NORMĂ nr. 0/2003
NORME GENERALE*) din 15 ianuarie 2003 privind exercitarea activității de audit public intern
─────────────
Notă
*) Normele generale au fost aprobate prin Ordinul nr. 38 din 15 ianuarie 2003, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I nr. 130 din 27 februarie 2003
ANEX *)
MINISTERUL FINAN
ELOR PUBLICE
NORME GENERALE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVIT II DE AUDIT PUBLIC INTERN
ABREVIERI
• UCAAPI: Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern • CAPI: Comitetul pentru Audit Public Intern • DGFP: Directia Generala a Finantelor Publice • CLC: Chestionarul de luare la cunostinta • CCI: Chestionarul de control intern • CLV: Chestionarul - lista de verificare • FIAP: Fisa de identificare si analiza problemelor • IT: Tehnologia informatiei
*) Anexa este reprodus
în facsimil.
PARTEA I APLICAREA NORMELOR GENERALE DE AUDIT PUBLIC INTERN IN ROMANIA
A.DISPOZITII GENERALE
1. Definitia auditului public intern Auditul public intern reprezinta o activitate functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice. Ajuta entitatea publica sa-si îndeplineasc
obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor de administrare.
2. Tipuri de audit Legea privind auditul public intern defineste urmatoarele tipuri de audit:
a) Auditul de sistem - reprezint
o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dac
acestea func
ioneaz
economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficientelor și formularea de recomand
ri pentru corectarea acestora;
b) Auditul performan ei - examineaz
dac
criteriile stabilite pentru implementarea
obiectivelor și sarcinilor entit
ii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciaz
dac
rezultatele sunt conforme cu obiectivele;
c) Auditul de regularitate - reprezint
examinarea ac
iunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectarii ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice, care le sunt aplicabile.
B. STRUCTURILE DE AUDIT PUBLIC INTERN IN ROMANIA
3. Organizarea auditului public intern in Romania În conformitate cu art. 4 din Legea privind auditul public intern, auditul public intern este organizat astfel:
a) UCAAPI - structur
distincta în cadrul Ministerului Finan
elor Publice, constituita din compartimente de specialitate, in directa subordonare a ministrului finantelor publice, având atribu
ii de coordonare, evaluare, sintez
în domeniul activit
ii de audit public intern la nivel na
ional, care efectueaz
și misiuni de audit public intern de interes na
ional cu implica
ii multisectoriale. UCAAPI este condusa de un director general, numit de
ministrul finantelor publice, cu avizul CAPI;
b) CAPI - organism cu caracter consultativ, constituit din 11 membri, specialisti din afara Ministerului Finantelor Publice, condus de un presedinte. CAPI sprijina UCAAPI in definirea strategiei și îmbun
t
irii activitatii de audit public intern în sectorul public;
c) Compartimentele de audit public intern din entit
ile publice - structuri func
ionale de baz
în domeniul auditului public intern, care exercita efectiv functia de audit public intern. 3.1. Organizarea auditului public intern la nivelul entitatilor publice 3.1.1. Compartimentul de audit public intern se organizeaz
în mod obligatoriu la nivelul fiec
rei entit
i publice, prin decizia persoanelor responsabile prev
zute la art.9 din Legea auditului public intern, în termen de 90 de zile de la publicarea în Monitorul Oficial a prezentelor norme, respectiv de la constituirea entit
ii publice. Fac excep
ie de la aceste prevederi institu
iile publice mici, așa cum sunt definite acestea la art. 2, lit. j) din Legea privind auditul public intern, precum si acele entit
i publice subordonate pentru care conducerea de la nivelul ierarhic imediat superior a emis decizia de neînfiin
are a compartimentului de audit public intern. 3.1.2. Auditul entit
ii publice subordonate care nu înfiin
eaz
compartiment de audit public intern, în conformitate cu art.9, lit.c) din Legea auditului public intern, va fi efectuat de c
tre compartimentul de audit public intern de la nivelul ordonatorului ierarhic imediat superior. 3.1.3. Sarcina urm
ririi condi
iilor de institu
ie public
mic
se face de c
tre conducatorul institutiei in cauza, care are obligatia sa instiinteze compartimentul de audit public intern din cadrul DGFP teritoriale, de statutul sau. 3.1.4. Institu
iile publice mici care au dep
șit pragul anual de 100.000 EURO, o perioada de 3 ani consecutiv, au obliga
ia de a-si constitui compartiment de audit public intern pân
la sfârșitul primului trimestru al anului urm
tor. Entit
ile publice, care au organizat compartimente de audit public intern proprii și devin institu
ii publice mici, trebuie s
înștiin
eze compartimentele de audit public intern din cadrul DGFP teritoriale, de noul statut, în termen de 30 de zile de la îndeplinirea condi
iilor prev
zute la art.2, lit. j) din Legea auditului public intern.
4. Atributiile compartimentului de audit public intern În conformitate cu art.11 din Legea auditului public intern, atribu
iile compartimentului de audit public intern sunt:
a) elaboreaz
norme metodologice specifice entit
ii publice în care își desf
șoar
activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior in cazul entit
ilor publice subordonate;
b) elaboreaz
proiectul planului anual de audit public intern; Precizarile referitoare la atributiile de la literele a) si b) sunt prezentate la punctul 6, subpunctele 6.1.3, respectiv 6.1.1.
c) efectueaz
activit
i de audit public intern pentru a evalua dac
sistemele de management financiar și control ale entit
ii publice sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien
și eficacitate; Auditul public intern se exercita asupra tuturor activitatilor desfasurate intr-o entitate publica, inclusiv din entitatile subordonate, cu privire la formarea si utilizarea fondurilor publice, precum si la administrarea patrimoniului public. Compartimentul de audit public intern auditeaz, cel pu
in o dat
la 3 ani, f
r
a se limita la acestea, urm
toarele: - angajamentele bugetare și legale din care deriv
direct sau indirect obliga
ii de plat, inclusiv din fondurile comunitare; - pl
ile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale; - concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale; - constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare și stabilire a titlurilor de crean, precum și a facilit
ilor acordate la încasarea acestora; - alocarea creditelor bugetare; - sistemul contabil și fiabilitatea acestuia; - sistemul de luare a deciziilor; - sistemele de conducere și control precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme; - sistemele informatice.
d) informeaz
UCAAPI despre recomand
rile neînsușite de c
tre conduc
torul entit
ii publice auditate, precum și despre consecin
ele acestora; Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, sinteze ale recomand
rilor neînsușite de c
tre conduc
torul entit
ii publice auditate și consecin
ele neimplement
rii acestora, înso
ite de documentatia relevanta, dup
cum urmeaz: - entit
ile publice subordonate transmit trimestrial în maxim 5 zile de la încheierea trimestrului organelor ierarhice imediat superioare; - entit
ile publice ale Administra
iei publice locale transmit trimestrial la structurile teritoriale UCAAPI, în termen de 1O zile de la încheierea trimestrului; - entit
ile publice ale Administra
iei publice centrale transmit trimestrial la UCAAPI, în termen de 1O zile de la încheierea trimestrului.
e) raporteaz
periodic asupra constat
rilor, concluziilor și recomand
rilor rezultate din activit
ile sale de audit; Compartimentele de audit public intern transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constat
rile, concluziile și recomand
rile rezultate din activit
ile lor de audit.
f) elaboreaz
raportul anual al activit
ii de audit public intern; Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constat
ri, concluzii și recomand
ri rezultate din activitatea de audit, progresele înregistrate prin implementarea recomand
rilor, eventualele iregularit
i/prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum și informa
ii referitoare la preg
tirea profesional. Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, dup
cum urmeaz: - entit
ile publice subordonate transmit organelor ierarhice imediat superioare astfel: cele ale Administra
iei publice locale pân
la 5 ianuarie, iar cele ale Administra
iei publice centrale pân
la 1O ianuarie; - entit
ile publice ale Administra
iei publice locale transmit la structurile teritoriale UCAAPI, pân
la 15 ianuarie; - entit
ile publice ale Administra
iei publice centrale transmit la UCAAPI, pân
la 25 ianuarie.
g) in cazul identific
rii unor iregularit
i sau posibile prejudicii, raporteaz
imediat conduc
torului entit
ii publice și structurii de control intern abilitate.
În situa
ia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constat
abateri de la regulile procedurale și metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activit
ii/opera
iunii auditate, auditorii interni trebuie s
înștiin
eze conduc
torul entit
ii publice și structura de inspec
ie sau o alta structura de control intern stabilita de conducatorul entitatii publice, in termen de 3 zile. Cazurile de identificare a iregularit
ilor si fraudelor sunt prezentate in capitolul referitor la raport
rile periodice și anuale. În cazul identificarii unor iregularit
i majore auditorul intern poate continua misiunea sau poate s
o suspende cu acordul conduc
torului entit
ii care a aprobat-o, dac
din rezultatele preliminare ale verific
rii se estimeaz
c
prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informa
ii insuficiente, etc.). C. NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN SI AUDITORILOR INTERNI
5. Norme de calificare 5.1. Carta auditului intern si Codul privind conduita etica a auditorului intern 5.1.1. Carta auditului intern defineste obiectivele, drepturile si obligatiile auditului intern si este elaborata de catre fiecare sef al compartimentului de audit public intern si aprobata de conducatorul entitatii publice. Carta auditului intern informeaza despre obiectivele si metodele de audit, clarifica misiunea de audit, fixeaza regulile de lucru intre auditor si auditat si promoveaza regulile de conduita. 5.1.2. Codul privind conduita etic
a auditorului intern reprezint
un ansamblu de principii și reguli de conduit
care trebuie s
guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etica a auditorului intern este de a promova cultura etic
în viziunea global
a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etica a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie sa le respecte in exercitarea atributiilor. 5.2. Independenta si obiectivitate 5.2.1. Independenta organizatorica Compartimentul de audit public intern func
ioneaz
în subordinea direct
a conduc
torului entit
ii publice, exercitând o func
ie distinct
și independent
de activit
ile entit
ii publice. Prin atribu
iile sale, compartimentul de audit public intern nu trebuie s
fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern. Activitatea de audit public intern nu trebuie s
fie supus
ingerin
elor externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiv
a lucr
rilor și pân
la comunicarea rezultatelor acesteia. 5.2.2. Obiectivitate individuala Auditorii interni trebuie sa aiba o atitudine impartiala, sa nu aiba prejudecati si sa evite conflictele de interese. Auditorii interni trebuie s -și îndeplineasc
atribu
iile în mod obiectiv și independent, cu profesionalism și integritate, potrivit normelor și procedurilor specifice activit
ii de audit public intern. 5.2.2.1 Numirea/destituirea sefului compartimentului de audit public intern Seful compartimentului de audit public intern este numit/destituit de c
tre conduc
torul entit
ii publice, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, astfel:
a) Numirea sefului compartimentului de audit public intern din entitatea public
se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilit
de aceasta. Entitatea public
subordonat
solicit
acest aviz de la organul ierarhic imediat superior în baza urm
toarei proceduri: - candida
ii pentru func
ia de șef al compartimentului de audit public intern depun la compartimentul de audit public intern de la organul ierarhic imediat superior urmatoarele documente: curriculum vitae; minim 2 scrisori de recomandare; o lucrare de conceptie privind organizarea si exercitarea auditului public intern in entitatea respectiva; o declara
ie privind respectarea prevederilor art.20, alin.(1) din Legea auditului public intern, referitoare la incompatibilit
ile auditorilor interni; - avizarea candida
ilor se face în termen de 10 zile de la data depunerii documentelor, prin analizarea acestora și prin consult
ri directe; - dup
ob
inerea avizului favorabil, numirea șefului compartimentului de audit public intern se face de c
tre conduc
torul entit
ii publice respective, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea și desf
șurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor func
ii; - in cazul in care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei functii.
b) Destituirea sefului compartimentului de audit public intern din entitatea public
se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilit
de aceasta. Entitatea public
subordonat
solicit
acest aviz de la organul ierarhic superior în baza urm
toarei proceduri: - pentru destituirea șefului compartimentului de audit public intern, conduc
torul entit
ii publice subordonate notific
conduc
torului de la organul ierarhic imediat superior despre inten
ia de destituire, precum și despre motivele destituirii; - conducatorul de la organul ierarhic superior analizeaz
motivele, efectueaz
investiga
ii, are consult
ri directe cu șeful compartimentului de audit public intern care este propus pentru destituire, dup
caz, și în termen de 10 zile prezint
în scris avizul favorabil/nefavorabil privind destituirea; - in cazul obtinerii unui aviz favorabil destituirii, conducatorul entitatii publice procedeaza in conformitate cu prevederile legale; - in cazul obtinerii unui aviz nefavorabil, destituirea nu este posibila. 5.2.2.2. Numirea/revocarea auditorilor interni Numirea/revocarea auditorilor interni se face de c
tre conduc
torul entit
ii publice/organul colectiv de conducere, numai cu avizul prealabil al sefului compartimentului de audit public intern, astfel:
a) Pentru acordarea avizului în vederea numirii auditorilor interni, seful compartimentului de audit public intern analizeaz
dosarele de înscriere depuse de candida
ii pentru ocuparea func
iei de auditori interni și poate avea consult
ri directe cu aceștia, cu 5-10 zile înainte de data sus
inerii examenului. Dosarele de înscriere vor cuprinde în mod obligatoriu declara
iile candida
ilor privind respectarea prevederilor art.20, alin.(1) din Legea privind auditul public intern, referitoare la incompatibilit
ile auditorilor interni, precum si scrisori de recomandare. În cazul ob
inerii unui aviz favorabil, numirea în func
ie se face de c
tre conduc
torul entit
ii publice/organul colectiv de conducere, în conformitate cu
prevederile
legale
referitoare
la
organizarea
și
desf
șurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor func
ii;
b) Pentru revocarea auditorilor interni, conduc
torul entit
ii publice/organul colectiv de conducere înștiin
eaz
seful compartimentului de audit public intern despre inten
ia de revocare a unui auditor intern și despre motivele acesteia. Seful compartimentului de audit public intern analizeaz
motivele, efectueaz
investiga
ii, are consult
ri directe cu aceștia, dup
caz, și în termen de 10 zile prezint
avizul favorabil/nefavorabil revocarii.
