ORDIN nr. 652/2018

În temeiul art. 29^1 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 194/2002 privind regimul străinilor în România, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și al art. 5 alin. (7) din Hotărârea Guvernului nr. 16/2017 privind organizarea și funcționarea Ministerului Afacerilor Externe, cu modificările și completările ulterioare,

ministrul afacerilor externe emite următorul ordin:

Articolul 1

Prezentul ordin reglementează condițiile și modalitățile de cooperare ale Ministerului Afacerilor Externe (M.A.E.), prin misiunile diplomatice și oficiile consulare, cu prestatorii externi de servicii în materie de solicitare a vizelor de intrare în România, precum și procedura de contractare a acestor servicii, care se va finaliza prin încheierea unor contracte de cooperare între Ministerul Afacerilor Externe, prin misiunile diplomatice și oficiile consulare, și prestatorii externi de servicii.

Articolul 2

(1) Prin prestator extern de servicii, în sensul dispozițiilor art. 1, se înțelege un operator economic care desfășoară activități de preluare a cererilor de vize, de transmitere a acestora către misiunile diplomatice și oficiile consulare competente pentru soluționarea cererilor, iar ulterior soluționării lor, de ridicare și înmânare către solicitanți a documentelor de călătorie și, după caz, a altor acte prezentate, în condițiile legii.

(2) În baza contractelor de cooperare, prestatorii externi de servicii îndeplinesc, după caz, una sau mai multe dintre următoarele servicii privind cererile de vize de intrare în România:

a) informarea solicitanților de vize cu privire la cerințele legale de solicitare a vizelor și la documentele justificative necesare în vederea solicitării vizelor;

b) punerea la dispoziția solicitanților de vize a formularelor de cerere pentru acordarea vizelor și consilierea cu privire la completarea acestora, inclusiv în sistem informatizat;

c) colectarea datelor cu caracter personal necesare pentru constituirea dosarelor de solicitare a vizelor, inclusiv, după caz, a elementelor biometrice de identificare, cu respectarea reglementărilor aplicabile, precum și transmiterea acestora, în sistem informatizat, către misiunile diplomatice și oficiile consulare competente să examineze și să soluționeze cererile de vize;

d) perceperea taxelor de viză și transferul acestora către misiunile diplomatice și oficiile consulare competente;

e) gestionarea programărilor pentru prezentarea, după caz, în persoană a solicitanților de vize la misiunile diplomatice și oficiile consulare competente;

f) preluarea documentelor de călătorie, a formularelor de cerere și a documentelor justificative prezentate de solicitanții de vize și depunerea sau expedierea acestora la misiunile diplomatice și oficiile consulare competente;

g) ulterior finalizării procedurii de examinare și soluționare a cererilor de vize, ridicarea de la misiunile diplomatice și oficiile consulare competente a documentelor de călătorie și, după caz, a altor acte depuse și returnarea acestora solicitanților de vize;

h) restituirea taxelor de vize către solicitanți, atunci când intervine o decizie în acest sens din partea misiunilor diplomatice și a oficiilor consulare competente.

Articolul 3

Procedura de contractare a prestatorilor externi de servicii trebuie să respecte principiile nediscriminării, tratamentului egal, recunoașterii reciproce, transparenței, proporționalității și asumării răspunderii.

Articolul 4

(1) În situații speciale sau când specificul local o impune, misiunile diplomatice evaluează oportunitatea cooperării, în statele acreditare, cu prestatori externi de servicii privind cererile de acordare a vizelor de intrare în România.

(2) Evaluarea trebuie să aibă în vedere următoarele aspecte: dimensiunile statelor acreditare, volumul cererilor de vize, infrastructura locală în domeniul transporturilor, comunicațiilor informatice și expedițiilor poștale sau în regim de curierat, specificul legislației și al uzanțelor locale, precum și practica celorlalte state membre ale Uniunii Europene acreditate pe același spațiu.

(3) Rezultatele evaluării, efectuată în condițiile alin. (2), se transmit de la misiunile diplomatice în Centrala M.A.E. Evaluările trebuie să cuprindă inclusiv serviciile care fac obiectul cooperării cu prestatorii externi, dintre serviciile menționate la art. 2 alin. (2) din prezentul ordin.

