ORDIN nr. 5004/2006

Ministrul educației și cercetării, Mihail Hărdău

Ministrul administrației și internelor, Vasile Blaga

Anexa 1

FAZA-PILOT "Managementul administrativ și financiar al școlii într-un mediu descentralizat" 1. INFORMAȚII GENERALE - titlul: Managementul administrativ și financiar al școlii într-un mediu descentralizat - bugetul estimat: 1.200.000 euro - durata: 16 luni 2. CONTEXT Procesul de descentralizare presupune schimbări în modul în care sunt alocate și administrate resursele, iar instituțiile de la nivel național și local au nevoie de sprijin și orientare în procesul și în ritmul elaborării și implementării politicilor prevăzute în Strategia de descentralizare a învățământului preuniversitar. Rigiditățile inerente ale sistemului actual de alocare a resurselor financiare limitează sfera măsurilor eficiente de management financiar. De aceea, prin proiectarea și implementarea unor noi modalități și instrumente de management, proiectul va facilita și identifica metodele de a operaționaliza introducerea conceptelor și tehnicilor de maximă eficiență, precum și a bunelor practici. În cadrul proiectului prezentat vor fi experimentate sistemele tehnice și modificările instituționale propuse în Strategia de descentralizare a învățământului preuniversitar și în legislația curentă și se vor testa impactul și eficiența acestora. Pentru buna derulare a proiectului și obținerea rezultatelor scontate sunt necesare următoarele: - actualizarea documentelor de analiză și de politici, la nivel local, județean și național; - prezența factorilor de decizie la dezbaterile asupra stadiilor de progres ale proiectului. Neglijarea împuternicirii și neimplicarea în procesele de dezbatere pot releva o lipsă de voință politică în abordarea reformelor specifice sau pasivitate; - elaborarea proiectelor de modificări legislative și a metodologiilor de aplicare a lor, precum și a formulei de alocare pe elev; - crearea, sprijinirea, dezvoltarea și instruirea comitetelor, care să-și manifeste în mod real prezența ca actor social în sistemele de asigurare a calității și în luarea deciziilor la nivel de școală și la nivelurile superioare; - realizarea unui sistem informațional/informatic integrat, de care să beneficieze atât școlile, administrația locală, cât și structurile deconcentrate ale administrației de stat. Avantajele unui asemenea sistem sunt: coerența informației, transparența, facilitarea analizelor și deciziilor în timp real, reducerea sarcinilor serviciilor specifice, care acum realizează de multe ori duplicarea activităților; - mediatizarea, diseminarea și discutarea la toate nivelurile a modificărilor și propunerilor legislative care au apărut în ultimii 2 ani sau a celor propuse pentru etapele următoare. 3. GRUP-ȚINTĂ ȘI BENEFICIARI Din județele-pilot, în 3 județe va fi selectat un număr de maximum 50 de școli pe baza criteriilor elaborate de Ministerul Educației și Cercetării, în care se va experimenta managementul administrativ și financiar al școlii într-un mediu descentralizat. Proiectul va asigura asistență tehnică, instruire și deplasări în teren ale echipei de proiect, pentru a furniza informații și a sprijini Ministerul Educației și Cercetării, Ministerul Finanțelor Publice, Ministerul Administrației și Internelor și autoritățile locale să elaboreze și să implementeze un cadru perfecționat pentru alocarea și controlul resurselor și pentru a obține o mai mare eficiență financiară în învățământul preuniversitar, îmbunătățirea cadrului instituțional și a proceselor de management financiar și de luare a deciziilor la nivelul școlilor și al administrației locale, în conformitate cu prevederile strategiei de descentralizare a învățământului preuniversitar. Proiectul va asigura, de asemenea, recomandări și orientări pentru dezvoltarea și armonizarea legislației și politicilor din acest sector. Asistența tehnică va fi asigurata la nivelul celor 3 județe, astfel încât să se poată garanta că soluțiile sunt practice și țin seama în totalitate de problemele locale. Activitățile susținute de proiect vor implica toate instituțiile și organizațiile relevante pentru activitatea școlilor: personalul școlii, inspectoratul școlar județean, comitetele de părinți, consiliile locale și primarii, departamentele relevante din cadrul consiliului județean și din cadrul direcțiilor generale ale finanțelor publice județene. 4. OBIECTIVE