c) Dac
func
ia de auditor intern nu este o func
ie public, numirea/ revocarea auditorilor interni se face de c
tre conduc
torul entit
ii publice/organul colectiv de conducere în concordan
cu regulamentul propriu de func
ionare și cu prevederile prezentelor norme. 5.2.3. Pierderea independentei si obiectivitatii auditorilor interni Persoanele care sunt so
i, rude sau afini pân
la gradul al patrulea inclusiv, cu conduc
torul entit
ii publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiași entit
i publice. Auditorii interni nu pot fi desemna
i s
efectueze misiuni de audit public intern la o structur /entitate public
dac
sunt so
i, rude sau afini pân
la gradul al patrulea inclusiv, cu conduc
torul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiv. Auditorii interni nu trebuie implica
i în vreun fel în îndeplinirea activit
ilor pe care în mod poten
ial le pot audita și nici în elaborarea și implementarea sistemelor de control intern ale entit
ilor publice. Auditorii interni care au responsabilit
i în derularea programelor și proiectelor finan
ate integral sau par
ial de Uniunea European, nu trebuie implica
i în auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie s
li se încredin
eze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceștia au de
inut func
ii sau au fost implica
i în alt mod. Aceast
interdic
ie se poate ridica dup
trecerea unei perioade de 3 ani. Auditorii interni care se g
sesc într-una din situa
iile prev
zute mai sus, au obliga
ia de a informa de îndat, în scris, conduc
torul entit
ii publice și șeful structurii de audit public intern. 5.3. Competenta si constiinta profesionala 5.3.1. Competenta Preg
tirea și experien
a auditorilor interni constituie un element esen
ial în atingerea eficacit
ii activit
ii de audit. Auditorii interni trebuie sa posede cunostinte, indemanare si alte competente necesare pentru a-si exercita responsabilitatile individuale, mai ales: - competenta in vederea aplicarii normelor, procedurilor si tehnicilor de audit; - competenta in ceea ce priveste principiile si tehnicile contabile; - cunoasterea principiilor de baza in economie, in domeniul juridic si in domeniul tehnologiilor informatice; - cunostinte suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate si frauda, nefiind in sarcina auditorilor interni investigarea acestora; - capacitatea de a comunica oral si in scris, de a putea expune clar si eficient obiectivele, constatarile si recomandarile fiecarei misiuni de audit public intern.
Compartimentul de audit public intern trebuie s
dispun
in mod colectiv de toat
competen
a și experien
a necesar
în realizarea misiunilor de audit. Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredin
ate acelor persoane cu o preg
tire și experien
corespunz
toare nivelului de complexitate al sarcinii. Compartimentul de audit public intern trebuie s
dispun
de metodologii și sisteme IT moderne, de metode de analiz
analitic, eșantioane statistice și instrumente de control a sistemelor informatice. Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa se asigure ca pentru fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnati poseda cunostintele, indemanarea si competentele necesare pentru desfasurarea corecta a misiunii. Pentru cunostinte de stricta specialitate pot fi contractate servicii de expertiza/ consultanta din afara entitatii publice. 5.3.2. Constiinta profesionala Auditorul intern trebuie sa depuna toate eforturile in decursul exercitarii functiei sale si sa ia in consideratie urmatoarele elemente: - perioada de lucru necesara pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit; - complexitatea si importanta domeniilor auditate; - pertinenta si eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor si de control; - probabilitatea existentei erorilor, iregularitatilor si a unor disfunctionalitati semnificative; - costurile implementarii unor controale suplimentare in raport cu avantajele preconizate.
Fiind constient ca procedurile de audit public intern nu pot garanta ca toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie sa dea dovada de o vigilenta sporita in ceea ce priveste riscurile semnificative susceptibile sa afecteze obiectivele, activitatile si resursele entitatii publice. 5.3.3. Pregatirea profesionala continua Auditorii interni trebuie sa-si imbunatateasca cunostintele si practica profesionala printr-o pregatire continua. Seful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entitatii publice, va asigura conditiile necesare pregatirii profesionale, perioada destinata in acest scop fiind de minim 15 zile pe an. În scopul audit
rii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiz /consultan
din afara entit
ii publice. Competen
a și capacitatea acestor servicii trebuie s
fie verificate si lucr
rile supervizate de c
tre structura de audit public intern solicitanta. 5.4. Programul de asigurare si imbunatatire a calitatii 5.4.1. Definire Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa elaboreze un program de asigurare si imbunatatire a calitatii sub toate aspectele activitatii de audit public intern. Programul trebuie sa asigure ca normele, instructiunile si codul etic sunt respectate de auditorii interni. 5.4.2. Evaluarea programului de calitate Auditul public intern necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere si evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie sa permita evaluari interne si externe. 5.4.2.1. Evaluarea interna Evaluarea interna presupune efectuarea de controale permanente, prin care seful compartimentului de audit public intern examineaza eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica daca procedurile de asigurare a calitatii misiunilor de audit intern sunt aplicate in mod satisfacator, garantand calitatea rapoartelor de audit public intern. In acest cadru supervizarea realizarii misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficientelor, initierea imbunatatirilor necesare unei derulari corespunzatoare a viitoarelor misiuni de audit public intern si planificarea activitatilor de perfectionare profesionala. 5.4.2.2. Evaluarea externa Evaluarea externa este efectuata de catre UCAAPI prin: - verificarea respectarii normelor, instructiunilor si a Codului privind conduita etica a auditorului intern, cel putin o data la cinci ani, initiindu-se masurile corective necesare in colaborare cu conducatorul entitatii publice in cauza; - avizarea numirii/ destituirii sefilor compartimentelor de audit public intern din entitatile publice.
6. Norme de functionare a auditului public intern 6.1. Cerinte privind functionarea compartimentului de audit public intern Seful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea si desfasurarea activitatilor de audit public intern. 6.1.1. Planificarea activitatii de audit public intern bazata pe analiza riscurilor 6.1.1.1. Elaborarea planului de audit public intern Planul de audit public intern se întocmește anual de c
tre compartimentul de audit public intern. Selectarea misiunilor de audit public intern se face in functie de urmatoarele elemente de fundamentare:
a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activit
i, programe/proiecte sau opera
iuni;
b) Criteriile semnal/sugestiile conduc
torului entit
ii publice, respectiv: deficien
e constatate anterior în rapoartele de audit; deficien
e constatate în procesele- verbale încheiate în urma inspec
iilor; deficien
e consemnate în rapoartele Cur
ii de Conturi; alte informa
ii și indicii referitoare la disfunc
ionalit
i sau abateri; aprecieri ale unor specialiști, exper
i etc. cu privire la structura și dinamica unor riscuri interne sau de sistem;analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale func
ion
rii sistemului; evaluarea impactului unor modific
ri petrecute în mediul în care evolueaz
sistemul auditat;
c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conduc
torii entit
ilor publice sunt obliga
i s
ia toate m
surile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI s
fie introduse în planul anual de audit public intern al entit
ii publice, realizate in bune conditii si raportate in termenul fixat;
d) Num
rul entit
ilor publice subordonate;
e) Respectarea periodicit
ii in auditare, cel putin o data la 3 ani;
f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata;
g) Recomand
rile Cur
ii de Conturi.
Proiectul planului anual de audit public intern este intocmit pân
la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaz. Conduc
torul entit
ii publice aprob
proiectul planului anual de audit public intern pana la 20 decembrie a anului precedent. Planul anual de audit public intern reprezint
un document oficial. El este p
strat în arhiva institu
iei publice împreun
cu referatul de justificare in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale. 6.1.1.2. Referatul de justificare Proiectul planului anual de audit public intern este înso
it de un referat de justificare a modului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan. Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective. 6.1.1.3. Structura planului de audit public intern Planul anual de audit intern are urm
toarea structur: - scopul ac
iunii de auditare; - obiectivele ac
iunii de auditare; - identificarea/descrierea activit
ii/opera
iunii supuse auditului public intern; - identificarea/descrierea entit
ii/entit
ilor sau a structurilor organizatorice la care se va desf
șura ac
iunea de auditare; - durata ac
iunii de auditare; - perioada supus
audit
rii; - num
rul de auditori proprii antrena
i în ac
iunea de auditare; - precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoștin
e de specialitate, precum și a num
rului de specialiști cu care urmeaz
s
se încheie contracte externe de servicii de expertiz /consultan (dac
este cazul); - num
rul de auditori care urmeaz
s
fie atrași în ac
iunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate. 6.1.1.4. Actualizarea planului de audit public intern Actualizarea planului de audit public intern se face în func
ie de: - Modific
rile legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnifica
ie a audit
rii anumitor opera
iuni, activit
i sau ac
iuni ale sistemului; - Solicitarile UCAAPI/entitatea public
ierarhic imediat superioar
de a introduce/inlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.
Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conduc
torul entit
ii publice. 6.1.2. Gestiunea resurselor umane Seful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea si desf
șurarea activit
ilor de audit public intern si trebuie sa asigure resursele necesare indeplinirii planului de audit public intern in mod eficient. 6.1.3. Reglementarea activitatii compartimentului de audit public intern Compartimentul de audit public intern elaboreaz
norme specifice entit
ii publice în care își desf
șoara activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior in cazul entit
ilor publice subordonate. În termen de 90 de zile de la publicarea prezentelor norme în Monitorul Oficial al României, fiecare compartiment de audit public intern, organizat in conformitate cu prevederile Legii auditului public intern, este obligat sa elaboreze norme metodologice proprii. Pentru entit
ile publice care nu au compartiment de audit public intern organizat la data public
rii prezentelor norme, termenul curge din momentul înfiin
rii acestora. Organul ierarhic imediat superior poate decide elaborarea de norme proprii pentru fiecare unitate subordonat, dac
specificul activit
ii acestora o impune. Entit
ile publice subordonate transmit normele proprii spre avizare la organul ierarhic imediat superior care a decis obligativitatea elabor
rii acestora. Normele proprii se transmit pentru avizare cu aprobarea conduc
torului entit
ii publice, semnate pe fiecare pagin, de auditorul intern care le-a elaborat. Compartimentele de audit public intern abilitate s
avizeze normele proprii entit
ilor publice sunt obligate s
le avizeze în termen de 30 de zile și s
înștiin
eze entitatea în cauz. Compartimentele de audit public intern abilitate s
avizeze normele proprii entit
ilor publice, pot solicita eventuale clarific
ri, modific
ri, complet
ri ale acestora. Conduc
torii entit
ilor publice
vor lua m
surile necesare pentru solu
ionarea operativ
a acestor solicit
ri. Urm
toarele entit
i publice nu elaboreaz
norme proprii:
a) Institu
iile publice mici, care nu sunt subordonate altor entit
i publice. Misiunile de audit public intern desf
șurate la nivelul institu
iilor publice mici se efectueaz
în conformitate cu normele proprii Ministerului Finan
elor Publice;
b) Entit
ile publice subordonate pentru care entitatea publica de la nivelul ierarhic imediat superior a decis organizarea compartimentului de audit public intern f
r
obliga
ia elabor
rii de norme proprii. Misiunile de audit public intern se desfasoara in conformitate cu normele proprii organului ierarhic imediat superior;
c) Entit
ile publice subordonate pentru care entitatea public
de la nivelul ierarhic imediat superior a decis neînfiin
area compartimentului de audit public intern. Misiunile de audit public intern desf
șurate la nivelul acestor entit
i se efectueaz
în conformitate cu normele proprii Ministerului Finan
elor Publice. 6.1.4. Raportarea activitatii de audit public intern Raportul de audit public intern finalizat, împreun
cu rezultatele concilierii, este transmis conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz
și avizare. Pentru institu
ia public
mic, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conduc
torului acesteia. Compartimentul de audit public intern asigura:
a) raportarea periodica asupra constat
rilor, concluziilor și recomand
rilor rezultate din activit
ile sale de audit;
b) elaborarea raportului anual al activit
ii de audit public intern;
c) in cazul identific
rii unor iregularit
i sau posibile prejudicii, se raporteaza imediat conduc
torului entit
ii publice și structurii de control intern abilitate;
d) informarea UCAAPI despre recomand
rile neînsușite de c
tre conducatorul entit
ii publice auditate, precum și despre consecin
ele acestora;
e) verificarea și raportarea la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, dup
caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomand
rilor. 6.2. Obiective aferente unei activitati de audit public intern 6.2.1. Evaluarea managementului riscurilor Auditul public intern trebuie s
sprijine conduc
torul entit
ii publice în identificarea și evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbun
t
irea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie s
supravegheze și s
evalueze eficacitatea acestui sistem. Auditul public intern trebuie s
evalueze riscurile aferente opera
iilor și sistemelor informatice ale entit
ii publice, privind: - fiabilitatea și integritatea informa
iilor financiare și opera
ionale; - eficacitatea și eficienta opera
iilor; - protejarea patrimoniului; - respectarea legilor, reglement
rilor și contractelor.
În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative. 6.2.2. Evaluarea sistemelor de control Auditul public intern ajut
entitatea public
s
men
in
un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacit
ii și eficien
ei acestuia, contribuind la îmbunat
irea lui continu. Evaluarea pertinen
ei și eficacit
ii sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evalu
rii riscurilor și va viza opera
iile și sistemele informatice ale entit
ii publice din urmatoarele puncte de vedere: - fiabilit
ii și integrit
ii informa
iilor financiare și opera
ionale; - eficacit
ii și eficien
ei opera
iilor; - protej
rii patrimoniului; - respect
rii legilor, reglement
rilor și procedurilor.
