de la beneficiari și validează cheltuielile eligibile efectuate de beneficiari. Introduce datele din cererile de rambursare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.55 Întocmește și transmite AM situația centralizată a cererilor de rambursare validate, pe surse de finanțare, axă prioritară și domeniu major de intervenție. 17.56 Întocmește și transmite AM spre avizare planul anual privind verificarea chetuielilor la fața locului. Efectuează misiuni de verificare a cheltuielilor la fața locului în conformitate cu planul anual și cu procedura relevantă. Cu ocazia verificărilor la fața locului OI verifică și dacă beneficiarul ține o evidență contabilă distinctă pentru proiect. 17.57 Transmite AM copii ale rapoartelor de verificare la fața locului. 17.58 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.59 Întocmește evidența extrabilanțieră și înregistrează în contabilitate creditele bugetare aprobate, angajamentele bugetare și angajamentele legale. 17.60 Întocmește și transmite AM lunar fișele de cont extrabilanțiere în vederea efectuării reconcilierii cu contabilitatea AM. 17.61 Asigură arhivarea în condiții optime a unei copii a reconcilierii contabile primită de la AM. 17.62 Asigură disponibilitatea documentelor utilizate în procesul de validare a cererilor de rambursare, în cazul controlului din partea AM, Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, Comisiei Europene și a altor organisme abilitate, în condițiile legislației naționale și comunitare. Control financiar preventiv propriu 17.63 Asigură organizarea și exercitarea activității de control financiar preventiv propriu pentru angajamentele legale și actele adiționale ulterioare, privitoare la implementarea POSDRU, încheiate de OI. Control antifraudă OI va desfășura activități specifice de control antifraudă după verificarea de către AM a sistemului de management și control al OI pentru această funcție delegată, urmare a unei misiuni de verificare efectuată de AM. 17.64 Organizează activitatea de control privind utilizarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, în conformitate cu prevederile O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare, pe baza sesizărilor și alertelor de nereguli primite de la AM, auditul intern/extern, compartimentele OI, alte organe cu atribuții de control, mass media etc. 17.65 Verifică, stabilește și individualizează obligația de plată, ca urmare a activității de constatare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, sub forma unui titlu de creanță, prin întocmirea procesului verbal de constatare și a notei de debit. 17.66 Transmite AM procesele verbale de constatare și notele de debit. 17.67 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.68 Sesizează DLAF în cazul descoperirii, în urma desfășurării activității de constatare, a unor indicii privind posibile fraude și comunică și AM situația constatată. 17.69 Comunică DLAF, în urma solicitării acestuia, cu înștiințarea AM, măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control încheiate, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii. Managementul neregulilor 17.70 OI întreprinde măsuri de prevenire și detectare a neregulilor pentru domeniile de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pentru coordonarea acestor activități, OI desemnează un ofițer de nereguli. 17.71 Înregistrează în ordine cronologică alertele de neregulă în Registrul raportorului de nereguli al OI și informează AM în termen de 5 zile lucrătoare. 17.72 Elaborează nota de verificare preliminară a sesizării de neregulă conform evidențelor OI. 17.73 Elaborează și transmite trimestrial AM raportul de nereguli care va conține neregulile în curs de rezolvare depistate de OI. Transmite AM informațiile suplimentare solicitate prin „Scrisoarea privind clarificarea neconcordanțelor”. 17.74 Monitorizează progresul neregulilor, completează registrul de nereguli și menține o bază de date adecvată a neregulilor, în conformitate cu procedura relevantă. 17.75 Urmare confirmării unei nereguli, întocmește raportul de neregulă și scrisoarea standard și le transmite directorului OI. Transmite AM raportul de neregulă și documentele suport și dosarul de suspiciune de neregulă. 17.76 Asigură instruirea personalului OI cu privire la modalitatea de sesizare a unei nereguli. Achiziții publice 17.77 Transmite AM, în termen de 2 zile de la data semnării unui contract de finanțare și/sau de la data depunerii acestora de către beneficiari, programele (anuale)/listele de achiziții care urmează să fie făcute de beneficiari în cadrul proiectelor cofinanțate. 17.78 Verifică, pe bază de eșantion, documentația de achiziții publice transmisă de beneficiari, în conformitate cu procedura relevantă. Verificare ex-ante 17.79 Realizează verificarea ex-ante a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și corrigenda aferente acestora, elaborate de OI. 17.80 Efectuează verificarea ex-ante a constituirii Comitetului de Evaluare organizat la nivelul OI. 17.81 Efectuează verificarea ex-ante a raportului de evaluare întocmit de OI. 17.82 Efectuează verificare ex-ante a tuturor contractelor de finanțare și respectiv dosarelor de contract, a listei beneficiarilor, a tuturor actelor adiționale la contractele de finanțare încheiate de OI privitoare la implementarea POSDRU. 17.83 Realizează verificarea ex-ante a documentelor elaborate de OI, în conformitate cu procedura relevantă. 17.84 Elaborează și transmite AM rapoarte lunare privind documentele respinse în cadrul OI în urma verificării ex-ante. 17.85 Urmărește implementarea acțiunilor corective stabilite în urma verificărilor ex-ante, aprobate la nivelul OI, și elaborează stadiul realizării acestora. 17.86 Asigură îndeplinirea acțiunilor corective transmise de AM. Elaborează și transmite AM stadiul realizării acțiunilor corective. 17.87 Asigură diseminarea la nivelul OI a raportului trimestrial integrat de sinteză a celor mai frecvente erori și motive de respingere în urma verificărilor ex-ante, elaborat și transmis de AM. Tehnologia informației 17.88 Asigură integritatea și protecția datelor prin implementarea politicii de securitate IT la nivelul OI (politicii antivirus, politicii de back-up și politicii de recuperare a datelor în caz de dezastru). 17.89 Asigură funcționarea eficientă a aplicațiilor și a bazelor de date utilizate la nivelul OI. 17.90 Monitorizează și garantează calitatea echipamentelor și a sistemelor informatice.la nivelul OI 17.91 Asigură funcționarea și utilizarea corectă a sistemului informatic, în acord cu procedurile și standardul de securitate ISO/IEC 17799. 17.92 Asigură operarea corespunzătoare în SMIS-CSNR la nivelul OI. 17.93 Asigură mentenanța paginii de internet a OI și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI pe baza documentelor și indicațiilor transmise de ofițerii de informare și publicitate. Managementul riscurilor 17.94 Constituie și asigură funcționarea Grupului de management al riscurilor organizat la nivelul OI.
Articolul 18 – Modificarea Acordului
18.1 Ca regulă generală, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat numai prin acordul scris al Părților. Cu titlu de excepție, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat unilateral de către AM în scris, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și responsabilităților AM, și totodată în situația unor modificări în legislația națională și europeană ce ar putea afecta executarea corespunzătoare a prezentul Acord. 18.2 Prezentul Acord poate fi modificat prin una din următoarele modalități: (a) implicit, prin intrarea în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord; (b) explicit, prin acordul de voință al părților. 18.3 Modificarea prezentului Acord va lua forma unui Act adițional, prin care: (a) se confirmă situația survenită în urma intrării în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau (b) se efectuează modificările necesare, conform acordului de voință a părților. 18.4 Modificările aduse prezentului Acord intră în vigoare: (a) de la data intrării în vigoare a prevederilor legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau data indicată în acestea, sau (b) de la data semnării de către ambele părți a Actului adițional de modificare prin acordul de voință al părților.
Articolul 19 – Încetarea Acordului
19.1 Prezentul Acord de delegare de funcții încetează: (a) Prin închiderea POSDRU, în condițiile Articolului 4.1. (b) Prin acordul de voință al părților, confirmat în scris. (c) În situația prevăzută de art 13.5 și 13.6 din prezentul Acord, în cazul retragerii atribuțiilor delegate. (d) La expirarea termenului stipulat la
Articolul 22.5.
20.1 Întreaga corespondență efectuată ca urmare a punerii în aplicare a prezentului Acord de delegare de funcții trebuie să fie transmisă prin scrisoare recomandată, fax, e-mail sau orice alte mijloace de transmitere care fac posibilă dovedirea primirii de către destinatar. 20.2 Orice notificare, avizare, acord, aprobare, certificare sau decizie în aplicarea prezentului Acord de delegare de funcții se comunică în scris celeilalte părți în formatul standard, atunci când acesta este prevăzut. 20.3 Adresele utilizate pentru comunicarea între părți sunt următoarele: Pentru AM: Str. Calea Plevnei nr. 46-48, sector 1, București, România Pentru OI: Str. Portului nr. 2A, cod poștal 910041, Călărași, județul Călărași, România 20.4 În cazul modificării acestor adrese, părțile se vor informa reciproc.
21.1 Nici una dintre părți nu este și nu va fi ținută răspunzătoare pentru daunele sau prejudiciile cauzate celeilalte părți de un terț pe parcursul derulării POSDRU și în legătură cu acesta. 21.2 Fiecare parte este răspunzătoare pentru orice daune sau prejudicii cauzate celeilalte părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea cu întârziere și/sau defectuoasă a obligațiilor ce îi revin, conform prevederilor prezentului Acord. 21.3 În cazul constatării de către departamentele/instituțiile îndreptățite, a nerealizării unui proiect sau a neexecutării culpabile a unei funcții delegate, dintr-o vină imputabilă uneia dintre părțile semnatare ale acestui Acord, aceasta atrage răspunderea financiară a părții aflate în culpă.
Articolul 22 – Forța Majoră
22.1 Nici una dintre părțile acestui Acord nu răspunde de neexecutarea la termen sau/și de executarea în mod necorespunzător – total sau parțial – a oricărei obligații care îi revine în baza prezentului Acord, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligației respective a fost cauzată de forța majoră, așa cum este definită de lege. 22.2 Partea care invocă forța majoră este obligată să-i comunice în scris celeilalte părți acest fapt, în termen de 48 de ore de la producerea evenimentului și să ia toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor lui. 22.3 Partea care invocă forța majoră este obligată să facă dovada acesteia, în termenul cel mai scurt prin notificare scrisă, însoțită de acte doveditoare, emise de autoritățile locale și/sau centrale, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. Dacă notificarea nu s-a transmis în condițiile stabilite, partea aflată în culpă este responsabilă de prejudiciile provocate celeilalte părți, întrucât nu a făcut dovada existenței cazului de forță majoră. Cazul de forță majoră va fi dovedit cu acte ale autorităților locale/centrale competente, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. 22.4 Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștința celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în termen de 15 zile calendaristice de la încetare. De îndată ce cauza de forță majoră a încetat, partea care a invocat-o va relua executarea obligațiilor care îi revin, conform prezentului Acord. 22.5 Dacă în termen de 90 zile de la producere, evenimentul respectiv și consecințele lui nu încetează, părțile au dreptul să-și notifice încetarea de plin drept a prezentului Acord, fără ca vreuna dintre ele să pretindă daune-interese, dar sunt ținute de a-și onora toate obligațiile având termene de îndeplinire până la data apariției cazului de forță majoră.
Articolul 23 – Etica
23.1 Părțile se angajează ca personalul implicat în implementarea POSDRU să respecte standardele de etică profesională. Astfel, personalul trebuie să contribuie la funcționarea corespunzătoare a organismelor din care fac parte și să ajute la menținerea reputației privind integritatea și imparțialitatea acesteia.
24.1 Prezentul Acord de delegare de funcții este semnat în România și este guvernat, interpretat, înțeles și aplicat în conformitate cu legislația română, în afara cazului în care anumite prevederi ale prezentului Acord sunt exceptate de la aplicarea legislației române în favoarea unui act normativ al CE.
Articolul 25 – Soluționarea litigiilor
25.1 Părțile vor depune de bună credință toate diligențele necesare în vederea soluționării pe cale amiabilă a oricărei dispute, controverse sau neînțelegeri între Părți ce decurg din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții. 25.2 În situația în care nu se poate ajunge la un rezultat privind soluționarea pe cale amiabilă, orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții va fi soluționat în conformitate cu legislația națională.
26.1 Dacă, în orice moment, orice condiție sau prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții este declarată și dovedită ca fiind ilegală, nevalabilă sau inaplicabilă, în întregime sau parțial, în conformitate cu orice lege sau act normativ, acea prevedere sau condiție va fi considerată ca nefăcând parte din prezentul Acord de delegare de funcții, iar aplicabilitatea celorlalte prevederi ale prezentului Acord nu va fi afectată, iar în acest scop prevederile prezentului Acord de delegare de funcții se declară a fi independente.
Articolul 27 – Publicare în Monitorul Oficial
27.1 Prezentul Acord de delegare de funcții se publică în Monitorul Oficial al României, partea I.
Prezentul Acord de delegare de funcții a fost încheiat astăzi 11.09.2008, la AMPOSDRU, într-un număr de 2 exemplare, fiecare cu valoare de original, câte 1 exemplar pentru fiecare dintre părți.
Nume, Funcție
Cristina IOVA Director general
Nume, Funcție
Silvia MARIN Director executiv
Semnătura
Semnătura
Data 11.09.2008
Data 11.09.2008
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII
privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
încheiat între
Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
și
Organismul Intermediar pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă
PREAMBUL
Prezentul Acord este încheiat având în vedere prevederile:
Regulamentul (CE) nr.1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1784/1999; Regulamentul (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr.1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale; H.G. nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin programele operaționale, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.381/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulerioare; O.G. nr.29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările și completările ulterioare; O.G. nr.79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007; Ordinul ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și al ministrului economiei și finanțelor nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul operațional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007 - 2013", cu modificările și completările ulterioare
În contextul gestionării Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) pentru eficienta implementare a acestuia și în vederea creșterii capacității de absorbție generală a Fondului Social European este necesară delegarea unor funcții ale Autorității de Management către Organisme Intermediare. Autoritatea de Management va rămâne totuși responsabilă pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor delegate, precum și a operațiunilor finanțate prin instrumentele structurale.
Pentru stabilirea funcțiilor care sunt delegate prin prezentul Acord s-au avut în vedere, tipurile de proiecte care urmează a fi implementate și capacitatea administrativă și expertiza în domeniu pe care o are Organismul Intermediar. În acest context, Autoritatea de Management a stabilit și modalitatea de control pe care o va exercita în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate.
Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse (MMFES), în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare AM ), având sediul în București, Calea Plevnei 46-48, sector 1, reprezentat de doamna Cristina IOVA, director general, pe de o parte,
și
Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă (ANOFM), în calitate de Organism Intermediar pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare OI ), având sediul în București, Str. Avalanșei nr. 20-22, sector 4, reprezentat de doamna Gabriela RUS, director, pe de altă parte,
au convenit asupra următorului Acord privind responsabilitățile și atribuțiile părților în pregătirea implementării și în implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 în România.
Articolul 2 – Definiții și interpretare
2.1 Definiții În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au înțelesul următor: 2.1.1 „Acord de delegare de funcții” desemnează prezentul document precum și anexele sale, care fac parte integrantă din acesta și reprezintă acordul de delegare de funcții privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 în România, semnat între organismul intermediar și autoritatea de management. 2.1.2 “ Autoritate de Audit ” desemnează autoritatea publică, la nivel național, responsabilă cu verificarea operațiunilor de management și a sistemului de control pentru fiecare program operațional, independentă funcțional de Autoritatea de Management și de Autoritatea de Certificare și Plată. În România, pentru toate programele operaționale, Autoritatea de Audit funcționează pe lângă Curtea de Conturi. 2.1.3 “ Autoritate de Certificare și Plată ” reprezintă structura organizatorică în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, responsabilă de certificarea sumelor cuprinse în declarațiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeană și pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum și a sumelor de prefinanțare și cofinanțare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. 2.1.4 „ Autoritate de Management ”, în continuare AM, desemnează Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, care are responsabilitatea gestionării și implementării asistenței financiare nerambursabile alocate POSDRU. 2.1.5 „ Axă prioritară ” reprezintă una dintre prioritățile strategiei dintr-un program operațional constând într-un grup de operațiuni corelate și care au obiective specifice măsurabile. 2.1.6 „ Beneficiar ” reprezintă organismul, autoritatea, instituția sau societatea comercială din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorială, organismele prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare în cadrul unui program operațional. În contextul schemelor de ajutor prevăzute în
Articolul 87 al Tratatului, beneficiarii sunt întreprinderi publice sau private care implementează un proiect individual și care primesc ajutor public. 2.1.7 “ Cerere de finanțare ” reprezintă formularul completat de către solicitant, în vederea obținerii asistenței financiare nerambursabile din POSDRU. 2.1.8 “Cerere de propuneri de proiecte” desemnează o invitație publică adresată de către AM/OI unei categorii clar identificate de solicitanți, în vederea depunerii cererilor de finanțare, în cadrul unei axe prioritare sau unui domeniu major de intervenție al axelor prioritare din POSDRU. 2.1.9 „Cheltuieli eligibile” reprezintă cheltuielile realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanțate în cadrul programelor operaționale, care pot fi finanțate atât din instrumentele structurale, cât și din bugetul de stat și/sau contribuția proprie a beneficiarului, conform reglementărilor legale comunitare și naționale în vigoare. 2.1.10 „Contract de finanțare ” reprezintă documentul juridic prin care se acordă asistență financiară nerambursabilă aferentă unei operațiuni în scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operațional și care stabilește drepturile și obligațiile părților. 2.1.11 „ Comitet de Monitorizare ” este organismul deliberativ, fără personalitate juridică, care asigură urmărirea eficacității și calității implementării asistenței financiare nerambursabile prin POSDRU, modul de utilizare și impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. 2.1.12 „ Departamentul pentru Luptă Antifraudă ”, în continuare DLAF, desemnează structura fără personalitate juridică, din cadrul Cancelariei Primului-Ministru, instituție de contact a Oficiului European de Luptă Antifraudă, care asigură coordonarea luptei antifraudă și protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene în România. 2.1.13 „ Document cadru de implementare a programului operațional ” desemnează documentul elaborat de autoritatea de management și aprobat prin ordin comun al ministrului economiei și finanțelor și al ministrului coordonator al autorității de management, prin care sunt stabilite detalii de implementare a programului operațional. 2.1.14 „Domeniu major de intervenție” reprezintă sfera de activitate dintr-o axă prioritară, în cadrul căruia se pot finanța diferite operațiuni cu obiective similare. 2.1.15 „Ghidul solicitantului” reprezintă un îndrumar privind completarea corectă a unei cereri de finanțare de către solicitanții de finanțare nerambursabilă în cadrul programului operațional, incluzând informații referitoare la condițiile de finanțare, procedurile de evaluare și selecție a proiectelor și reglementarea unor aspecte detaliate privind implementarea proiectelor. 2.1.16 “Instrucțiune” reprezintă o dispoziție obligatorie transmisă în scris de AM către OI în vederea implementării acesteia de către OI, care detaliază o procedură și/sau care aduce modificări/completări unei proceduri privind implementarea POSDRU. 2.1.17 “ Neregulă ” reprezintă reprezintă orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, care prejudiciază bugetul general al Comunității Europene și/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum și bugetele din care provine cofinanțarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită. 2.1.18 “ Oficiul European de Luptă Antifraudă ”, în continuare OLAF, desemnează organismul independent, din cadrul Comisiei Europene, care răspunde de combaterea fraudei împotriva bugetului Uniunii Europene. 2.1.19 „ Operațiune ” înseamnă un proiect sau un grup de proiecte selecționat de către autoritatea de management a programului operațional în cauză sau sub responsabilitatea acesteia, în conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare și implementat de unul sau mai mulți beneficiari, care permite atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă. 2.1.20 „Organism intermediar”, în continuare OI, reprezintă organismul public sau privat, care își desfășoară activitatea sub responsabilitatea autorității de management sau care îndeplinește responsabilități în numele autorității de management în relația cu beneficiarii care implementează operațiuni. 2.1.21 „ Părți ” desemnează instituțiile semnatare ale prezentului Acord de delegare de funcții. 2.1.22 „Plan multianual de evaluare” reprezintă documentul de planificare multianuală a activităților de evaluare de natură strategică și/sau operațională privitoare la un program operațional și care urmează a fi realizate în perioada de implementare a acestuia. 2.1.23 „Prefinanțare” reprezintă sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumentele structurale către un beneficiar, dacă acest transfer nu se realizează în cadrul unui proiect care intră sub incidența ajutorului de stat/de minimis, prin plată directă sau prin plată indirectă, de regulă în stadiul inițial de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanțare încheiat între beneficiar și Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabilă/responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor. 2.1.24 „Program operațional” reprezintă un document prezentat de un stat membru și adoptat de Comisie care definește o strategie de dezvoltare în conformitate cu un ansamblu coerent de priorități, pentru a cărui realizare se face apel la un fond sau în cadrul obiectivului de convergență, la Fondul de Coeziune și la FEDR. 2.1.25 „ Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane ”, în continuare POSDRU, desemnează Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, document aprobat de Comisia Europeană, elaborat de România, care conține o strategie de dezvoltare și un set de axe prioritare și domenii majore de intervenție, pentru a fi implementate cu finanțare de la Fondul Social European. 2.1.26 „ Proiect strategic ” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 500.000 – 5.000.000 euro, respectiv 1.850.000 – 18.500.000 lei, implementat la nivel național, sectorial sau multi-regional. 2.1.27 “Proiect de grant” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 50.000 – 500.000 euro, respectiv 185.000 – 1.849.999 lei, implementat la nivel multi-regional, regional sau local. 2.1.28 „ Sistemul Unic de management al informației privind instrumentele structurale din cadrul obiectivului convergență ” ( SMIS) reprezintă sistemul informatic centralizat, dezvoltat de către Ministerul Economiei și Finanțelor, în colaborare cu toate structurile utilizatoare, pentru a asigura colectarea informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditului și evaluării programelor din cadrul obiectivului convergență, în conformitate cu art 60 li. (c) din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului. 2.1.29 „ Unitate de Plată ” reprezintă structura din cadrul unei autorități publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operațional, având responsabilitatea transferării către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din instrumentele structurale în cadrul programelor operaționale, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz. În sensul prezentului Acord, Unitatea de plată desemnează organismul cu responsabilități pentru efectuarea plăților pentru POSDRU din cadrul MMFES, respectiv Direcția Management Financiar din cadrul AMPOSDRU. 2.2 Interpretare 2.2.1
În acest Acord de delegare de funcții, în afara cazurilor în care contextul cere altfel, singularul presupune pluralul și invers, masculinul presupune femininul și invers, iar referirea la persoane include atât persoane fizice, cât și persoane juridice. 2.2.2
Nici o prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții nu poate fi interpretată ca reprezentând o derogare față de alte obligații legale ce revin părților ca urmare a prevederilor legislației naționale și comunitare în vigoare. 2.2.3
În cazul în care există contradicții sau diferențe între prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, pe de o parte, și cele ale legislației naționale sau comunitare în vigoare, pe de altă parte, acestea din urmă prevalează. 2.2.4
În prezentul Acord de delegare de funcții, titlurile și cuprinsul sunt inserate numai pentru o mai ușoară referință și nu vor afecta interpretarea prezentului acord de delegare de funcții.