a) Obiectiv general

Obiectivul general al proiectului este reprezentat de îmbunătățirea managementului administrativ și financiar al unităților de învățământ care funcționează într-un sistem descentralizat. Acest proiect reprezintă planul detaliat de implementare al etapei administrative a Strategiei de descentralizare a învățământului preuniversitar, aprobată prin memorandum în sedinta Guvernului din data de 20 decembrie 2005. Concluziile vor fi folosite pentru extinderea utilizării procedurilor noi de management în etapele ulterioare ale Strategiei de descentralizare a învățământului preuniversitar.

b) Obiective specifice:

- testarea exercitării noilor competențe și a drepturilor decizionale, administrative și financiare acordate școlilor de noua legislație, în vederea întăririi autonomiei școlii; - îmbunătățirea cadrului instituțional și a proceselor de management financiar și de luare a deciziilor la nivelul școlilor selectate și al administrației locale, pentru susținerea generalizării modelului la nivel național; - dezvoltarea sistemelor de evaluare și monitorizare a managementului resurselor de care dispun școlile selectate, într-un mediu descentralizat. 5. REZULTATE SCONTATE ȘI IMPACTUL PROIECTULUI

a) Rezultate măsurabile:

Analize-diagnostic elaborate pentru fiecare școală-pilot selectată: - personal la nivelul școlilor și autorităților publice locale, instruit pentru a aplica noul model de descentralizare; - planuri multianuale de ajustare a bugetelor în funcție de costurile pe elev estimate; - planuri de dezvoltare a bugetelor și a execuției bugetare în cadrul serviciilor proprii de contabilitate; - proceduri îmbunătățite de management al resurselor în școlile selectate; - implementarea cadrului instituțional stabilit; - model îmbunătățit de management financiar și de luare a deciziilor la nivelul școlilor și al administrației locale, implementat în conformitate cu Strategia de descentralizare a învățământului preuniversitar; - sistem de alocare a fondurilor la nivelul consiliului local, care să asigure transparență, echitate și compensare a grupurilor dezavantajate. Direcții strategice pe termen mediu la nivel central și nivel local privind desfășurarea învățământului preuniversitar: - strategie actualizată de descentralizare a învățământului preuniversitar; - legislație primară și secundară privind autonomia școlii, amendată și armonizată în acord cu Strategia de descentralizare a învățământului preuniversitar; - programul de pregătire a personalului de la nivelul școlilor și autorităților publice locale, pentru aplicarea modelului generalizat de descentralizare la nivelul învățământului preuniversitar; - formulă de finanțare actualizată pentru generalizarea descentralizării financiare la nivel național. Sistem de monitorizare și evaluare corespunzătoare etapei de pilotare: - impactul alocării resurselor și managementului în condițiile descentralizării la nivelul școlilor selectate; - bune practici în mobilizarea fondurilor bugetare și extrabugetare în sistem descentralizat; - diseminarea rezultatelor obținute, strategie de comunicare; - baza de date cu indicatorii monitorizați în pilotare și analize specifice; - sistemul de monitorizare și evaluare actualizat pentru generalizarea descentralizării.