În cursul misiunilor, auditorul intern trebuie s
examineze procedurile de control intern în acord cu obiectivele misiunii în vederea identific
rii tuturor deficien
elor semnificative ale acestora. Auditorii interni trebuie sa analizeze operatiile si activitatile si sa determine masura in care rezultatele corespund obiectivelor stabilite si daca operatiile/activitatile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor. Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie sa determine masura in care conducatorul entitatii publice a definit criterii adecvate de apreciere si daca obiectivele au fost realizate. Daca aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate si de auditorii interni in evaluarea sistemului de control intern. Daca acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, impreuna cu conducerea entitatii publice, sa elaboreze in mod corespunzator aceste criterii.
PARTEA a-II-a - NORMELE METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN
Aceasta parte prezinta metodele si instrumentele utilizate in derularea unei misiuni de audit public intern.
7. Schema generala privind derularea misiunii de audit public intern Graficul prezentat mai jos ofer
o viziune global
asupra procesului de audit public intern. In partea stanga a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar in partea dreapt
rezultatele obtinute cu referire la documentele corespunz
toare. În Ghidul procedural sunt descrise procedurile si modelele standard ale documentelor utilizate. Derularea misiunii de audit public intern
Minuta ședin ei de închidere B-03
lnchiderea sedintei Pll
Revizuirea documentelor de lucru Pl0
Constatarea și raportarea iregularitatilor P09
Colectarea dovezilor P08
lni ierea auditului P0l, P02, P03
Ordinul de serviciu Declara ia de independen
Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern
A-O1 A-O2
B-O1
Urmarirea
recomandarilor
Raportul de audit public intern
Difuzarea Raportului de audit public intern Pl7
Supervizarea P16
Transmiterea proiectului de Raport Pl3
Elaborarea proiectului de raport de audit Pl2
Urm rirea recomand rilor Pl8
Reuniunea de conciliere Pl4
Raportul final Pl5
Pregatirea misiunii de audit
Interventia la fata locului
Deschiderea sedintei P07
Elaborare programului de audit public intern P06
Analiza riscurilor P05
Colectarea și prelucrarea informatiilor P04
Formular de constatare și raportare a iregularit ilor
A-06
Fișa de urm rire a Recomand rilor A-08
Etape
Proceduri
Documente
Tabelul «puncte tari si puncte slabe» C-O1
Programul de audit AO3 Programul preliminar al interventiilor la fata locului AO3-1
Minuta sedintei de deschidere B-02
Teste
A-04 Formularele constatarilor de audit A-05
Nota centralizatoare a documentelor de lucru
C-02
Proiect de raport A07-l
Minuta Reuniunii de conciliere B-04
Raportul final A07-2
8. Pregatirea misiunii de audit public intern 8.1. Ordinul de serviciu Ordinul de serviciu se intocmeste de șeful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conducatorul entitatii publice. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit public intern. Ordinul de serviciu repartizeaza sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel încât aceștia s
poat
demara misiunea de audit. 8.2. Declaratia de independenta Independen
a auditorilor interni selecta
i pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarata. In acest sens fiecare auditor intern trebuie sa intocmeasca o declara
ie de independen. 8.3. Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern Compartimentul de audit public intern notific
entitatea/structura auditat
cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum si despre faptul c
pe parcursul misiunii vor avea loc interven
ii la fa
a locului al c
ror program va fi stabilit ulterior, de comun acord. 8.4. Colectarea si prelucrarea informa
iilor 8.4.1. Colectarea informatiilor In aceast
etap
auditorii interni solicita si colecteaza informatii cu caracter general despre entitatea/structura auditata. Aceste informatii trebuie s
fie pertinente și utile pentru a atinge urmatoarele scopuri:
a) identificarea principalelor elemente ale contextului institu
ional și socio- economic în care entitatea/structura auditat
își desf
șoar
activitatea;
b) cunoașterea organiz
rii entit
ii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru si a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;
c) identificarea punctelor cheie ale func
ion
rii entitatii/structurii auditate si ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari și slabe;
d) identificarea și evaluarea riscurilor cu inciden
semnificativ;
e) identificarea informa
iilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului și selec
ion
rii tehnicilor de investigare adecvate. 8.4.2. Prelucrarea informa
iilor Prelucrarea informa
iilor consta in:
a) analiza structurii/entit
ii auditate și activit
ii sale (organigrama, regulamente de func
ionare, fișe ale posturilor, circuitul documentelor);
b) analiza cadrului normativ ce reglementeaz
activitatea entit
ii/structurii auditate;
c) analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desf
șurare a misiunii de audit public intern;
d) analiza rezultatelor controalelor precedente;
e) analiza informa
iilor externe referitoare la entitatea/structura auditat. 8.5. Identificarea obiectelor auditabile 8.5.1 Obiectul auditabil Obiectul auditabil reprezint
activitatea elementar
a domeniului auditat, ale c
rei caracteristici pot fi definite teoretic și comparate cu realitatea practic. 8.5.2. Etapele identificarii obiectelor auditabile Identificarea obiectelor auditabile se realizeaza in 3 etape:
a) detalierea fiec
rei activit
i în opera
ii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activit
i pân
la înregistrarea ei (circuitul auditului);
b) definirea pentru fiecare opera
iune în parte a condi
iilor pe care trebuie s
le îndeplineasc
din punct de vedere al controalelor specifice și al riscurilor aferente (ce trebuie s
fie evitate);
c) determinarea modalit
ilor de func
ionare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul și sa elimine riscul. 8.5.3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice și ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor. 8.6. Analiza riscurilor 8.6.1. Definirea riscului Riscul reprezinta orice eveniment, ac
iune, situatie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacit
ii entit
ii publice de a realiza obiectivele. 8.6.1.1. Categorii de riscuri Categorii de riscuri:
a) Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilitati precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentatia insuficienta, neactualizata;
b) Riscuri operationale: neinregistrarea in evidentele contabile; arhivare necorespunzatoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operatiilor cu risc ridicat;
c) Riscuri financiare: plati nesecurizate, nedetectarea operatiilor cu risc financiar;
d) Riscuri generate de schimbarile legislative, structurale, manageriale etc. 8.6.1.2. Componentele riscului Componentele riscului sunt: - probabilitatea de aparitie; - nivelul impactului, respectiv gravitatea consecintelor si durata acestora. 8.6.2. Scopul analizei riscurilor Analiza riscului reprezinta o etap
major
în procesul de audit public intern, care are drept scopuri:
a) s
identifice pericolele din entitatea/structura auditata;
b) s
identifice dac
controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele;
c) s
evalueze structura/evolu
ia controlului intern al entitatii/structurii auditate. 8.6.3. Fazele analizei riscurilor Fazele analizei riscurilor sunt urmatoarele:
a) analiza activitatii entitatii/structurii auditate;
b) identificarea si evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativa a activitatilor entitatii/structurii auditate, cu incidenta asupra operatiilor financiare;
c) verificarea existentei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum si evaluarea acestora;
d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea si impartirea lor pe clase de risc.
Auditorii interni trebuie s
integreze în procesul de identificare și evaluare a riscurilor semnificative și pe cele depistate în cursul altor misiuni. 8.6.4. Masurarea riscurilor Masurarea riscurilor depinde de probabilitatea de aparitie a riscului si de gravitatea consecintelor evenimentului. Pentru realizarea masurarii riscurilor se utilizeaza drept instrumente de masurare, criteriile de apreciere. 8.6.4.1. Masurarea probabilitatii Criteriile utilizate pentru m
surarea probabilit
ii de apari
ie a riscului sunt:
a) aprecierea vulnerabilit
ii entit
ii;
b) aprecierea controlului intern. Probabilitatea de apari
ie a riscului variaz
de la imposibilitate la certitudine și este exprimat
pe o scara de valori pe trei nivele: - probabilitate mic; - probabilitate medie; - probabilitate mare.
a) Aprecierea vulnerabilit
ii entit
ii Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina to
i factorii cu inciden
asupra vulnerabilit
ii domeniului auditabil, cum ar fi: - resursele umane; - complexitatea prelucr
rii opera
iilor; - mijloacele tehnice existente. Vulnerabilitatea se exprim
pe trei nivele: - vulnerabilitate redus; - vulnerabilitate medie; - vulnerabilitate mare.
b) Aprecierea controlului intern
Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calit
ii controlului intern al entit
ii, pe trei nivele: - control intern corespunz
tor; - control intern insuficient; - control intern cu lipsuri grave. 8.6.4.2. M
surarea gravit
ii consecin
elor evenimentului (nivelul impactului)
Nivelul impactului reprezint
efectele riscului în cazul producerii sale și se poate exprima pe o scar
de valoric
pe trei nivele: - impact sc
zut; - impact moderat; - impact ridicat. 24 mare medie
Probabilitate mic
sc
zut
moderat
ridicat Impact 8.6.5. Metoda - model de analiza a riscurilor Prezentele norme metodologice exemplifica efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea urmatorilor pasi:
a) identificarea (listarea) opera
iilor/activit
iilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. In aceast
faz
se analizeaz
si se identifica activit
ile/opera
iile precum și a interdependen
ele existente între acestea, fixându-se perimetrul de analiz;
b) identificarea amenin
rilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor opera
iuni/ activit
i, prin determinarea impactului financiar al acestora;
c) stabilirea criteriilor de analiz
a riscului. Recomandam utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ
si aprecierea calitativ;
d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scari de valori pe trei nivele, astfel: d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunz
tor - nivel 1; control intern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3; d2) pentru aprecierea cantitativ: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu - nivel 2; impact financiar important - nivel 3; d3) pentru aprecierea calitativ: vulnerabilitate redus - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3.
e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate și un nivel de risc fiec
rui criteriu. Produsul acestor doi factori d
punctajul pentru criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumit
opera
ie/activitate auditabil
conduce la determinarea punctajului total al riscului opera
iei/activit
ii respective. Punctajul total al riscului se ob
ine utilizând formulele:
n T= L P i X N i
i = 1
Unde: sau P i = ponderea riscului pentru fiecare criteriu; N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; T = N1 x N2 x..x Ni, unde N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.
f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale ob
inute anterior, în: risc mic, risc mediu, risc mare;
g) ierahizarea/operatiunilor activitatiilor ce urmeaza a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari si puncte slabe. Tabelul punctelor tari și punctelor slabe prezint
sintetic rezultatul evaluarii fiec
rei activit
i/opera
iuni/teme analizate și permite ierarhizarea riscurilor în scopul orient
rii activit
ii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii în detaliu. Tabelul prezinta în partea stâng
rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori și indici), iar în partea dreapt
opinia și comentariile auditorului intern.
Domeniu
Obiective
Riscuri
Opinie
Comentariu
F/ f
Consecin
e
Gradul de încredere 8.7. Elaborarea tematicii in detaliu a misiunii de audit public intern Tematica în detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de îndeplinit), este semnat
de seful compartimentului de audit public intern si adusa la cunostinta principalilor responsabili ai entit
ii/structurii auditate în cadrul sedintei de deschidere. 8.7.1. Programul de audit public intern Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliat
actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul de audit public intern are drept scopuri:
a) asigura seful compartimentului de audit public intern c
au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;
b) asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activit
ilor, de catre supervizor. 8.7.2 Programul preliminar al interven
iilor la fa
a locului Programul preliminar al interven
iilor la fa
a locului se intocmeste in baza programului de audit public intern si prezint
în mod detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le efectueze, respectiv studiile, cuantific
rile, testele, validarea acestora cu materiale probante si perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului. 8.8. Deschiderea interventiei la fata locului 8.8.1. Sedinta de deschidere Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaz
la unitatea auditat, cu participarea auditoriilor interni și a personalului entit
ii/structurii auditate. Ordinea de zi a sedintei de deschidere trebuie sa cuprinda:
a) prezentarea auditorilor interni;
b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;
c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verific
rilor;
d) prezentarea tematicii în detaliu;
e) acceptarea calendarului întâlnirilor;
f) asigurarea condi
iilor materiale necesare derul
rii misiunii de audit public intern.
Entitatea auditata poate solicita amanarea misiunii de audit, in cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstante). Amânarea trebuie discutata cu compartimentul de audit public intern și notificata la conducatorul entitatii publice. 8.8.2. Minuta sedintei de deschidere Data ședin
ei de deschidere, participan
ii, aspectele importante discutate trebuie consemnate in minuta sedin
ei de deschidere. 8.9. Notificarea privind realizarea interventiilor la fata locului Compartimentul de audit public intern trebuie sa notifice entitatea/structura auditata despre programul verific
rilor la fa
a locului, inclusiv perioadele de desfasurare. Odata cu aceasta notificare trebuie sa se transmita si Carta auditului intern.
9. Interventia la fata locului (munca de teren) 9.1. Definire si etape Interventia la fata locului consta in colectarea documentelor, analiza și evaluarea acestora. Interventia la fata locului cuprinde urmatoarele etape:
a) cunoasterea activit
ii/sistemului/procesului supus verific
rii și studierea procedurilor aferente;
b) intervievarea personalului auditat;
c) verificarea înregistr
rilor contabile;
d) analiza datelor și informa
iilor;
e) evaluarea eficientei și eficacitatii controalelor interne;
f) realizarea de test
ri;
g) verificarea modului de realizare a corectarii ac
iunilor men
ionate în auditarile precedente (verificarea realizarii corectarii ) 9.2. Tehnici si instrumente de audit intern 9.2.1. Principalele tehnici de audit intern 9.2.1.1.
Verificarea - asigura validarea, confirmarea, acurate
ea
înregistr
rilor, documentelor, declara
iilor, concordan
a cu legile și regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne. Tehnicile de verificare sunt:
a) Compara
ia: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe surse diferite;
b) Examinarea: presupune urmarirea in special a detectarii erorilor sau a iregularit
ilor;
c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice;
d) Confirmarea: solicitarea informa
iei din doua sau mai multe surse independente (a treia parte) în scopul de a validarii acesteia;
e) Punerea de acord: procesul de potrivire a dou
categorii diferite de înregistr
ri;
f) Garantarea: verificarea realitatii tranzac
iilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;
g) Urm
rirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat. Scopul urm
ririi este de a verifica dac
toate tranzac
iile reale au fost înregistrate. 9.2.1.2.