3.1 Obiectul prezentului Acord îl reprezintă delegarea unor funcții și a responsabilității îndeplinirii lor, privind gestionarea POSDRU, de la AM la OI, prin stabilirea cadrului de implementare a POSDRU, a drepturilor și obligațiilor și a responsabilităților ce revin fiecărei părți, precum și stabilirea relațiilor între părțile semnatare. 3.2 În îndeplinirea funcțiilor delegate, OI este responsabil cu gestionarea următoarei axe prioritare și domenii majore de intervenție din POSDRU: Axa Prioritară 4 „Modernizarea serviciului public de ocupare”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 4.1. „Întărirea capacității Serviciului Public de Ocupare pentru furnizarea serviciilor de ocupare” − Domeniul Major de Intervenție 4.2. „Formarea personalului propriu al Serviciului Public de Ocupare” 3.3 Funcțiile generale delegate către OI pentru gestionarea proiectelor de grant și strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt prevăzute la articolul 17 din prezentul Acord. 3.4 Funcțiile specifice delegate către OI numai pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt prevăzute la articolul 18 din prezentul Acord. 3.5 Proiectele strategice finanțate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt lansate, selectate și contractate la nivelul AM. 3.6 Funcțiile specifice delegate către OI numai pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt prevăzute la articolul 19 din prezentul Acord.
Articolul 4 – Durata Acordului de delegare de funcții
4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data aprobării acestuia prin Ordin al ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și rămâne valabil pe întreaga perioadă a implementării POSDRU, inclusiv 3 ani de la data închiderii oficiale a POSDRU în România.
5.1 Părțile se angajează să își ducă la îndeplinire atribuțiile și responsabilitățile legate de implementarea POSDRU, respectând principiile transparenței și parteneriatului, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, cu regulamentele comunitare și cu legislația națională în domeniu, precum și cu procedurile interne. În implementarea responsabilităților, părțile se angajează să adopte un sistem de management și control adecvat, respectând cerințele specifice din legislația europeană și națională. 5.2 Părțile se angajează să se informeze reciproc și periodic asupra activităților legate de implementarea POSDRU și să organizeze întâlniri periodice, de regulă trimestrial, în scopul evaluării progresului înregistrat în implementarea POSDRU, precum și alte întâlniri ori de câte ori este cazul, în vederea analizării oricăror aspecte legate de prezentul Acord de delegare de funcții. 5.3 Părțile se obligă să nu utilizeze informațiile și documentele obținute sau la care au acces în perioada de implementare a POSDRU în alt scop decât acela de a-și îndeplini obligațiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții și a legislației naționale și comunitare în vigoare, cu respectarea prevederilor legale privind transparența, accesul la informații, precum și protecția datelor cu caracter personal. 5.4 Părțile se angajează să țină o evidență strictă și să păstreze toate datele, rapoartele, corespondența și documentele legate de fiecare etapă a implementării POSDRU, inclusiv, dar fără a se limita la, documentele referitoare la cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, așa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă, asigurând arhivarea corespunzătoare a acestora. În acest sens, părțile au obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile art. 60 și art. 90 ale Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și cu prevederile Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006. 5.5 Părțile au obligația de a pune la dispoziția Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, OLAF/DLAF, Curții Europene de Audit, Comisiei Europene, sau altor instituții în drept, orice informație sau documente solicitate privind proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu prevederile prezentului Acord. 5.6 Părțile se angajează să elaboreze proceduri interne de lucru pentru implementarea POSDRU și să îndeplinească atribuțiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții. 5.7 Angajamentele date de către Părți prin prezentul Acord de delegare de funcții vor continua să producă efecte și ulterior semnării prezentului Acord de delegare de funcții și vor fi reînnoite de fiecare dată când acest lucru va fi solicitat, în ceea ce privește faptele și circumstanțele existente la momentul respectiv.
Articolul 6 – Angajamente ale Organismului Intermediar
6.1 OI trebuie să asigure, pe cheltuială proprie, personal suficient și calificat pentru executarea corectă și la timp a sarcinilor care îi sunt încredințate, potrivit prevederilor acestui Acord de delegare de funcții. De asemenea, OI trebuie să asigure respectarea principiului segregării funcțiilor, să identifice funcțiile considerate ca fiind sensibile și să stabilească o politică adecvată de management a personalului care ocupă astfel de funcții și, totodată, să țină seama de riscurile asociate ale deciziilor luate privind delegarea de competențe. 6.2 OI va furniza spațiul necesar, mobilierul și celelalte facilități necesare pentru o funcționare corespunzătoare, astfel încât să fie îndeplinite în bune condiții activitățile delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. În acest sens, OI va semna anual o declarație de garantare. 6.3 OI elabora și transmite AM o descriere a sistemului de management și control, conform prevederilor Regulamentului CE 1083/2006, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului CE 1828/2006 (corrigenda). În cazul în care acest sistem de management și control prezintă deficiențe, OI va implementa în termenul cel mai scurt orice recomandări făcute de autoritățile naționale sau europene competente.
Articolul 7 – Garanții ale Organismului Intermediar
7.1 OI confirmă că are capacitatea legală de a încheia și executa integral prezentul Acord de delegare de funcții. 7.2 OI confirmă că la data încheierii prezentului Acord nu se află în situația de a încălca niciuna dintre prevederile legale în vigoare, fie naționale sau europene, care să ducă la o incompatibilitate sau conflict de interese în implementarea POS DRU. 7.3 OI se angajează ca în cazul schimbării contextului existent la data semnării Acordului de delegare de funcții, care ar putea aduce OI într-una din situațiile prevăzute la
Articolul 7.2, să informeze imediat AM despre aceasta.
8.1 Având responsabilitatea finală a implementării POSDRU, AM are dreptul de a solicita orice informație sau clarificare OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 8.2 AM are dreptul de a evalua periodic capacitatea de îndeplinire a funcțiilor delegate OI, inclusiv performanța acestuia în implementarea domeniilor de intervenție care fac obiectul prezentului Acord de delegare de funcții. Astfel, AM poate efectua vizite la sediul OI pentru verificarea aplicării procedurilor interne, asigurării segregării funcțiilor la nivelul OI, existenței sistemului ierarhic de raportare, existenței sistemului de supervizare, menținerii unei piste de audit corespunzătoare, păstrării unei evidențe contabile distincte, introducerii datelor în SMIS, precum și orice alte atribuții pe care le are OI în vederea implementării eficiente a POSDRU. Aceste verificări nu vor înlocui sistemul de control intern al OI. 8.3 AM poate verifica prin sondaj, utilizarea fondurilor comunitare și/sau a fondurilor de cofinanțare aferente, în scopul validării cheltuielilor declarate deja eligibile de către OI. 8.4 AM are dreptul de a efectua controale pentru stabilirea neregulilor, prejudiciilor și/sau a persoanelor juridice ori fizice debitoare, ca urmare a nerespectării legalității, conformității și regularității utilizării și administrării fondurilor comunitare și a fondurilor de cofinanțare aferente. 8.5 AM poate emite instrucțiuni privind implementarea POSDRU, care devin obligatorii pentru OI din momentul comunicării în scris a acestora. 8.6 AM avizează manualul de proceduri interne al OI, precum și orice modificări sau completări aduse acestuia, aprobate în prealabil de către reprezentantul legal al OI, în termen de 60 de zile lucrătoare de la primirea acestora.
Articolul 9 – Obligațiile Autorității de Management
9.1 AM elaborează manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU. AM informează OI asupra oricărei modificări a manualului care are impact asupra activității acestuia, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data aprobării acesteia. 9.2 AM are obligația de a informa OI cu privire la deciziile luate în structurile parteneriale din care acesta nu face parte și care pot afecta îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 9.3 AM are obligația de a furniza, în termen de 15 zile lucrătoare, orice informație sau clarificare solicitată de către OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 9.4 AM acordă asistență de specialitate OI, la solicitarea acestuia, pe probleme legate de implementarea POSDRU și transmite către OI orice documente și informații necesare în vederea îndeplinirii de către acesta a obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord. 9.5 AM organizează reuniuni interinstituționale în legătură cu implementarea POSDRU, invitând și OI, dacă subiectele discutate sunt de relevanță pentru acesta. 9.6 AM are obligația de a informa OI cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările formulate de către Comisia Europeană, care au un impact asupra activității OI și/sau a implementării POSDRU. 9.7 AM facilitează OI accesarea și utilizarea SMIS, precum și a altor sisteme informatice de management, asigurând și instruirea corespunzătoare a personalului din cadrul OI, la solicitarea acestuia.
Articolul 10 – Drepturile Organismului Intermediar
10.1 OI are dreptul de a solicita AM informații suplimentare și clarificări pentru buna îndeplinire a funcțiilor delegate prin prezentul Acord. Termenul de primire a informațiilor suplimentare și clarificărilor de la AM este de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării solicitării de către AM. 10.2 OI are dreptul de a primi de la AM orice modificare adusă manualului de proceduri interne al AM pentru implementarea POSDRU cu impact asupra activității OI. 10.3 OI poate propune AM modificări ale mecanismelor/manualul de proceduri interne al OI prin care își îndeplinește funcțiile delegate, în vederea îmbunătățirii/eficientizării acestora. 10.4 OI beneficiază de asistență de specialitate din partea AM, în orice aspecte privind implementarea POSDRU, furnizându-i-se materialele și informațiile relevante necesare îndeplinirii obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord de delegare de funcții.
Articolul 11 – Obligațiile Organismului Intermediar
11.1 OI răspunde pentru îndeplinirea tuturor funcțiilor delegate de AM și transmite orice informație solicitată de către AM în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 11.2 OI trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a urgenta implementarea proiectelor aprobate pentru finanțare în cadrul POSDRU, în special cu privire la realizarea verificărilor cererilor de rambursare primite de la beneficiari, pentru a se evita dezangajarea fondurilor alocate anual (regula n
3/n
2), în conformitate cu prevederile art. 93 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare. 11.3 În termen de 30 de zile calendaristice de la data semnării prezentului Acord, OI va revizui și va modifica, după caz, Regulamentul de organizare și funcționare pentru a include atribuțiile delegate prin prezentul Acord. Fișele de post ale funcțiilor prevăzute în cadrul OI vor fi întocmite pentru a răspunde noilor atribuții delegate de AM, cu respectarea principiului segregării funcțiilor, al standardelor privind delegarea de competență și funcțiile sensibile. Regulamentul de organizare și funcționare și fișele de post vor fi transmise AM spre avizare. 11.4 OI are obligația de a duce la îndeplinire toate instrucțiunile emise de AM privind implementarea POSDRU, în termenul prevăzut în conținutul acestora. 11.5 OI este obligat să dezvolte manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt delegate și să îl trimită spre avizare AM, urmând a îndeplini aceste funcții în conformitate cu manualul de proceduri interne pentru implementarea POSDRU aprobat. În cazul în care AM, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau alte organisme abilitate formulează recomandări cu privire la procedurile dezvoltate, după caz, OI va încorpora toate aceste recomandări în termenul cel mai scurt. 11.6 OI se asigură că personalul acestuia cunoaște, respectă și pune în aplicare prevederile manualului de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, în vederea îndeplinirii corespunzătoare a funcțiilor delegate. 11.7 OI are obligația de a pune la dispoziția AM orice informație și/sau document solicitat în legătură cu proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, și va lua toate măsurile necesare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI. 11.8 În conformitate cu art. 5.4, OI are obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pista de audit este considerată adecvată dacă: - permite reconcilierea sumelor totale certificate către Comisia Europeană cu înregistrările contabile detaliate și documentele justificative existente la nivelul ACP, AM, OI și beneficiarilor, cu privire la operațiunile finanțate în cadrul domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord; - permite verificarea plăților din fonduri publice către beneficiari; - permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecție, aprobate de Comitetul de Monitorizare POSDRU; - cuprinde pentru fiecare operațiune, acolo unde este cazul, specificațiile tehnice și planul financiar, documentele privind aprobarea finanțării în cadrul schemelor de grant, documentele aferente procedurii de achiziții publice, rapoartele de progres și rapoartele privind verificările realizate. 11.9 Pentru funcțiile delegate și pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, OI are obligația de a introduce datele relevante în SMIS și în alte sisteme informatice de management, după caz.
12.1 Prin prezentul Acord de delegare de funcții, AM deleagă OI funcții pentru gestionarea Axelor Prioritare și domeniilor majore de intervenție menționate la
Articolul 3.2. 12.2 OI nu poate sub-delega funcții ce sunt în sarcina sa, conform prezentului Acord de delegare de funcții, unei terțe persoane sau organism, fără acordul expres al AM. 12.3 Prezentul Acord rămâne în vigoare în cazul în care una dintre părți încetează să existe și atribuțiile sale sunt preluate de către un succesor legal, iar Acordul se transferă de drept acestui succesor. Ambele părți au obligația de a transfera succesorului legal toate atribuțiile prevăzute în prezentul Acord, menționând stadiul implementării POSDRU, termenele de realizare a activităților, dacă este cazul. Până la confirmarea noii entități, rămân în sarcina părții afectate de situația de drept menționată mai sus toate obligațiile asumate conform prezentului Acord.
Articolul 13 – Monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate
13.1 AM asigură monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate OI în vederea implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții. 13.2 Pe baza informațiilor transmise de OI, a verificărilor proprii, a rapoartelor de audit, și a altor documente relevante, AM elaborează un raport anual de monitorizare privind îndeplinirea funcțiilor delegate. 13.3 În exercitarea funcției de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate, AM are dreptul de a efectua misiuni de verificare la sediul OI în conformitate cu Planul anual de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate. În acest sens, AM are obligația de a comunica, în scris, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, intenția de a realiza o misiune de verificare la sediul OI. Comunicarea va conține scopul vizitei, data, locul, ora, numele și calitatea persoanelor care vor participa la această misiune de verificare și, de asemenea, documentele care vor fi analizate de către acestea. 13.4 OI are obligația de a permite accesul reprezentanților AM la sediul său, în baza comunicării transmise de către aceasta în termenul și cu respectarea condițiilor stabilite prin prezentul Acord de delegare de funcții și pune la dispoziția acestora documentele solicitate. 13.5 În funcție de concluziile privind modul de îndeplinire de către OI a funcțiilor delegate, AM poate decide restrângerea sau retragerea acestora, dacă nu se remediază deficiențele constatate, în termenul solicitat. Restrângerea/retragerea funcțiilor delegate își produce efectele de la data comunicării de către AM a deciziei, fără îndeplinirea vreunei alte formalități. 13.6 Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 1605/2002, AM poate decide restrângerea funcțiilor delegate sau retragerea acestora în cazul în care OI nu implementează recomandările unui organism de audit național sau comunitar în care sunt elemente ce dovedesc existența unei deficiențe grave în funcționarea sistemului de management și control al OI.
14.1 AM este responsabilă de managementul POSDRU, în conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind responsabilitățile prevăzute la art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului și la art. 17 din HG nr. 457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. 14.2 AM este responsabilă pentru lansarea, selectarea și contractarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție specificate la art. 3.2. din prezentul Acord.
Articolul 15 – Responsabilitățile Unității de Plată FSE
15.1 În cadrul Direcției Generale AMPOSDRU funcționează Unitatea de Plată FSE (UP FSE), cu responsabilitățile prevăzute în legislația națională.. 15.2 UP FSE este responsabilă de transferarea către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din FSE în cadrul POSDRU, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz.
Articolul 16 – Responsabilitățile Organismului Intermediar
16.1 OI este responsabil pentru gestionarea axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu prevederile prezentului Acord și legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind funcțiile prevăzute la articolele 17, 18 și 19 din prezentul Acord.