b) Impactul proiectului

Impactul proiectului va fi măsurat la trei niveluri: - nivelul administrației centrale și locale, la care se va produce o creștere a calității procesului decizional, a politicilor publice privind învățământul și a managementului financiar; - la nivelul școlilor, în care noile proceduri și metode, sisteme și tehnici vor contribui la creșterea calității managementului și administrării resurselor, la creșterea responsabilizării personalului în administrarea școlilor (economie, eficiență, eficacitate); - la nivelul comunității, unde transparența procedurilor, metodele de comunicare și implicarea actorilor principali vor spori interesul față de școală și nevoile ei, vor crește interesul agenților economici pentru investiția în educație, vor spori accesul și șansele educaționale ale elevilor, în special a celor din medii socioeconomice defavorizate. 6. ACTIVITĂȚILE PROIECTULUI În cadrul fiecărui obiectiv specific, pentru obținerea rezultatelor au fost asociate acțiuni, pe domenii. Sistem de finanțare: - analiza execuției bugetului la nivelul școlii din punctul de vedere al criteriilor și standardelor de finanțare; - analiza nivelului de finanțare a școlilor din punctul de vedere al costurilor pe elev; - acordarea de asistență pentru definirea și implementarea planurilor multianuale de ajustare a bugetelor în funcție de costurile pe elev; - pregătirea personalului pentru a opera cu costurile pe elev și metodologiile aferente; - acordarea de asistență în elaborarea planurilor de dezvoltare a bugetelor și a execuției bugetare în cadrul serviciilor proprii de contabilitate; - analiza circuitelor financiare și a planificării bugetelor la nivel local; - elaborarea manualului de management financiar și a instrumentelor financiar-contabile necesare implementării noului sistem. Management și scheme decizionale interne în școală, curriculum, manuale școlare - analiza curriculum-ului actual la decizia școlii, a modului în care poate fi revizuit și adaptat la nevoile locale identificate; - analiza modului de distribuire și achiziționare, găsirea de variante și realizarea de propuneri de mecanisme de selecție și achiziție a manualelor la nivelul școlii; evaluarea volumului de costuri și a eficienței procedeelor. Resurse umane: - instruirea personalului la nivelul școlilor, pentru aplicarea noului model de management; - asistarea directorului pentru exercitarea atribuțiilor sporite în privința managementului resurselor umane; - analiza structurii și a gradului de pregătire profesională a personalului, inclusiv a echipei de conducere (director, consiliu de administrație); - evaluarea volumului de fonduri necesare și a modalităților de realizare a formării personalului didactic la nivelul școlii; explorarea posibilităților de sprijinire a școlilor în dezvoltarea de programe proprii. Conducere-administrare: - asistență și analiză privind înființarea/funcționarea consiliilor de administrație în noua componență, evaluarea eficienței activității acestora, revizuirea metodologiei existente. Consultanță pentru dezvoltare: - asistență în elaborarea și implementarea proiectului de dezvoltare a școlii; - analiză a restructurării rețelei școlare pentru evidențierea concordanței dintre necesitate și ofertă la nivelul localității; - elaborarea de mecanisme și proceduri pentru dezvoltarea și protejarea patrimoniului. Cadru legislativ: - propuneri de amendamente la cadrul legislativ privind finanțele și administrația publică locală; - propunerea de amendamente la legislația în vigoare (Legea învățământului, Statutul personalului didactic, norme metodologice de implementare) pentru extinderea activității de testare în județele-pilot și la nivel național. Audit și evaluare, proceduri transparente: - proiectarea sistemului de monitorizare și evaluare corespunzător etapei de pilotare; - dezvoltarea unui sistem de indicatori de raportare minimal care să genereze rapoarte periodice publice; propunerea de metode îmbunătățite; - analiza modului în care au fost implicate diferitele instituții (școlile, autoritățile locale) în proiectarea bugetară; - dezvoltarea unei scheme de control privind