Observarea fizica reprezinta modul prin care auditorii interni iși formeaza o p
rere proprie. 9.2.1.3 Interviul se realizeaz
de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informa
iile primite trebuie confirmate cu documente. 9.2.1.4. Analiza consta in descompunerea unei entit
i în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și m
surate distinct. 9.2.2. Principalele instrumente de audit intern 9.2.2.1. Chestionarul cuprinde întrebarile pe care le formuleaza auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt:
a) chestionarul de luare la cunostiinta (CLC) - cuprinde întreb
ri referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, func
ionarea entit
tii/structurii auditate;
b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaza auditorii interni in activitatea de identificare obiectiva a disfunc
iilor și cauzelor reale ale acestor disfunc
ii;
c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condi
iilor pe care trebuie s
le îndeplineasc
fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întreb
ri standard privind
obiectivele definite, responsabilit
ile și metodele mijloacele financiare, tehnice si de informare, resursele umane existente. 9.2.2.2. Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite: - stabilirea fluxurilor informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor referitoare la acestea; - stabilirea documentatiei justificative complete; - reconstituirea operatiunilor de la suma totala pana la detalii individuale si invers. 9.2.2.3.
Formularele constatarilor de audit public intern - se utilizeaza pentru prezentarea fundamentata a constat
rilor auditului public intern.
a) Fisa de identificare si analiza problemelor (FIAP) - se intocmeste pentru fiecare disfunctionalitate constatata. Prezinta rezumatul acesteia, cauzele si consecintele, precum si recomandarile pentru rezolvare. FIAP trebuie s
fie aprobat
de c
tre coordonatorul misiunii, confirmat
de reprezentantii entitatii/structurii auditate și supervizat
de seful compartimentului de audit (sau de c
tre înlocuitorul acestuia).
b) Formularul de constatare si raportare a iregularit
ilor - se intocmeste in cazul in care auditorii interni constat
existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite imediat sefului compartimentului de audit public intern, care va informa in termen de 3 zile conducatorul entitatii publice si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor. 9.3. Dosarele de audit public intern Dosarele de audit public intern - prin informatiile continute asigura leg
tura între sarcina de audit, interventia la fata locului și raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni. Tipuri de dosare de audit public intern:
a) Dosarul permanent cuprinde urmatoarele sectiuni: Sec
iunea A - Raportul de audit public intern si anexele acestuia: - ordinul de serviciu; - declara
ia de independen; - rapoarte ( intermediar, final, sinteza recomand
rilor); - fisele de identificare și analiza problemelor (FIAP); - formularele de constatare a iregularit
ilor; - programul de audit. Sec
iunea B - Administrativ: - notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern; - minuta ședin
ei de deschidere; - minuta reuniunii de conciliere; - minuta sedintei de inchidere; - coresponden
cu entitatea/structura auditata. Sec
iunea C - Documentatia misiunii de audit public intern: - strategii interne; - reguli, regulamente și legi aplicabile; - proceduri de lucru; - materiale despre entitatea/structura auditata (indatoriri, responsabilit
i, num
r de angaja
i, fișele posturilor, graficul organiza
iei, natura și loca
ia înregistr
rilor contabile); - informa
ii financiare; - rapoarte de audit public intern anterioare și externe - informa
ii privind posturile cheie/fluxuri de operatii; - documentatia analizei riscului.
Sec
iunea D - Supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit public intern si a rezultatelor acesteia: - revizuirea raportului de audit public intern; - raspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.
b) Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere si cifre (E,F,G,.) pentru fiecare sec
iune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie s
fie simpl
și ușor de urm
rit. 9.4. Revizuirea Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni, inainte de intocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite in mod corespunzator. 9.5. Pastrarea si arhivarea dosarelor de audit public intern Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitatii publice și sunt confiden
iale. Ele trebuie pastrate pân
la îndeplinirea recomand
rilor din raportul de audit public intern, dupa care se arhiveaza în concordan
cu reglementarile legale privind arhivarea. 9.6. Ședin
a de închidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandarilor finale din proiectul Raportului de audit public intern si a calendarului de implementare a recomandarilor. Se intocmeste o minuta a sedin
ei de închidere.
10. Raportul de audit public intern 10.1. Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar) In elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie sa fie respectate urmatoarele cerinte:
a) constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern si sa fie sus
inute prin documente justificative corespunz
toare;
b) recomandarile trebuie s
fie în concordan
cu constat
rile și sa determine reducerea riscurilor potentiale;
c) raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;
d) se intocmeste pe baza FIAP-urilor.
In redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie sa fie respectate urmatoarele principii:
a) constat
rile trebuie sa fie prezentate într-o manier
pertinenta si incontestabil;
b) evitarea utilizarii expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract;
c) promovarea unui limbaj cât mai uzual și a unui stil de exprimare concret;
d) evitarea tonului polemic, jignitor, tenden
ios;
e) ierarhizarea constat
rilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteza sau la concluzii);
f) eviden
ierea aspectelor pozitive și a îmbun
t
irilor constatate de la ultima misiune de audit public intern. 10.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern Proiectul Raportului de audit public intern trebuie sa cuprinda cel pu
in urm
toarele elemente:
a) scopul și obiectivele misiunii de audit public intern;
b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legal, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatoric
auditat, durata ac
iunii de auditare, perioada auditat );
c) modul de desf
șurare a ac
iunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode si tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale întocmite în cursul ac
iunii de audit public intern);
d) constat
ri efectuate;
e) concluzii și recomand
ri;
f) documenta
ia-anex (notele explicative; note de rela
ii;
situa
ii, acte, documente și orice alt material probant sau justificativ). 10.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite in maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de catre auditorii interni. 10.4. Reuniunea de conciliere In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile in vederea acceptarii recomandarilor formulate. Se intocmeste o minuta privind desfasurarea reuniunii de conciliere. 10.5. Elaborarea Raportului de audit public intern Raportul de audit public intern trebuie s
includ
modific
rile discutate și convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi insotit de o sinteza a principalelor constat
ri și recomand
ri. Seful compartimentului de audit public intern trebuie sa informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi insotite de documentatia de sustinere. 10.6. Difuzarea Raportului de audit public intern Seful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii si punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare. Pentru institutia publica mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia. Dupa avizarea recomandarilor cuprinse in Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate. Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern în timpul verific
rilor pe care le efectueaz.
11. Urmarirea recomandarilor Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandarile mentionate in Raportul de audit public intern sunt aplicate intocmai, in termenele stabilite, in mod eficace si ca, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandari. Structura auditata trebuie sa informeaze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandarilor. 11.1. Responsabilitatea structurii auditate Responsabilitatea structurii auditate in aplicarea recomandarilor consta in: - elaborarea unui plan de actiune, insotit de un calendar privind indeplinirea acestuia; - stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; - punerea în practic
a recomandarilor; - comunicarea periodic
a stadiului progresului ac
iunilor; - evaluarea rezultatelor ob
inute. 11.2. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern Compartimentul de audit public intern verifica si raporteaza la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, dupa caz, asupra progreselor inregistrate in implementarea recomandarilor. Compartimentul de audit public intern va comunica conducatorului entitatii publice stadiul implementarii recomandarilor.
12. Supervizarea misiunii de audit public intern Șeful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfasurare a misiunii de audit public intern. Scopul actiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse in conditii de calitate, astfel:
a) ofera instructiunile necesare (adecvate) derularii misiunii de audit;
b) verifica executarea corecta a programului misiunii de audit;
c) verifica existenta elementelor probante;
d) verifica daca redactarea raportului de audit public intern, atat cel intermediar cat si cel final, este exacta, clara, concisa si se efectueaza in termenele fixate.
In cazul în care seful compartimentului de audit public intern este implicat în misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.
PARTEA a III-a GHID PROCEDURAL
13. PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU Scopul: De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel incit acestia sa poata demara misiunea de audit public intern. Premise: Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit public intern si se intocmeste de catre seful acestui compartiment, pe baza planului anual de audit public intern. Procedura:
Seful Compartimentului de audit public intern
Personalul de secretariat
Auditorii
5. Iau la cunostinta de Ordinul de serviciu si de sarcinile repartizate.
1. Repartizeaza sarcinile de serviciu pe fiecare auditor in parte;
2. Intocmeste Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit public intern.
3. Aloca un numar Ordinului de serviciu;
4. Asigura copii ale Ordinului de serviciu fiecarui membru al echipei de audit.
Exemplu Model A-01 Entitatea publica Nr
Data
ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile
si cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la
..in perioada. Scopul misiunii de audit este
., iar obiectivele acesteia sunt
. Mentionam ca se va efectua un audit de
. Echipa de audit public intern este formata din urmatorii auditori
Conducatorul Compartimentului de audit public intern
14. PROCEDURA P - 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI Scopul: De a demonstra independen
a auditorilor fata de entitatea/structura auditata. Premise: In vederea desemnarii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilit
ile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist
incompatibilit
i personale, doar dac
repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducatorului Compartimentului de audit public intern. Dac
în timpul efectu
rii misiunii de audit apare o incompatibilitate, real
sau presupusa, auditorii sunt obligati sa informeze de urgenta conducerea. Procedura:
Auditorii
1. Completeaz
Declara
ia de Independen - Model A02;
Șeful de serviciu
Auditorii
2. Verifica Declara
ia de Independen;
3. Identifica incompatibilitate semnalat
de catre auditori și stabileste modalitatea in care aceasta poate fi atenuata;
4. Aprob
Declara
iile de Independen;
5. Îndosariaz
Declara
ia de independenta in dosarul de audit;
6. Dac
în timpul misiunii apare o incompatibilitate real
sau presupusa, informeaza de urgenta conducerea.
DECLARATIA DE INDEPENDENTA - Model A-02
Entitatea publica
.
A fi completat de c tre auditori, inclusiv consultantii:
Numele
Data
..
Misiunea de audit public intern
Incompatibilit
i
În legatura cu entitatea/structura auditata
.
Da
Nu
Ati avut/aveti vreo rela
ie oficial, financiar
sau personal
cu cineva care ar putea s
v
limiteze m
sura în care pute
i s
v
interesa
i, s
descoperi
i sau s
constata
i sl
biciuni de audit în orice fel?
Ave
i idei preconcepute fa
de persoane, grupuri, organiza
ii sau obiective care ar putea s
v
influen
eze în misiunea de audit?
Ati avut/aveti functii sau ati fost/sinteti implicat(a) in ultimii 3 ani intr-un
alt mod in activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata?
Aveti responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana?
Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata?
Sinteti sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva?
Ave
i vreo leg
tur
politic, social
care ar rezulta dintr-o fost
angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organiza
ie sau nivel guvernamental?
A
i aprobat înainte facturi, ordine de plata, și alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditat ?
A
i
inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat ?
Ave
i vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat ?
Dac
în timpul misiunii de audit, apare orice incomptibilitate personal, extern
sau organiza
ional
care ar putea s
v
afecteze abilitatea dvs. de a lucra și a face rapoartele de audit impar
iale, notifica
i șeful Compartimentului de audit public intern de urgenta?
Auditor,
Conducator Compartiment de audit public intern, Model A-02 Entitatea publica
Se completeaza de c
tre Șeful de serviciu
1. Incompatibilit
i personale (a se trece din pagina anterioar )
2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilit
ile? Dac
da, explica
i cum anume
Data si semnatura
15. PROCEDURA P - 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Scopul: S
informeze entitatea/structura auditata de declansarea misiunii de audit public intern. Premise: Se intentioneaza ca prin notificarea entitatii/structurii auditate sa se asigure desfasurarea corespunzatoare a procedurilor de audit. Procedura:
Auditorii 1.Pregatesc adresa de notificare c
tre p
r
ile interesate in vederea transmiterii acesteia cu 15 zile inainte de declansarea misiunii de audit public intern;
Conducatorul Compartimentului de audit
Personalul de secretariat
4. Aloca un numar adresei de notificare si o transmite entitatii/structurii auditate;
Auditorii
2. Verifica adresa de notificare;
3. Semneaza adresa de notificare;
5. Includ domeniile de interes (dac
se comunic ) în programul de audit;
6. Îndosarieaza copia adresei de notificare in dosarul permanent.
Model B-01 Entitatea publica Data
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Catre P
r
ile interesate De la Conducatorul Compartimentului de audit public intern Ref
Denumirea misiunii de audit public intern
Stimate( )
.. In conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmeaza ca in perioada de
.. sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema..la (numele entitatii/structurii auditate). Auditul va examina responsabilitatile asumate de catre (numele entitatii/structurii auditate) si va determina daca aceasta isi indeplineste obligatiile sale intr-un mod eficient si efectiv. Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o sedinta de deschidere in vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzand: - prezentarea auditorilor; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern; - programul interventiei la fata locului; - scopul misiunii de audit public intern; - alte aspecte.
Pentru o mai buna intelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara:
. Daca aveti unele întreb
ri privind aceasta actiune, va rog sa contactati pe (numele auditorului) sau pe mine. Cu stima
Data
Conducatorul Compartimentului de audit public intern
16. PROCEDURA P-04 COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMATIILOR Scopul: Cunoasterea domeniului auditabil il ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu entitatea/structura auditata. Colectarea informatiilor faciliteaza procedurile de analiza de risc si cele de verificare. Premise: Colectarea este, in fapt, pregatirea informatiilor in vederea efectuarii analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern. Colectarea informatiilor presupune: - identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-economic in care entitatea/structura auditata isi desfasoara activitatea; - analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/structurii auditate; - analiza entitatii/structurii auditate si activitatiile sale (organigrama, regulamente de functionare, fise ale posturilor, procedurile scrise); - analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit public intern; - identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate si ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe; - sa identifice constatarile semnificative si recomandarile din rapoartele de audit precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern; - identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa; - sa identifice surse potentiale de informatii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului si sa considere validitatea si credibilitatea acestor informatii. 40 Procedura:
Auditorii
Conducatorul Compartimentului de audit public intern
1. Identifica legile si regulamentele aplicabile entitatii/structurii auditate;
2. Obtin organigrama, regulamentele de functionare, fise ale posturilor, proceduri scrise ale entitatii/structurii auditate;
3. Identifica personalul responsabil;
4. Identifica circuitul documentelor;
5. Obtin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;
6. Aduna date statistice asupra performantei pentru a-i sprijini in faza de analiza a riscului;
7. Se familiarizeaza cu activitatea entitatii/structurii auditate;
8. Revede documentatia;
9. Organizeaza o sedinta pentru identificarea obiectivelor auditabile si a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a scopului auditului si a metodologiei, dupa caz.