17.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant și strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea următoarelor funcții: Programare 17.2 Colaborează cu AM la elaborarea și amendarea POSDRU și a Documentului Cadru de Implementare a POSDRU. 17.3 Colaborează cu AM la elaborarea criteriilor de evaluare și selecție a proiectelor, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.4 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului. Colaborează cu AM la elaborarea corrigenda de modificare a condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului 17.5 Colaborează cu AM la elaborarea planului anual de lucru și la elaborarea schemelor de ajutor de stat, după caz. Evaluare la nivel de program 17.6 Furnizează AM și experților evaluatori toate informațiile necesare pentru realizarea evaluărilor la nivel de program. Monitorizare și raportare la nivel de program 17.7 Desemnează membri pentru Comitetul de Monitorizare POSDRU. Participă la reuniunile CM POSDRU. 17.8 Elaborează și transmite AM rapoarte semestriale de implementare defalcate pe fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 17.9 Contribuie prin furnizarea de informații la elaborarea de către AM a Rapoartelor Anuale de Implementare și a Raportului Final de Implementare a POSDRU. OI va furniza orice alte informații necesare în vederea analizării stadiului implementării POSDRU, în legătură cu domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Informare și publicitate 17.10 Colaborează cu AM la elaborarea și revizuirea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu cerințele de informare și publicitate prevăzute în regulamentele specifice. 17.11 Elaborează și revizuiește Planul Anual de Comunicare pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord și îl transmite AM spre avizare. 17.12 Implementează măsurile specifice de informare și publicitate cuprinse în Planul Anual de Comunicare și în Planul de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, corespunzător domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.13 Raportează trimestrial AM progresul înregistrat în implementarea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013 și a Planului Anual de Comunicare. 17.14 Dezvoltă și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI în legătură cu implementarea domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, cu informarea AM. 17.15 Publică pe pagina de internet a OI lista beneficiarilor, în conformitate cu prevederile regulamentelor relevante. Lansare cereri de propuneri de proiecte 17.16 Asigură publicitatea adecvată cererilor de propuneri de proiecte lansate de OI și de AM în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la articolul 3.2 din prezentul Acord. Birou de informare (helpdesk) 17.17 Asigură măsuri de informare a beneficiarilor privind implementarea proiectelor. 17.18 Asigură publicarea, pe pagina de internet a OI, a listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM. 17.19 Organizează și actualizează baza de date cu potențialii beneficiari pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. Evaluare și selecție proiecte 17.20 Numește membrii în Comitetele de Soluționare a Contestațiilor organizate la nivelul AM. Monitorizarea proiectelor 17.21 Asigură monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor contractate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la articolul 3.2 din prezentul Acord. 17.22 Verifică raportul tehnico-financiar întocmit de beneficiari. Efectuează misiuni de verificare la fața locului. 17.23 Elaborează și transmite AM scrisoare de aprobare a rapoartelor tehnico-financiare primite de la beneficiari, în vederea procesării plăților. 17.24 Introduce datele tehnice din rapoartele tehnico-financiare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.25 Elaborează și transmite AM spre avizare planul anual pentru misiunile la fața locului (vizite de monitorizare). 17.26 Elaborează raportul vizitei de monitorizare și îl înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.27 Monitorizează îndeplinirea de către beneficiar a măsurilor corective stabilite ca urmare a vizitelor de monitorizare. Management financiar 17.28 Colaborează cu AM în activitatea de planificare financiară, furnizând informații financiare necesare. 17.29 Verifică cererile de prefinanțare și documentele suport. Introduce datele din cererea de prefinanțare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.30 Verifică cererile de rambursare și documentele suport primite de la beneficiari și validează cheltuielile eligibile efectuate de beneficiari. Introduce datele din cererile de rambursare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.31 Întocmește și transmite AM situația centralizată a cererilor de rambursare validate, pe surse de finanțare, axă prioritară și domeniu major de intervenție. 17.32 Întocmește și transmite AM spre avizare planul anual privind verificarea cheltuielilor la fața locului. Efectuează misiuni de verificare a cheltuielilor la fața locului în conformitate cu planul anual și cu procedura relevantă. Cu ocazia verificărilor la fața locului OI verifică și dacă beneficiarul ține o evidență contabilă distinctă pentru proiect. 17.33 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.34 Transmite AM copii ale rapoartelor de verificare la fața locului. 17.35 Întocmește evidența extrabilanțieră și înregistrează în contabilitate creditele bugetare aprobate, angajamentele bugetare și angajamentele legale. 17.36 Întocmește și transmite AM lunar fișele de cont extrabilanțiere în vederea efectuării reconcilierii cu contabilitatea AM. 17.37 Asigură arhivarea în condiții optime a unei copii a reconcilierii contabile primită de la AM. 17.38 Asigură disponibilitatea documentelor utilizate în procesul de validare a cererilor de rambursare, în cazul controlului din partea AM, Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, Comisiei Europene și a altor organisme abilitate, în condițiile legislației naționale și comunitare. Control antifraudă OI va desfășura activități specifice de control antifraudă după verificarea de către AM a sistemului de management și control al OI pentru această funcție delegată, urmare a unei misiuni de verificare efectuată de AM. 17.39 Organizează activitatea de control privind utilizarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, în conformitate cu prevederile O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare, pe baza sesizărilor și alertelor de nereguli primite de la AM, auditul intern/extern, compartimentele OI, alte organe cu atribuții de control, mass media etc. 17.40 Verifică, stabilește și individualizează obligația de plată, ca urmare a activității de constatare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, sub forma unui titlu de creanță, prin întocmirea procesului verbal de constatare și a notei de debit. 17.41 Transmite AM procesele verbale de constatare și notele de debit. 17.42 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.43 Sesizează DLAF în cazul descoperirii, în urma desfășurării activității de constatare, a unor indicii privind posibile fraude și comunică și AM situația constatată. 17.44 Comunică DLAF, în urma solicitării acestuia, cu înștiințarea AM, măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control încheiate, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii. Managementul neregulilor 17.45 OI întreprinde măsuri de prevenire și detectare a neregulilor pentru domeniile de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pentru coordonarea acestor activități, OI desemnează un ofițer de nereguli. 17.46 Înregistrează în ordine cronologică alertele de neregulă în Registrul raportorului de nereguli al OI și informează AM în termen de 5 zile lucrătoare. 17.47 Elaborează nota de verificare preliminară a sesizării de neregulă conform evidențelor OI. 17.48 Elaborează și transmite trimestrial AM raportul de nereguli care va conține neregulile în curs de rezolvare depistate de OI. Transmite AM informațiile suplimentare solicitate prin „Scrisoarea privind clarificarea neconcordanțelor”. 17.49 Monitorizează progresul neregulilor, completează registrul de nereguli și menține o bază de date adecvată a neregulilor, în conformitate cu procedura relevantă. 17.50 Urmare confirmării unei nereguli, întocmește raportul de neregulă și scrisoarea standard și le transmite directorului OI. Transmite AM raportul de neregulă și documentele suport și dosarul de suspiciune de neregulă. 17.51 Asigură instruirea personalului OI cu privire la modalitatea de sesizare a unei nereguli. Achiziții publice 17.52 Transmite AM, în termen de 2 zile de la data semnării unui contract de finanțare și/sau de la data depunerii acestora de către beneficiari, programele (anuale)/listele de achiziții care urmează să fie făcute de beneficiari în cadrul proiectelor cofinanțate. 17.53 Verifică, pe bază de eșantion, documentația de achiziții publice transmisă de beneficiari, în conformitate cu procedura relevantă. Verificare ex-ante 17.54 Realizează verificarea ex-ante a documentelor elaborate de OI, în conformitate cu procedura relevantă. 17.55 Elaborează și transmite AM rapoarte lunare privind documentele respinse în cadrul OI în urma verificării ex-ante. 17.56 Urmărește implementarea acțiunilor corective stabilite în urma verificărilor ex-ante, aprobate la nivelul OI, și elaborează stadiul realizării acestora. 17.57 Asigură îndeplinirea acțiunilor corective transmise de AM. Elaborează și transmite AM stadiul realizării acțiunilor corective. 17.58 Asigură diseminarea la nivelul OI a raportului trimestrial integrat de sinteză a celor mai frecvente erori și motive de respingere în urma verificărilor ex-ante, elaborat și transmis de AM. Tehnologia informației 17.59 Asigură integritatea și protecția datelor prin implementarea politicii de securitate IT la nivelul OI (politicii antivirus, politicii de back-up și politicii de recuperare a datelor în caz de dezastru). 17.60 Asigură funcționarea eficientă a aplicațiilor și a bazelor de date utilizate la nivelul OI. 17.61 Monitorizează și garantează calitatea echipamentelor și a sistemelor informatice.la nivelul OI 17.62 Asigură funcționarea și utilizarea corectă a sistemului informatic, în acord cu procedurile și standardul de securitate ISO/IEC 17799. 17.63 Asigură operarea corespunzătoare în SMIS-CSNR la nivelul OI. 17.64 Asigură mentenanța paginii de internet a OI și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI pe baza documentelor și indicațiilor transmise de ofițerii de informare și publicitate. Managementul riscurilor 17.65 Constituie și asigură funcționarea Grupului de management al riscurilor organizat la nivelul OI.
Articolul 18 – Funcții specifice delegate OI pentru gestionarea proiectelor de grant
18.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea funcțiilor prevăzute la articolul 17, precum și pentru îndeplinirea îndeplinirea următoarelor funcții specifice: Programare 18.2 Elaborează condițiile specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord, și le transmite AM spre avizare. 18.3 Elaborează corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și le transmite AM spre avizare. Lansare cereri de propuneri de proiecte 18.4 Lansează cereri de propuneri de proiecte, conform planului anual de lucru aprobat de AM. Birou de informare (helpdesk) 18.5 Completează registrul de helpdesk cu solicitările potențialilor beneficiari/beneficiari, precum și cu răspunsurile aferente. 18.6 Asigură măsuri de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 18.7 Elaborează și transmite AM spre informare lista celor mai frecvente întrebări pentru cererile de propuneri de proiecte lansate de OI. Publică lista celor mai frecvente întrebări pe pagina de internet a OI. Evaluare și selecție proiecte 18.8 Numește membrii evaluatori, președintele și secretarul Comitetelor de Evaluare organizate la nivelul OI. 18.9 Primește, în vederea evaluării, cererile de finanțare înregistrate de AM în format electronic. 18.10 Organizează și asigură buna desfășurare a sesiunilor de evaluare și selecție a cererilor de finanțare, în conformitate cu metodologia de evaluare stabilită de AM. 18.11 Selectează cererile de finanțare depuse de către potențialii beneficiari, în conformitate cu criteriile de evaluare și selecție aprobate de către Comitetul de Monitorizare POSDRU. 18.12 Transmite către AM, spre aprobare, lista proiectelor admise și respinse și aflate pe lista de rezerve, în termenul și condițiile prevăzute de procedura aplicabilă. 18.13 Înregistrează eventualele contestații privind rezultatele procesului de evaluare și selecție. 18.14 Elaborează și transmite beneficiarilor deciziile privind aprobarea, respingerea sau punerea pe lista de rezervă a cererilor de finanțare primite. Contractare 18.15 Verifică documentele suport transmise de beneficiari în vederea încheierii contractelor de finanțare. 18.16 Pregătește dosarele proiectelor de contract și semnează contractele de finanțare, împreună cu documentele aferente angajării bugetare. 18.17 Analizează și decide aprobarea sau respingerea propunerilor beneficiarilor de modificare a contractelor de finanțare. 18.18 Întocmește și semnează actele adiționale pentru contractele de finanțare; informează AM privind actele adiționale încheiate. 18.19 Efectuează vizite speciale, după caz, în vederea soluționării solicitărilor de reziliere a contractelor primite de la beneficiari. 18.20 Organizează întâlniri de clarificare cu beneficiarii în cazul solicitării acestora de reziliere a contractelor de finanțare. 18.21 Elaborează și transmite beneficiarilor scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului și Procesul verbal de reziliere, dacă e cazul. 18.22 Transmite AM scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului, Procesul verbal de reziliere și nota de debit, dacă e cazul. 18.23 Înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management informațiile cuprinse în contractele de finanțare, precum și orice modificare a contractelor de finanțare. Management financiar 18.24 Asigură funcția de angajare și de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007. Control financiar preventiv propriu 18.25 Asigură organizarea și exercitarea activității de control financiar preventiv propriu pentru angajamentele legale și actele adiționale ulterioare, privitoare la implementarea POSDRU, încheiate de OI. Verificare ex-ante 18.26 Realizează verificarea ex-ante a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și corrigenda aferente acestora, elaborate de OI. 18.27 Efectuează verificarea ex-ante a constituirii Comitetului de Evaluare organizat la nivelul OI. 18.28 Efectuează verificarea ex-ante a raportului de evaluare întocmit de OI. 18.29 Efectuează verificare ex-ante a tuturor contractelor de finanțare și respectiv dosarelor de contract, a listei beneficiarilor, a tuturor actelor adiționale la contractele de finanțare încheiate de OI privitoare la implementarea POSDRU.
Articolul 19 – Funcții specifice delegate OI pentru gestionarea proiectelor strategice
19.1 Pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea funcțiilor prevăzute la articolul 17, precum și pentru îndeplinirea următoarelor funcții specifice: Programare 19.2 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 19.3 Colaborează cu AM la elaborarea corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului. Birou de informare (helpdesk) 19.4 Colaborează cu AM în vederea asigurării măsurilor de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 19.5 Asigură publicarea listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM pe pagina de internet a OI. Evaluare și selecție proiecte 19.6 Numește membri evaluatori în cadrul Comitetelor de Evaluare organizate de AM. Contractare 19.7 Efectuează vizite speciale în cazul solicitărilor beneficiarilor de reziliere a contractelor de finanțare. Management financiar 19.8 Asigură funcția de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007.
Articolul 20 – Modificarea Acordului
20.1 Ca regulă generală, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat numai prin acordul scris al Părților. Cu titlu de excepție, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat unilateral de către AM în scris, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și responsabilităților AM, și totodată în situația unor modificări în legislația națională și europeană ce ar putea afecta executarea corespunzătoare a prezentul Acord. 20.2 Prezentul Acord poate fi modificat prin una din următoarele modalități: (a) implicit, prin intrarea în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord; (b) explicit, prin acordul de voință al părților. 20.3 Modificarea prezentului Acord va lua forma unui Act adițional, prin care: (a) se confirmă situația survenită în urma intrării în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau (b) se efectuează modificările necesare, conform acordului de voință a părților. 20.4 Modificările aduse prezentului Acord intră în vigoare: (a) de la data intrării în vigoare a prevederilor legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau data indicată în acestea, sau (b) de la data semnării de către ambele părți a Actului adițional de modificare prin acordul de voință al părților.
Articolul 21 – Încetarea Acordului
21.1 Prezentul Acord de delegare de funcții încetează: (a) Prin închiderea POSDRU, în condițiile Articolului 4.1. (b) Prin acordul de voință al părților, confirmat în scris. (c) În situația prevăzută de art 13.5 și 13.6 din prezentul Acord, în cazul retragerii atribuțiilor delegate. (d) La expirarea termenului stipulat la
Articolul 24.5.
22.1 Întreaga corespondență efectuată ca urmare a punerii în aplicare a prezentului Acord de delegare de funcții trebuie să fie transmisă prin scrisoare recomandată, fax, e-mail sau orice alte mijloace de transmitere care fac posibilă dovedirea primirii de către destinatar. 22.2 Orice notificare, avizare, acord, aprobare, certificare sau decizie în aplicarea prezentului Acord de delegare de funcții se comunică în scris celeilalte părți în formatul standard, atunci când acesta este prevăzut. 22.3 Adresele utilizate pentru comunicarea între părți sunt următoarele: Pentru AM: Str. Calea Plevnei nr. 46-48, sector 1, București, România Pentru OI: Str. Avalanșei nr. 20-22, sector 4, București, România 22.4 În cazul modificării acestor adrese, părțile se vor informa reciproc.
23.1 Nici una dintre părți nu este și nu va fi ținută răspunzătoare pentru daunele sau prejudiciile cauzate celeilalte părți de un terț pe parcursul derulării POSDRU și în legătură cu acesta. 23.2 Fiecare parte este răspunzătoare pentru orice daune sau prejudicii cauzate celeilalte părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea cu întârziere și/sau defectuoasă a obligațiilor ce îi revin, conform prevederilor prezentului Acord. 23.3 În cazul constatării de către departamentele/instituțiile îndreptățite, a nerealizării unui proiect sau a neexecutării culpabile a unei funcții delegate, dintr-o vină imputabilă uneia dintre părțile semnatare ale acestui Acord, aceasta atrage răspunderea financiară a părții aflate în culpă.
Articolul 24 – Forța Majoră
24.1 Nici una dintre părțile acestui Acord nu răspunde de neexecutarea la termen sau/și de executarea în mod necorespunzător – total sau parțial – a oricărei obligații care îi revine în baza prezentului Acord, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligației respective a fost cauzată de forța majoră, așa cum este definită de lege. 24.2 Partea care invocă forța majoră este obligată să-i comunice în scris celeilalte părți acest fapt, în termen de 48 de ore de la producerea evenimentului și să ia toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor lui. 24.3 Partea care invocă forța majoră este obligată să facă dovada acesteia, în termenul cel mai scurt prin notificare scrisă, însoțită de acte doveditoare, emise de autoritățile locale și/sau centrale, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. Dacă notificarea nu s-a transmis în condițiile stabilite, partea aflată în culpă este responsabilă de prejudiciile provocate celeilalte părți, întrucât nu a făcut dovada existenței cazului de forță majoră. Cazul de forță majoră va fi dovedit cu acte ale autorităților locale/centrale competente, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. 24.4 Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștința celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în termen de 15 zile calendaristice de la încetare. De îndată ce cauza de forță majoră a încetat, partea care a invocat-o va relua executarea obligațiilor care îi revin, conform prezentului Acord. 24.5 Dacă în termen de 90 zile de la producere, evenimentul respectiv și consecințele lui nu încetează, părțile au dreptul să-și notifice încetarea de plin drept a prezentului Acord, fără ca vreuna dintre ele să pretindă daune-interese, dar sunt ținute de a-și onora toate obligațiile având termene de îndeplinire până la data apariției cazului de forță majoră.
Articolul 25 – Etica
25.1 Părțile se angajează ca personalul implicat în implementarea POSDRU să respecte standardele de etică profesională. Astfel, personalul trebuie să contribuie la funcționarea corespunzătoare a organismelor din care fac parte și să ajute la menținerea reputației privind integritatea și imparțialitatea acesteia.
26.1 Prezentul Acord de delegare de funcții este semnat în România și este guvernat, interpretat, înțeles și aplicat în conformitate cu legislația română, în afara cazului în care anumite prevederi ale prezentului Acord sunt exceptate de la aplicarea legislației române în favoarea unui act normativ al CE.
Articolul 27 – Soluționarea litigiilor
27.1 Părțile vor depune de bună credință toate diligențele necesare în vederea soluționării pe cale amiabilă a oricărei dispute, controverse sau neînțelegeri între Părți ce decurg din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții. 27.2 În situația în care nu se poate ajunge la un rezultat privind soluționarea pe cale amiabilă, orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții va fi soluționat în conformitate cu legislația națională.
28.1 Dacă, în orice moment, orice condiție sau prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții este declarată și dovedită ca fiind ilegală, nevalabilă sau inaplicabilă, în întregime sau parțial, în conformitate cu orice lege sau act normativ, acea prevedere sau condiție va fi considerată ca nefăcând parte din prezentul Acord de delegare de funcții, iar aplicabilitatea celorlalte prevederi ale prezentului Acord nu va fi afectată, iar în acest scop prevederile prezentului Acord de delegare de funcții se declară a fi independente.