cheltuielile educaționale, în special în ceea ce privește mentenanța școlii; - dezvoltarea unei scheme-proceduri de audit școlar și a rapoartelor către părinți și comunitate; - propunerea de proceduri de asigurare a transparenței și echitătii în alocarea fondurilor de către consiliile locale pentru grupurile dezavantajate în cadrul procesului educațional. Comunicare, raportare proiect și bune practici: - elaborarea strategiei de comunicare, diseminarea rezultatelor prin canalele mass-media; - organizarea și desfășurarea de seminarii la toate nivelele de interes; - organizarea rețelei de comunicare între școlile din proiect, organizarea website-ului proiectului și reținerea acestuia; - seminarii și scheme de diseminare și informare a opiniei publice, puse în practică. Baze de date și monitorizare: - dezvoltarea bazelor de date privind managementul educațional, în cooperare cu proiectul Ministerul Educației și Cercetării. 7 PRODUSELE PROIECTULUI Activitatea tehnică se va materializa prin elaborarea următoarelor documente: 1. raport preliminar cuprinzând planul de acțiune pentru implementarea proiectului; 2. raport final pe fiecare componentă, incluzând analiza problemelor de substanță și recomandări pentru Ministerul Educației și Cercetării; 3. rapoarte de progres trimestriale. Produse ale proiectului: - propuneri de modificări legislative menite să asigure descentralizarea reală a managementului financiar, inclusiv alocarea surselor de finanțare; - proceduri de asigurare a transparenței și echității în alocarea fondurilor de către consiliile locale și de stabilire a priorităților; - manual de proceduri financiare aplicate în școli (instrumente financiar-contabile necesare, proceduri legale de utilizare a fondurilor, scheme de rapoarte financiare etc); - formula de alocare pe elev (satisfacerea criteriilor de simplitate, transparență și adecvare); - sistem integrat de indicatori privind costurile educației și proceduri de raportare; fluxuri informaționale; - ghid de proceduri de administrare a resurselor la nivelul școlii; - seminarii și strategii de diseminare a rezultatelor și de informare a opiniei publice asupra derulării proiectului; - elaborarea și furnizarea cursurilor de formare (în grupuri mixte) pentru toate categoriile de factori implicați: ■ directori de școală, membri ai consiliului de administrație, personalul școlii; ■ primari, consilieri locali, contabili și administratori; ■ manageri de rețea școlară, inspectori școlari, manageri de bugete la nivel județean și național. O parte din produsele enumerate mai sus va fi elaborată la nivelul echipei de proiect de către membrii acesteia. O altă parte a produselor va fi realizată prin atragerea în colectivele de lucru a unor experți și prin contractarea unor consultanți interni și externi. 8 CADRUL INSTITUȚIONAL a. Autoritatea contractantă și cadrul legal: Autoritatea contractantă este Ministerul Educației și Cercetării. b. Echipa de proiect: Activitatea tehnică a proiectului, incluzând toate activitățile menționate mai sus, va fi realizată de către o echipă de proiect. Echipa de proiect va fi responsabilă pentru toate produsele proiectului. Activitatea sa va fi supravegheată și monitorizată de un grup de coordonare la nivel central, condus de secretarul de stat pentru învățământ preuniversitar, grupul fiind numit prin ordin al ministrului educației și cercetării, și de trei echipe de coordonare la nivelul județelor în care se desfășoară proiectul, de asemenea prin nominalizare sau invitare de către Ministerul Educației și Cercetării. Ministerul va solicita inspectoratelor școlare județene implicate, autorităților locale, instituțiilor subordonate inspectoratelor școlare județene și structurilor asociative și profesionale ale autorităților administrației publice tocale sau provenind din deținătorii de interese din educație nominalizarea persoanelor care vor face parte din echipa de proiect. În stabilirea grupului de coordonare și a echipelor de coordonare la nivel local-județean se va ține seama de criteriul includerii în grupurile de coordonare a celor responsabili cu elaborarea și implementarea legislației