17. PROCEDURA P - 05 ANALIZA RISCURILOR Scopul: Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditata, daca controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evolutiei controlului intern al entitatii/structurii auditate Premise: Reprezinta un punct de pornire in elaborarea tabelului „puncte tari si puncte slabe". Aprecierea unui risc are la baza doua estimari: - gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau al consecintelor directe si indirecte); - probabilitatea ca riscul sa revina (notiune cuantificata formal).
Riscurile potentiale se pot concretiza in recomandari de audit, aceastea depinzand de rezultatele de la controalele, testarile si verificarile anterioare. Punctele forte si punctele slabe se exprima calitativ si cantitativ in functie de rezultatele asteptate si de conditiile de obtinere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie sa fie exprimat in functie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmarita, pentru a asigura buna functionare a entitatii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat. Procedura:
Auditorii
audit public intern;
1. Din activitatea desfasurata in timpul colectarii si prelucrarii informatiilor, pregatesc o lista centralizatoare a obiectelor auditabile;
2. Identifica amenintarile (riscurile) asociate acestor operatiuni/activitati;
3. Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor;
4. Stabilesc ponderea fiecarui criteriu al riscului;
5. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
6. Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat;
7. Claseaza riscurile pe baza punctajelor totale obtinute;
8. Ierarhizeaza operatiunile activitatiilor ce urmeaza a fi auditate, respectiv elaboreaza Tabelul puncte tari si puncte slabe;
9. Transmit Tabelul puncte tari si puncte slabe si constatarile facute catre conducatorul Compartimentului de
Conducatorul Compartimentului de audit public intern
Auditorii
12. Indosariaza Tabelul puncte tari si puncte slabe in dosarul permanent, sectiunea C.
10. Organizeaza o sedinta pentru identificarea obiectivelor de audit si a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a scopului auditului si a metodologiei, dupa caz;
11. Avizeaza Tabelul puncte tari si puncte slabe si Fisele de Constatare si Analiza a Problemelor initiate pentru fiecare control potential.
Exemplu Entitatea publica Model C-01 Tabelul „PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE"
Denumirea misiunii de audit
.
Perioada supusa auditului Intocmit de
..
Data
Aprobat de
Data
Dome- niul
Obiective
Riscuri
Opinie
Comenta- riu
F/f
Consec in
e
Gradul de incre-dere
Ghidul de Evaluare al controlului intern
Controlul intern este
Daca
SLAB
probleme deosebite. • conducerea si/sau personalul demonstreaza o atitudine necooperanta si nepasatoare cu privire la conformitate, pastrarea dosarelor, sau reviziile externe. • auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit
POTRIVIT
PUTERNIC • analiza dezvaluie ca nu sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente. • procedurile de control intern lipsesc sau sunt putin utilizate. • conducerea si personalul demonstreaza o atitudine cooperanta cu privire la conformitate, pastrarea dosarelor si reviziilor externe. • Auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat masuri de remedire si a raspuns satisfacator la recomandarile auditului. • analiza arata ca sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente. • conducerea si personalul demonstreaza o atitudine constructiva, existand preocuparea de a anticipa si inlatura problemele. • auditurile anterioare si studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme. • analiza arata ca sunt in functiune numeroase si eficiente tehnici de control intern. • procedurile sunt bine sustinute de documente.
18. PROCEDURA P - 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT Scopul: Asigura conducatorul Compartimentului de audit public intern ca au fost luate in considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern si asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activitatiilor, de catre supervizor. Premise: Programul de audit este un document intern de lucru al Compartimentului de audit public intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza Programului de audit public intern si prezinta detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante si perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului. 44 Procedura:
Auditorii
Conducatorul Compartimentului de audit
Auditorii
1. Pregatesc programul de audit, incluzand urmatoarele elemente: - obiectivele auditului; - testarile care se vor efectua; - alte proceduri de audit si teste, dupa caz.
2. Pregatesc o Nota cu urmatoarele anexe: - colectarea si prelucrarea datelor; - tabelul „Puncte tari si puncte slabe"; - programul preliminar al interventiilor la fata locului.
3. Organizeaza sedinta de analiza.
4. Verifica Nota si anexele acesteia.
5. Analizeaza si modifica dupa caz documentele prezentate.
6. Aproba Nota si anexele.
7. Indosariaza programul de audit -Model A-03.
8. Utilizeaza programul de audit in efectuarea misiunii.
Exemplu Model A-03 Entitatea publica PROGRAMUL DE AUDIT Denumirea misiunii de audit
.
Perioada supusa auditului
Intocmit de
.
Data.. Aprobat de
Data.
OBIECTIVE
Activitati
Durata
Persoanele implicate
Locul desfasurarii
Tema generala
.
Obiective:
A. Enuntarea obiectivului (A)
B. Enuntarea obiectivului (B)
1. Ordinul de serviciu
Conducatorul Compartimen tului de audit public intern
Entitatea publica 2.Declaratia de independenta
Auditorii
Entitatea publica
3. Notificarea
Auditorii
Entitatea publica
Obiectivul A
Colectarea si prelucrarea informatiilor
Auditorii
Entitatea publica/ Entitatea auditata -testul 1 - testul 2 ««
Prelucrarea testelor
Auditorii
Entitatea publica/ Entitatea auditata
Elaborarea FIAP-urilor
adunarea dovezilor
Constatarea si raportarea iregularitatilor
Auditorii
Entitatea publica
Intocmirea Formularului de constatare si raportare a iregularitatilor
Revizuirea documentelor
Auditorii
Entitatea publica
Indosarierea
Auditorii
Entitatea publica
Obiectivul B
Colectarea si prelucrarea informatiilor
Auditorii
Entitatea publica/ Entitatea auditata -testul 1 - testul 2 ««
Prelucrarea testelor
Auditorii
Entitatea publica/ Entitatea auditata
elaborarea FIAP-urilor
adunarea dovezilor
Constatarea si raportarea iregularitatilor
Auditorii
Entitatea publica
Intocmirea Formularului de constatare si raportare a iregularitatilor
Revizuirea documentelor
Auditorii
Entitatea publica
Indosarierea
Auditorii
Entitatea publica
4. Sedinta de inchidere
Auditorii
Entitatea publica/ Entitatea auditata
5. Elaborarea Proiectului de raport
Auditorii
Entitatea publica
6. Transmiterea Proiectului de raport
Conducatorul Compartimen tului de audit public intern
Entitatea publica
7. Reuniunea de conciliere
Auditorii
Entitatea publica/ Entitatea auditata
8. Raportul de audit final
Auditorii
Entitatea publica
9. Difuzarea Raportului de audit
Auditorii
Entitatea publica
10. Urmarirea recomandarilor
Auditorii
Entitatea publica
Model AO3-1 B. PROGRAMUL INTERVENTIEI LA FATA LOCULUI Denumirea misiunii de audit
.
Perioada supusa auditului
.. Intocmit de
..
Data
Aprobat de
Data
Obiectivele
Tipul verificarii
Locul testarii
Durata testarii
Auditorii
19. PROCEDURA P - 07 SEDINTA DE DESCHIDERE Scopul: S
efectueze o sedin
de deschidere cu reprezentan
ii (denumirea entitatii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urm
rite și modalitatile de lucru privind auditul. Premise: Ședinta de deschidere servește ca intilnire de inceput a misiunii de audit. Ordinea de zi a sedintei de deschidere va cuprinde: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verific
rilor; - prezentarea în detaliu tematicii; - acceptarea calendarului întâlnirilor; - analiza și acceptul cartei auditorului; - asigurarea condi
iilor materiale necesare derul
rii misiunii.
Procedura:
Auditorii 1.Contacteaz
telefonic entitatea/structura auditata pentru a stabili data întâlnirii.
Conducatorul Compartimentului de audit public intern Auditorii Reprezentantii entitatii/structurii auditate
2. Participa la desfasurarea sedintei de deschidere.
Auditorii 3.Intocmesc Minuta sedintei de deschidere (Model B-02) cu urmatoarea structura: A. M entiuni generale
B.Stenograma Sedintei de deschidere: - cuprinde redactarea in detaliu a dezbaterilor Sedintei de deschidere. 4. Indosariaza Minuta Sedintei de deschidere in dosarul permanent - Model B-02 - tema misiunii de audit public intern; - perioada auditata; - numele celor care intocmesc Minuta sedintei de deschidere; - numele persoanei insarcinate cu verificarea intocmirii Minutei sedintei de deschidere conform prezentei proceduri; - lista participantilor la sedinta de deschidere cu mentionarea numelui, functiei, directiei si a numarului de telefon.
Exemplu MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE
Model B-02 Entitatea publica
A. Mentiuni generale
Tema misiunii de audit: Auditul
Perioada auditata
Intocmit de
Data
Verificat de
.
Data
Lista participantilor: Numele
Functia
Directia / Serviciul
Nr. telefon B. Stenograma Sedintei de deschidere
20. PROCEDURA P - 08 COLECTAREA INFORMATIILOR Scopul: Informatiile colectate asigura o evidenta suficienta, competenta si relevanta si ofera o baza rezonabila pentru constatarile si concluziile auditorilor. Premise: In timpul fazei de colectare si prelucrare a informatiilor, auditorii efectueaza testari in concordanta cu Programul de Audit aprobat. Munca in cadrul acestei faze produce dovezi de audit in baza carora auditorii formuleaza constatari, concluzii si recomandari. Procedura:
Auditorii
Conducatorul Compartimentului de audit
Auditorii 11.Eticheteaza, numeroteaza si indosariaza testele - Model A- 04 si Fisele de Identificare si Analiza Problemelor - Model A05- in dosarul permanent;
1. Efectueaza testarile si procedurile stabilite in programul de audit;
2. Apreciaza daca dovezile obtinute sunt suficiente, relevante, competente si folositoare;
3. Colecteaza documente pentru toata misiunea de audit; 4.Eticheteaza si numeroteaza toate documentele; 5.Pregatesc Fisele de Identificare si Analiza Problemelor;
6. La sfirsitul fazei de colectare a informatiilor, finalizeaza Fisele de Identificare si Analiza Problemelor;
7. Transmit Fisele de Identificare si Analiza Problemelor sefului compartimentului de audit public intern;
8. Indosariaza documentele utilizate in cadrul misiunii de audit.
9. Analizeaza si aproba testele - Model A-04;
10. Revede si aproba Fisele de Identificare si Analiza Problemelor - Model A-05; 50 Exemplu Model A-04 Entitatea publica
CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit
.
Perioada supusa auditului Intocmit de
.
Data.. Aprobat de
Data.
Obiectivul 1 Sa evalueze eficienta si eficacitatea controalelor interne asupra operatiunilor entitatii/structurii auditate in urmatorul ciclu de operatiuni: - plati - contabilitate
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Auditori
PLATI
1. verificati daca exista proceduri scrise
2. verificati daca atribuirea responsabilitatilor si delegarea competentelor sunt declarate in proceduri
3. controlati daca angajatii sunt informati despre procedurile care se aplica
4. verificati daca procedurile asigura separarea sarcinilor
5. verificati daca procedurile sunt aprobate
6. verificati daca procedurile sunt actualizate 7.verificati daca operatiile de control sunt insotite de liste de verificare (check-list)
8. apreciati calitatea listelor de verificare
9. verificati daca controalele efectuate au fost formalizate (data, semnatura)
1O. controlati conformitatea platii cu procedurile privind cursul de schimb
11. urmariti platile cu extrasele de cont
12. urmariti platile in cartea mare asigurandu-va ca sunt transcrie corect
13. revizuiti procedurile referitoare la platile care nu sunt efectuate
14. verificati daca este stabilit
atribuirea responsabilitatilor
15. verificati daca procedurile asigura separarea responsabilitatilor
16. verificati daca contabilul principal are o autoritate adecvata asupra angajatilor din compartimentul contabil
17. verificati daca procedurile sunt aprobate
18. verificati daca procedurile sunt actualizate
19. verificati daca procedurile stabilesc si explica politica contabila si procedurile 2O. verificati daca numai persoanele autorizate pot sa modifice sau sa stabileasca noi politici sau proceduri
21. controlati ca procedurile de declaratii sa includa:
a) planul de conturi insotit de explicatii ale operatiunilor;
b) identificarea si descrierea principalelor inregistrari contabile, intrarile periodice;
c) identificarea posturilor care au autoritatea sa aprobe ca intrarile sunt efectuate;
d) explicatii pentru documentele si necesitatile de aprobare pentru diversele tipuri de tranzactii periodice si
neperiodice si intrarile in jurnal;
22. verificati pregatirea si aprobarea functiilor pentru intrarile in jurnal pentru a controla ca ele sunt separate
23. verificati ca toate intrarile in jurnal sunt revazute si aprobate de catre
persoanele competente la nivelurile adecvate
24. toate intrarile in jurnal sunt explicate corespunzator si justificate
25. controalele efectuate sunt formalizate (data si semnatura)
26. rapoartele financiare sunt pregatite pentru perioadele contabile solicitate
27. revedeti procedurile privind corectarea rapoartelor
28. revizuiti procedurile de inchidere
29. verificati daca fiecare cont bancar corespunde unui cont in registre
30. revizuiti cartea mare pentru a verifica daca tranzactiile sunt trecute in contul corect
31. verificati sumele defalcate pe creditori si debitori
32. verificati daca cecurile din jurnal sunt trecute in ordine numerica si daca cele care lipsesc sunt semnalate
Model A-O5
Numele auditorului: Data realiz rii:
Entitatea publica:
Tema misiunii de audit public intern:
.