Articolul 29 – Publicare în Monitorul Oficial
29.1 Prezentul Acord de delegare de funcții se publică în Monitorul Oficial al României, partea I.
Prezentul Acord de delegare de funcții a fost încheiat astăzi 11.09.2008, la AMPOSDRU, într-un număr de 2 exemplare, fiecare cu valoare de original, câte 1 exemplar pentru fiecare dintre părți.
Nume, Funcție
Cristina IOVA Director General
Nume, Funcție
Gabriela RUS Director
Semnătura
Semnătura
Data 11.09.2008
Data 11.09.2008
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII
privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
încheiat între
Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
și
Organismul Intermediar pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Ministerul Educației, Cercetării și Tineretului
PREAMBUL
Prezentul Acord este încheiat având în vedere prevederile:
Regulamentul (CE) nr.1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1784/1999; Regulamentul (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr.1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale; H.G. nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin programele operaționale, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.381/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulerioare; O.G. nr.29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările și completările ulterioare; O.G. nr.79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007; Ordinul ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și al ministrului economiei și finanțelor nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul operațional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007 - 2013", cu modificările și completările ulterioare
În contextul gestionării Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) pentru eficienta implementare a acestuia și în vederea creșterii capacității de absorbție generală a Fondului Social European este necesară delegarea unor funcții ale Autorității de Management către Organisme Intermediare. Autoritatea de Management va rămâne totuși responsabilă pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor delegate, precum și a operațiunilor finanțate prin instrumentele structurale.
Pentru stabilirea funcțiilor care sunt delegate prin prezentul Acord s-au avut în vedere, tipurile de proiecte care urmează a fi implementate și capacitatea administrativă și expertiza în domeniu pe care o are Organismul Intermediar. În acest context, Autoritatea de Management a stabilit și modalitatea de control pe care o va exercita în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate.
Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse (MMFES), în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare AM ), având sediul în București, Calea Plevnei 46-48, sector 1, reprezentat de doamna Cristina IOVA, director general, pe de o parte,
și
Ministerul Educației, Cercetării și Tineretului (MECT), în calitate de Organism Intermediar pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare OI ), având sediul în București, Str. Spiru Haret nr. 12, sector 1, reprezentat de doamna Laura Elena MARINAȘ, director, pe de altă parte,
au convenit asupra următorului Acord privind responsabilitățile și atribuțiile părților în pregătirea implementării și în implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 în România.
Articolul 2 – Definiții și interpretare
2.1 Definiții În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au înțelesul următor: 2.1.1 „Acord de delegare de funcții” desemnează prezentul document precum și anexele sale, care fac parte integrantă din acesta și reprezintă acordul de delegare de funcții privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 în România, semnat între organismul intermediar și autoritatea de management. 2.1.2 “ Autoritate de Audit ” desemnează autoritatea publică, la nivel național, responsabilă cu verificarea operațiunilor de management și a sistemului de control pentru fiecare program operațional, independentă funcțional de Autoritatea de Management și de Autoritatea de Certificare și Plată. În România, pentru toate programele operaționale, Autoritatea de Audit funcționează pe lângă Curtea de Conturi. 2.1.3 “ Autoritate de Certificare și Plată ” reprezintă structura organizatorică în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, responsabilă de certificarea sumelor cuprinse în declarațiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeană și pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum și a sumelor de prefinanțare și cofinanțare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. 2.1.4 „ Autoritate de Management ”, în continuare AM, desemnează Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, care are responsabilitatea gestionării și implementării asistenței financiare nerambursabile alocate POSDRU. 2.1.5 „ Axă prioritară ” reprezintă una dintre prioritățile strategiei dintr-un program operațional constând într-un grup de operațiuni corelate și care au obiective specifice măsurabile. 2.1.6 „ Beneficiar ” reprezintă organismul, autoritatea, instituția sau societatea comercială din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorială, organismele prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare în cadrul unui program operațional. În contextul schemelor de ajutor prevăzute în
Articolul 87 al Tratatului, beneficiarii sunt întreprinderi publice sau private care implementează un proiect individual și care primesc ajutor public. 2.1.7 “ Cerere de finanțare ” reprezintă formularul completat de către solicitant, în vederea obținerii asistenței financiare nerambursabile din POSDRU. 2.1.8 “Cerere de propuneri de proiecte” desemnează o invitație publică adresată de către AM/OI unei categorii clar identificate de solicitanți, în vederea depunerii cererilor de finanțare, în cadrul unei axe prioritare sau unui domeniu major de intervenție al axelor prioritare din POSDRU. 2.1.9 „Cheltuieli eligibile” reprezintă cheltuielile realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanțate în cadrul programelor operaționale, care pot fi finanțate atât din instrumentele structurale, cât și din bugetul de stat și/sau contribuția proprie a beneficiarului, conform reglementărilor legale comunitare și naționale în vigoare. 2.1.10 „Contract de finanțare ” reprezintă documentul juridic prin care se acordă asistență financiară nerambursabilă aferentă unei operațiuni în scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operațional și care stabilește drepturile și obligațiile părților. 2.1.11 „ Comitet de Monitorizare ” este organismul deliberativ, fără personalitate juridică, care asigură urmărirea eficacității și calității implementării asistenței financiare nerambursabile prin POSDRU, modul de utilizare și impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. 2.1.12 „ Departamentul pentru Luptă Antifraudă ”, în continuare DLAF, desemnează structura fără personalitate juridică, din cadrul Cancelariei Primului-Ministru, instituție de contact a Oficiului European de Luptă Antifraudă, care asigură coordonarea luptei antifraudă și protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene în România. 2.1.13 „ Document cadru de implementare a programului operațional ” desemnează documentul elaborat de autoritatea de management și aprobat prin ordin comun al ministrului economiei și finanțelor și al ministrului coordonator al autorității de management, prin care sunt stabilite detalii de implementare a programului operațional. 2.1.14 „Domeniu major de intervenție” reprezintă sfera de activitate dintr-o axă prioritară, în cadrul căruia se pot finanța diferite operațiuni cu obiective similare. 2.1.15 „Ghidul solicitantului” reprezintă un îndrumar privind completarea corectă a unei cereri de finanțare de către solicitanții de finanțare nerambursabilă în cadrul programului operațional, incluzând informații referitoare la condițiile de finanțare, procedurile de evaluare și selecție a proiectelor și reglementarea unor aspecte detaliate privind implementarea proiectelor. 2.1.16 “Instrucțiune” reprezintă o dispoziție obligatorie transmisă în scris de AM către OI în vederea implementării acesteia de către OI, care detaliază o procedură și/sau care aduce modificări/completări unei proceduri privind implementarea POSDRU. 2.1.17 “ Neregulă ” reprezintă reprezintă orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, care prejudiciază bugetul general al Comunității Europene și/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum și bugetele din care provine cofinanțarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită. 2.1.18 “ Oficiul European de Luptă Antifraudă ”, în continuare OLAF, desemnează organismul independent, din cadrul Comisiei Europene, care răspunde de combaterea fraudei împotriva bugetului Uniunii Europene. 2.1.19 „ Operațiune ” înseamnă un proiect sau un grup de proiecte selecționat de către autoritatea de management a programului operațional în cauză sau sub responsabilitatea acesteia, în conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare și implementat de unul sau mai mulți beneficiari, care permite atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă. 2.1.20 „Organism intermediar”, în continuare OI, reprezintă organismul public sau privat, care își desfășoară activitatea sub responsabilitatea autorității de management sau care îndeplinește responsabilități în numele autorității de management în relația cu beneficiarii care implementează operațiuni. 2.1.21 „ Părți ” desemnează instituțiile semnatare ale prezentului Acord de delegare de funcții. 2.1.22 „Plan multianual de evaluare” reprezintă documentul de planificare multianuală a activităților de evaluare de natură strategică și/sau operațională privitoare la un program operațional și care urmează a fi realizate în perioada de implementare a acestuia. 2.1.23 „Prefinanțare” reprezintă sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumentele structurale către un beneficiar, dacă acest transfer nu se realizează în cadrul unui proiect care intră sub incidența ajutorului de stat/de minimis, prin plată directă sau prin plată indirectă, de regulă în stadiul inițial de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanțare încheiat între beneficiar și Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabilă/responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor. 2.1.24 „Program operațional” reprezintă un document prezentat de un stat membru și adoptat de Comisie care definește o strategie de dezvoltare în conformitate cu un ansamblu coerent de priorități, pentru a cărui realizare se face apel la un fond sau în cadrul obiectivului de convergență, la Fondul de Coeziune și la FEDR. 2.1.25 „ Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane ”, în continuare POSDRU, desemnează Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, document aprobat de Comisia Europeană, elaborat de România, care conține o strategie de dezvoltare și un set de axe prioritare și domenii majore de intervenție, pentru a fi implementate cu finanțare de la Fondul Social European. 2.1.26 „ Proiect strategic ” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 500.000 – 5.000.000 euro, respectiv 1.850.000 – 18.500.000 lei, implementat la nivel național, sectorial sau multi-regional. 2.1.27 “Proiect de grant” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 50.000 – 500.000 euro, respectiv 185.000 – 1.849.999 lei, implementat la nivel multi-regional, regional sau local. 2.1.28 „ Sistemul Unic de management al informației privind instrumentele structurale din cadrul obiectivului convergență ” ( SMIS) reprezintă sistemul informatic centralizat, dezvoltat de către Ministerul Economiei și Finanțelor, în colaborare cu toate structurile utilizatoare, pentru a asigura colectarea informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditului și evaluării programelor din cadrul obiectivului convergență, în conformitate cu art 60 li. (c) din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului. 2.1.29 „ Unitate de Plată ” reprezintă structura din cadrul unei autorități publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operațional, având responsabilitatea transferării către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din instrumentele structurale în cadrul programelor operaționale, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz. În sensul prezentului Acord, Unitatea de plată desemnează organismul cu responsabilități pentru efectuarea plăților pentru POSDRU din cadrul MMFES, respectiv Direcția Management Financiar din cadrul AMPOSDRU. 2.2 Interpretare 2.2.1
În acest Acord de delegare de funcții, în afara cazurilor în care contextul cere altfel, singularul presupune pluralul și invers, masculinul presupune femininul și invers, iar referirea la persoane include atât persoane fizice, cât și persoane juridice. 2.2.2
Nici o prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții nu poate fi interpretată ca reprezentând o derogare față de alte obligații legale ce revin părților ca urmare a prevederilor legislației naționale și comunitare în vigoare. 2.2.3
În cazul în care există contradicții sau diferențe între prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, pe de o parte, și cele ale legislației naționale sau comunitare în vigoare, pe de altă parte, acestea din urmă prevalează. 2.2.4
În prezentul Acord de delegare de funcții, titlurile și cuprinsul sunt inserate numai pentru o mai ușoară referință și nu vor afecta interpretarea prezentului acord de delegare de funcții.
3.1 Obiectul prezentului Acord îl reprezintă delegarea unor funcții și a responsabilității îndeplinirii lor, privind gestionarea POSDRU, de la AM la OI, prin stabilirea cadrului de implementare a POSDRU, a drepturilor și obligațiilor și a responsabilităților ce revin fiecărei părți, precum și stabilirea relațiilor între părțile semnatare. 3.2 În îndeplinirea funcțiilor delegate, OI este responsabil cu gestionarea următoarele axe prioritare și domenii majore de intervenție din POSDRU: Axa Prioritară 1 „Educația și formarea profesională în sprijinul creșterii economice și dezvoltării societății bazate pe cunoaștere”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 1.1. „Acces la educație și formare profesională inițială” − Domeniul Major de Intervenție 1.2. „Calitate în învățământul superior” − Domeniul Major de Intervenție 1.3. „Dezvoltarea resurselor umane în educație și formare profesională” − Domeniul Major de Intervenție 1.4. „Calitate în FPC” − Domeniul Major de Intervenție 1.5. „Programe doctorale și post-doctorale în sprijinul cercetării” Axa Prioritară 2 „Corelarea învățării pe tot parcursul vieții cu piața muncii”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 2.2. „Prevenirea și corectarea părăsirii timpurii a școlii” 3.3 Funcțiile generale delegate către OI pentru gestionarea proiectelor de grant și strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt prevăzute la articolul 17 din prezentul Acord. 3.4 Funcțiile specifice delegate către OI numai pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt prevăzute la articolul 18 din prezentul Acord. 3.5 Proiectele strategice finanțate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt lansate, selectate și contractate la nivelul AM. 3.6 Funcțiile specifice delegate către OI numai pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt prevăzute la articolul 19 din prezentul Acord.
Articolul 4 – Durata Acordului de delegare de funcții
4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data aprobării acestuia prin Ordin al ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și rămâne valabil pe întreaga perioadă a implementării POSDRU, inclusiv 3 ani de la data închiderii oficiale a POSDRU în România.
5.1 Părțile se angajează să își ducă la îndeplinire atribuțiile și responsabilitățile legate de implementarea POSDRU, respectând principiile transparenței și parteneriatului, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, cu regulamentele comunitare și cu legislația națională în domeniu, precum și cu procedurile interne. În implementarea responsabilităților, părțile se angajează să adopte un sistem de management și control adecvat, respectând cerințele specifice din legislația europeană și națională. 5.2 Părțile se angajează să se informeze reciproc și periodic asupra activităților legate de implementarea POSDRU și să organizeze întâlniri periodice, de regulă trimestrial, în scopul evaluării progresului înregistrat în implementarea POSDRU, precum și alte întâlniri ori de câte ori este cazul, în vederea analizării oricăror aspecte legate de prezentul Acord de delegare de funcții. 5.3 Părțile se obligă să nu utilizeze informațiile și documentele obținute sau la care au acces în perioada de implementare a POSDRU în alt scop decât acela de a-și îndeplini obligațiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții și a legislației naționale și comunitare în vigoare, cu respectarea prevederilor legale privind transparența, accesul la informații, precum și protecția datelor cu caracter personal. 5.4 Părțile se angajează să țină o evidență strictă și să păstreze toate datele, rapoartele, corespondența și documentele legate de fiecare etapă a implementării POSDRU, inclusiv, dar fără a se limita la, documentele referitoare la cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, așa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă, asigurând arhivarea corespunzătoare a acestora. În acest sens, părțile au obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile art. 60 și art. 90 ale Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și cu prevederile Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006. 5.5 Părțile au obligația de a pune la dispoziția Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, OLAF/DLAF, Curții Europene de Audit, Comisiei Europene, sau altor instituții în drept, orice informație sau documente solicitate privind proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu prevederile prezentului Acord. 5.6 Părțile se angajează să elaboreze proceduri interne de lucru pentru implementarea POSDRU și să îndeplinească atribuțiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții. 5.7 Angajamentele date de către Părți prin prezentul Acord de delegare de funcții vor continua să producă efecte și ulterior semnării prezentului Acord de delegare de funcții și vor fi reînnoite de fiecare dată când acest lucru va fi solicitat, în ceea ce privește faptele și circumstanțele existente la momentul respectiv.
Articolul 6 – Angajamente ale Organismului Intermediar
6.1 OI trebuie să asigure, pe cheltuială proprie, personal suficient și calificat pentru executarea corectă și la timp a sarcinilor care îi sunt încredințate, potrivit prevederilor acestui Acord de delegare de funcții. De asemenea, OI trebuie să asigure respectarea principiului segregării funcțiilor, să identifice funcțiile considerate ca fiind sensibile și să stabilească o politică adecvată de management a personalului care ocupă astfel de funcții și, totodată, să țină seama de riscurile asociate ale deciziilor luate privind delegarea de competențe. 6.2 OI va furniza spațiul necesar, mobilierul și celelalte facilități necesare pentru o funcționare corespunzătoare, astfel încât să fie îndeplinite în bune condiții activitățile delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 6.3 OI elabora și transmite AM o descriere a sistemului de management și control, conform prevederilor Regulamentului CE 1083/2006, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului CE 1828/2006 (corrigenda). În cazul în care acest sistem de management și control prezintă deficiențe, OI va implementa în termenul cel mai scurt orice recomandări făcute de autoritățile naționale sau europene competente.
Articolul 7 – Garanții ale Organismului Intermediar
7.1 OI confirmă că are capacitatea legală de a încheia și executa integral prezentul Acord de delegare de funcții. 7.2 OI confirmă că la data încheierii prezentului Acord nu se află în situația de a încălca niciuna dintre prevederile legale în vigoare, fie naționale sau europene, care să ducă la o incompatibilitate sau conflict de interese în implementarea POS DRU. 7.3 OI se angajează ca în cazul schimbării contextului existent la data semnării Acordului de delegare de funcții, care ar putea aduce OI într-una din situațiile prevăzute la
Articolul 7.2, să informeze imediat AM despre aceasta.
8.1 Având responsabilitatea finală a implementării POSDRU, AM are dreptul de a solicita orice informație sau clarificare OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 8.2 AM are dreptul de a evalua periodic capacitatea de îndeplinire a funcțiilor delegate OI, inclusiv performanța acestuia în implementarea domeniilor de intervenție care fac obiectul prezentului Acord de delegare de funcții. Astfel, AM poate efectua vizite la sediul OI pentru verificarea aplicării procedurilor interne, asigurării segregării funcțiilor la nivelul OI, existenței sistemului ierarhic de raportare, existenței sistemului de supervizare, menținerii unei piste de audit corespunzătoare, păstrării unei evidențe contabile distincte, introducerii datelor în SMIS, precum și orice alte atribuții pe care le are OI în vederea implementării eficiente a POSDRU. Aceste verificări nu vor înlocui sistemul de control intern al OI. 8.3 AM poate verifica prin sondaj, utilizarea fondurilor comunitare și/sau a fondurilor de cofinanțare aferente, în scopul validării cheltuielilor declarate deja eligibile de către OI. 8.4 AM are dreptul de a efectua controale pentru stabilirea neregulilor, prejudiciilor și/sau a persoanelor juridice ori fizice debitoare, ca urmare a nerespectării legalității, conformității și regularității utilizării și administrării fondurilor comunitare și a fondurilor de cofinanțare aferente. 8.5 AM poate emite instrucțiuni privind implementarea POSDRU, care devin obligatorii pentru OI din momentul comunicării în scris a acestora. 8.6 AM avizează manualul de proceduri interne al OI, precum și orice modificări sau completări aduse acestuia, aprobate în prealabil de către reprezentantul legal al OI, în termen de 60 de zile lucrătoare de la primirea acestora.
Articolul 9 – Obligațiile Autorității de Management
9.1 AM elaborează manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU. AM informează OI asupra oricărei modificări a manualului care are impact asupra activității acestuia, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data aprobării acesteia. 9.2 AM are obligația de a informa OI cu privire la deciziile luate în structurile parteneriale din care acesta nu face parte și care pot afecta îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 9.3 AM are obligația de a furniza, în termen de 15 zile lucrătoare, orice informație sau clarificare solicitată de către OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 9.4 AM acordă asistență de specialitate OI, la solicitarea acestuia, pe probleme legate de implementarea POSDRU și transmite către OI orice documente și informații necesare în vederea îndeplinirii de către acesta a obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord. 9.5 AM organizează reuniuni interinstituționale în legătură cu implementarea POSDRU, invitând și OI, dacă subiectele discutate sunt de relevanță pentru acesta. 9.6 AM are obligația de a informa OI cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările formulate de către Comisia Europeană, care au un impact asupra activității OI și/sau a implementării POSDRU. 9.7 AM facilitează OI accesarea și utilizarea SMIS, precum și a altor sisteme informatice de management, asigurând și instruirea corespunzătoare a personalului din cadrul OI, la solicitarea acestuia.