Articolul 5

(1) Pe baza rezultatelor evaluării, Centrala M.A.E. decide asupra aprobării cooperării, în statele acreditare, cu prestatori externi de servicii privind cererile de acordare a vizelor de intrare în România. În cazul acordării, aprobarea Centralei M.A.E. va cuprinde cel puțin următoarele referințe:

a) grupul-țintă al prestatorilor externi de servicii care vor intra în procedura de selecție;

b) criteriile de calificare: capacitatea de exercitare a activității profesionale, situația economico-financiară, dotări tehnice specifice;

c) criteriile de selecție: criterii de atribuire, factori de evaluare;

d) serviciile care se contractează, potrivit art. 2 alin. (2).

(2) Ulterior aprobării Centralei M.A.E. și obținerii avizelor prevăzute de legislația locală, misiunile diplomatice inițiază procedura de selecție a prestatorilor externi de servicii în vederea contractării acestora.

Articolul 6

La nivelul misiunii diplomatice este desemnată o comisie de contractare a prestatorului de servicii, denumită în continuare Comisia. Comisia este alcătuită din șeful de misiune, care este și președintele Comisiei, diplomatul cu atribuții consulare, o persoană desemnată de Centrala M.A.E. sau un funcționar consular, lucrătorul financiar-contabil al misiunii și administratorul misiunii. În cazul în care efectivul de personal al misiunii nu asigură această componență, Centrala M.A.E. va desemna membrii Comisiei.

Articolul 7

(1) În funcție de referințele cuprinse în aprobarea Centralei M.A.E., Comisia transmite cereri de ofertă prestatorilor externi de servicii autorizați să își desfășoare activitatea pe teritoriul statelor acreditare. În cererile de ofertă vor fi specificate serviciile ce urmează a fi contractate, în conformitate cu art. 2 alin. (2), informații privind procedura de acordare a vizelor de intrare în România și taxele consulare aferente, referințele prevăzute la art. 5 alin. (1), precum și cele din modelul prevăzut în anexa nr. 1.

(2) Ofertele trebuie să cuprindă documentația care face dovada autorizării pe plan local a activității prestatorului extern de servicii, precum și dovada îndeplinirii cerințelor necesare pentru prestarea serviciilor ce urmează a fi contractate.

(3) Ofertele trebuie să includă tariful perceput de prestatorii externi de servicii de la solicitanții de vize pentru serviciile prestate, cu respectarea condiției prevăzute la art. 29^1 alin. (5) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 194/2002 privind regimul străinilor în România, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 8

(1) Termenul de depunere a ofertelor este de 30 de zile de la data transmiterii cererilor de ofertă.

(2) În termen de 15 zile de la împlinirea termenului prevăzut la alin. (1), se întrunește Comisia, care analizează ofertele primite.

(3) Ofertele se deschid la data, ora și locul indicat în solicitarea de ofertă. Orice ofertant are dreptul de a fi reprezentat la ședința de deschidere a ofertelor.

(4) Ofertele depuse în termen sunt analizate în primul rând din punctul de vedere al criteriilor de calificare, cele care nu corespund urmând a fi respinse.

(5) După caz, Comisia poate solicita clarificarea unor aspecte din ofertele depuse.

(6) În cazul în care Comisia consideră că două sau mai multe oferte sunt echivalente din punctul de vedere al criteriilor de selecție, departajarea se va face în funcție de tariful perceput de prestatorul extern de servicii de la solicitanții de vize, cea mai avantajoasă ofertă fiind cea care corespunde celui mai redus tarif.

(7) Evenimentele din cadrul ședinței de deschidere a ofertelor sunt consemnate într-un proces-verbal, întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 2.

Articolul 9

În termen de 5 zile de la împlinirea termenului precizat la art. 8 alin. (2), Raportul de evaluare a ofertelor, întocmit de Comisie conform modelului prevăzut în anexa nr. 3, se transmite Centralei M.A.E. spre aprobare. Atunci când au fost solicitate clarificări, termenul poate fi prelungit cu încă 5 zile.

Articolul 10

(1) Contractele de cooperare se încheie de către M.A.E., prin misiunea diplomatică, reprezentată de șeful misiunii, și prestatorii externi de servicii.