FIȘ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZ A PROBLEMEI
Nr
.
1. Problema:
.
2. Constat
ri:
.
3. Cauze:
..
4. Consecin
e:
Recomand
ri și solu
ii propuse:
.
Intocmit de:
Supervizat
Pentru conformitate:
Entitatea auditata
..
.
.
21. PROCEDURA P - 09 CONSTATAREA SI RAPORTAREA IREGULARITATILOR Scopul: De a furniza un ghid in cazurile de descoperire de iregularit
i Premise: Cind auditorii ajung la concluzia, bazata pe FIAP-uri, ca s-a comis o iregularitate, ei vor trebui sa raporteze, cel mai tarziu a doua zi, conducatorului Compartimentului de audit public intern prin transmiterea Formularului de constatare si raportare a iregularitatilor. Procedura:
Auditorii 1.Raporteaza, cel mai tarziu a doua zi, conducatorului Compartimentului de audit public intern orice iregularitate constatat
prin transmiterea Formularului de constatare si raportare a iregularitatilor.
Conducatorul
2. Informeaza in termen de 3 zile conducatorul entitatii
Compartiemntului
publice si structura de control abilitata pentr continuarea
de audit public intern
verificarilor.
FORMULAR DE CONSTATARE SI RAPORTARE A IREGULARITATILOR Model A-06 Entitatea publica Catre: conducatorul Compartimentului de audit public intern In urma misiunii de audit public intern
efectuata la.
s-au constatat urmatoarele:
a) constatarea (abaterea);
b) actul sau actele normative incalcate;
c) recomandari;
d) anexe.
Auditor
Data././
22. PROCEDURA P - 10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU Scopul: Sa asigure ca documentele sunt pregatite in mod corespunzator si ca acestea furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile adunate in timpul misiunii de audit public intern. Premise: Auditorii revad FIAP-urile si documentele de lucru din punct de vedere al formatului si al continutului, asigurindu-se ca dovezile de audit prezentate in actele dosarului pot trece testul de evidenta. Pentru a trece testul, evidenta trebuie sa fie suficienta, concludenta si relevanta.
1. Pe masura ce auditul progreseaza, eticheteaza si numeroteaza toate documentele.
2. Apreciaza daca FIAP-urile si documentele de lucru asigura un sprijin corespunzator pentru misiunea de audit public intern.
3. Revizuiesc lucrarile din punctul de vedere al continutului si al formei si apreciaza daca FIAP-urile si documentele de lucru pot trece testul de evidenta. 4.Efectueaza modificarile necesare la documente.
5. Intocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru - Model C-02
Auditorii
Procedura:
Model C-02
Entitatea publica
Entitatea auditata
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Denumirea misiunii de audit
..
Perioada auditata
..
Intocmit de
Data
.
Constatarea
Documentul justificativ
Exista
Auditori
Da
Nu
Sectiunea E
.
Sectiunea F
.
Auditori,
23. PROCEDURA P - 11 SEDINTA DE INCHIDERE Scopul: Permite prezentarea catre entitatea/structura auditata a opiniei auditorilor interni, a recomandarilor finale din Proiectul raportului de audit public intern. Premise: Sa se asigure ca Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv: - Clar:sa fie usor de inteles, evident, sa nu permita interpretari; - Obiectiv: sa nu fie partinitor; - Fundamentat: fiecare constatare sa aiba la baza documente doveditoare si sa faca trimiteri la textul legal incident; - Relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii/structurii auditate in luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficientelor constatate.
Procedura:
Secretariatul
1. Planifica sedinta de inchidere
Conducatorul Compartimentului de audit public intern Auditorii Conducatorii entitatii/structurii auditate
2. Participa la desfasurarea sedintei de inchidere. Conducatorii entitatii/structurii auditate isi declara parerile lor in privinta constatarilor auditorilor, ale concluziilor si recomandarilor, precum si a corectiilor de efectuat.
Auditorii
3. Fac rezumatul discutiilor intr-o Minuta a sedintei de inchidere.
Conducatorul Compartimentului de audit public intern Auditorii
4. Cad de acord asupra modificarilor raportului de audit, daca este nevoie.
Auditorii 5.Pregatesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificarile la raportul de
audit. 6.Indosariaza toate modificarile aprobate la raportul de audit, Minuta sedintei de inchidere - Model B-O3 si revad Proiectul de raport de audit.
Exemplu MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE
Model B-03 Entitatea publica
A. Mentiuni generale
Tema misiunii de audit: Auditul
Perioada auditata
Intocmit de
Data
Verificat de
.
Data
Lista participantilor: Numele
Functia B. Concluzii:
Directia / Serviciul
Nr. telefon
24. PROCEDURA P - 12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT Scopul: Prezinta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor publici interni. Premise: In elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul foloseste dovezile de audit raportate in Fisele de Identificare si Analiza a Problemelor si in Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor. Procedura:
Auditorii
dovezile constatarilor;
Conducatorul Compartimentului de audit public intern 4.Analizeaza Proiectul raportului de audit; 5.Stabileste daca proiectul in intregime sau doar parti din el, trebuie sa fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuirea lui din punct de vedere juridic;
Auditorii 6.Efectueaza schimbarile propuse de catre conducatorul Compartimentului de audit public intern; 7.Indosariaza proiectul de raport de audit - Model A- 07, incluzand corectiile aprobate de catre conducatorul Compartimentului de audit public intern.
1. Redacteaza Proiectul raportului de audit utilizand formatul prezentat mai jos;
2. Indica pentru fiecare constatare din Proiectul raportului de audit dovada coerspunzatoare; 3.Transmite conducatorului Compartimentului de audit public intern Proiectul raportului de audit, impreuna cu
Model A-07-1 Entitatea publica Pagina de titlu si cuprinsul Reprezinta pagina in care se mentioneaza denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor con
ine un cuprins al lucrarilor si documentelor. Semnatura Raportul de audit este semnat de catre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagin
a acestuia. Ultima pagin
a raportului este semnat
și de catre șeful Compartimentului de audit public intern.
Introducere Descrie tipul de audit si baza legala a misiunii (planul anual de audit, solicitari speciale). Prezinta datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata actiunii de auditare, perioada auditata). Identifica activitatea ce este auditata si prezinta informatii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern Prezinta modul de desfasurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate in cursul misiunii de audit public intern; materiale intocmite in cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandarile misiunilor de audit public intern anterioare care, pana la momentul prezentei misiuni de audit public intren, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate in Raportul de audit public intern coincid cu cele inscrise in programul de audit. Stabilirea metodologiei Explica tehnicile si instrumentele de audit public intern folosite pentru a indeplini obiectivele misiunii de audit public intern. Constat
rile si recomandarile auditului Auditorul trebuie sa se pronunte asupra obiectivelor de audit in ordinea in care au fost stabilite in Programul de audit. Constatarile efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatarile cu caracter pozitiv de constatarile cu caracter negativ, in scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, si al identificarii cailor de eliminare a deficientelor stabilite, pe de alta parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatarilor facute, avand un caracter fundamentat. Trebuie sa fie pertinente si sa nu fie disproportionate in raport cu constatarile pe care se bazeaza. Recomandarile din Raportul de audit trebuie sa fie fezabile si economice si sa aiba un grad de semnificatie important in ceea ce priveste efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie sa aiba un caracter de anticipare si, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie sa contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitatii entitatii/structurii auditate si de crestere a performantei de management. Fiecare recomandare trebuie sa fie elaborata dupa urmatoarea structura: 1)Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandarile.
Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatata. Recomandarile vor fi prezentate in functie de nivelul de prioritate stabilit in Fisa de Identificare si Analiza Problemelor: majore, medii si minore.
25. PROCEDURA P - 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN Scopul: Sa-i asigure entitatii/structurii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit si de a formula un punct de vedere la constatarile si recomandarile auditului. Premise: Proiectul de raport de audit transmis la entitatea/structura auditata trebuie sa fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor si concluziilor la care se face referire. Procedura:
Conducatorul Compartimentului de audit public intern 1.Transmite Proiectul de raport de audit la entitatea/structura auditata.
Entitatea/ structura auditata
Auditorii Conducatorul Compartimentului de audit public intern
Auditorii
auditate
2. Analizeaza Proiectul de raport de audit.
3. Solicita, daca este cazul o Reuniune de conciliere.
4. Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de audit in termen de 15 zile de la primirea Proiectului de raport de audit.
5. Revad raspunsurile de la entitatea/structura auditata.
6. Discuta, daca este cazul, pregatirea unei Reuniuni de conciliere.
7. Precizeaza in Raportul de audit aspectele retinute din punctul de vedere al entitatii/structurii auditate, daca este cazul.
8. Indosariaza punctul de vedere al entitatii/structurii
26. PROCEDURA P- 14 REUNIUNEA DE CONCILIERE Scopul: Acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori in Proiectul raportului de audit public intern si prezentarea calendarului de implementare a recomandarilor. Premise: Auditorii pregatesc Reuniunea de conciliere. Procedura:
Auditorii
Auditorii Entitatea/structura auditata
4. Analizeaza constatarile si concluziile din Proiectul raportului de audit in vederea acceptarii recomandarilor formulate
1. Pregatesc, in termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditata, Reuniunea de conciliere.
2. Informarea entitatii/structurii auditate asupra locului si datei Reuniunii de conciliere
3. Intocmesc o Minuta a Reuniunii de conciliere.
Exemplu MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE
Model B-04 Entitatea publica
A. Mentiuni generale
Tema misiunii de audit: Auditul
Perioada auditata
Intocmit de
.
Data
.
Verificat de
..
Data
.
Lista participantilor: Numele
Functia B. Rezultatele concilierii:
Directia / Serviciul
Nr. telefon
27. PROCEDURA P - 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul: Sa prelucreze raportul de audit pentru redactarea finala si pentru tiparire. Sa constate ca raportul de audit este complet, incluzind si punctul de vedere al entitatii/structurii auditate. Premise: Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentari de inalta calitate a Raportului de audit si intocmirea unei liste corecte si complete de difuzare. Procedura:
1. Constata ca toate modificarile aprobate la Proiectul de raport sunt efectuate;
2. Finalizeaza raportul;
3. Constata daca lista de difuzare este completa si corecta.
Auditorii
Model A07-2 Entitatea publica
Pagina de titlu si cuprinsul
Reprezinta pagina in care se mentioneaza denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor con
ine un cuprins al lucrarilor si documentelor.
Semnatura
Raportul de audit este semnat de catre fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagin
a acestuia. Ultima pagin
a raportului este semnat
și de catre șeful Compartimentului de audit public intern.
Introducere
Descrie tipul de audit si baza lagala a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitari speciale).
Prezinta datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata actiunii de auditare, perioada auditata).
Identifica activitatea ce este auditata si prezinta informatii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern.
Prezinta modul de desfasurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode,
tehnici utilizate; documente materiale examinate in cursul misiunii de audit public intern; materiale intocmite in cursul misiunii de audit public intern).
Face referire la recomandarile misiunilor de audit public intern anterioare care, pana la momentul prezentei misiuni de audit public intren, nu au fost implementate.
Stabilirea obiectivelor
Obiectivele de audit prezentate in Raportul de audit public intern coincid cu cele inscrise in programul de audit;
Stabilirea metodologiei
Explica tehnicile si instrumentele de audit public intern folosite pentru a indeplini obiectivele misiunii de audit public intern.
Constatarile si recomandarile auditului
Eventualele modificari stabilite la Reuniunea de conciliere, precum si cele propuse de catre conducatorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse in Raportul de audit public intern final.
Auditorul trebuie sa se pronunte asupra obiectivelor de audit in ordinea in care au fost stabilite in Programul de audit.
Constatarile efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatarile cu caracter pozitiv de constatarile cu caracter negativ, in scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, si al identificarii cailor de eliminare a deficientelor stabilite, pe de alta parte.
Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatarilor facute, avand un caracter fundamentat. Trebuie sa fie pertinente si sa nu fie disproportionate in raport cu constatarile pe care se bazeaza.
Recomandarile din Raportul de audit trebuie sa fie fezabile si economice si sa aiba un grad de semnificatie important in ceea ce priveste efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie sa aiba un caracter de anticipare si, pe aceasta baza, unul de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie sa contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitatii entitatii/structurii auditate si de crestere a performantei de management.
Fiecare recomandare trebuie sa fie elaborata dupa urmatoarea structura:
1) Faptele; 2) Criteriile, cauzele, efectele; 3) Recomandarile.
Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatata. Recomandarile vor fi prezentate in functie de nivelul de prioritate stabilit in Fisa de Identificare si Analiza Problemelor: majore, medii si minore.
28. PROCEDURA P - 16 SUPERVIZAREA Scopul: De a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse in conditii de calitate. Premise: Conducatorul Compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern. Procedura:
1. Auditorii 1.Prezinta conducatorului Compartimentului de audit public intern documentele din dosarul permanent al misiunii de audit public intern.
Conducatorul Compartimentului de audit public intern
2. Ofera instructiunile necesare (adecvate) derularii misiunii de audit public intern;
3. Verifica executarea corecta a Programului de audit public intern;
4. Verifica existenta elementelor probante;
5. Supervizeaza FIAP-urile;
6. Verifica daca redactarea Raportului de audit public intern este exacta, clara, concisa;
7. Verifica daca Raportul de audit public intern este elaborat la termenul fixat.
29. PROCEDURA P - 17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul: Analizarea si avizarea recomandarilor din Raportul de audit. Premise: Raportul de audit final trebuie sa contina si o sinteza a constatarilor si recomandarilor. Pentru institutia publica mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia. Proceduri:
Auditorii
Conducatorul Compartimentului de audit public intern care a aprobat misiunea de audit
3. Semneaza si transmite Raportul de audit public intern conducatorului entitatii/structurii auditate.
Conducatorul entitatii/structurii auditate
4. Analizeaza si avizeaza Raportul de audit public intern.
Auditorii
1. Transmit Raportul de audit public intern, rezultatele concilierii si punctul de vedere al entitatii/structurii auditate la conducatorul Compartimentului de audit care a aprobat misiunea de audit public intern.