Articolul 10 – Drepturile Organismului Intermediar
10.1 OI are dreptul de a solicita AM informații suplimentare și clarificări pentru buna îndeplinire a funcțiilor delegate prin prezentul Acord. Termenul de primire a informațiilor suplimentare și clarificărilor de la AM este de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării solicitării de către AM. 10.2 OI are dreptul de a primi de la AM orice modificare adusă manualului de proceduri interne al AM pentru implementarea POSDRU cu impact asupra activității OI. 10.3 OI poate propune AM modificări ale mecanismelor/manualul de proceduri interne al OI prin care își îndeplinește funcțiile delegate, în vederea îmbunătățirii/eficientizării acestora. 10.4 OI beneficiază de asistență de specialitate din partea AM, în orice aspecte privind implementarea POSDRU, furnizându-i-se materialele și informațiile relevante necesare îndeplinirii obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord de delegare de funcții.
Articolul 11 – Obligațiile Organismului Intermediar
11.1 OI răspunde pentru îndeplinirea tuturor funcțiilor delegate de AM și transmite orice informație solicitată de către AM în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 11.2 OI trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a urgenta implementarea proiectelor aprobate pentru finanțare în cadrul POSDRU, în special cu privire la realizarea verificărilor cererilor de rambursare primite de la beneficiari, pentru a se evita dezangajarea fondurilor alocate anual (regula n
3/n
2), în conformitate cu prevederile art. 93 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare. 11.3 În termen de 30 de zile calendaristice de la data semnării prezentului Acord, OI va revizui și va modifica, după caz, Regulamentul de organizare și funcționare pentru a include atribuțiile delegate prin prezentul Acord. Fișele de post ale funcțiilor prevăzute în cadrul OI vor fi întocmite pentru a răspunde noilor atribuții delegate de AM, cu respectarea principiului segregării funcțiilor, al standardelor privind delegarea de competență și funcțiile sensibile. Regulamentul de organizare și funcționare și fișele de post vor fi transmise AM spre avizare. 11.4 OI are obligația de a duce la îndeplinire toate instrucțiunile emise de AM privind implementarea POSDRU, în termenul prevăzut în conținutul acestora. 11.5 OI este obligat să dezvolte manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt delegate și să îl trimită spre avizare AM, urmând a îndeplini aceste funcții în conformitate cu manualul de proceduri interne pentru implementarea POSDRU aprobat. În cazul în care AM, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau alte organisme abilitate formulează recomandări cu privire la procedurile dezvoltate, după caz, OI va încorpora toate aceste recomandări în termenul cel mai scurt. 11.6 OI se asigură că personalul acestuia cunoaște, respectă și pune în aplicare prevederile manualului de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, în vederea îndeplinirii corespunzătoare a funcțiilor delegate. 11.7 OI are obligația de a pune la dispoziția AM orice informație și/sau document solicitat în legătură cu proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, și va lua toate măsurile necesare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI. 11.8 În conformitate cu art. 5.4, OI are obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pista de audit este considerată adecvată dacă: - permite reconcilierea sumelor totale certificate către Comisia Europeană cu înregistrările contabile detaliate și documentele justificative existente la nivelul ACP, AM, OI și beneficiarilor, cu privire la operațiunile finanțate în cadrul domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord; - permite verificarea plăților din fonduri publice către beneficiari; - permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecție, aprobate de Comitetul de Monitorizare POSDRU; - cuprinde pentru fiecare operațiune, acolo unde este cazul, specificațiile tehnice și planul financiar, documentele privind aprobarea finanțării în cadrul schemelor de grant, documentele aferente procedurii de achiziții publice, rapoartele de progres și rapoartele privind verificările realizate. 11.9 Pentru funcțiile delegate și pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, OI are obligația de a introduce datele relevante în SMIS și în alte sisteme informatice de management, după caz.
12.1 Prin prezentul Acord de delegare de funcții, AM deleagă OI funcții pentru gestionarea Axelor Prioritare și domeniilor majore de intervenție menționate la
Articolul 3.2. 12.2 OI nu poate sub-delega funcții ce sunt în sarcina sa, conform prezentului Acord de delegare de funcții, unei terțe persoane sau organism, fără acordul expres al AM. 12.3 Prezentul Acord rămâne în vigoare în cazul în care una dintre părți încetează să existe și atribuțiile sale sunt preluate de către un succesor legal, iar Acordul se transferă de drept acestui succesor. Ambele părți au obligația de a transfera succesorului legal toate atribuțiile prevăzute în prezentul Acord, menționând stadiul implementării POSDRU, termenele de realizare a activităților, dacă este cazul. Până la confirmarea noii entități, rămân în sarcina părții afectate de situația de drept menționată mai sus toate obligațiile asumate conform prezentului Acord.
Articolul 13 – Monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate
13.1 AM asigură monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate OI în vederea implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții. 13.2 Pe baza informațiilor transmise de OI, a verificărilor proprii, a rapoartelor de audit, și a altor documente relevante, AM elaborează un raport anual de monitorizare privind îndeplinirea funcțiilor delegate. 13.3 În exercitarea funcției de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate, AM are dreptul de a efectua misiuni de verificare la sediul OI în conformitate cu Planul anual de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate. În acest sens, AM are obligația de a comunica, în scris, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, intenția de a realiza o misiune de verificare la sediul OI. Comunicarea va conține scopul vizitei, data, locul, ora, numele și calitatea persoanelor care vor participa la această misiune de verificare și, de asemenea, documentele care vor fi analizate de către acestea. 13.4 OI are obligația de a permite accesul reprezentanților AM la sediul său, în baza comunicării transmise de către aceasta în termenul și cu respectarea condițiilor stabilite prin prezentul Acord de delegare de funcții și pune la dispoziția acestora documentele solicitate. 13.5 În funcție de concluziile privind modul de îndeplinire de către OI a funcțiilor delegate, AM poate decide restrângerea sau retragerea acestora, dacă nu se remediază deficiențele constatate, în termenul solicitat. Restrângerea/retragerea funcțiilor delegate își produce efectele de la data comunicării de către AM a deciziei, fără îndeplinirea vreunei alte formalități. 13.6 Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 1605/2002, AM poate decide restrângerea funcțiilor delegate sau retragerea acestora în cazul în care OI nu implementează recomandările unui organism de audit național sau comunitar în care sunt elemente ce dovedesc existența unei deficiențe grave în funcționarea sistemului de management și control al OI.
14.1 AM este responsabilă de managementul POSDRU, în conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind responsabilitățile prevăzute la art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului și la art. 17 din HG nr. 457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. 14.2 AM este responsabilă pentru lansarea, selectarea și contractarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție specificate la art. 3.2. din prezentul Acord.
Articolul 15 – Responsabilitățile Unității de Plată FSE
15.1 În cadrul Direcției Generale AMPOSDRU funcționează Unitatea de Plată FSE (UP FSE), cu responsabilitățile prevăzute în legislația națională. 15.2 UP FSE este responsabilă de transferarea către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din FSE în cadrul POSDRU, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz.
Articolul 16 – Responsabilitățile Organismului Intermediar
16.1 OI este responsabil pentru gestionarea axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu prevederile prezentului Acord și legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind funcțiile prevăzute la articolele 17, 18 și 19 din prezentul Acord.
17.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant și strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea următoarelor funcții: Programare 17.2 Colaborează cu AM la elaborarea și amendarea POSDRU și a Documentului Cadru de Implementare a POSDRU. 17.3 Colaborează cu AM la elaborarea criteriilor de evaluare și selecție a proiectelor, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.4 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului. Colaborează cu AM la elaborarea corrigenda de modificare a condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului 17.5 Colaborează cu AM la elaborarea planului anual de lucru și la elaborarea schemelor de ajutor de stat, după caz. Evaluare la nivel de program 17.6 Furnizează AM și experților evaluatori toate informațiile necesare pentru realizarea evaluărilor la nivel de program. Monitorizare și raportare la nivel de program 17.7 Desemnează membri pentru Comitetul de Monitorizare POSDRU. Participă la reuniunile CM POSDRU. 17.8 Elaborează și transmite AM rapoarte semestriale de implementare defalcate pe fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 17.9 Contribuie prin furnizarea de informații la elaborarea de către AM a Rapoartelor Anuale de Implementare și a Raportului Final de Implementare a POSDRU. OI va furniza orice alte informații necesare în vederea analizării stadiului implementării POSDRU, în legătură cu domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Informare și publicitate 17.10 Colaborează cu AM la elaborarea și revizuirea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu cerințele de informare și publicitate prevăzute în regulamentele specifice. 17.11 Elaborează și revizuiește Planul Anual de Comunicare pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord și îl transmite AM spre avizare. 17.12 Implementează măsurile specifice de informare și publicitate cuprinse în Planul Anual de Comunicare și în Planul de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, corespunzător domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.13 Raportează trimestrial AM progresul înregistrat în implementarea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013 și a Planului Anual de Comunicare. 17.14 Dezvoltă și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI în legătură cu implementarea domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, cu informarea AM. 17.15 Publică pe pagina de internet a OI lista beneficiarilor, în conformitate cu prevederile regulamentelor relevante. Lansare cereri de propuneri de proiecte 17.16 Asigură publicitatea adecvată cererilor de propuneri de proiecte lansate de OI și de AM în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la articolul 3.2 din prezentul Acord. Birou de informare (helpdesk) 17.17 Asigură măsuri de informare a beneficiarilor privind implementarea proiectelor. 17.18 Asigură publicarea, pe pagina de internet a OI, a listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM. 17.19 Organizează și actualizează baza de date cu potențialii beneficiari pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. Evaluare și selecție proiecte 17.20 Nominalizează membrii în Comitetele de Soluționare a Contestațiilor organizate la nivelul AM. Monitorizarea proiectelor 17.21 Asigură monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor contractate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la articolul 3.2 din prezentul Acord. 17.22 Verifică raportul tehnico-financiar întocmit de beneficiari. Efectuează misiuni de verificare la fața locului. 17.23 Elaborează și transmite AM scrisoare de aprobare a rapoartelor tehnico-financiare primite de la beneficiari, în vederea procesării plăților. 17.24 Introduce datele tehnice din rapoartele tehnico-financiare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.25 Elaborează și transmite AM spre avizare planul anual pentru misiunile la fața locului (vizite de monitorizare). 17.26 Elaborează raportul vizitei de monitorizare și îl înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.27 Monitorizează îndeplinirea de către beneficiar a măsurilor corective stabilite ca urmare a vizitelor de monitorizare. Management financiar 17.28 Colaborează cu AM în activitatea de planificare financiară, furnizând informații financiare necesare. 17.29 Verifică cererile de prefinanțare și documentele suport. Introduce datele din cererea de prefinanțare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.30 Verifică cererile de rambursare și documentele suport primite de la beneficiari și validează cheltuielile eligibile efectuate de beneficiari. Introduce datele din cererile de rambursare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.31 Întocmește și transmite AM situația centralizată a cererilor de rambursare validate, pe surse de finanțare, axă prioritară și domeniu major de intervenție. 17.32 Întocmește și transmite AM spre avizare planul anual privind verificarea cheltuielilor la fața locului. Efectuează misiuni de verificare a cheltuielilor la fața locului în conformitate cu planul anual și cu procedura relevantă. Cu ocazia verificărilor la fața locului OI verifică și dacă beneficiarul ține o evidență contabilă distinctă pentru proiect. 17.33 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.34 Transmite AM copii ale rapoartelor de verificare la fața locului. 17.35 Întocmește evidența extrabilanțieră și înregistrează în contabilitate creditele bugetare aprobate, angajamentele bugetare și angajamentele legale. 17.36 Întocmește și transmite AM lunar fișele de cont extrabilanțiere în vederea efectuării reconcilierii cu contabilitatea AM. 17.37 Asigură arhivarea în condiții optime a unei copii a reconcilierii contabile primită de la AM. 17.38 Asigură disponibilitatea documentelor utilizate în procesul de validare a cererilor de rambursare, în cazul controlului din partea AM, Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, Comisiei Europene și a altor organisme abilitate, în condițiile legislației naționale și comunitare. Control antifraudă OI va desfășura activități specifice de control antifraudă după verificarea de către AM a sistemului de management și control al OI pentru această funcție delegată, urmare a unei misiuni de verificare efectuată de AM. 17.39 Organizează activitatea de control privind utilizarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, în conformitate cu prevederile O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare, pe baza sesizărilor și alertelor de nereguli primite de la AM, auditul intern/extern, compartimentele OI, alte organe cu atribuții de control, mass media etc. 17.40 Verifică, stabilește și individualizează obligația de plată, ca urmare a activității de constatare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, sub forma unui titlu de creanță, prin întocmirea procesului verbal de constatare și a notei de debit. 17.41 Transmite AM procesele verbale de constatare și notele de debit. 17.42 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.43 Sesizează DLAF în cazul descoperirii, în urma desfășurării activității de constatare, a unor indicii privind posibile fraude și comunică și AM situația constatată. 17.44 Comunică DLAF, în urma solicitării acestuia, cu înștiințarea AM, măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control încheiate, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii. Managementul neregulilor 17.45 OI întreprinde măsuri de prevenire și detectare a neregulilor pentru domeniile de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pentru coordonarea acestor activități, OI desemnează un ofițer de nereguli. 17.46 Înregistrează în ordine cronologică alertele de neregulă în Registrul raportorului de nereguli al OI și informează AM în termen de 5 zile lucrătoare. 17.47 Elaborează nota de verificare preliminară a sesizării de neregulă conform evidențelor OI. 17.48 Elaborează și transmite trimestrial AM raportul de nereguli care va conține neregulile în curs de rezolvare depistate de OI. Transmite AM informațiile suplimentare solicitate prin „Scrisoarea privind clarificarea neconcordanțelor”. 17.49 Monitorizează progresul neregulilor, completează registrul de nereguli și menține o bază de date adecvată a neregulilor, în conformitate cu procedura relevantă. 17.50 Urmare confirmării unei nereguli, întocmește raportul de neregulă și scrisoarea standard și le transmite directorului OI. Transmite AM raportul de neregulă și documentele suport și dosarul de suspiciune de neregulă. 17.51 Asigură instruirea personalului OI cu privire la modalitatea de sesizare a unei nereguli. Achiziții publice 17.52 Transmite AM, în termen de 2 zile de la data semnării unui contract de finanțare și/sau de la data depunerii acestora de către beneficiari, programele (anuale)/listele de achiziții care urmează să fie făcute de beneficiari în cadrul proiectelor cofinanțate. 17.53 Verifică, pe bază de eșantion, documentația de achiziții publice transmisă de beneficiari, în conformitate cu procedura relevantă. Verificare ex-ante 17.54 Realizează verificarea ex-ante a documentelor elaborate de OI, în conformitate cu procedura relevantă. 17.55 Elaborează și transmite AM rapoarte lunare privind documentele respinse în cadrul OI în urma verificării ex-ante. 17.56 Urmărește implementarea acțiunilor corective stabilite în urma verificărilor ex-ante, aprobate la nivelul OI, și elaborează stadiul realizării acestora. 17.57 Asigură îndeplinirea acțiunilor corective transmise de AM. Elaborează și transmite AM stadiul realizării acțiunilor corective. 17.58 Asigură diseminarea la nivelul OI a raportului trimestrial integrat de sinteză a celor mai frecvente erori și motive de respingere în urma verificărilor ex-ante, elaborat și transmis de AM. Tehnologia informației 17.59 Asigură integritatea și protecția datelor prin implementarea politicii de securitate IT la nivelul OI (politicii antivirus, politicii de back-up și politicii de recuperare a datelor în caz de dezastru). 17.60 Asigură funcționarea eficientă a aplicațiilor și a bazelor de date utilizate la nivelul OI. 17.61 Monitorizează și garantează calitatea echipamentelor și a sistemelor informatice.la nivelul OI 17.62 Asigură funcționarea și utilizarea corectă a sistemului informatic, în acord cu procedurile și standardul de securitate ISO/IEC 17799. 17.63 Asigură operarea corespunzătoare în SMIS-CSNR la nivelul OI. 17.64 Asigură mentenanța paginii de internet a OI și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI pe baza documentelor și indicațiilor transmise de ofițerii de informare și publicitate. Managementul riscurilor 17.65 Constituie și asigură funcționarea Grupului de management al riscurilor organizat la nivelul OI.
Articolul 18 – Funcții specifice delegate OI pentru gestionarea proiectelor de grant
18.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea funcțiilor prevăzute la articolul 17, precum și pentru îndeplinirea îndeplinirea următoarelor funcții specifice: Programare 18.2 Elaborează condițiile specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord, și le transmite AM spre avizare. 18.3 Elaborează corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și le transmite AM spre avizare. Lansare cereri de propuneri de proiecte 18.4 Lansează cereri de propuneri de proiecte, conform planului anual de lucru aprobat de AM. Birou de informare (helpdesk) 18.5 Completează registrul de helpdesk cu solicitările potențialilor beneficiari/beneficiari, precum și cu răspunsurile aferente. 18.6 Asigură măsuri de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 18.7 Elaborează și transmite AM spre informare lista celor mai frecvente întrebări pentru cererile de propuneri de proiecte lansate de OI. Publică lista celor mai frecvente întrebări pe pagina de internet a OI. Evaluare și selecție proiecte 18.8 Nominalizează membrii evaluatori, președintele și secretarul Comitetelor de Evaluare organizate la nivelul OI. Comitetele de evaluare sunt aprobate de către AM. 18.9 Primește, în vederea evaluării, cererile de finanțare înregistrate de AM în format electronic. 18.10 Organizează și asigură buna desfășurare a sesiunilor de evaluare și selecție a cererilor de finanțare, în conformitate cu metodologia de evaluare stabilită de AM. 18.11 Selectează cererile de finanțare depuse de către potențialii beneficiari, în conformitate cu criteriile de evaluare și selecție aprobate de către Comitetul de Monitorizare POSDRU. 18.12 Transmite către AM, spre aprobare, lista proiectelor admise și respinse și aflate pe lista de rezerve, în termenul și condițiile prevăzute de procedura aplicabilă. 18.13 Înregistrează eventualele contestații privind rezultatele procesului de evaluare și selecție. 18.14 Elaborează și transmite beneficiarilor deciziile privind aprobarea, respingerea sau punerea pe lista de rezervă a cererilor de finanțare primite. Contractare 18.15 Verifică documentele suport transmise de beneficiari în vederea încheierii contractelor de finanțare. 18.16 Pregătește dosarele proiectelor de contract și semnează contractele de finanțare, împreună cu documentele aferente angajării bugetare. 18.17 Analizează și decide aprobarea sau respingerea propunerilor beneficiarilor de modificare a contractelor de finanțare. 18.18 Întocmește și semnează actele adiționale pentru contractele de finanțare; informează AM privind actele adiționale încheiate. 18.19 Efectuează vizite speciale, după caz, în vederea soluționării solicitărilor de reziliere a contractelor primite de la beneficiari. 18.20 Organizează întâlniri de clarificare cu beneficiarii în cazul solicitării acestora de reziliere a contractelor de finanțare. 18.21 Elaborează și transmite beneficiarilor scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului și Procesul verbal de reziliere, dacă e cazul. 18.22 Transmite AM scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului, Procesul verbal de reziliere și nota de debit, dacă e cazul. 18.23 Înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management informațiile cuprinse în contractele de finanțare, precum și orice modificare a contractelor de finanțare. Management financiar 18.24 Asigură funcția de angajare și de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007. Control financiar preventiv propriu 18.25 Asigură organizarea și exercitarea activității de control financiar preventiv propriu pentru angajamentele legale și actele adiționale ulterioare, privitoare la implementarea POSDRU, încheiate de OI. Verificare ex-ante 18.26 Realizează verificarea ex-ante a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și corrigenda aferente acestora, elaborate de OI. 18.27 Efectuează verificarea ex-ante a constituirii Comitetului de Evaluare organizat la nivelul OI. 18.28 Efectuează verificarea ex-ante a raportului de evaluare întocmit de OI. 18.29 Efectuează verificare ex-ante a tuturor contractelor de finanțare și respectiv dosarelor de contract, a listei beneficiarilor, a tuturor actelor adiționale la contractele de finanțare încheiate de OI privitoare la implementarea POSDRU.