(2) Contractele prevăzute la alin. (1) pot fi încheiate în raport cu unele sau cu toate oficiile consulare de carieră din statele acreditare, după caz.

(3) Contractele trebuie să includă condițiile și termenele în care se prestează serviciile asumate de prestatorii externi de servicii, astfel cum au fost prevăzute în cererea de ofertă din procedura de selecție, precum și cerințele minime prevăzute în anexa X la Regulamentul (CE) nr. 810/2009 privind instituirea unui Cod comunitar de vize, cu modificările și completările ulterioare.

(4) Contractele nu pot prevedea obligații de natură patrimonială între misiunile diplomatice și prestatorii externi de servicii.

Articolul 11

Misiunile diplomatice și oficiile consulare pun la dispoziția prestatorilor externi de servicii contractați toate informațiile necesare pentru asigurarea serviciilor furnizate solicitanților de vize și le notifică orice modificare de interes survenită în legislația sau în procedurile aplicabile.

Articolul 12

Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezentul ordin.

Articolul 13

Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

București, 23 aprilie 2018.

Nr. 652.

Anexa nr. 1 …..…………….. (șef misiune)

CERERE DE OFERTĂ

Către

. (denumirea operatorului economic)

.

1. Datele de identificare ale misiunii:

..(adresă, persoană de contact, număr de telefon și fax, adresă de e-mail)

2. Obiectul cooperării:

(conform art. 2 alin. (2) din ordin)

.

3. Instrucțiuni privind modul de elaborare a ofertei: 3.1.

Limba în care se redactează oferta:

3.2.

Data-limită de prezentare a ofertei:

.

3.3.

Modalitatea de depunere a ofertei:

..

3.4.

Adresa la care se depune oferta:

..

4. Data, ora și locul deschiderii ofertelor:

5. Condițiile participării la ședința de deschidere a ofertelor:

6. Criteriul de atribuire a contractului

7. Alte informații:

.

Se anexează Caietul de sarcini.

Întocmit, ………………………… (administrativ)

Anexa nr. 2 …..…

…….. (misiunea)

Nr. …………..din ……………….

PROCES-VERBAL

al ședinței de deschidere a ofertelor

Încheiat astăzi, ………………., la …………………… cu ocazia deschiderii ofertelor depuse în vederea încheierii de contracte de cooperare în materie de solicitare vize.

Comisia de evaluare numită prin Decizia nr. ………….. din data de ………………., compusă din: – –

– a procedat astăzi ……………, ora …………….., la ………………., la deschiderea ofertelor depuse.

Au fost depuse oferte de către următorii prestatori de servicii:

Elementele propuse prin ofertele prezentate sunt următoarele: COMISIA DE EVALUARE: – președinte …………………..

– membru …………………

..

– membru …………………

..

– membru …………………

..

– membru …………………

..

REPREZENTANȚII OFERTANȚILOR …………………../ ……………… (semnătura) …………………../ ……………… (semnătura) …………………../ ……………… (semnătura) …………………../ ……………… (semnătura)

Anexa nr. 3 …………………… (misiunea)

Nr. …………. din ……………

Aprob, …………………… (șef misiune)

RAPORT

de evaluare a ofertelor

Încheiat astăzi, …………………., la ………………………., în urma evaluării ofertelor depuse în vederea cooperării cu prestatori externi de servicii.

Comisia de evaluare a fost numită prin Decizia nr. ………………. din data de ………………………, compusă din: – Cererea de ofertă a fost transmisă următorilor prestatori de servicii:

Au fost depuse oferte de către următorii prestatori de servicii:

Au fost respinse ofertele depuse de următorii prestatori de servicii, din motivele specificate în dreptul fiecăruia:

În urma evaluării ofertelor admisibile depuse de: – ……………………………..

– ……………………………..

și aplicării criteriului de atribuire prețul cel mai scăzut/cel mai bun raport calitate/preț a rezultat următorul clasament:

Având în vedere cele de mai sus, comisia

HOTĂRĂȘTE:

Încheierea unui contract de cooperare cu prestatorul extern de servicii …………., din următoarele considerente …………

COMISIA DE EVALUARE: – președinte ……………………….

– membru ……………………….

– membru ……………………….

– membru ……………………….

– membru ……………………….