2. Pentru institutia publica mica Raportul de audit public intern se transmite conducatorului acesteia spre avizare.
5. Transmit entitatii/structurii auditate recomandarile aprobate.
6. Transmit la UCAAPI sau la organul ierarhic superior o informare despre recomandarile care nu au fost avizate insotita de documentatia de sustinere.
30. PROCEDURA P - 18 URMARIREA RECOMANDARILOR
Scopul:
Este de a urmari daca scopul si obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate.
Premise:
Urmarirea recomandarilor de catre auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea si oportunitatea actiunilor intreprinse de catre conducerea entitatii/structurii auditate pe baza recomandarilor din Raportul de audit public intern.
66
Procedura:
Auditorii
1. Intocmesc Fisa de urmarire a recomandarilor;
2. Verifica implementarea recomandarilor la termenele stabilite;
Entitatea/structura auditata 3.Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Nota de informare cu privire la stadiul implementarii recomandarilor din Raportul de audit public intern;
Conducatorul Compartimentului de audit public intern
4. Transmite, la UCAAPI sau la organul ierarhic superior,stadiul progreselor inregistrate in implementarea recomandarilor;
5. Daca nu sunt respectate termenele de implementare, informeaza conducatorul entitatii publice.
Exemplu
Entitatea publica
Model A-08
FISA DE URMARIRE A RECOMANDARILOR
Entitatea publica
Directia/Serviciul
Sfirsit de luna
Entitatea/structura auditata
Misiunea de audit public intern
Raport de Audit nr.
Rec Nr.
Recomandarea
Imple- mentat
Partial Imple- mentat
Neinple mentat
Data planificata/ Data implement arii
Auditor:
Data si semnatura
Entitatea/structura auditata:
Data si semnatura conducatorului
Instructiuni
1. Introduceti recomandarile de audit dupa cum sunt prezentate in Raportul de audit.
2. Verificati coloana corespunzatoare: implementat, partial implementat, neimplementat
3. Introduceti data planificata pentru implementare in Raportul de audit si data implementarii
PARTEA A IV-A CARTA AUDITULUI INTERN
A. ROLUL ȘI OBIECTIVELE AUDITULUI PUBLIC INTERN
1. Rolul auditului intern Carta auditului intern fixeaz
drepturile și obliga
iile auditorilor interni și urmareste: - s
informeze despre obiectivele și metodele de audit; - s
clarifice misiunea de audit; - s
fixeze regulile de lucru între auditor și auditat; - s
promoveze regulile de conduit.
Auditul public intern, conform Legii privind auditul public intern, este definit ca activitate func
ional independent
și obiectiv, care d
asigur
ri și consiliere conducerii pentru buna administrare a
veniturilor și cheltuielilor publice, perfec
ionând activit
ile entit
ii publice. Ajut
entitatea public
s -și îndeplineasc
obiectivele printr-o abordare sistematic
și metodic, care evalueaz
și îmbun
t
ește eficien
a și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare. Auditul public intern nu trebuie s
fie confundat cu controlul intern. Controlul intern, conform Legii privind auditul public intern, reprezint
ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entit
ii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordan
cu obiectivele acesteia și reglement
rile legale, în vederea asigur
rii administr
rii fondurilor în mod economic, eficient și eficace. Include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele și procedurile. Rolul auditului public intern este de a contribui la buna și efectiva gestiune a fondurilor publice. Aportul compartimentului de audit public intern const
în promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv și eficient în cadrul entit
ii publice. Misiunea compartimentului de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entit
ii publice în scopul de a evalua eficacitatea și performan
a structurilor func
ionale în implementarea politicilor, programelor și ac
iunilor în vederea îmbun
t
irii continue a acestora.
2. Obiectivele auditului intern 2.1. Obiectivele compartimentului de audit public intern Obiectivele compartimentului de audit public intern sunt: - de a ajuta entitatea public
atat în ansamblul cât și structurile sale prin intermediul opiniilor și recomand
rilor; - s
gestioneze mai bine riscurile; - s
asigure o mai bun
administrare și p
strare a patrimoniului; - s
asigure o mai bun
monitorizare a conformit
ii cu regulile și procedurile existente; - s
asigure o eviden
contabil
și un management informatic fiabile și corecte; - s
îmbun
t
easc
calitatea managementului, a controlului și auditului intern; - s
îmbun
t
easc
eficien
a și eficacitatea opera
iilor. 2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern Unei misiuni de audit i se pot atribui dou
obiective principale: - asigurarea conformitatii procedurilor și a opera
iunilor cu normele juridice - auditul de regularitate; - evaluarea rezultatelor privind obiectivele urm
rite și examinarea impactului efectiv - auditul de performan.
3. Organizarea auditului public intern în România 3.1. UCAAPI În cadrul Ministerului Finan
elor Publice se constituie UCAAPI structurat
pe compartimente de specialitate, în subordinea direct
a ministrului finan
elor publice. UCAAPI este condus
de un director general, numit de
ministrul finan
elor publice, cu avizul CAPI. UCAAPI are atribu
ii de elaborare a strategiei și a cadrului normativ general, de coordonare și evaluare a activit
ii de audit public intern la nivel na
ional și de realizare a misiunilor de audit public intern de interes na
ional cu implica
ii multisectoriale. 3.2. CAPI CAPI este un organism cu caracter consultativ care func
ioneaz
pe lâng
UCAAPI si contribuie la definirea strategiei și îmbun
t
irea activit
ii de audit public intern în sectorul public. CAPI este condus de un președinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioad
de 3 ani. 3.3. Compartimentul de audit public intern Compartimentul de audit public intern este constituit la nivelul entit
ilor publice. Conduc
torul institu
iei publice, sau în cazul altor entit
i publice, organul de conducere colectiv, are obliga
ia instituirii cadrului organizatoric și func
ional necesar desf
șur
rii activit
ii de audit public intern.
La institu
iile publice mici, care nu sunt subordonate altor entit
i publice, auditul public intern se limiteaz
la audit de regularitate și se efectueaz
de c
tre compartimentele de audit public intern ale MFP. Conduc
torul
entit
ii publice subordonate poate stabili și men
ine un compartiment func
ional de audit public intern, cu acordul entit
ii publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar dac
acest compartiment nu se înfiin
eaz, auditul entit
ii respective se efectueaz
de c
tre compartimentul de audit public intern al entit
ii publice de la nivelul ierarhic imediat superior. B.STATUTUL COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN Compartimentul de audit public intern func
ioneaz
în subordinea direct
a conduc
torului entit
ii publice, exercitând o func
ie distinct
și independent
de activit
ile entit
ii publice. Prin atribu
iile sale compartimentul de audit public intern nu trebuie s
fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern.
4. Atribu
iile compartimentului de audit public intern Atribu
iile compartimentului de audit public intern sunt:
a) elaboreaz
norme metodologice specifice entit
ii publice în care își desf
șoar
activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic superior in cazul entit
ilor publice subordonate;
b) elaboreaz
proiectul planului anual de audit public intern;
c) efectueaz
activit
i de audit public intern pentru a evalua dac
sistemele de management financiar și control ale entit
ii publice sunt transparente și sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien
și eficacitate;
d) informeaz
UCAAPI despre recomand
rile neînsușite de c
tre conduc
torul entit
ii publice auditate, precum și despre consecin
ele acestora;
e) raporteaz
periodic asupra constat
rilor, concluziilor și recomand
rilor rezultate din activit
ile sale de audit;
f) elaboreaz
raportul anual al activit
ii de audit public intern;
g) in cazul identific
rii unor iregularit
i sau posibile prejudicii, raporteaz
imediat conduc
torului entit
ii publice și structurii de control intern abilitate.
C. PRINCIPIILE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN SI AUDITORULUI INTERN
5. Independen
și obiectivitate Activitatea de audit public intern nu trebuie s
fie supus
ingerin
elor (imixtiunilor) externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiv
a lucr
rilor și pân
la comunicarea rezultatelor acesteia. Conduc
torul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de c
tre conduc
torul entit
ii publice, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic superior. Persoanele care sunt so
i, rude sau afini pân
la gradul al patrulea inclusiv, cu conduc
torul entit
ii publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiași entit
i publice. Auditorii interni nu pot fi desemna
i s
efectueze misiuni de audit public intern la o structur /entitate public
dac
sunt so
i, rude sau afini pân
la gradul al patrulea inclusiv, cu conduc
torul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiv. Auditorii interni nu trebuie implica
i în vreun fel în îndeplinirea activit
ilor pe care în mod poten
ial le pot audita și nici în elaborarea și implementarea sistemelor de control intern ale entit
ilor publice. Auditorii interni care au responsabilit
i în derularea programelor și proiectelor finan
ate integral sau par
ial de Uniunea European, nu trebuie implica
i în auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie s
li se încredin
eze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceștia au de
inut func
ii sau au fost implica
i în alt mod. Aceast
interdic
ie se poate ridica dup
trecerea unei perioade de 3 ani.
6. Competen
și conștiin
profesional
Preg
tirea și experien
a auditorilor interni constituie un element esen
ial în atingerea eficacit
ii activit
ii de audit. Compartimentul de audit public intern trebuie s
dispun
de toat
competen
a și experien
a necesar
în realizarea misiunilor de audit. Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredin
ate acelor persoane cu o preg
tire și experien
corespunz
toare nivelului de complexitate al sarcinii. În scopul audit
rii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiz /consultan
din afara entit
ii publice, iar lucr
rile vor fi supervizate de c
tre compartimentul de audit public intern contractant. Compartimentul de audit public intern trebuie s
dispun
de metodologii și sisteme IT moderne, de metode de analiz
analitic, eșantioane statistice și instrumente de control a sistemelor informatice. Sunt necesare organizarea unor sisteme de preg
tire profesional
ini
ial
și permanent. În acest sens auditorii interni au obliga
ia de a participa la activit
i de preg
tire profesional
cel pu
in 15 zile pe an.
7. Exercitarea unei activit
i normate Compartimentul de audit public intern va elabora norme metodologice proprii în conformitate cu Normele metodologice generale referitoare la exercitarea auditului public intern.
8. Programul de asigurare și îmbun
t
ire a calit
ii Șeful compartimentului de audit public intern trebuie s
elaboreze un program de asigurare și îmbun
t
ire a calit
ii sub toate aspectele activit
ii de audit public intern. Programul trebuie s
asigure c
normele, instruc
iunile și codul etic sunt respectate de auditorii interni și de compartimentele de audit public intern. Auditul public intern necesit
adaptarea unui proces permanent de supraveghere și evaluare a eficacit
ii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie s
permit
evalu
ri interne și externe. 8.1. Evaluarea intern
Evaluarea intern
presupune atât
controale
permanente privind buna func
ionare a auditului public intern cât și controale periodice efectuate de c
tre auditorii înșiși (autoevaluare). Șeful compartimentului de audit public intern examineaz
eficacitatea normelor interne de audit pentru a verifica dac
procedurile de asigurare a calit
ii a misiunilor de audit sunt aplicate în mod satisf
c
tor, garantând calitatea rapoartelor de audit. Evaluarea intern
va permite depistarea insuficien
elor și va întreprinde îmbun
t
irile necesare unei derul
ri corespunz
toare a viitoarelor misiuni de audit și de a planifica activit
i de perfec
ionare profesional. 8.2. Evaluarea extern
este exercitat
de c
tre UCAAPI prin: - verificarea respect
rii normelor, instruc
iunilor, precum și a Codului privind conduita etic
a auditorului intern; UCAAPI poate ini
ia m
surile corective necesare în colaborare cu conduc
torul entit
ii publice în cauz: - avizarea de c
tre UCAAPI a numirii/destituirii șefilor compartimentelor de audit public intern din entit
ile publice.
D. METODOLOGIE
9. Planul anual de audit public intern Proiectul planului de audit public intern se elaboreaz
de c
tre compartimentul de audit public intern, pe baza evalu
rii riscului asociat diferitelor structuri, activit
i, programe/proiecte sau opera
iuni, precum și prin preluarea sugestiilor conduc
torului entit
ii publice, prin consultare cu entit
ile publice ierarhic superioare,
inând cont de recomand
rile Cur
ii de Conturi. Conduc
torul entit
ii publice aprob
anual proiectul planului de audit public intern. Auditorul intern desf
șoar
audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excep
ional, necuprinse în planul anual de audit public intern.