Articolul 19 – Funcții specifice delegate OI pentru gestionarea proiectelor strategice
19.1 Pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea funcțiilor prevăzute la articolul 17, precum și pentru îndeplinirea următoarelor funcții specifice: Programare 19.2 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 19.3 Colaborează cu AM la elaborarea corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului. Birou de informare (helpdesk) 19.4 Colaborează cu AM în vederea asigurării măsurilor de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 19.5 Asigură publicarea listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM pe pagina de internet a OI. Evaluare și selecție proiecte 19.6 Nominalizează membri evaluatori în cadrul Comitetelor de Evaluare organizate de AM. Contractare 19.7 Efectuează vizite speciale în cazul solicitărilor beneficiarilor de reziliere a contractelor de finanțare. Management financiar 19.8 Asigură funcția de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007.
Articolul 20 – Modificarea Acordului
20.1 Ca regulă generală, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat numai prin acordul scris al Părților. Cu titlu de excepție, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat unilateral de către AM în scris, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și responsabilităților AM, și totodată în situația unor modificări în legislația națională și europeană ce ar putea afecta executarea corespunzătoare a prezentul Acord. 20.2 Prezentul Acord poate fi modificat prin una din următoarele modalități: (a) implicit, prin intrarea în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord; (b) explicit, prin acordul de voință al părților. 20.3 Modificarea prezentului Acord va lua forma unui Act adițional, prin care: (a) se confirmă situația survenită în urma intrării în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau (b) se efectuează modificările necesare, conform acordului de voință a părților. 20.4 Modificările aduse prezentului Acord intră în vigoare: (a) de la data intrării în vigoare a prevederilor legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau data indicată în acestea, sau (b) de la data semnării de către ambele părți a Actului adițional de modificare prin acordul de voință al părților.
Articolul 21 – Încetarea Acordului
21.1 Prezentul Acord de delegare de funcții încetează: (a) Prin închiderea POSDRU, în condițiile Articolului 4.1. (b) Prin acordul de voință al părților, confirmat în scris. (c) În situația prevăzută de art 13.5 și 13.6 din prezentul Acord, în cazul retragerii atribuțiilor delegate. (d) La expirarea termenului stipulat la
Articolul 24.5.
22.1 Întreaga corespondență efectuată ca urmare a punerii în aplicare a prezentului Acord de delegare de funcții trebuie să fie transmisă prin scrisoare recomandată, fax, e-mail sau orice alte mijloace de transmitere care fac posibilă dovedirea primirii de către destinatar. 22.2 Orice notificare, avizare, acord, aprobare, certificare sau decizie în aplicarea prezentului Acord de delegare de funcții se comunică în scris celeilalte părți în formatul standard, atunci când acesta este prevăzut. 22.3 Adresele utilizate pentru comunicarea între părți sunt următoarele: Pentru AM: Str. Calea Plevnei nr. 46-48, sector 1, București, România Pentru OI: Str. Spiru Haret nr. 12, sector 1, București, România 22.4 În cazul modificării acestor adrese, părțile se vor informa reciproc.
23.1 Nici una dintre părți nu este și nu va fi ținută răspunzătoare pentru daunele sau prejudiciile cauzate celeilalte părți de un terț pe parcursul derulării POSDRU și în legătură cu acesta. 23.2 Fiecare parte este răspunzătoare pentru orice daune sau prejudicii cauzate celeilalte părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea cu întârziere și/sau defectuoasă a obligațiilor ce îi revin, conform prevederilor prezentului Acord. 23.3 În cazul constatării de către departamentele/instituțiile îndreptățite, a nerealizării unui proiect sau a neexecutării culpabile a unei funcții delegate, dintr-o vină imputabilă uneia dintre părțile semnatare
ale acestui Acord, aceasta atrage răspunderea financiară a părții aflate în culpă.
Articolul 24 – Forța Majoră
24.1 Nici una dintre părțile acestui Acord nu răspunde de neexecutarea la termen sau/și de executarea în mod necorespunzător – total sau parțial – a oricărei obligații care îi revine în baza prezentului Acord, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligației respective a fost cauzată de forța majoră, așa cum este definită de lege. 24.2 Partea care invocă forța majoră este obligată să-i comunice în scris celeilalte părți acest fapt, în termen de 48 de ore de la producerea evenimentului și să ia toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor lui. 24.3 Partea care invocă forța majoră este obligată să facă dovada acesteia, în termenul cel mai scurt prin notificare scrisă, însoțită de acte doveditoare, emise de autoritățile locale și/sau centrale, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. Dacă notificarea nu s-a transmis în condițiile stabilite, partea aflată în culpă este responsabilă de prejudiciile provocate celeilalte părți, întrucât nu a făcut dovada existenței cazului de forță majoră. Cazul de forță majoră va fi dovedit cu acte ale autorităților locale/centrale competente, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. 24.4 Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștința celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în termen de 15 zile calendaristice de la încetare. De îndată ce cauza de forță majoră a încetat, partea care a invocat-o va relua executarea obligațiilor care îi revin, conform prezentului Acord. 24.5 Dacă în termen de 90 zile de la producere, evenimentul respectiv și consecințele lui nu încetează, părțile au dreptul să-și notifice încetarea de plin drept a prezentului Acord, fără ca vreuna dintre ele să pretindă daune-interese, dar sunt ținute de a-și onora toate obligațiile având termene de îndeplinire până la data apariției cazului de forță majoră.
Articolul 25 – Etica
25.1 Părțile se angajează ca personalul implicat în implementarea POSDRU să respecte standardele de etică profesională. Astfel, personalul trebuie să contribuie la funcționarea corespunzătoare a organismelor din care fac parte și să ajute la menținerea reputației privind integritatea și imparțialitatea acesteia.
26.1 Prezentul Acord de delegare de funcții este semnat în România și este guvernat, interpretat, înțeles și aplicat în conformitate cu legislația română, în afara cazului în care anumite prevederi ale prezentului Acord sunt exceptate de la aplicarea legislației române în favoarea unui act normativ al CE.
Articolul 27 – Soluționarea litigiilor
27.1 Părțile vor depune de bună credință toate diligențele necesare în vederea soluționării pe cale amiabilă a oricărei dispute, controverse sau neînțelegeri între Părți ce decurg din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții. 27.2 În situația în care nu se poate ajunge la un rezultat privind soluționarea pe cale amiabilă, orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții va fi soluționat în conformitate cu legislația națională.
28.1 Dacă, în orice moment, orice condiție sau prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții este declarată și dovedită ca fiind ilegală, nevalabilă sau inaplicabilă, în întregime sau parțial, în conformitate cu orice lege sau act normativ, acea prevedere sau condiție va fi considerată ca nefăcând parte din prezentul Acord de delegare de funcții, iar aplicabilitatea celorlalte prevederi ale prezentului Acord nu va fi afectată, iar în acest scop prevederile prezentului Acord de delegare de funcții se declară a fi independente.
Articolul 29 – Publicare în Monitorul Oficial
29.1 Prezentul Acord de delegare de funcții se publică în Monitorul Oficial al României, partea I.
Prezentul Acord de delegare de funcții a fost încheiat astăzi 11.09.2008, la AMPOSDRU, într-un număr de 2 exemplare, fiecare cu valoare de original, câte 1 exemplar pentru fiecare dintre părți.
Nume, Funcție
Cristina IOVA Director General
Nume, Funcție
Laura Elena MARINAȘ Director
Semnătura
Semnătura
Data 11.09.2008
Data 11.09.2008
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII
privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013
încheiat între
Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
și
Organismul Intermediar pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Centrul Național de Dezvoltare a Învățământului Profesional și Tehnic
PREAMBUL
Prezentul Acord este încheiat având în vedere prevederile:
Regulamentul (CE) nr.1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European și de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1784/1999; Regulamentul (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr.1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de coeziune și a Regulamentului (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European și al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul (CE, EURATOM) nr.2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale; H.G. nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin programele operaționale, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.381/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulerioare; O.G. nr.29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanțării și cofinanțării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul național de dezvoltare, în bugetul instituțiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale și utilizarea acestora pentru obiectivul convergență, cu modificările și completările ulterioare; O.G. nr.79/2003 privind controlul și recuperarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările și completările ulterioare; H.G. nr.1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007; Ordinul ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și al ministrului economiei și finanțelor nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul operațional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007 - 2013", cu modificările și completările ulterioare
În contextul gestionării Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU) pentru eficienta implementare a acestuia și în vederea creșterii capacității de absorbție generală a Fondului Social European este necesară delegarea unor funcții ale Autorității de Management către Organisme Intermediare. Autoritatea de Management va rămâne totuși responsabilă pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor delegate, precum și a operațiunilor finanțate prin instrumentele structurale.
Pentru stabilirea funcțiilor care sunt delegate prin prezentul Acord s-au avut în vedere, tipurile de proiecte care urmează a fi implementate și capacitatea administrativă și expertiza în domeniu pe care o are Organismul Intermediar. În acest context, Autoritatea de Management a stabilit și modalitatea de control pe care o va exercita în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate.
Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse (MMFES), în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare AM ), având sediul în București, Calea Plevnei 46-48, sector 1, reprezentat de doamna Cristina IOVA, director general, pe de o parte,
și
Centrul Național de Dezvoltare a Învățământului Profesional și Tehnic (CNDIPT), în calitate de Organism Intermediar pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (în continuare OI ), având sediul în București, Str. Spiru Haret nr. 10-12, sector 1, reprezentat de doamna Madlen ȘERBAN, director, pe de altă parte,
au convenit asupra următorului Acord privind responsabilitățile și atribuțiile părților în pregătirea implementării și în implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 în România.
Articolul 2 – Definiții și interpretare
2.1 Definiții În cadrul prezentului Acord, termenii de mai jos au înțelesul următor: 2.1.1 „Acord de delegare de funcții” desemnează prezentul document precum și anexele sale, care fac parte integrantă din acesta și reprezintă acordul de delegare de funcții privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 în România, semnat între organismul intermediar și autoritatea de management. 2.1.2 “ Autoritate de Audit ” desemnează autoritatea publică, la nivel național, responsabilă cu verificarea operațiunilor de management și a sistemului de control pentru fiecare program operațional, independentă funcțional de Autoritatea de Management și de Autoritatea de Certificare și Plată. În România, pentru toate programele operaționale, Autoritatea de Audit funcționează pe lângă Curtea de Conturi. 2.1.3 “ Autoritate de Certificare și Plată ” reprezintă structura organizatorică în cadrul Ministerului Economiei și Finanțelor, responsabilă de certificarea sumelor cuprinse în declarațiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeană și pentru primirea fondurilor transferate României din Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune și asigurarea transferului acestora către beneficiari, precum și a sumelor de prefinanțare și cofinanțare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat. 2.1.4 „ Autoritate de Management ”, în continuare AM, desemnează Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse, care are responsabilitatea gestionării și implementării asistenței financiare nerambursabile alocate POSDRU. 2.1.5 „ Axă prioritară ” reprezintă una dintre prioritățile strategiei dintr-un program operațional constând într-un grup de operațiuni corelate și care au obiective specifice măsurabile. 2.1.6 „ Beneficiar ” reprezintă organismul, autoritatea, instituția sau societatea comercială din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorială, organismele prestatoare de servicii publice și de utilitate publică de interes local sau județean, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare în cadrul unui program operațional. În contextul schemelor de ajutor prevăzute în
Articolul 87 al Tratatului, beneficiarii sunt întreprinderi publice sau private care implementează un proiect individual și care primesc ajutor public. 2.1.7 “ Cerere de finanțare ” reprezintă formularul completat de către solicitant, în vederea obținerii asistenței financiare nerambursabile din POSDRU. 2.1.8 “Cerere de propuneri de proiecte” desemnează o invitație publică adresată de către AM/OI unei categorii clar identificate de solicitanți, în vederea depunerii cererilor de finanțare, în cadrul unei axe prioritare sau unui domeniu major de intervenție al axelor prioritare din POSDRU. 2.1.9 „Cheltuieli eligibile” reprezintă cheltuielile realizate de către un beneficiar, aferente proiectelor finanțate în cadrul programelor operaționale, care pot fi finanțate atât din instrumentele structurale, cât și din bugetul de stat și/sau contribuția proprie a beneficiarului, conform reglementărilor legale comunitare și naționale în vigoare. 2.1.10 „Contract de finanțare ” reprezintă documentul juridic prin care se acordă asistență financiară nerambursabilă aferentă unei operațiuni în scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operațional și care stabilește drepturile și obligațiile părților. 2.1.11 „ Comitet de Monitorizare ” este organismul deliberativ, fără personalitate juridică, care asigură urmărirea eficacității și calității implementării asistenței financiare nerambursabile prin POSDRU, modul de utilizare și impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. 2.1.12 „ Departamentul pentru Luptă Antifraudă ”, în continuare DLAF, desemnează structura fără personalitate juridică, din cadrul Cancelariei Primului-Ministru, instituție de contact a Oficiului European de Luptă Antifraudă, care asigură coordonarea luptei antifraudă și protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene în România. 2.1.13 „ Document cadru de implementare a programului operațional ” desemnează documentul elaborat de autoritatea de management și aprobat prin ordin comun al ministrului economiei și finanțelor și al ministrului coordonator al autorității de management, prin care sunt stabilite detalii de implementare a programului operațional. 2.1.14 „Domeniu major de intervenție” reprezintă sfera de activitate dintr-o axă prioritară, în cadrul căruia se pot finanța diferite operațiuni cu obiective similare. 2.1.15 „Ghidul solicitantului” reprezintă un îndrumar privind completarea corectă a unei cereri de finanțare de către solicitanții de finanțare nerambursabilă în cadrul programului operațional, incluzând informații referitoare la condițiile de finanțare, procedurile de evaluare și selecție a proiectelor și reglementarea unor aspecte detaliate privind implementarea proiectelor. 2.1.16 “Instrucțiune” reprezintă o dispoziție obligatorie transmisă în scris de AM către OI în vederea implementării acesteia de către OI, care detaliază o procedură și/sau care aduce modificări/completări unei proceduri privind implementarea POSDRU. 2.1.17 “ Neregulă ” reprezintă reprezintă orice abatere de la legalitate, regularitate și conformitate în raport cu dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, precum și cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziții, care prejudiciază bugetul general al Comunității Europene și/sau bugetele administrate de aceasta ori în numele ei, precum și bugetele din care provine cofinanțarea aferentă printr-o cheltuială necuvenită. 2.1.18 “ Oficiul European de Luptă Antifraudă ”, în continuare OLAF, desemnează organismul independent, din cadrul Comisiei Europene, care răspunde de combaterea fraudei împotriva bugetului Uniunii Europene. 2.1.19 „ Operațiune ” înseamnă un proiect sau un grup de proiecte selecționat de către autoritatea de management a programului operațional în cauză sau sub responsabilitatea acesteia, în conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare și implementat de unul sau mai mulți beneficiari, care permite atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă. 2.1.20 „Organism intermediar”, în continuare OI, reprezintă organismul public sau privat, care își desfășoară activitatea sub responsabilitatea autorității de management sau care îndeplinește responsabilități în numele autorității de management în relația cu beneficiarii care implementează operațiuni. 2.1.21 „ Părți ” desemnează instituțiile semnatare ale prezentului Acord de delegare de funcții. 2.1.22 „Plan multianual de evaluare” reprezintă documentul de planificare multianuală a activităților de evaluare de natură strategică și/sau operațională privitoare la un program operațional și care urmează a fi realizate în perioada de implementare a acestuia. 2.1.23 „Prefinanțare” reprezintă sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumentele structurale către un beneficiar, dacă acest transfer nu se realizează în cadrul unui proiect care intră sub incidența ajutorului de stat/de minimis, prin plată directă sau prin plată indirectă, de regulă în stadiul inițial de implementare a proiectelor, în baza unui contract de finanțare încheiat între beneficiar și Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabilă/responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor. 2.1.24 „Program operațional” reprezintă un document prezentat de un stat membru și adoptat de Comisie care definește o strategie de dezvoltare în conformitate cu un ansamblu coerent de priorități, pentru a cărui realizare se face apel la un fond sau în cadrul obiectivului de convergență, la Fondul de Coeziune și la FEDR. 2.1.25 „ Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane ”, în continuare POSDRU, desemnează Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, document aprobat de Comisia Europeană, elaborat de România, care conține o strategie de dezvoltare și un set de axe prioritare și domenii majore de intervenție, pentru a fi implementate cu finanțare de la Fondul Social European. 2.1.26 „ Proiect strategic ” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 500.000 – 5.000.000 euro, respectiv 1.850.000 – 18.500.000 lei, implementat la nivel național, sectorial sau multi-regional. 2.1.27 “Proiect de grant” reprezintă proiectul finanțat din POSDRU, cu valoarea cuprinsă între echivalentul în lei a 50.000 – 500.000 euro, respectiv 185.000 – 1.849.999 lei, implementat la nivel multi-regional, regional sau local. 2.1.28 „ Sistemul Unic de management al informației privind instrumentele structurale din cadrul obiectivului convergență ” ( SMIS) reprezintă sistemul informatic centralizat, dezvoltat de către Ministerul Economiei și Finanțelor, în colaborare cu toate structurile utilizatoare, pentru a asigura colectarea informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditului și evaluării programelor din cadrul obiectivului convergență, în conformitate cu art 60 li. (c) din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului. 2.1.29 „ Unitate de Plată ” reprezintă structura din cadrul unei autorități publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operațional, având responsabilitatea transferării către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din instrumentele structurale în cadrul programelor operaționale, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz. În sensul prezentului Acord, Unitatea de plată desemnează organismul cu responsabilități pentru efectuarea plăților pentru POSDRU din cadrul MMFES, respectiv Direcția Management Financiar din cadrul AMPOSDRU. 2.2 Interpretare 2.2.1
În acest Acord de delegare de funcții, în afara cazurilor în care contextul cere altfel, singularul presupune pluralul și invers, masculinul presupune femininul și invers, iar referirea la persoane include atât persoane fizice, cât și persoane juridice. 2.2.2
Nici o prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții nu poate fi interpretată ca reprezentând o derogare față de alte obligații legale ce revin părților ca urmare a prevederilor legislației naționale și comunitare în vigoare. 2.2.3
În cazul în care există contradicții sau diferențe între prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, pe de o parte, și cele ale legislației naționale sau comunitare în vigoare, pe de altă parte, acestea din urmă prevalează. 2.2.4
În prezentul Acord de delegare de funcții, titlurile și cuprinsul sunt inserate numai pentru o mai ușoară referință și nu vor afecta interpretarea prezentului acord de delegare de funcții.