adecvate. c. Sarcinile grupului de coordonare Va îndeplini atribuțiile de comunicare și de diseminare a rezultatelor în cadrul Comitetului tehnic interministerial destinat descentralizării învățământului preuniversitar și cu actorii relevanți implicați în procesul de învățământ. Pe măsura obținerii produselor proiectate, grupul de coordonare la nivel național va evalua calitatea acestora și va promova utilizarea acestora pe o scară mai largă, în conformitate cu strategia de descentralizare a învățământului preuniversitar. d. Sarcinile echipelor de coordonare la nivel județean Vor evalua, coordona și defini produsele, vor coordona experimentele și vor selecta soluțiile, în concordanță cu direcțiile stabilite la nivelul de coordonare național. Vor realiza comunicarea și diseminarea rezultatelor în cadrul instituțiilor și organizațiilor din care fac parte, precum și al mediilor de informare de la nivel local și județean. e. Structuri/organisme cu rol în implementarea proiectului Echipa de proiect va coopera cu toate departamentele din Ministerul Educației și Cercetării și cu proiectele implicate în aceste domenii, care sunt gestionate fie din interiorul Ministerului Educației și Cercetării, fie de agenții independente sau de alte instituții și organizații din afara Ministerului Educației și Cercetării. Proiectul nu va crea organisme noi, ci va folosi capacitatea administrativă și decizională a instituțiilor și organizațiilor existente, care vor implementa proiectul, vor acționa și vor utiliza produsele acestuia, în conformitate cu cadrul legal existent sau nou-creat. 9. EVALUAREA ȘI MONITORIZAREA Proiectul va genera rapoarte periodice, documente de politici, analize și studii. Calitatea și relevanța acestora, la nivel local, județean și național, vor fi evaluate de grupurile de coordonare de la nivel național și local. Rapoartele de monitorizare înaintate către grupul de coordonare vor include: 1. evaluarea activităților proiectului, revizuirea obiectivelor, analiza riscurilor proiectului; 2. evaluarea și revizuirea produselor proiectului, în vederea realizării concordanței acestora cu Strategia de descentralizare a învățământului preuniversitar. Proiectul va utiliza un sistem de indicatori de cuantificare a efectelor pentru a determina gradul de îndeplinire a obiectivelor angajate, nevoia de modificare a țintelor și construirea capacității la nivelul școlii și al autorității/ comunității locale de exercitare a managementului administrativ și financiar într-un cadru descentralizat. 10. MODALITĂȚI DE DISEMINARE Toate produsele proiectului vor fi disponibile pentru uzul public și vor fi publicate pe o pagină dedicată proiectului, aflată pe website-ul Ministerului Educației și Cercetării. Echipa de proiect va propune o strategie de comunicare publică și de diseminare a produselor proiectului și va promova dezbaterea publică pe tema descentralizării în educație. 11. MODALITĂȚI DE ASIGURARE A SUSTENABILITĂȚII PROIECTULUI Proiectul creează oportunitatea de a învăța cum se aplică în practică noile prevederi legale și financiare privind descentralizarea învățământului preuniversitar, care sunt limitele și problemele capacității instituționale la nivel local, care sunt principalele obstacole în calea creșterii eficienței și eficacității utilizării resurselor publice în sectorul educațional. Lecțiile învățate în cadrul proiectului, atât cele pozitive, cât și cele negative, în sensul identificării alocării necorespunzătoare a responsabilităților sau a inconsistenței procedurilor, și lecțiile pozitive sub forma modelelor de bune practici, care pot fi promovate în mod folositor în diferite zone ale țării și în instituții educaționale, vor fi o resursă pentru dezbaterile ulterioare privind descentralizarea învățământului, atât în cadrul Ministerului Educației și Cercetării, cât și în comunitatea educațională în sens larg. 12. PLANUL DE ACTIVITATE AL PROIECTULUI Planul de activitate incluzând toate activitățile care conduc la îndeplinirea obiectivelor și realizarea scopului proiectului, precum și structura bugetului proiectului vor fi propuse spre aprobare grupului de coordonare. OBIECTIVELE PROIECTULUI