10. Condi
iile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern 10.1. Accesul auditorilor interni la informa
ii și documente Compartimentul de audit public intern are acces sau poate solicita toate datele și informa
iile utile și probante (inclusiv cele în format electronic) pe care le consider
relevante pentru scopul și obiectivele misiunii de audit public intern utilizând principiul circuitului auditului (pista de audit). Reprezentan
ilor autoriza
i ai Comisiei Europene și ai Cur
ii de Conturi Europene li se asigur
drepturi similare celor prev
zute pentru auditorii interni, cu scopul protej
rii intereselor financiare ale Uniunii Europene. Aceștia trebuie s
fie împuternici
i în acest sens printr-o autoriza
ie scris, care s
le ateste identitatea și pozi
ia, precum și printr-un document care s
indice obiectul și scopul controlului sau inspec
iei la fa
a locului. 10.2. Rela
iile cu entitatea auditata, obiectul auditului 10.2.1. Contactarea responsabililor entit
ii auditate Responsabilul entit
ii este informat înainte de misiune cu privire la data de interven
ie a auditului și a con
inutului s
u, definite într-un ordin de serviciu. 10.2.2. Realizarea misiunii la fa
a locului Auditul trebuie s
fie realizat într-un climat de încredere, asigurat prin însuși rolul auditului public intern, care în esen
vizeaz
îmbun
t
irea func
ion
rii entit
ii și r
spunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie atât ședin
a de deschidere cât și transmiterea cartei de audit public intern. Ședin
a de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condi
iilor sale materiale, stabilirea întâlnirilor și a contactelor, și diminuarea perturb
rilor în func
ionarea entit
ii. 10.2.3. Transmiterea rezultatelor Constat
rile și recomand
rile sunt aduse la cunoștin
a entit
ii auditate pe m
sura ob
inerii acestora, dac
ele prezint
importan. R
spunsurile responsabililor entit
ii reprezint
un element de validare și de corectare pentru auditor, f
r
a fi necesar s
se aștepte finalizarea raportului. Acestea pot s
determine corectarea aprecierii auditului și reorientarea cercet
rilor sale. Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de încheiere, la fa
a locului, prin care se realizeaz
informarea responsabililor entit
ii auditate asupra observa
iilor principale relevante, validarea acestor observa
ii și aplicarea primelor m
suri corective de c
tre cei interesa
i. Proiectul de audit public intern se transmite la structura auditat. Aceasta poate trimite în maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni. În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, compartimentul de audit public intern organizeaz
reuniunea de conciliere cu structura auditat, în cadrul c
reia se analizeaz
constat
rile și concluziile în vederea accept
rii recomand
rilor formulate. Șeful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern, finalizat, împreun
cu rezultatele concilierii, conduc
torului entit
ii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz
și avizare. Pentru institu
ia public
mic, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conduc
torului acesteia. Dup
avizare recomand
rile cuprinse în raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate. 10.2.4. Urm
rirea misiunilor de audit
Reuniunea de conciliere fixeaz
modalit
ile de aplicare a recomand
rilor.
Responsabilul entit
ii auditate trebuie s
propun
planul de ac
iune înso
it de un calendar de implementare. În cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate și acceptate de comun acord.
Responsabilul entit
ii auditate asigur
urm
rirea aplic
rii planului de ac
iune.
El îl informeaz
pe auditor periodic în privin
a acestui lucru.
E. REGULI DE CONDUITA
Auditorul are acces la toate datele în cadrul misiunii sale si trebuie s
respecte secretul profesional în ceea ce privește informa
iile colectate.
Auditorul exercit
o func
ie de evaluare independent, care s
concretizeaz
în recomand
ri.
Auditorul trebuie s
respecte codul privind conduita etic.
Auditorul trebuie s
semnaleze imediat, pe linie ierarhic, fraudele de orice tip și neregulile grave care fac obiectul auditului.
Auditorul trebuie s
comunice rezultatele muncii sale (constat
rile și recomand
rile) responsabilului entit
ii auditate.
Raportul de audit este supervizat, înainte de difuzarea sa, de c
tre responsabilul misiunii de audit sau, în lipsa acestuia, de c
tre un auditor care nu a participat la misiune. Aceasta se asigur
ca constat
rile și informa
iile probante sunt validate.
Auditatul are drept de r
spuns la constat
rile și recomand
rile prezentate în raport. În acest sens, el are la dispozi
ie un termen de 15 zile.
PARTEA A V-A GLOSAR
Termen
Explicatie
Neajunsuri
Printre neajunsurile aduse obiectivitatii individuale si independentei in organizare, poate figura conflictul de interes personal, limitarile ariei auditului, restrictiile de acces la dosare, la bunuri si la personal, precum si limitarile resurselor.
Cauza
Explicatia diferentei intre ceea ar trebui sa existe si ceea ce exista efectiv.
Carta auditului intern
Document oficial care defineste misiunea, competentele si responsabilitatile acestei activitati. Carta trebuie sa: - defineasca pozitia auditului intern in cadrul entitatii; - autorizeze accesul la documente, la bunuri si la persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor; - defineasca aria de activitate a auditului intern.
Conflictul de interese
Toate relatiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu interesele entitatii. Un conflict de interese poate sa afecteze capacitatea unei persoane de a-si asuma obiectiv obligatiile si responsabilitatile sale.
Controlul intern
Ansamblul masurilor luate de catre conducere in scopul imbunatatirii gestiunii riscului si cresterii probabilitatii ca scopurile si obiectivele stabilite sa fie atinse.
Diagrama circulatiei documentelor
Prezentarea schematica a circuitului documentelor intre diverse posturi de lucru, indicandu-se originea si destinatia lor si care ofera o viziune completa a traseului informatiilor si a suporturilor ei. Constituie un element in abordarea auditului, care tine cont de riscuri.
Mediul de control
Atitudinea si actiunile conducerii cu privire la importanta controlului in entitate. Mediul de control reprezinta cadrul si structura necesara realizarii obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control inglobeaza urmatoarele elemente: - integritatea si valorile etice; - conceptia si stilul conducerii; - structura organizatorica; - atributiile de competenta si de responsabilitati; - politicile si practicile relativ la resursele umane; - competenta personalului.
FIAP
FIAP este un document sintetic care prezinta o disfunctie, indica natura problemei, faptele, cauzele, consecintele si recomandarile pentru remediere.
Fisa de
Document scris care analizeaza fiecare din functiile entitatii si
procedura
care prezinta la fiecare etapa posturile de lucru, sarcinile (operatiile de executatat, inclusiv controalele si documentele de stabilit, de realizat si de folosit). El constituie de asemenea, un element in abordarea analizei riscurilor.
Probele/ documentele justificative
Informatiile pe baza carora se fundamenteaza concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie sa fie: - Suficiente ( informatii cantitative suficiente pentru ca auditorul sa poata sa indeplineasca bine munca si calitativ impartiale, astfel incit pot fi considerate fiabile); - Pertinente (informatiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului); - Au un cost de obtinere rezonabil ( informatiile au un cost de obtinere proportional cu rezultatul pe care auditorul urmareste sa-l obtina).
Obiectivele misiunii
Enunturi generale elaborate de catre auditorii interni si definind ceea ce este prevazut a se realiza in timpul misiunii.
Obiectivitate
Atitudinea impartiala, care reclama o independenta de spirit si de judecata si implica faptul ca auditorii interni nu se subordoneaze decat propriei lor judecati si nu altor persoane. Aprecierile trebuie sa fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile si pe lucrari incontestabile, lipsite de prejudecati.
Ordinul de serviciu
Mandat general acordat de catre o autoritate calificata unui auditor in vederea inceperii unei misiuni.
Circuitul auditului
Inseamna capacitatea de a identifica o informatie si de a urmari parcursul acesteia intr-un proces. Permite regasirea unei informatii pana la sursa. Institutiile comunitare apreciaza circuitul ca " suficient" atunci cand permite punerea de acord a conturilor recapitulative certificate si notificate la Comisia Europeana, cu starea cheltuielilor individuale din piesele lor justificative detinute la diferite niveluri administrative, pana la beneficiarii finali, inclusiv in cazul in care acestia din urma nu sunt destinatarii finali ai fondurilor.
Planificarea sau programarea controalelor si auditurilor
Definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri si testari destinate sa indeplineasca obiectivele controalelor sau a misiunilor de audit.
Programul de activitate al misiunii de audit
Un document care enumera procedurile de urmat in vederea realizarii misiunii de audit.
Raportul de audit
Opiniile scrise ale auditorului si alte constatari, care se bazeaza pe un ansamblu de date financiare certe, rezultind dintr-un audit de regularitate, sau deductii ale auditorului ca urmare a realizarii unui audit de performanta.
Model de Raport de audit
Cadrul in care auditorul prezinta rezultatele misiunii de audit.
Procedura
Maniera specifica de efectuare a unei activitati sau a unui proces.
Proces
Ansamblul de activitati corelate sau interactive care transforma elementele de intrare in elemente de iesire.
Recomandare
Propunerea formulata pentru a corecta/ameliora deficientele constatate.
Responsabil pentru auditul intern
Postul de nivel cel mai inalt in cadrul unei entitati, responsabil de activitatea de audit intern. In cazul in care activitatile de audit intern sunt incredintate unor prestatori de servicii externe, responsabilul auditului intern si persoana insarcinata cu supravegherea executarii contractului de servicii si de asigurare a calitatii ansamblului acestor activitati, raspund de activitatea de audit intern si de urmarirea rezultatelor misiunii.
Rezultate, impact
Efectele unui program sau ale unui proiect, masurate la nivelul cel mai semnificativ, tinind cont de realizarea programului sau a proiectului.
Rezultate, concluzii si recomandari ale auditului
Rezultatele sunt efectele muncii prestate de catre auditori in concordanta cu obiectivele auditului. Concluziile reprezinta interpretarea constatarilor plecand de la rezultate. Recomandarile sunt piste de actiune avansate de catre auditor in functie de rezultatele si concluziile obtinute.
Riscul
Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizarii obiectivelor Riscul se masoara in termeni de consecinte si de probabilitate.
Supervizarea
Supervizarea poate fi inteleasa in doua maniere: este mai intai de toate un semn de unitate, functia de regularitate constand in urmarirea activitatilor si validarea operatiilor agentilor prin incadrare; ele se integreaza sistemului de control intern; este de asemenea, elementul indispensabil procesului de audit. Supervizorul incadreaza, orienteaza si controleaza auditorii in toate etapele de natura sa ajusteze cu maximum de eficacitate operatiile, procedurile si testele obiectivelor urmarite.
Structura teritoriala UCAAPI
Cuprinde auditorii interni din cadrul birourilor teritoriale de audit ale Ministerului Finantelor Publice, care exercita competente delegate de UCAAPI.
P
R
E
Ț
U
R
I
L
E
publicațiilor
legislative
pentru
anul 2003
- pe
suport
tradițional -
Nr.
Nr.
crt.
Denumirea
publicației
anual de
apariții
Valoarea
abonamentului
anual - lei -
Trim.
I
Valoarea
abonamentului
trimestrial - lei -
Trim.
II
Trim.
III
Trim.
IV
1. Monitorul
Oficial,
Partea
I,
în
limba
română 710 7.900.000 1.975.000 2.172.500 2.389.750 2.628.750
2. Monitorul
Oficial,
Partea
I,
în
limba
română,
numere
bis*) 50 1.480.000 - - - - 3. Monitorul
Oficial,
Partea
I,
în
limba
maghiară 250 6.585.000 1.646.250 1.646.250 1.646.250 1.646.250
4. Monitorul
Oficial,
Partea
a
II-a 300 10.380.000 2.595.000 2.595.000 2.595.000 2.595.000
5. Monitorul
Oficial,
Partea
a
III-a 700 2.105.000 526.250 526.250 526.250 526.250
6. Monitorul
Oficial,
Partea
a
IV-a 2.100 8.900.000 2.225.000 2.225.000 2.225.000 2.225.000
7. Monitorul
Oficial,
Partea
a
VI-a 250 8.195.000 2.048.750 2.048.750 2.048.750 2.048.750
8. Colecția
Legislația
României 4 2.070.000 517.500 569.250 626.150 688.750
9. Colecția
de
hotărâri
ale
Guvernului
și
alte
acte
normative 12 3.450.000 862.500 948.750 1.043.600 1.147.950
10. Repertoriul
actelor
normative 1 520.000 - - - - 11. Decizii
ale
Curții
Constituționale 1 390.000 - - - - 12. Ediții
trilingve 12 2.075.000 - - - - *)
Cu
excepția
numerelor
bis
în
care
se
publică
acte
cu
un
volum
extins
și
care
interesează
doar
un
număr
restrâns
de
utilizatori.
Publicațiile
Regiei
Autonome „Monitorul
Oficial"
menționate
la
punctele 1-7
sunt
purtătoare
de
T.V.A.
în
cotă
de 19%,
iar
cele
menționate
la
punctele 8-12
sunt
scutite
de
T.V.A.
Pentru
siguranța
clienților,
abonamentele
la
publicațiile
Regiei
Autonome „Monitorul
Oficial"
se
pot
efectua
prin
următorii
difuzori:
◆ COMPANIA
NAȚIONALĂ „POȘTA
ROMÂNĂ" - S.A. -
prin
oficiile
sale
poștale ◆
RODIPET - S.A. -
prin
toate
filialele ◆
INTERPRESS
SPORT - S.R.L. -
București,
str.
Hristo
Botev
nr. 6 (telefon/fax: 313.85.07; 313.85.08; 313.85.09) ◆
PRESS
EXPRES - S.R.L. -
Otopeni,
str.
Flori
de
Câmp
nr. 9 (telefon/fax: 772.66.87; 0745.133.712) ◆
M.T.
PRESS
IMPEX - S.R.L. -
București,
bd.
Basarabia
nr. 256 (telefon/fax: 255.48.15; 255.48.16) ◆
INFO
EUROTRADING - S.A. -
București,
Splaiul
Independenței
nr.202A (telefon/fax: 212.73.54) ◆
ZIRKON
MEDIA - S.R.L. -
București,
bd.
Nicolae
Grigorescu
nr. 29A,
bl.
N22,
ap. 38 (telefon/fax: 340.31.09) ◆
ACTA
LEGIS - S.R.L. -
București,
str.
Banul
Udrea
nr. 10, (telefon/fax: 411.91.79) ◆
CURIER
PRESS - S.R.L. -
Brașov,
str.
Traian
Grozăvescu
nr. 7 (telefon/fax: 0268/47.05.96) ◆
ELIDA - S.R.L. -
Brașov,
str.
Bisericii
Române
nr. 92 (telefon/fax: 0268/47.74.64) ◆
MIMPEX - S.R.L. -
Hunedoara,
str.
Ion
Creangă
nr. 2,
bl. 2,
ap. 1 (telefon/fax: 0254/71.92.43) ◆
CALLIOPE - S.R.L. -
Ploiești,
str.
Candiano
Popescu
nr. 36 (telefon/fax: 0244/51.40.52, 0244/51.48.01)