3.1 Obiectul prezentului Acord îl reprezintă delegarea unor funcții și a responsabilității îndeplinirii lor, privind gestionarea POSDRU, de la AM la OI, prin stabilirea cadrului de implementare a POSDRU, a drepturilor și obligațiilor și a responsabilităților ce revin fiecărei părți, precum și stabilirea relațiilor între părțile semnatare. 3.2 În îndeplinirea funcțiilor delegate, OI este responsabil cu gestionarea următoarei axe prioritare și domenii majore de intervenție din POSDRU: Axa Prioritară 2 „Corelarea învățării pe tot parcursul vieții cu piața muncii”, respectiv: − Domeniul Major de Intervenție 2.1. „Tranziția de la școală la viața activă” − Domeniul Major de Intervenție 2.3. „Acces și participare la FPC” 3.3 Funcțiile generale delegate către OI pentru gestionarea proiectelor de grant și strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt prevăzute la articolul 17 din prezentul Acord. 3.4 Funcțiile specifice delegate către OI numai pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt prevăzute la articolul 18 din prezentul Acord. 3.5 Proiectele strategice finanțate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt lansate, selectate și contractate la nivelul AM. 3.6 Funcțiile specifice delegate către OI numai pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2 sunt prevăzute la articolul 19 din prezentul Acord.
Articolul 4 – Durata Acordului de delegare de funcții
4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data aprobării acestuia prin Ordin al ministrului muncii, familiei și egalității de șanse și rămâne valabil pe întreaga perioadă a implementării POSDRU, inclusiv 3 ani de la data închiderii oficiale a POSDRU în România.
5.1 Părțile se angajează să își ducă la îndeplinire atribuțiile și responsabilitățile legate de implementarea POSDRU, respectând principiile transparenței și parteneriatului, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții, cu regulamentele comunitare și cu legislația națională în domeniu, precum și cu procedurile interne. În implementarea responsabilităților, părțile se angajează să adopte un sistem de management și control adecvat, respectând cerințele specifice din legislația europeană și națională. 5.2 Părțile se angajează să se informeze reciproc și periodic asupra activităților legate de implementarea POSDRU și să organizeze întâlniri periodice, de regulă trimestrial, în scopul evaluării progresului înregistrat în implementarea POSDRU, precum și alte întâlniri ori de câte ori este cazul, în vederea analizării oricăror aspecte legate de prezentul Acord de delegare de funcții. 5.3 Părțile se obligă să nu utilizeze informațiile și documentele obținute sau la care au acces în perioada de implementare a POSDRU în alt scop decât acela de a-și îndeplini obligațiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții și a legislației naționale și comunitare în vigoare, cu respectarea prevederilor legale privind transparența, accesul la informații, precum și protecția datelor cu caracter personal. 5.4 Părțile se angajează să țină o evidență strictă și să păstreze toate datele, rapoartele, corespondența și documentele legate de fiecare etapă a implementării POSDRU, inclusiv, dar fără a se limita la, documentele referitoare la cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, așa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă, asigurând arhivarea corespunzătoare a acestora. În acest sens, părțile au obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile art. 60 și art. 90 ale Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 și cu prevederile Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006. 5.5 Părțile au obligația de a pune la dispoziția Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, OLAF/DLAF, Curții Europene de Audit, Comisiei Europene, sau altor instituții în drept, orice informație sau documente solicitate privind proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu prevederile prezentului Acord. 5.6 Părțile se angajează să elaboreze proceduri interne de lucru pentru implementarea POSDRU și să îndeplinească atribuțiile ce le revin conform prezentului Acord de delegare de funcții. 5.7 Angajamentele date de către Părți prin prezentul Acord de delegare de funcții vor continua să producă efecte și ulterior semnării prezentului Acord de delegare de funcții și vor fi reînnoite de fiecare dată când acest lucru va fi solicitat, în ceea ce privește faptele și circumstanțele existente la momentul respectiv.
Articolul 6 – Angajamente ale Organismului Intermediar
6.1 OI trebuie să asigure, pe cheltuială proprie, personal suficient și calificat pentru executarea corectă și la timp a sarcinilor care îi sunt încredințate, potrivit prevederilor acestui Acord de delegare de funcții. De asemenea, OI trebuie să asigure respectarea principiului segregării funcțiilor, să identifice funcțiile considerate ca fiind sensibile și să stabilească o politică adecvată de management a personalului care ocupă astfel de funcții și, totodată, să țină seama de riscurile asociate ale deciziilor luate privind delegarea de competențe. 6.2 OI va furniza spațiul necesar, mobilierul și celelalte facilități necesare pentru o funcționare corespunzătoare, astfel încât să fie îndeplinite în bune condiții activitățile delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 6.3 OI elabora și transmite AM o descriere a sistemului de management și control, conform prevederilor Regulamentului CE 1083/2006, cu modificările și completările ulterioare, și ale Regulamentului CE 1828/2006 (corrigenda). În cazul în care acest sistem de management și control prezintă deficiențe, OI va implementa în termenul cel mai scurt orice recomandări făcute de autoritățile naționale sau europene competente.
Articolul 7 – Garanții ale Organismului Intermediar
7.1 OI confirmă că are capacitatea legală de a încheia și executa integral prezentul Acord de delegare de funcții. 7.2 OI confirmă că la data încheierii prezentului Acord nu se află în situația de a încălca niciuna dintre prevederile legale în vigoare, fie naționale sau europene, care să ducă la o incompatibilitate sau conflict de interese în implementarea POS DRU. 7.3 OI se angajează ca în cazul schimbării contextului existent la data semnării Acordului de delegare de funcții, care ar putea aduce OI într-una din situațiile prevăzute la
Articolul 7.2, să informeze imediat AM despre aceasta.
8.1 Având responsabilitatea finală a implementării POSDRU, AM are dreptul de a solicita orice informație sau clarificare OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 8.2 AM are dreptul de a evalua periodic capacitatea de îndeplinire a funcțiilor delegate OI, inclusiv performanța acestuia în implementarea domeniilor de intervenție care fac obiectul prezentului Acord de delegare de funcții. Astfel, AM poate efectua vizite la sediul OI pentru verificarea aplicării procedurilor interne, asigurării segregării funcțiilor la nivelul OI, existenței sistemului ierarhic de raportare, existenței sistemului de supervizare, menținerii unei piste de audit corespunzătoare, păstrării unei evidențe contabile distincte, introducerii datelor în SMIS, precum și orice alte atribuții pe care le are OI în vederea implementării eficiente a POSDRU. Aceste verificări nu vor înlocui sistemul de control intern al OI. 8.3 AM poate verifica prin sondaj, utilizarea fondurilor comunitare și/sau a fondurilor de cofinanțare aferente, în scopul validării cheltuielilor declarate deja eligibile de către OI. 8.4 AM are dreptul de a efectua controale pentru stabilirea neregulilor, prejudiciilor și/sau a persoanelor juridice ori fizice debitoare, ca urmare a nerespectării legalității, conformității și regularității utilizării și administrării fondurilor comunitare și a fondurilor de cofinanțare aferente. 8.5 AM poate emite instrucțiuni privind implementarea POSDRU, care devin obligatorii pentru OI din momentul comunicării în scris a acestora. 8.6 AM avizează manualul de proceduri interne al OI, precum și orice modificări sau completări aduse acestuia, aprobate în prealabil de către reprezentantul legal al OI, în termen de 60 de zile lucrătoare de la primirea acestora.
Articolul 9 – Obligațiile Autorității de Management
9.1 AM elaborează manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU. AM informează OI asupra oricărei modificări a manualului care are impact asupra activității acestuia, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data aprobării acesteia. 9.2 AM are obligația de a informa OI cu privire la deciziile luate în structurile parteneriale din care acesta nu face parte și care pot afecta îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 9.3 AM are obligația de a furniza, în termen de 15 zile lucrătoare, orice informație sau clarificare solicitată de către OI în legătură cu îndeplinirea oricăreia dintre funcțiile delegate. 9.4 AM acordă asistență de specialitate OI, la solicitarea acestuia, pe probleme legate de implementarea POSDRU și transmite către OI orice documente și informații necesare în vederea îndeplinirii de către acesta a obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord. 9.5 AM organizează reuniuni interinstituționale în legătură cu implementarea POSDRU, invitând și OI, dacă subiectele discutate sunt de relevanță pentru acesta. 9.6 AM are obligația de a informa OI cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările formulate de către Comisia Europeană, care au un impact asupra activității OI și/sau a implementării POSDRU. 9.7 AM facilitează OI accesarea și utilizarea SMIS, precum și a altor sisteme informatice de management, asigurând și instruirea corespunzătoare a personalului din cadrul OI, la solicitarea acestuia.
Articolul 10 – Drepturile Organismului Intermediar
10.1 OI are dreptul de a solicita AM informații suplimentare și clarificări pentru buna îndeplinire a funcțiilor delegate prin prezentul Acord. Termenul de primire a informațiilor suplimentare și clarificărilor de la AM este de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării solicitării de către AM. 10.2 OI are dreptul de a primi de la AM orice modificare adusă manualului de proceduri interne al AM pentru implementarea POSDRU cu impact asupra activității OI. 10.3 OI poate propune AM modificări ale mecanismelor/manualul de proceduri interne al OI prin care își îndeplinește funcțiile delegate, în vederea îmbunătățirii/eficientizării acestora. 10.4 OI beneficiază de asistență de specialitate din partea AM, în orice aspecte privind implementarea POSDRU, furnizându-i-se materialele și informațiile relevante necesare îndeplinirii obligațiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului Acord de delegare de funcții.
Articolul 11 – Obligațiile Organismului Intermediar
11.1 OI răspunde pentru îndeplinirea tuturor funcțiilor delegate de AM și transmite orice informație solicitată de către AM în legătură cu îndeplinirea funcțiilor delegate prin prezentul Acord de delegare de funcții. 11.2 OI trebuie să ia toate măsurile necesare pentru a urgenta implementarea proiectelor aprobate pentru finanțare în cadrul POSDRU, în special cu privire la realizarea verificărilor cererilor de rambursare primite de la beneficiari, pentru a se evita dezangajarea fondurilor alocate anual (regula n
3/n
2), în conformitate cu prevederile art. 93 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, cu modificările și completările ulterioare. 11.3 În termen de 30 de zile calendaristice de la data semnării prezentului Acord, OI va revizui și va modifica, după caz, Regulamentul de organizare și funcționare pentru a include atribuțiile delegate prin prezentul Acord. Fișele de post ale funcțiilor prevăzute în cadrul OI vor fi întocmite pentru a răspunde noilor atribuții delegate de AM, cu respectarea principiului segregării funcțiilor, al standardelor privind delegarea de competență și funcțiile sensibile. Regulamentul de organizare și funcționare și fișele de post vor fi transmise AM spre avizare. 11.4 OI are obligația de a duce la îndeplinire toate instrucțiunile emise de AM privind implementarea POSDRU, în termenul prevăzut în conținutul acestora 11.5 OI este obligat să dezvolte manualul propriu de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt delegate și să îl trimită spre avizare AM, urmând a îndeplini aceste funcții în conformitate cu manualul de proceduri interne pentru implementarea POSDRU aprobat. În cazul în care AM, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau alte organisme abilitate formulează recomandări cu privire la procedurile dezvoltate, după caz, OI va încorpora toate aceste recomandări în termenul cel mai scurt. 11.6 OI se asigură că personalul său cunoaște, respectă și pune în aplicare prevederile manualului de proceduri interne pentru implementarea POSDRU, în vederea îndeplinirii corespunzătoare a funcțiilor delegate. 11.7 OI are obligația de a pune la dispoziția AM orice informație și/sau document solicitat în legătură cu proiectele finanțate prin POSDRU, în termenul solicitat, și va lua toate măsurile necesare pentru a asigura buna desfășurare a activităților de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI. 11.8 În conformitate cu art. 5.4, OI are obligația să asigure existența și evidența locației tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pista de audit este considerată adecvată dacă: - permite reconcilierea sumelor totale certificate către Comisia Europeană cu înregistrările contabile detaliate și documentele justificative existente la nivelul ACP, AM, OI și beneficiarilor, cu privire la operațiunile finanțate în cadrul domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord; - permite verificarea plăților din fonduri publice către beneficiari; - permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecție, aprobate de Comitetul de Monitorizare POSDRU; - cuprinde pentru fiecare operațiune, acolo unde este cazul, specificațiile tehnice și planul financiar, documentele privind aprobarea finanțării în cadrul schemelor de grant, documentele aferente procedurii de achiziții publice, rapoartele de progres și rapoartele privind verificările realizate. 11.9 Pentru funcțiile delegate și pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, OI are obligația de a introduce datele relevante în SMIS și în alte sisteme informatice de management, după caz.
12.1 Prin prezentul Acord de delegare de funcții, AM deleagă OI funcții pentru gestionarea Axelor Prioritare și domeniilor majore de intervenție menționate la
Articolul 3.2. 12.2 OI nu poate sub-delega funcții ce sunt în sarcina sa, conform prezentului Acord de delegare de funcții, unei terțe persoane sau organism, fără acordul expres al AM. 12.3 Prezentul Acord rămâne în vigoare în cazul în care una dintre părți încetează să existe și atribuțiile sale sunt preluate de către un succesor legal, iar Acordul se transferă de drept acestui succesor. Ambele părți au obligația de a transfera succesorului legal toate atribuțiile prevăzute în prezentul Acord, menționând stadiul implementării POSDRU, termenele de realizare a activităților, dacă este cazul. Până la confirmarea noii entități, rămân în sarcina părții afectate de situația de drept menționată mai sus toate obligațiile asumate conform prezentului Acord.
Articolul 13 – Monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate
13.1 AM asigură monitorizarea îndeplinirii funcțiilor delegate OI în vederea implementării POSDRU, în conformitate cu prevederile prezentului Acord de delegare de funcții. 13.2 Pe baza informațiilor transmise de OI, a verificărilor proprii, a rapoartelor de audit, și a altor documente relevante, AM elaborează un raport anual de monitorizare privind îndeplinirea funcțiilor delegate. 13.3 În exercitarea funcției de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate, AM are dreptul de a efectua misiuni de verificare la sediul OI în conformitate cu Planul anual de monitorizare a îndeplinirii funcțiilor delegate. În acest sens, AM are obligația de a comunica, în scris, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, intenția de a realiza o misiune de verificare la sediul OI. Comunicarea va conține scopul vizitei, data, locul, ora, numele și calitatea persoanelor care vor participa la această misiune de verificare și, de asemenea, documentele care vor fi analizate de către acestea. 13.4 OI are obligația de a permite accesul reprezentanților AM la sediul său, în baza comunicării transmise de către aceasta în termenul și cu respectarea condițiilor stabilite prin prezentul Acord de delegare de funcții și pune la dispoziția acestora documentele solicitate. 13.5 În funcție de concluziile privind modul de îndeplinire de către OI a funcțiilor delegate, AM poate decide restrângerea sau retragerea acestora, dacă nu se remediază deficiențele constatate, în termenul solicitat. Restrângerea/retragerea funcțiilor delegate își produce efectele de la data comunicării de către AM a deciziei, fără îndeplinirea vreunei alte formalități. 13.6 Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului, precum și ale Regulamentului (CE) nr. 1605/2002, AM poate decide restrângerea funcțiilor delegate sau retragerea acestora în cazul în care OI nu implementează recomandările unui organism de audit național sau comunitar în care sunt elemente ce dovedesc existența unei deficiențe grave în funcționarea sistemului de management și control al OI.
14.1 AM este responsabilă de managementul POSDRU, în conformitate cu prevederile legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind responsabilitățile prevăzute la art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului și la art. 17 din HG nr. 457/2008 privind cadrul instituțional de coordonare și de gestionare a instrumentelor structurale. 14.2 AM este responsabilă pentru lansarea, selectarea și contractarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție specificate la art. 3.2. din prezentul Acord.
Articolul 15 – Responsabilitățile Unității de Plată FSE
15.1 În cadrul Direcției Generale AMPOSDRU funcționează Unitatea de Plată FSE (UP FSE), cu responsabilitățile prevăzute în legislația națională.. 15.2 UP FSE este responsabilă de transferarea către beneficiari a sumelor de prefinanțare, cofinanțare alocate de la bugetul de stat, a sumelor din asistența financiară nerambursabilă de la Uniunea Europeană și a sumelor pentru acoperirea plății taxei pe valoare adăugată aferentă cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectelor finanțate din FSE în cadrul POSDRU, precum și către contractori a sumelor aferente finanțării proiectelor de asistență tehnică, după caz.
Articolul 16 – Responsabilitățile Organismului Intermediar
16.1 OI este responsabil pentru gestionarea axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu prevederile prezentului Acord și legislației naționale și comunitare în vigoare, îndeplinind funcțiile prevăzute la articolele 17, 18 și 19 din prezentul Acord.
17.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant și strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea următoarelor funcții: Programare 17.2 Colaborează cu AM la elaborarea și amendarea POSDRU și a Documentului Cadru de Implementare a POSDRU. 17.3 Colaborează cu AM la elaborarea criteriilor de evaluare și selecție a proiectelor, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.4 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului. Colaborează cu AM la elaborarea corrigenda de modificare a condițiilor generale ale Ghidului Solicitantului 17.5 Colaborează cu AM la elaborarea planului anual de lucru și la elaborarea schemelor de ajutor de stat, după caz. Evaluare la nivel de program 17.6 Furnizează AM și experților evaluatori toate informațiile necesare pentru realizarea evaluărilor la nivel de program. Monitorizare și raportare la nivel de program 17.7 Desemnează membri pentru Comitetul de Monitorizare POSDRU. Participă la reuniunile CM POSDRU. 17.8 Elaborează și transmite AM rapoarte semestriale de implementare defalcate pe fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 17.9 Contribuie prin furnizarea de informații la elaborarea de către AM a Rapoartelor Anuale de Implementare și a Raportului Final de Implementare a POSDRU. OI va furniza orice alte informații necesare în vederea analizării stadiului implementării POSDRU, în legătură cu domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Informare și publicitate 17.10 Colaborează cu AM la elaborarea și revizuirea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, în conformitate cu cerințele de informare și publicitate prevăzute în regulamentele specifice. 17.11 Elaborează și revizuiește Planul Anual de Comunicare pentru domeniile majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord și îl transmite AM spre avizare. 17.12 Implementează măsurile specifice de informare și publicitate cuprinse în Planul Anual de Comunicare și în Planul de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013, corespunzătoare domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. 17.13 Raportează trimestrial AM progresul înregistrat în implementarea Planului de Comunicare pentru POSDRU 2007-2013 și a Planului Anual de Comunicare. 17.14 Dezvoltă și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI în legătură cu implementarea domeniilor majore de intervenție care fac obiectul prezentului Acord, cu informarea AM. 17.15 Publică pe pagina de internet a OI lista beneficiarilor, în conformitate cu prevederile regulamentelor relevante. Lansare cereri de propuneri de proiecte 17.16 Asigură publicitatea adecvată cererilor de propuneri de proiecte lansate de OI și de AM în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la articolul 3.2 din prezentul Acord. Birou de informare (helpdesk) 17.17 Asigură măsuri de informare a beneficiarilor privind implementarea proiectelor. 17.18 Asigură publicarea, pe pagina de internet a OI, a listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM. 17.19 Organizează și actualizează baza de date cu potențialii beneficiari pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. Evaluare și selecție proiecte 17.20 Nominalizează membrii în Comitetele de Soluționare a Contestațiilor organizate la nivelul AM. Monitorizarea proiectelor 17.21 Asigură monitorizarea tehnică și financiară a proiectelor contractate în cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la articolul 3.2 din prezentul Acord. 17.22 Verifică raportul tehnico-financiar întocmit de beneficiari. Efectuează misiuni de verificare la fața locului. 17.23 Elaborează și transmite AM scrisoare de aprobare a rapoartelor tehnico-financiare primite de la beneficiari, în vederea procesării plăților. 17.24 Introduce datele tehnice din rapoartele tehnico-financiare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.25 Elaborează și transmite AM spre avizare planul anual pentru misiunile la fața locului (vizite de monitorizare). 17.26 Elaborează raportul vizitei de monitorizare și îl înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.27 Monitorizează îndeplinirea de către beneficiar a măsurilor corective stabilite ca urmare a vizitelor de monitorizare. Management financiar 17.28 Colaborează cu AM în activitatea de planificare financiară, furnizând informații financiare necesare. 17.29 Verifică cererile de prefinanțare și documentele suport. Introduce datele din cererea de prefinanțare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.30 Verifică cererile de rambursare și documentele suport primite de la beneficiari și validează cheltuielile eligibile efectuate de beneficiari. Introduce datele din cererile de rambursare în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.31 Întocmește și transmite AM situația centralizată a cererilor de rambursare validate, pe surse de finanțare, axă prioritară și domeniu major de intervenție. 17.32 Întocmește și transmite AM spre avizare planul anual privind verificarea cheltuielilor la fața locului. Efectuează misiuni de verificare a cheltuielilor la fața locului în conformitate cu planul anual și cu procedura relevantă. Cu ocazia verificărilor la fața locului OI verifică și dacă beneficiarul ține o evidență contabilă distinctă pentru proiect. 17.33 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.34 Transmite AM copii ale rapoartelor de verificare la fața locului. 17.35 Întocmește evidența extrabilanțieră și înregistrează în contabilitate creditele bugetare aprobate, angajamentele bugetare și angajamentele legale. 17.36 Întocmește și transmite AM lunar fișele de cont extrabilanțiere în vederea efectuării reconcilierii cu contabilitatea AM. 17.37 Asigură arhivarea în condiții optime a unei copii a reconcilierii contabile primită de la AM. 17.38 Asigură disponibilitatea documentelor utilizate în procesul de validare a cererilor de rambursare, în cazul controlului din partea AM, Autorității de Certificare și Plată, Autorității de Audit, Comisiei Europene și a altor organisme abilitate, în condițiile legislației naționale și comunitare. Control antifraudă OI va desfășura activități specifice de control antifraudă după verificarea de către AM a sistemului de management și control al OI pentru această funcție delegată, urmare a unei misiuni de verificare efectuată de AM. 17.39 Organizează activitatea de control privind utilizarea fondurilor comunitare, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, în conformitate cu prevederile O.G. nr.79/2003, cu modificările și completările ulterioare, pe baza sesizărilor și alertelor de nereguli primite de la AM, auditul intern/extern, compartimentele OI, alte organe cu atribuții de control, mass media etc. 17.40 Verifică, stabilește și individualizează obligația de plată, ca urmare a activității de constatare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, sub forma unui titlu de creanță, prin întocmirea procesului verbal de constatare și a notei de debit. 17.41 Transmite AM procesele verbale de constatare și notele de debit. 17.42 Înregistrează datele privind misiunea de verificare la fața locului efectuată, precum și constatările urmare acestora, în SMIS și în alte sisteme informatice de management. 17.43 Sesizează DLAF în cazul descoperirii, în urma desfășurării activității de constatare, a unor indicii privind posibile fraude și comunică și AM situația constatată. 17.44 Comunică DLAF, în urma solicitării acestuia, cu înștiințarea AM, măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control încheiate, precum și acțiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii. Managementul neregulilor 17.45 OI întreprinde măsuri de prevenire și detectare a neregulilor pentru domeniile de intervenție care fac obiectul prezentului Acord. Pentru coordonarea acestor activități, OI desemnează un ofițer de nereguli. 17.46 Înregistrează în ordine cronologică alertele de neregulă în Registrul raportorului de nereguli al OI și informează AM în termen de 5 zile lucrătoare. 17.47 Elaborează nota de verificare preliminară a sesizării de neregulă conform evidențelor OI. 17.48 Elaborează și transmite trimestrial AM raportul de nereguli care va conține neregulile în curs de rezolvare depistate de OI. Transmite AM informațiile suplimentare solicitate prin „Scrisoarea privind clarificarea neconcordanțelor”. 17.49 Monitorizează progresul neregulilor, completează registrul de nereguli și menține o bază de date adecvată a neregulilor, în conformitate cu procedura relevantă. 17.50 Urmare confirmării unei nereguli, întocmește raportul de neregulă și scrisoarea standard și le transmite directorului OI. Transmite AM raportul de neregulă și documentele suport și dosarul de suspiciune de neregulă. 17.51 Asigură instruirea personalului OI cu privire la modalitatea de sesizare a unei nereguli. Achiziții publice 17.52 Transmite AM, în termen de 2 zile de la data semnării unui contract de finanțare și/sau de la data depunerii acestora de către beneficiari, programele (anuale)/listele de achiziții care urmează să fie făcute de beneficiari în cadrul proiectelor cofinanțate. 17.53 Verifică, pe bază de eșantion, documentația de achiziții publice transmisă de beneficiari, în conformitate cu procedura relevantă. Verificare ex-ante 17.54 Realizează verificarea ex-ante a documentelor elaborate de OI, în conformitate cu procedura relevantă. 17.55 Elaborează și transmite AM rapoarte lunare privind documentele respinse în cadrul OI în urma verificării ex-ante. 17.56 Urmărește implementarea acțiunilor corective stabilite în urma verificărilor ex-ante, aprobate la nivelul OI, și elaborează stadiul realizării acestora. 17.57 Asigură îndeplinirea acțiunilor corective transmise de AM. Elaborează și transmite AM stadiul realizării acțiunilor corective. 17.58 Asigură diseminarea la nivelul OI a raportului trimestrial integrat de sinteză a celor mai frecvente erori și motive de respingere în urma verificărilor ex-ante, elaborat și transmis de AM. Tehnologia informației 17.59 Asigură integritatea și protecția datelor prin implementarea politicii de securitate IT la nivelul OI (politicii antivirus, politicii de back-up și politicii de recuperare a datelor în caz de dezastru). 17.60 Asigură funcționarea eficientă a aplicațiilor și a bazelor de date utilizate la nivelul OI. 17.61 Monitorizează și garantează calitatea echipamentelor și a sistemelor informatice.la nivelul OI 17.62 Asigură funcționarea și utilizarea corectă a sistemului informatic, în acord cu procedurile și standardul de securitate ISO/IEC 17799. 17.63 Asigură operarea corespunzătoare în SMIS-CSNR la nivelul OI. 17.64 Asigură mentenanța paginii de internet a OI și actualizează cu regularitate conținutul paginii de internet a OI pe baza documentelor și indicațiilor transmise de ofițerii de informare și publicitate. Managementul riscurilor 17.65 Constituie și asigură funcționarea Grupului de management al riscurilor organizat la nivelul OI. 17.66 Raportează către AM POSDRU asupra riscurilor identificate și evaluate ș i a măsurilor corective întreprinse în vederea reducerii riscurilor.
Articolul 18 – Funcții specifice delegate OI pentru gestionarea proiectelor de grant
18.1 Pentru gestionarea proiectelor de grant din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea funcțiilor prevăzute la articolul 17, precum și pentru îndeplinirea îndeplinirea următoarelor funcții specifice: Programare 18.2 Elaborează condițiile specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord, și le transmite AM spre avizare. 18.3 Elaborează corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și le transmite AM spre avizare. Lansare cereri de propuneri de proiecte 18.4 Lansează cereri de propuneri de proiecte, conform planului anual de lucru aprobat de AM. Birou de informare (helpdesk) 18.5 Completează registrul de helpdesk cu solicitările potențialilor beneficiari/beneficiari, precum și cu răspunsurile aferente. 18.6 Asigură măsuri de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 18.7 Elaborează și transmite AM spre informare lista celor mai frecvente întrebări pentru cererile de propuneri de proiecte lansate de OI. Publică lista celor mai frecvente întrebări pe pagina de internet a OI. Evaluare și selecție proiecte 18.8 Nominalizează membrii evaluatori, președintele și secretarul Comitetelor de Evaluare organizate la nivelul OI. 18.9 Primește, în vederea evaluării, cererile de finanțare înregistrate de AM în format electronic și a documentelor suport. 18.10 Organizează și asigură buna desfășurare a sesiunilor de evaluare și selecție a cererilor de finanțare, în conformitate cu metodologia de evaluare stabilită de AM. 18.11 Selectează cererile de finanțare depuse de către potențialii beneficiari, în conformitate cu criteriile de evaluare și selecție aprobate de către Comitetul de Monitorizare POSDRU. 18.12 Transmite către AM, spre aprobare, lista proiectelor admise și respinse și aflate pe lista de rezerve, în termenul și condițiile prevăzute de procedura aplicabilă. 18.13 Elaborează și transmite beneficiarilor deciziile privind aprobarea, respingerea sau punerea pe lista de rezervă a cererilor de finanțare primite. 18.14 Înregistrează eventualele contestații privind rezultatele procesului de evaluare și selecție. Contractare 18.15 Verifică documentele suport transmise de beneficiari în vederea încheierii contractelor de finanțare. 18.16 Pregătește dosarele proiectelor de contract și semnează contractele de finanțare, împreună cu documentele aferente angajării bugetare. 18.17 Analizează și decide aprobarea sau respingerea propunerilor beneficiarilor de modificare a contractelor de finanțare. 18.18 Întocmește și semnează actele adiționale pentru contractele de finanțare; informează AM privind actele adiționale încheiate. 18.19 Efectuează vizite speciale, după caz, în vederea soluționării solicitărilor de reziliere a contractelor primite de la beneficiari. 18.20 Organizează întâlniri de clarificare cu beneficiarii în cazul solicitării acestora de reziliere a contractelor de finanțare. 18.21 Elaborează și transmite beneficiarilor scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului și Procesul verbal de reziliere, dacă e cazul. 18.22 Transmite AM scrisoarea conținând Decizia de reziliere a contractului, Procesul verbal de reziliere și nota de debit, dacă e cazul. 18.23 Înregistrează în SMIS și în alte sisteme informatice de management informațiile cuprinse în contractele de finanțare, precum și orice modificare a contractelor de finanțare. Management financiar 18.24 Asigură funcția de angajare și de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007. Control financiar preventiv propriu 18.25 Asigură organizarea și exercitarea activității de control financiar preventiv propriu pentru angajamentele legale și actele adiționale ulterioare, privitoare la implementarea POSDRU, încheiate de OI. Verificare ex-ante 18.26 Realizează verificarea ex-ante a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului și corrigenda aferente acestora, elaborate de OI. 18.27 Efectuează verificarea ex-ante a constituirii Comitetului de Evaluare organizat la nivelul OI. 18.28 Efectuează verificarea ex-ante a raportului de evaluare întocmit de OI. 18.29 Efectuează verificare ex-ante a tuturor contractelor de finanțare și respectiv dosarelor de contract, a listei beneficiarilor, a tuturor actelor adiționale la contractele de finanțare încheiate de OI privitoare la implementarea POSDRU.
Articolul 19 – Funcții specifice delegate OI pentru gestionarea proiectelor strategice
19.1 Pentru gestionarea proiectelor strategice din cadrul axelor prioritare/domeniilor majore de intervenție definite la punctul 3.2, OI este responsabil pentru îndeplinirea funcțiilor prevăzute la articolul 17, precum și pentru îndeplinirea următoarelor funcții specifice: Programare 19.2 Colaborează cu AM la elaborarea condițiilor specifice ale Ghidurilor Solicitantului pentru fiecare domeniu major de intervenție care face obiectul prezentului Acord. 19.3 Colaborează cu AM la elaborarea corrigenda de modificare a condițiilor specifice ale Ghidului Solicitantului. Birou de informare (helpdesk) 19.4 Colaborează cu AM în vederea asigurării măsurilor de informare a potențialilor beneficiari privind depunerea cererii de finanțare și privind criteriile de selecție ce vor fi utilizate. 19.5 Asigură publicarea listei celor mai frecvente întrebări elaborată de AM pe pagina de internet a OI. Evaluare și selecție proiecte 19.6 Nominalizează membri evaluatori în cadrul Comitetelor de Evaluare organizate de AM. Contractare 19.7 Efectuează vizite speciale în cazul solicitărilor beneficiarilor de reziliere a contractelor de finanțare. Management financiar 19.8 Asigură funcția de lichidare a cheltuielilor, în conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, precum și cu Ordinul nr.911/2007 al ministrului economiei și finanțelor, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.G. nr.29/2007.
Articolul 20 – Modificarea Acordului
20.1 Ca regulă generală, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat numai prin acordul scris al Părților. Cu titlu de excepție, prezentul Acord de delegare de funcții poate fi modificat unilateral de către AM în scris, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și responsabilităților AM, și totodată în situația unor modificări în legislația națională și europeană ce ar putea afecta executarea corespunzătoare a prezentul Acord. 20.2 Prezentul Acord poate fi modificat prin una din următoarele modalități: (a) implicit, prin intrarea în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord; (b) explicit, prin acordul de voință al părților. 20.3 Modificarea prezentului Acord va lua forma unui Act adițional, prin care: (a) se confirmă situația survenită în urma intrării în vigoare a unor prevederi legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau (b) se efectuează modificările necesare, conform acordului de voință a părților. 20.4 Modificările aduse prezentului Acord intră în vigoare: (a) de la data intrării în vigoare a prevederilor legale care au efect asupra conținutului prezentului Acord, sau data indicată în acestea, sau (b) de la data semnării de către ambele părți a Actului adițional de modificare prin acordul de voință al părților.
Articolul 21 – Încetarea Acordului
21.1 Prezentul Acord de delegare de funcții încetează: (a) Prin închiderea POSDRU, în condițiile Articolului 4.1. (b) Prin acordul de voință al părților, confirmat în scris. (c) În situația prevăzută de art 13.5 și 13.6 din prezentul Acord, în cazul retragerii atribuțiilor delegate. (d) La expirarea termenului stipulat la
Articolul 24.5.
22.1 Întreaga corespondență efectuată ca urmare a punerii în aplicare a prezentului Acord de delegare de funcții trebuie să fie transmisă prin scrisoare recomandată, fax, e-mail sau orice alte mijloace de transmitere care fac posibilă dovedirea primirii de către destinatar. 22.2 Orice notificare, avizare, acord, aprobare, certificare sau decizie în aplicarea prezentului Acord de delegare de funcții se comunică în scris celeilalte părți în formatul standard, atunci când acesta este prevăzut. 22.3 Adresele utilizate pentru comunicarea între părți sunt următoarele: Pentru AM: Str. Calea Plevnei nr. 46-48, sector 1, București, România Pentru OI: Str. Spiru Haret nr. 10-12, sector 1, București, România 22.4 În cazul modificării acestor adrese, părțile se vor informa reciproc.
23.1 Nici una dintre părți nu este și nu va fi ținută răspunzătoare pentru daunele sau prejudiciile cauzate celeilalte părți de un terț pe parcursul derulării POSDRU și în legătură cu acesta. 23.2 Fiecare parte este răspunzătoare pentru orice daune sau prejudicii cauzate celeilalte părți prin neîndeplinirea sau îndeplinirea cu întârziere și/sau defectuoasă a obligațiilor ce îi revin, conform prevederilor prezentului Acord. 23.3 În cazul constatării de către departamentele/instituțiile îndreptățite, a nerealizării unui proiect sau a
neexecutării culpabile a unei funcții delegate, dintr-o vină imputabilă uneia dintre părțile semnatare ale acestui Acord, aceasta atrage răspunderea financiară a părții aflate în culpă.
Articolul 24 – Forța Majoră
24.1 Nici una dintre părțile acestui Acord nu răspunde de neexecutarea la termen sau/și de executarea în mod necorespunzător – total sau parțial – a oricărei obligații care îi revine în baza prezentului Acord, dacă neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligației respective a fost cauzată de forța majoră, așa cum este definită de lege. 24.2 Partea care invocă forța majoră este obligată să-i comunice în scris celeilalte părți acest fapt, în termen de 48 de ore de la producerea evenimentului și să ia toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor lui. 24.3 Partea care invocă forța majoră este obligată să facă dovada acesteia, în termenul cel mai scurt prin notificare scrisă, însoțită de acte doveditoare, emise de autoritățile locale și/sau centrale, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. Dacă notificarea nu s-a transmis în condițiile stabilite, partea aflată în culpă este responsabilă de prejudiciile provocate celeilalte părți, întrucât nu a făcut dovada existenței cazului de forță majoră. Cazul de forță majoră va fi dovedit cu acte ale autorităților locale/centrale competente, în funcție de natura evenimentului considerat forță majoră. 24.4 Partea care invocă forța majoră are obligația să aducă la cunoștința celeilalte părți încetarea cauzei acesteia în termen de 15 zile calendaristice de la încetare. De îndată ce cauza de forță majoră a încetat, partea care a invocat-o va relua executarea obligațiilor care îi revin, conform prezentului Acord. 24.5 Dacă în termen de 90 zile de la producere, evenimentul respectiv și consecințele lui nu încetează, părțile au dreptul să-și notifice încetarea de plin drept a prezentului Acord, fără ca vreuna dintre ele să pretindă daune-interese, dar sunt ținute de a-și onora toate obligațiile având termene de îndeplinire până la data apariției cazului de forță majoră.
Articolul 25 – Etica
25.1 Părțile se angajează ca personalul implicat în implementarea POSDRU să respecte standardele de etică profesională. Astfel, personalul trebuie să contribuie la funcționarea corespunzătoare a organismelor din care fac parte și să ajute la menținerea reputației privind integritatea și imparțialitatea acesteia.
26.1 Prezentul Acord de delegare de funcții este semnat în România și este guvernat, interpretat, înțeles și aplicat în conformitate cu legislația română, în afara cazului în care anumite prevederi ale prezentului Acord sunt exceptate de la aplicarea legislației române în favoarea unui act normativ al CE.
Articolul 27 – Soluționarea litigiilor
27.1 Părțile vor depune de bună credință toate diligențele necesare în vederea soluționării pe cale amiabilă a oricărei dispute, controverse sau neînțelegeri între Părți ce decurg din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții. 27.2 În situația în care nu se poate ajunge la un rezultat privind soluționarea pe cale amiabilă, orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul Acord de delegare de funcții va fi soluționat în conformitate cu legislația națională.
28.1 Dacă, în orice moment, orice condiție sau prevedere a prezentului Acord de delegare de funcții este declarată și dovedită ca fiind ilegală, nevalabilă sau inaplicabilă, în întregime sau parțial, în conformitate cu orice lege sau act normativ, acea prevedere sau condiție va fi considerată ca nefăcând parte din prezentul Acord de delegare de funcții, iar aplicabilitatea celorlalte prevederi ale prezentului Acord nu va fi afectată, iar în acest scop prevederile prezentului Acord de delegare de funcții se declară a fi independente.
Articolul 29 – Publicare în Monitorul Oficial
29.1 Prezentul Acord de delegare de funcții se publică în Monitorul Oficial al României, partea I.
Prezentul Acord de delegare de funcții a fost încheiat astăzi 11.09.2008, la AMPOSDRU, într-un număr de 2 exemplare, fiecare cu valoare de original, câte 1 exemplar pentru fiecare dintre părți.
Nume, Funcție
Cristina IOVA Director General
Nume, Funcție
Madlen ȘERBAN Director
Semnătura
Semnătura
Data 11.09.2008
Data 11.09.2008
ACORD DE DELEGARE DE FUNCȚII din 11 septembrie 2008 privind implementarea Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 încheiat între Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Uma...
Acest site folosește cookie-uri. Detalii